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秘書(shū)禮儀的功能和作用
隨著(zhù)我國市場(chǎng)經(jīng)濟的迅速發(fā)展，商務(wù)秘書(shū)人員以驚人的速度增長(cháng)。那么秘書(shū)禮儀的功能和作用有哪些呢？一起和小編來(lái)了解一下！
(一)秘書(shū)禮儀的三大功能
現代秘書(shū)工作，是一種以領(lǐng)導工作為主要服務(wù)對象，以發(fā)揮參謀、助手作用為主要服務(wù)形式，以處理信息為主要服務(wù)或工作內容的服務(wù)性職業(yè)。因此秘書(shū)人員作為領(lǐng)導的輔助者，必須完成這種有助于領(lǐng)導管理、決策的工作與事務(wù)。
1. 塑造形象功能
秘書(shū)禮儀的基本目的就是樹(shù)立和塑造良好的個(gè)人和組織形象。所謂形象就是個(gè)人或組織在公眾觀(guān)念中的反映和評價(jià)。作為秘書(shū)人員，應該從我做起，從每一件小事上注重禮儀修養，做到“內慧外秀”。這樣才能樹(shù)立良好的個(gè)人形象。同時(shí)，從事商務(wù)活動(dòng)的人員，必須文明經(jīng)商，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，廣泛贏(yíng)得客戶(hù)的信任，促進(jìn)信用的提高。
2. 信息溝通的功能
信息溝通要求秘書(shū)人員做好綜合信息的工作,有能力把握單個(gè)信息在整體信息中的地位和作用,當更多的信息通過(guò)各個(gè)系統,被逐漸匯集之后,要能從這些大量的信息中準確判斷哪些是重要的;哪些是緊急的;哪些雖然是緊急的但并不是重要的等等,以決定選擇與其相適應的向領(lǐng)導傳遞的方式。其次,秘書(shū)人員應充當各信息系統之間的樞紐,并有效地加強各個(gè)系統之間的聯(lián)系,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )效應。會(huì )協(xié)調各系統的工作,這是現代秘書(shū)信息服務(wù)中一項重要的工作內容。秘書(shū)必須對本單位以及社會(huì )各信息系統有一個(gè)整體上的把握。一旦明確了領(lǐng)導決策所需要的信息,就能敏銳地反映出：該信息應由哪個(gè)系統運作更快捷;各個(gè)系統可以從哪些不同的角度快速索取信息;它們各自能承擔的任務(wù)是什么等。這時(shí),秘書(shū)既可以建議領(lǐng)導統一安排,又可以經(jīng)授權由秘書(shū)部門(mén)或秘書(shū)本人來(lái)承擔信息管理的統籌工作。這種有效地運用組織、利用秘書(shū)職位的特點(diǎn),做好信息協(xié)調的工作方式,避免了領(lǐng)導急于“需要的信息上不來(lái)”,而各信息系統又抱怨“領(lǐng)導需要什么信息搞不清”相互脫節的現象,使每次對領(lǐng)導決策的信息服務(wù),進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)。
在信息化日益發(fā)展的今天，信息社會(huì )為現代秘書(shū)提供了一個(gè)新的資源：網(wǎng)絡(luò )資源。網(wǎng)絡(luò )資源是隨著(zhù)辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò )化而產(chǎn)生的，網(wǎng)絡(luò )將一個(gè)單位內部的所有辦公室連接起來(lái)，然后連接一個(gè)城市的眾多的辦公室。秘書(shū)工作崗位就像一個(gè)樞紐，信息的上傳下達通過(guò)秘書(shū)來(lái)實(shí)施。
總之，信息溝通是秘書(shū)人員必備的基本能力，無(wú)論是日常信息溝通能力還是網(wǎng)絡(luò )的信息溝通能力，都是秘書(shū)人員做好秘書(shū)工作的必要條件，更是秘書(shū)禮儀在秘書(shū)工作中具體而生動(dòng)的表現。
3. 人際協(xié)調的功能
