office辦公軟件使用技巧大全
1.將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開(kāi)帶表格的Word文件，接著(zhù)選中整個(gè)表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì )出現一個(gè)帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì )變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開(kāi)Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話(huà)框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
2.巧存Word文檔中的圖片
有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來(lái)做：打開(kāi)該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會(huì )發(fā)現在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾，你會(huì )驚喜地發(fā)現，Word文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著(zhù)。
3.在金山表格2002中為數值自動(dòng)添加單位
在使用金山表格2002時(shí)，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設置一下，就可以讓系統自動(dòng)添加：選中相應的單元格(區域)，打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框，在“格式”標簽中，選中“格式類(lèi)別”下面的“數值擴展”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵后，即可將數字后面自動(dòng)加上所設置的單位。
4.PowerPoint的特殊播放模式
在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中，往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會(huì )處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
5.在Word XP中巧輸分數
啟動(dòng)Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現“域”對話(huà)框，在“請選擇域類(lèi)別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開(kāi)關(guān)”中選擇“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ \F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分數制作就完成了。
6.快速輸入大寫(xiě)數字
由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫(xiě)的金額數字(特別是財務(wù)人員)，但由于大寫(xiě)數字筆畫(huà)大都比較復雜，無(wú)論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來(lái)偶然發(fā)現，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫(xiě)數字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數字”命令，接著(zhù)會(huì )出現如圖所示的對話(huà)框，選擇“壹，貳，叁”項，點(diǎn)擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數字”對話(huà)框中輸入數字。
7.巧設WPS Office的表單域外形
WPSOffice中的表單域雖然可以自由設置填充色和邊線(xiàn)，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個(gè)方法，可以對幾種表單域外形進(jìn)行設置，只是方法略為麻煩了一點(diǎn)。
插入一個(gè)單行文字型表單域，點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護文檔圖標，確定使文檔處于保護狀態(tài)，單擊該表單域使它進(jìn)入輸入狀態(tài)，可以看到文字輸入的光標在表單域中閃爍，然后點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護文檔圖標解除保護狀態(tài)。請注意此時(shí)文字輸入的光標仍處于表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會(huì )有一個(gè)外形選擇項�，F在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設置。經(jīng)筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設置外形。
8.在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的，“00”是數字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫(xiě)，“零零”是中文數字的大寫(xiě)，而“二”是中文數字的小寫(xiě)，它們之間都不匹配。經(jīng)過(guò)仔細摸索，筆者發(fā)現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤(pán)”可以輕松地輸入常用符號。打開(kāi)中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤(pán)”標志，這里選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤(pán)就被打開(kāi)且定位到中文數字上，按鍵盤(pán)上的Q鍵或用鼠標點(diǎn)擊“軟鍵盤(pán)”上的Q鍵，中文小寫(xiě)的“○”便被錄入進(jìn)來(lái)。
9. WPSOffice中用文字框巧分欄
在工作中，經(jīng)常會(huì )用到頁(yè)面分欄設置，WPS Office能夠將欄間距設為0～100mm之間的任何數值，基本上能滿(mǎn)足工作的需要。但有的時(shí)候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱(chēng)，這時(shí)系統設置就無(wú)能為力了。其實(shí)利用文字框就能解決這個(gè)問(wèn)題。
1)首先設置好分欄數，然后打開(kāi)“插入”下的“文字框”，這時(shí)鼠標變?yōu)槭中�，用鼠標在分欄的中間拖出一個(gè)文字框。
2)用右鍵點(diǎn)擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對象屬性”，然后在“邊線(xiàn)端點(diǎn)”中將“邊線(xiàn)風(fēng)格”設為空線(xiàn)。
3)再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。
4)最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。
10.幻燈片播放速度隨意設
用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí)，“自定義動(dòng)畫(huà)”的“速度”只有5個(gè)選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時(shí)播放動(dòng)畫(huà)需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動(dòng)畫(huà)的任務(wù)窗口中選中所定義的動(dòng)畫(huà)，點(diǎn)擊右側的小三角，選中“計時(shí)”項，然后在彈出的對話(huà)框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長(cháng)不能超過(guò)60小時(shí))
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