商務(wù)秘書(shū)的作用與形象

　　商務(wù)秘書(shū)，主要是指為企業(yè)領(lǐng)導者辦公、辦會(huì )、辦事服務(wù)的參謀和助手，是為了適應企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。所以商務(wù)秘書(shū)的形象與能力都非常重要。小編整理了有掛資料，歡迎閱讀學(xué)習。

　　【摘 要】：

　　現代企業(yè)制度的建立，對企業(yè)秘書(shū)的素質(zhì)提出了更新更高的要求。秘書(shū)工作在商務(wù)活動(dòng)中的參謀、助手作用、信息、協(xié)調、公關(guān)和服務(wù)作用將更加突出。本文將對此詳細加以闡述。在此基礎上，本文揭示由職業(yè)特點(diǎn)決定商務(wù)文秘人員的形象具有特殊價(jià)值和要求，并闡述了關(guān)于商務(wù)文秘人員的形象塑造問(wèn)題。

　　商務(wù)文秘人員，即商務(wù)秘書(shū)，主要是指為企業(yè)領(lǐng)導者辦公、辦會(huì )、辦事服務(wù)的參謀和助手，是為了適應企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。就現代商務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)工作的職能作用越來(lái)越強，秘書(shū)人員在實(shí)際工作中的地位也隨之提高。由于現代科學(xué)管理在社會(huì )生活中的地位和作用被人們廣泛認識和重視，具有專(zhuān)業(yè)知識的秘書(shū)人員就有了更多的參與決策的機會(huì )，秘書(shū)工作的參謀作用、協(xié)調作用、信息作用、服務(wù)作用等將越來(lái)越重要，而秘書(shū)人員在實(shí)際工作中的地位也明顯地提高。這既是商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)品格，也是秘書(shū)人才全新的形象的定位。

　　一、商務(wù)文秘人員所發(fā)揮的作用

　　商務(wù)文秘工作是一種具有較強特殊性的職業(yè)。一方面，這種工作直接為領(lǐng)導服務(wù)，甚至直接參與領(lǐng)導的決策，對領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者的領(lǐng)導行為影響較大。另一方面秘書(shū)工作畢竟不是領(lǐng)導，只能為領(lǐng)導出謀獻策，而不是出謀劃策。那么，商務(wù)秘書(shū)人員應發(fā)揮什么作用呢?總的來(lái)說(shuō)，應當起到六種作用：助手作用、參謀作用、提供信息作用、協(xié)調作用、公關(guān)作用、服務(wù)作用。

　　1、助手作用

　　商務(wù)文秘人員的首要職責和作用是協(xié)助領(lǐng)導處理各種事務(wù)性工作，起到領(lǐng)導的助手作用。秘書(shū)或秘書(shū)機構要做好文件的起草、印刷、發(fā)行、立卷、存檔及會(huì )議的組織準備工作，減輕領(lǐng)導的負擔，使領(lǐng)導能集中精力研究指導全局性的工作�，F代商務(wù)秘書(shū)充當助手的輔佐性工作也是智能化和事務(wù)化的高度統一，過(guò)去那種“呈上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話(huà)、寫(xiě)寫(xiě)報報”的事務(wù)性輔佐內容，已不能涵蓄現代秘書(shū)工作日益重要和紛繁復雜的輔佐性的正直含義。通過(guò)預見(jiàn)性思考和換位性思維及組織、溝通、協(xié)調、督辦等能力的發(fā)揮、廣采信息，擬定預案，反饋指令執行情況，為領(lǐng)導決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務(wù)，實(shí)現企業(yè)整體協(xié)調統一，政令暢通，高效運作，這已成為當代商務(wù)秘書(shū)工作重要標志和一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。

　　2、參謀作用

　　商務(wù)文秘人員許多時(shí)候需要協(xié)助領(lǐng)導制定工作規劃、計劃以及各種政策、制度，起到領(lǐng)導的參謀作用。秘書(shū)的參謀作用不僅體現在提供輔助決策的方案與日常工作的預案等方面,更多的秘書(shū)人員可以在大量的經(jīng)常性工作中，為領(lǐng)導決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，當好參謀。諸如協(xié)助領(lǐng)導安排一個(gè)時(shí)期的工作布局;為領(lǐng)導出主意想辦法，積極主動(dòng)地辦文辦事,完成領(lǐng)導交給的任務(wù)等。在制定政策的過(guò)程中，商務(wù)文秘人員要承擔收集情況和建議，草擬可行方案，參與領(lǐng)導班子的研究討論 ，直到方案確定，形成書(shū)面文件等一系列工作。商務(wù)文秘人員不僅要掌握企業(yè)內部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程及其各階段的薄弱環(huán)節，而且更要將自身思維和行動(dòng)置于外界(國內外市場(chǎng))，隨時(shí)參與對外經(jīng)濟活動(dòng)，及時(shí)更新思維行動(dòng)方式，把握市場(chǎng)動(dòng)向，收集有效信息，搞好調查研究，為領(lǐng)導及時(shí)把握市場(chǎng)形勢提供最佳決策，發(fā)揮最好的參謀作用。

