Excel打印技巧詳細介紹

　　Excel打印技巧

　　Excel是我們常用的辦公軟件之一，在打印方面有幾點(diǎn)體會(huì )，現在寫(xiě)出來(lái)與大家共同探討一下。

　　1、 設置工作表的標題

　　在Excel制作一個(gè)表格時(shí)，我們一般都會(huì )設計一個(gè)標題，當Excel表格的長(cháng)度大于一頁(yè)時(shí)，為了保持表格的完整性和可讀性，我們一般都希望能在每一頁(yè)中都出現這個(gè)標題，這樣就需要進(jìn)行以下設置：?jiǎn)螕簟拔募�”菜單中的“�?yè)面設置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，單擊“工作表”標簽，在“打印標題”框中單擊“頂端標題行”右邊的紅色小箭頭，然后在Excel表格中使用鼠標左鍵單擊要作為頂端標題的行，或者直接在“頂端標題行”文本框中輸入引用位置代碼，最后單擊“確定”按鈕，以后在打印的時(shí)候，每一張表格上都會(huì )帶有我們設置的標題行了。

　　2、 首行重復打印

　　當工作表大于1頁(yè)時(shí)，用戶(hù)一般希望在打印時(shí)能在每一頁(yè)中均能包含首行，你可以這樣設置，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，單擊“工作表”選項卡，接下來(lái)只需在“打印標題→頂端標題行”文本框中輸入：:類(lèi)似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過(guò)來(lái)也可以，以后就該表格首行就會(huì )打印在每頁(yè)了。

　　3、 打印工作表中的公式

　　一般情況下，我們是不需要打印公式內容的，但是某些特殊情況下，將公式內容打印出來(lái)可以方便我們對計算公式進(jìn)行分析，下面的方法就可以將公式內容打印出來(lái)：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項”命令，打開(kāi)“選項”命令，在打開(kāi)的“選項”對話(huà)框中選擇“視圖”標簽項，在“窗口選項”區域中選擇“公式”復選框，最后單擊“確定”按鈕退出該設置窗口，你會(huì )發(fā)現所有的公式都已經(jīng)顯示出來(lái)了，此時(shí)再打印工作表即可，這種方法會(huì )把工作表中所有的公式內容都打印出來(lái)，如果我們需要有選擇地打印個(gè)別單元格中的公式的話(huà)，就需要下面的方法了，首先選中要打印的包含公式的單元格，然后按下“Ctrl+'”（位于Tab鍵的上方）組合鍵，這樣就可以在顯示公式和計算結果之間切換，當切換到顯示公式內容的時(shí)候再開(kāi)始打印就可以了，相比之下，這種方法更為簡(jiǎn)單，而且可以實(shí)現有選擇地打印公式內容。

　　4、 隱藏工作表中的零值

　　如果“0”在工作表中出現的次數太多的話(huà)，打印出來(lái)的工作表會(huì )顯得十分凌亂，因為“0”代表著(zhù)什么都沒(méi)有，為此我們可以按照下面的方法隱藏多余的零值：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項”，打開(kāi)“視圖”標簽項，在“窗口選項”里把“零值”復選框前面的對號去掉，單擊“確定”按鈕，你會(huì )發(fā)現工作表中的所有零值都變成了空白單元格，如果我們要有選擇地隱藏單元格中的零值的話(huà)，可以首先選中包含零值的單元格，然后單擊鼠標右鍵，選擇“設置單元格格式”命令，在“單元格格式”對話(huà)框選擇“數字”選項卡，在“分類(lèi)”列表框中選擇“自定義”選項，然后在右邊的“類(lèi)型”文本框中輸入“0;_0;;@”，單擊“確定”按鈕，這樣單元格中的零值只會(huì )出現在編輯欄或正在編輯的單元格中，而不會(huì )被打印出來(lái)。

　　5、自動(dòng)避開(kāi)錯誤值

　　當在工作表中使用了公式或者函數之后，有些時(shí)候難免會(huì )出現一些錯誤提示信息，要避免將這些錯誤提示信息打印出來(lái)，可以按照下面的方法進(jìn)行設置：?jiǎn)螕簟拔募�”菜單中的“�?yè)面設置”命令，然后選擇“工作表”標簽項，在“打印”區域中單擊“錯誤單元格打印為”下拉框，選擇“空白”項，最后單擊“確定”按鈕，這樣在打印的時(shí)候就不會(huì )將這些錯誤信息打印出來(lái)了。

　　6、打印選定區域

　　選定需要打印的區域，執行“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內容”對話(huà)框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區域，可以先選定相應區域，再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”。經(jīng)過(guò)這樣的設置后，無(wú)論是執行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區域打印出來(lái)。