首先，秘書(shū)作為主管領(lǐng)導與一般職工之間的中介和橋梁，應努力維護上下之間與同事之間的團結。秘書(shū)在傳達領(lǐng)導不太利于職工的指令時(shí)，應注意維護領(lǐng)導的威信與形象;同樣，在向上反映不太有利于職工的情況時(shí)，既不能隱瞞、掩飾，又要盡力保護職工的利益。盡量采取對事不對人的態(tài)度，使職工的缺點(diǎn)錯誤既得以糾正，使之獲得必要教訓.又不至于受到傷害。對于同事、職工間的矛盾，也應盡己所能加以協(xié)調、緩和。
其次，在秘書(shū)活動(dòng)和工作中，難免要碰到溝通不暢的事情，有時(shí)客戶(hù)還可能因此而不高興。如果處理不當，不僅客戶(hù)對秘書(shū)從業(yè)人員的印象不佳，而且還會(huì )影響企業(yè)的形象。秘書(shū)禮儀，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，達成諒解，調適人際關(guān)系，使之趨于和諧，從而妥善地解決商務(wù)糾紛。
(二)秘書(shū)禮儀的作用
孔子說(shuō)：“不學(xué)禮，無(wú)以立�！� “博學(xué)于文，約之于禮�！倍Y儀對人有較強的約束力。秘書(shū)禮儀不僅是秘書(shū)工作取得成功的重要手段，而且已逐漸滲透到社會(huì )經(jīng)濟生活中的各個(gè)方面，為構建和諧文明社會(huì )起著(zhù)重大的作用。
1.提高個(gè)人職業(yè)素養
禮儀是成功者的潛在資本。市場(chǎng)競爭最終是人員素質(zhì)的競爭，對秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，秘書(shū)人員的素質(zhì)就是秘書(shū)人員個(gè)人的修養和個(gè)人的表現。教養體現于細節，細節展示素質(zhì)。通過(guò)學(xué)禮儀、講禮儀，會(huì )使人樹(shù)立起正確的價(jià)值觀(guān)，自覺(jué)調整站位，跳出自我的小圈子;以他人為先，以社會(huì )為上，從國家和社會(huì )的大局考慮問(wèn)題;以“先天下之憂(yōu)而憂(yōu)、后天下之樂(lè )而樂(lè )”的高尚情懷凈化靈魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬謙讓精神規范自己的言行舉止，從而使自己的思想素質(zhì)提升到一個(gè)新的層次。
2.有助于塑造良好的公眾形象
公眾形象是十分重要的，它的形成大多數是通過(guò)禮儀來(lái)傳遞的，并且直接影響著(zhù)交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個(gè)個(gè)體或一個(gè)單位，想要擴大知名度、提升美譽(yù)度就要在社會(huì )公眾面前樹(shù)立最佳形象，而與社會(huì )公眾交往的秘書(shū)禮儀形象是獲得成功的有效途徑�，F代市場(chǎng)競爭除了產(chǎn)品競爭外，更體現在形象競爭。一個(gè)具有良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè)，就容易獲得社會(huì )各方的信任和支持，就可在激烈的競爭中處于不敗之地。所以，秘書(shū)人員時(shí)刻注重禮儀，既是個(gè)人和組織良好素質(zhì)的體現，也是樹(shù)立和鞏固良好形象的需要。
3.有利于傳遞信息，展示價(jià)值
良好的禮儀可以更好地向對方展示自己的長(cháng)處和優(yōu)勢，它往往決定了機會(huì )是否降臨。比如，在公司，你的服飾適當與否可能就會(huì )影響到你的晉升和同事的關(guān)系;帶客戶(hù)出去吃飯時(shí)你的舉止得體與否也許就決定了交易的成功與否;又或者，在辦公室不雅的言行或許就使你失去了一次參加老板家庭宴請的機會(huì )……這是因為禮儀是一種信息，通過(guò)這個(gè)媒介表達出尊敬、友善、真誠的感情。所以在商務(wù)活動(dòng)中，恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展。
秘書(shū)禮儀技巧
儀容儀表
1.女性的妝容和著(zhù)裝
(1)妝容
化妝并不是一種隨心所欲的涂抹，而是一種審美的藝術(shù)過(guò)程。其基本原則如下：