　　3、提供信息作用

　　商務(wù)秘書(shū)信息服務(wù)于領(lǐng)導的全部決策、管理和指揮工作，領(lǐng)導者要在眾多的變革的社會(huì )政治經(jīng)濟文化生活中進(jìn)行決策，都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎。就通常商務(wù)秘書(shū)工作而言，需要掌握多種信息，概括起來(lái)所提供的信息應包括政府信息、內部信息、歷史信息、本單位及下屬單位的有關(guān)情況、資料以及社會(huì )信息、國際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息和發(fā)展歷史資料等。廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息)，起領(lǐng)導的耳目作用。除了通過(guò)下級的 各種書(shū)面材料、口頭匯報、統計報表等掌握工作的情況外，還要深入實(shí)際，調查研究，幫助領(lǐng)導隨時(shí)掌握工作的進(jìn)展情況。

　　4、協(xié)調作用

　　協(xié)調是管理的手段，其實(shí)質(zhì)就是統一認識，調整關(guān)系，解決矛盾，協(xié)調行動(dòng)。在新的歷史時(shí)期，企業(yè)領(lǐng)導面臨的問(wèn)題十分復雜，接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬(wàn)縷，不斷產(chǎn)生大量新的矛盾，這些矛盾最后都會(huì )集中到各級領(lǐng)導面前，要求及時(shí)解決。很多企業(yè)的秘書(shū)部門(mén)是綜合性的辦事機構，是企業(yè)的“窗口”，是各種矛盾的交匯點(diǎn)，也是溝通上下、聯(lián)絡(luò )左右的紐帶。從一定意義上講，秘書(shū)部門(mén)就是協(xié)調部門(mén)。因此，圍繞商務(wù)中出現的矛盾，協(xié)助領(lǐng)導及時(shí)、正確處理，是新時(shí)期商務(wù)秘書(shū)人員所要發(fā)揮的的重要作用。

　　5、公關(guān)作用

　　隨著(zhù)改革開(kāi)放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟迅猛發(fā)展，商務(wù)秘書(shū)工作由封閉型轉向開(kāi)放型，使秘書(shū)活動(dòng)的領(lǐng)域得以較大的拓展，“內務(wù)”與“外事”相互溶合，組成了秘書(shū)實(shí)踐運作公關(guān)性的整體內容。從實(shí)踐的本質(zhì)特征來(lái)看，秘書(shū)與公共關(guān)系工作具有一致性和相通性。對內，事務(wù)處理、接人待物、調查研究、協(xié)調左右、溝通縱橫，使企業(yè)各部門(mén)按經(jīng)營(yíng)目標同步運轉，實(shí)現秘書(shū)同領(lǐng)導、各部門(mén)關(guān)系融洽;對外，收集和交流經(jīng)濟信息呈報經(jīng)驗材料，反映主要問(wèn)題，參與經(jīng)濟與文化交往活動(dòng)，配合諸如經(jīng)濟信息發(fā)布會(huì )、產(chǎn)品訂貨會(huì )、慶典會(huì )等對外經(jīng)濟活動(dòng)而進(jìn)行大量的具體策劃和事務(wù)工作(會(huì )務(wù)，傳授、反饋、交往)，都表現出公關(guān)性的濃厚特征。

　　6、服務(wù)作用

　　在日常生活中，商務(wù)文秘人員還要干一些服務(wù)性的工作，記錄工作，檢查工作。比如與廠(chǎng)家洽談時(shí)，作為秘書(shū)，要使談判的會(huì )場(chǎng)保持安靜，不要讓別人打擾，要關(guān)好門(mén)，不要讓閑人隨便進(jìn)出。秘書(shū)還要準備好筆記本，做好會(huì )議記錄，以作備份文件，待以后留作參考資料。

　　二、商務(wù)文秘人員的形象及其特征

　　所謂商務(wù)文秘人員形象，是指人們對商務(wù)秘書(shū)的相貌、服飾、行為、能力、文化素質(zhì)和道德修養等方面的總體印象和綜合評價(jià)。它既是個(gè)體形象，也是職業(yè)形象，具體包括三個(gè)層次：第一層是相貌、衣著(zhù)打扮;第二層是言談、舉止和表情;第三層文化知識、能力素質(zhì).

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