　　此時(shí)，如果想打印別的內容，就必須先執行“文件”→“打印區域”→“取消打印區域”命令，然后再進(jìn)行打印操作。

　　7、 打印不連續的單元格（區域）

　　如果僅僅需要將一些不連續的單元格（區域）中的內容打印出來(lái)，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格（區域），選中多個(gè)不連續的單元格（區域，如A2.B2:C8.D10……），然后選擇“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內容”對話(huà)框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統將選中的每一個(gè)不連續單元格（區域）分開(kāi)，打印在不同頁(yè)面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。

　　如果需要經(jīng)常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話(huà)框“名稱(chēng)”后面的方框中輸入一個(gè)名稱(chēng)（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁(yè)面，執行打印操作就可以了。

　　如何避免在Excel中輸入重復數據

　　在單位制作員工花名冊等表格時(shí)，員工的身份證號碼應該是唯一的，我們能夠通過(guò)“數據有效性”來(lái)防止重復輸入:

　　選中需要輸入身份證號碼的單元格區域(如D2至D101)，執行“數據→有效性”命令，打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框，在“配置”標簽下，按“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回。

　　以后在上述單元格中輸入了重復的身份證號碼時(shí)，系統會(huì )彈出提示對話(huà)框(如圖2)，并拒絕接受輸入的號碼。

　　用Excel表格實(shí)現機打支票

　　對于財務(wù)人員來(lái)說(shuō)填寫(xiě)支票是一項重要的日常工作。使用電腦進(jìn)行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫(xiě)失誤，顯然是個(gè)不錯的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。

　　一、精確設置套印位置為了獲得支票圖樣，你需要一臺掃描儀或數碼相機。把支票放入掃描儀，掃描分辨率設定為100dpi、縮放比100。在預覽圖形上調整掃描區域框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描后再用圖形處理軟件進(jìn)行修剪。最后把掃描的圖像處理后保存為ZP.bmp。

　　編注：如果用數碼相機拍照，可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸，使它和實(shí)際的支票尺寸相同。

　　1．設置定位背景

　　啟動(dòng)Excel，單擊菜單欄的“格式/工作表/背景…”打開(kāi)工作表背景對話(huà)框，把剛才保存的ZP.bmp設定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，把顯示比例設定為106%。

　　注：106%的比例是這樣得來(lái)的。在把掃描的支票圖設置為電子表格背景后，設置顯示比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫(huà)一個(gè)與背景支票等高的矩形，打印出來(lái)。量得打印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.5÷8=106%就是所需的比例。

　　2．設置界面及數據定位通過(guò)拖動(dòng)行、列標題的邊界調整行高列寬，再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，讓支票中要每個(gè)要填寫(xiě)的位置均正好與一個(gè)單元格重合。對于日期的年月日、小寫(xiě)金額的個(gè)十百千的格子都只要合并在一個(gè)單元格就夠了。對周?chē)鸁o(wú)關(guān)的單元格全部設置填充色以突出顯示支票。然后在支票下面的16行設計一個(gè)表格用于輸入支票中的基本內容，并輸入數據以便下一步設置時(shí)參考(圖1)。

　　解決Excel表格不能“自動(dòng)求和”問(wèn)題

　　為什么我用的好好的Excel表格怎么不能自動(dòng)求和了，問(wèn)題解決辦法如下：

　　打開(kāi)表格點(diǎn)擊“工具”下面的“選項”，如下圖所示。

　　然后在“選項”里找到“重新計算”這一項，在“自動(dòng)重算”前面打勾，就OK了!

　　excel如何自動(dòng)換行？

　　首先，打開(kāi)Excel表格，然后選中需要自動(dòng)換行的單元格區域，單擊菜單欄的“格式”中的“單元格”，在彈出的“格式單元格”窗口中選擇“對齊”，然后將-- 文本控制--下面的“自動(dòng)換行”勾選，確定，就OK了。

　　提示：只有在Excel中選擇的那塊區域進(jìn)行設置了自動(dòng)換行才可以自動(dòng)換行，其他單元格區域必須再次選中進(jìn)行設置才行。

　　xlsx的Excel文件打不開(kāi)原因

　　有時(shí)，收到xlsx文件格式的Excel文件，發(fā)現無(wú)法打開(kāi)它們。原因是這些文件是Excel2007/2010做的文檔，用Excel2000或Excel2003軟件是打不開(kāi)的，因為它們不兼容。

　　解決辦法：安裝OFFice 2007文件格式兼容包(又稱(chēng)office 2007閱讀器)即可。

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