化妝是為了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分;色彩的選用取決于膚色和服裝的色彩;因人、因時(shí)、因地制宜，切記強求一律;化妝創(chuàng )造新意時(shí)不失自己的基本形象尋找統一和諧美。凈面后，均勻打好粉底定妝，粉薄而均勻;眉頭自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷處;眼線(xiàn)緊貼睫毛;腮紅自顴骨向上;口紅先畫(huà)唇線(xiàn)，再涂口紅。
(2)著(zhù)裝
“云想衣裳花想容”，相對于偏于穩重單調的男士著(zhù)裝，女士們的著(zhù)裝則亮麗豐富得多。得體的穿著(zhù)，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現出一個(gè)現代文明人良好的修養和獨到的品位。職業(yè)女性著(zhù)裝要求四講究。
整潔平整。服裝并非一定要高檔華貴，但須保持清潔，并熨燙平整，穿起來(lái)就能大方得體，顯得精神煥發(fā)。整潔并不完全為了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態(tài)的第一要務(wù)。
色彩和諧。不同色彩會(huì )給人不同的感受，如深色或冷色調的服裝讓人產(chǎn)生視覺(jué)上的收縮感，顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調的服裝會(huì )有擴張感，使人顯得輕松活潑。因此，可以根據不同需要進(jìn)行選擇和搭配。
配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協(xié)調為好，帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場(chǎng)合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。
飾物點(diǎn)綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過(guò)多，否則會(huì )分散對方的注意力。佩戴飾品時(shí)，應盡量選擇同一色系。佩戴首飾最關(guān)鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統一起來(lái)。
2.男性的妝容和著(zhù)裝
男士相對于女士簡(jiǎn)單一些，但是并不是代表不用注意這些。
在妝容上男士應該對自己的眉毛稍微修飾一下已及理干凈胡子，不留長(cháng)發(fā)，不留指甲，可使用清淡的香水。在著(zhù)裝上男士有一套質(zhì)地上乘的深色西裝或中山裝足以包打天下。
儀態(tài)
1.站姿
站姿是靜態(tài)的造型動(dòng)作，是其他動(dòng)態(tài)美的起點(diǎn)和基礎。良好的站立姿勢應給人一種挺、直、高的感覺(jué)。男士則主要體現出陽(yáng)剛之美，抬頭挺胸，雙腳大約與肩膀同寬站立，重心自然落于腳中間，肩膀放松。女士則體現出柔和和輕盈，丁字步站立。
(1)基本站姿
兩腳跟相靠，腳尖展開(kāi)45度到60度，身體重心主要支撐于腳掌、腳弓之上;兩腿并攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內側夾緊，髖部上提;腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前后相夾，髖部?jì)蓚嚷韵蛑虚g用力;脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起;兩肩放松，下沉，氣沉于胸腹之間，自然呼吸;兩手臂放松，自然下垂于體側;脖頸挺直，頭向上頂;下頜微收，雙目平視前方。
(2)站姿主要分為以下幾類(lèi)
根據不同的場(chǎng)合，在基本站姿的基礎上可以有前搭手站姿、后搭手站姿和持物站姿等不同站姿。前搭手站姿。兩腳尖展開(kāi)，左腳腳跟靠近右腳中部，重心平均置于兩腳上，也可以置于一只腳上，通過(guò)重心的轉移可減輕疲勞，雙手置于腹前。后搭手站姿。兩腳平行開(kāi)立，腳尖展開(kāi)，挺胸立腰，下頜微收，雙目平視，兩手在身后相搭，貼在臀部。這種站姿一般是男士站姿。持物站姿。女士應身體立直，挺胸抬頭，下頜微收，提髖立腰，吸腹收臀，手持文件夾。男士應身體立直，挺胸抬頭，下頜微收，雙目平視，兩腳分開(kāi)，一手提公文包，一手置于體側。談話(huà)時(shí)，要面對對方，保持一定的距離。盡量保持身體的挺直，不可歪斜。依靠著(zhù)墻壁、桌椅而站;雙腿分開(kāi)的距離過(guò)大、交叉，都是不雅觀(guān)和失禮的行為。手中也不要玩弄物品，那樣顯的心不在焉，是不禮貌的行為。
2.坐姿
坐是一種靜態(tài)造型，是秘書(shū)每日的主要內容之一，無(wú)論是伏案書(shū)寫(xiě)、參加會(huì )議、會(huì )客交談、娛樂(lè )休息都離不開(kāi)坐。不正確的坐姿會(huì )顯得懶散無(wú)禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。
(1)基本坐姿
入座要輕而穩，女士著(zhù)裙裝要先輕攏裙擺，而后入座;面帶笑容，雙目平視，嘴唇微閉，微收下頜;雙肩平正放松，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發(fā)扶手上;立腰挺胸、上體自然挺直;雙膝自然并攏，雙腿正放或側放;至少坐滿(mǎn)椅子的三分之二，脊背輕靠椅背;起立時(shí)，右腳向后收半步而后起立;談話(huà)時(shí)，可以側坐，此時(shí)上體與腿同時(shí)轉向一側。
(2)坐姿的種類(lèi)
女士坐姿要挺拔優(yōu)雅，表現出女士的魅力，可以有如下幾種姿勢。開(kāi)關(guān)式坐姿。坐正，雙膝并緊，兩小腿前后分開(kāi)，兩腳前后在一條線(xiàn)上，兩手合握置于兩腿間或腿上;右側點(diǎn)式坐姿。坐正，雙膝并緊，上身挺直，兩小腿向左斜伸出，左腳靠近右腳內側，左腳腳掌內側著(zhù)地，右腳腳跟提起，雙手放置于右腿上，頭向右側轉;右側掛式坐姿。在左側點(diǎn)或右側點(diǎn)式基礎上，將左腳提起掛在右腳踝關(guān)節處，兩腳并攏，上身左轉45度，立腰挺胸。
側身重疊式坐姿。髖部左轉45度，頭胸向右轉，左小腿垂直于地面，右腿重疊于左腿上，右腿向里收，右腳尖向下。男士坐姿應注意這幾個(gè)方面，男士前伸式坐姿。坐正，兩腿前伸，雙腳在踝關(guān)節處交叉。男士后點(diǎn)式坐姿。坐正，上體微向前傾，雙小腿向后屈回，雙腳掌著(zhù)地。男士開(kāi)關(guān)式坐姿。坐正，兩小腿前后分開(kāi)，兩腳前后在一條線(xiàn)上，兩手合握置于兩腿間。男士正身重疊式坐姿。右小腿垂直于地面，左腿在其上重疊，左小腿向里收，腳尖向下，雙手扶于扶手上或交叉于腿間。不論男女，坐姿的關(guān)鍵在上體的挺直，腰部要立住，而后再變化的不同姿態(tài)，重點(diǎn)在頭、頸部、軀干和四肢的協(xié)調配合，和諧的姿態(tài)會(huì )讓人感到端莊、大方、自然、舒適。
(3)坐姿中容易出現的問(wèn)題
女士不宜將雙膝分開(kāi)，或大腿并攏而小腿分開(kāi);坐在松軟的沙發(fā)中，不可將整個(gè)人推入沙發(fā)里;不要為了表現謙虛，故意坐在椅子邊上，身體前傾給人阿諛之感。
3.行走
(1)行走的基本步態(tài)
雙目向前平視，微收下頜;雙肩平穩，雙臂自然擺動(dòng)，擺幅在30度到35度不宜過(guò)大;上身挺直，頭正挺胸，收腹、立腰，重心稍前傾;注意步位，兩腳內側落于一條直線(xiàn)上;步幅適當，一般應該是前腳腳跟與后腳腳尖相距一腳之長(cháng)，但因性別、身高不同以及服飾的限制會(huì )有一些差異;步行速度適中，停步、拐彎、上下樓梯要從容不迫控制自如。
(2)行走的類(lèi)別
后退步。向別人告辭時(shí)，轉身就走是不禮貌的，正確的做法是先向后退兩三步，在轉身離開(kāi)。側行步。當走在前面引導來(lái)賓時(shí)，要盡量走在客人的左前方，側身向著(zhù)來(lái)賓，髖部朝著(zhù)前行的方向，上身稍向右轉，左肩稍前右肩稍后，身體與來(lái)賓保持兩三步距離。當在路面較窄的走廊和樓道中與人相遇，也要采用側身步。在實(shí)際工作中靈活運用不同的步伐，形成自信、優(yōu)雅、協(xié)調的步態(tài)。與此同時(shí)要靠道路的右側行走，遇到同事、主管要主動(dòng)問(wèn)好。在行走的過(guò)程中，應避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時(shí)，應尊者、女士先行。多人行走時(shí)，注意不要因并排行走而占據路面。
(3)行走的禁忌
走路忌內八字和外八字步伐;走路時(shí)不可腳蹭地面，發(fā)出聲響;女士不可扭腰擺臀，左顧右盼;男士不可彎腰駝背、歪肩晃膀。
4.體態(tài)語(yǔ)
(1)目光
與人交往是，少不了目光接觸。正確的運用目光，傳達信息，塑造專(zhuān)業(yè)形象，要遵守以下規律。PAC規律：P—PARENT，指用家長(cháng)式的、教訓人的目光與人交流，視線(xiàn)是從上到下，打量對方，試圖找出差錯。A—ADULT，指用成人的眼光與人交流，互相之間的關(guān)系是平等的，視線(xiàn)從上到下。C—CHILDEN，一般是小孩的眼光，目光向上，表示請求或撒嬌。作為職場(chǎng)人士，當然都是運用成人的視線(xiàn)與人交流，所以要準確定位，不要在錯誤的地點(diǎn)、對象面前選擇錯誤的目光，那會(huì )讓人心感詫異的。
三角定律：根據交流對象與接待員的關(guān)系的親疏、距離的遠近來(lái)選擇目光停留或注視的區域。關(guān)系一般或第一次見(jiàn)面、距離較遠的，則看對方的以額頭到肩膀的這個(gè)大三角區域;關(guān)系比較熟、距離較近的，看對方的額頭到下巴這個(gè)三角區域;關(guān)系親昵的，距離很近的，則注視對方的額頭到鼻子這個(gè)三角區域。分清對象，對號入座，切勿弄錯。
時(shí)間規律：每次目光接觸的時(shí)間不要超過(guò)三秒鐘。交流過(guò)程中用60%-70%的時(shí)間與對方進(jìn)行目光交流是最適宜的。少于60%，則說(shuō)明接待員對對方的話(huà)題、談話(huà)內容不感興趣;多與70%，則表示接待員對對方本人的興趣要多于他所說(shuō)的話(huà)。
(2)常見(jiàn)的手勢
一般常見(jiàn)的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。
橫擺式。表示的是“請進(jìn)”。五指伸直并攏，然后以肘關(guān)節為軸，手從腹前抬起向右擺動(dòng)至身體右前方，不要將手臂擺至體側或身后。同時(shí)，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來(lái)賓，面帶微笑。
直臂式。表示“請往前走”。五指伸直并攏，屈肘由腹前抬起，手臂的高度與肩同高，肘關(guān)節伸直，再向要進(jìn)行的方向伸出前臂。
曲臂式。表示“里邊請”。當左手拿著(zhù)物品，或推扶房門(mén)、電梯門(mén)，而又需引領(lǐng)來(lái)賓時(shí)，即右手五指伸直并攏，從身體的側前方，由下向上抬起，上臂抬至離開(kāi)身體45度高度，然后以肘關(guān)節為軸，手臂由體側向體前左側擺動(dòng)成屈臂狀，請來(lái)賓進(jìn)去。
斜擺式。表示“請坐”。當請來(lái)賓入座時(shí)，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘關(guān)節為軸，前臂由下向上擺動(dòng)，使手臂向下成一斜線(xiàn)，表示請來(lái)賓入座，當來(lái)賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請來(lái)賓坐下。
但在介紹人或為他人指路時(shí)不可用手指指點(diǎn)點(diǎn)，而應使用手掌，四指并攏，掌心向上;手勢不宜過(guò)多，幅度不宜過(guò)大，更不要手舞足蹈，手勢要控制在一定范圍內;在公共場(chǎng)合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫(xiě)亂畫(huà)。
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