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商務(wù)會(huì )議接待禮儀
會(huì )議接待禮儀可以說(shuō)是一項繁雜的工作，接待工作的質(zhì)量直接反映組織管理的整體水平。所以，商務(wù)活動(dòng)中的會(huì )議接待禮儀至關(guān)重要。下面，小編為大家介紹商務(wù)會(huì )議的接待禮儀，快來(lái)看看吧!
會(huì )議接待禮儀——會(huì )議接待人員個(gè)人禮儀規范
1、修飾
男職工胡須應修剪整潔，頭發(fā)長(cháng)不覆額、側不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當眾化裝。注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著(zhù)裝
所有員工統一外著(zhù)公司西服套裝工作服，男士?jì)却┧{色襯衣工作服，女士?jì)却┌咨r衣工作服，服裝應完好、無(wú)污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。 上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領(lǐng)導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;
3、舉止規范
接待時(shí)注意力集中，展現良好的精神狀態(tài)，無(wú)疲勞狀、憂(yōu)郁狀和不滿(mǎn)狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜避免在客戶(hù)面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實(shí)在難以控制時(shí)應側面回避。與領(lǐng)導、客人交談時(shí)，要神態(tài)專(zhuān)注表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。
會(huì )議接待禮儀——引導禮儀
1、陪車(chē)引導
客人抵達后，如果需要陪車(chē)，賓主雙方如何上車(chē)，如何就座呢?
乘坐轎車(chē)時(shí)，通常有兩種情況：當有專(zhuān)職司機開(kāi)車(chē)時(shí)，小轎車(chē)1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。
如果是主人自己開(kāi)車(chē)，則要請主賓坐到主人的右側，即前排右側的位置，也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車(chē)時(shí)，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門(mén)越近，座次越高。
當賓主雙方并排行進(jìn)時(shí)，引領(lǐng)者走在外側，讓來(lái)賓走在內側。單行行進(jìn)時(shí)，引導者應走在前，來(lái)賓走在其后，起到帶路的作用。
2、陪同客人行進(jìn)的位次
首先要把墻讓給客人，讓客人在右邊;陪同引導的標準位置是在客人的左側前方1米到1.5米左右。如果客人認路，客人應走在前方。
3、上下樓梯時(shí)
一般情況下，女士先行，但是當女士穿短裙時(shí)則男士要走在前邊。
4、國際展會(huì )時(shí)
國際慣例，排列順序時(shí)按照拉丁字母排序，聯(lián)合國開(kāi)會(huì )則是每次抽一個(gè)字母排在前面。
會(huì )議接待禮儀——會(huì )議服務(wù)禮儀
1、例行服務(wù)
會(huì )議舉行期間，一般應安排專(zhuān)人在會(huì )場(chǎng)內外負責迎送、引導、陪同與會(huì )人員。對與會(huì )的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會(huì )者的正當要求，應有求必應。
2、餐飲安排
舉行較長(cháng)時(shí)間的會(huì )議，一般會(huì )為與會(huì )者安排會(huì )間的工作餐。與此同時(shí)，還應為與會(huì )者提供衛生可口的飲料。會(huì )上所提供的飲料，最好便于與會(huì )者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來(lái)的與會(huì )者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。
3、現場(chǎng)記錄
凡重要的會(huì )議，均應進(jìn)行現場(chǎng)記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等�？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。 負責手寫(xiě)筆記會(huì )議記錄時(shí)，對會(huì )議名稱(chēng)、出席人數、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言?xún)热�、討論事項、臨時(shí)動(dòng)議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。
會(huì )議接待禮儀——最后會(huì )后服務(wù)
會(huì )議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動(dòng)會(huì )議結束后，有時(shí)還會(huì )安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì )、會(huì )餐、參觀(guān)、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領(lǐng)導統一指揮和協(xié)調，而且這位領(lǐng)導要有很強的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動(dòng)計劃的順利實(shí)施。
送別根據情況安排好與會(huì )者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。
清理會(huì )議文件 ①根據保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì )議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會(huì )議總結
會(huì )議接待禮儀——會(huì )議的籌備工作
1、確定接待規格
會(huì )議規模是由主持單位領(lǐng)導決定。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)內部的一般工作性會(huì )議講究效率，可以不拘形式。對于上級單位主持的會(huì )議，因為邀請各企業(yè)的代表參加，所以接待工作要求比較規范。通常是由企業(yè)的一位主要領(lǐng)導直接抓會(huì )議準備工作，成立一個(gè)會(huì )務(wù)組，專(zhuān)門(mén)研究布置會(huì )議接待接待的有關(guān)工作。
2、發(fā)放會(huì )議通知
會(huì )議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)，會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議主題以及會(huì )議參加者、會(huì )務(wù)費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì )議，準備參加會(huì )議的是否有其他要求等。
會(huì )議通知一般在會(huì )議前15至30天之內寄出，這樣可以使對方有充足的時(shí)間把會(huì )議回執寄回來(lái)。
3、會(huì )場(chǎng)的選擇
選擇會(huì )場(chǎng)，要根據參加會(huì )議的人數和會(huì )議的內容來(lái)綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會(huì )場(chǎng)太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì )者一種不景氣的感覺(jué);會(huì )場(chǎng)太小，人數過(guò)多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無(wú)法把會(huì )開(kāi)好。所以，英國的首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間�！�
第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì )議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì )場(chǎng)定在與會(huì )人員較集中的地方。超過(guò)一天的會(huì )議，應盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì )者住所較近一些，免得與會(huì )者來(lái)回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會(huì )務(wù)人員一定要對會(huì )場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛生、服務(wù)、電話(huà)、擴音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因為“上次會(huì )議是從這里開(kāi)的，沒(méi)出什么問(wèn)題，”就草率地認為“這回也會(huì )同樣順利”。否則，可能會(huì )造成損失。
第四：要有停車(chē)場(chǎng)�，F代社會(huì )召集會(huì )議，“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì )的人已經(jīng)不多了。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處，會(huì )才能開(kāi)得成。
4.會(huì )場(chǎng)的布置
會(huì )場(chǎng)的布置包括會(huì )場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會(huì )議，根據會(huì )議內容，在場(chǎng)內懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標語(yǔ)�？稍跁�(huì )場(chǎng)內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會(huì )場(chǎng)更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會(huì )徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀(guān)、統一。
坐席的配置要是和會(huì )議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
�、賵A桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì )者同領(lǐng)導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺(jué)。另外，與會(huì )者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見(jiàn)。這種形式適于10—20人左右的會(huì )議。座次安排應注意來(lái)賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面對面做，來(lái)賓的最高領(lǐng)導應坐在朝南或朝門(mén)的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。同級別的對角線(xiàn)相對而坐。
�、诳谧中�。如果使用長(cháng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會(huì )議。
�、劢淌倚�。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會(huì )議，這時(shí)與會(huì )者人數比較多、而且與會(huì )者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺與聽(tīng)眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會(huì )的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
座次排序基本規則
以左為上(中國政府慣例)
以右為上(遵循國際慣例)
居中為上(中央高于兩側)
前排為上(適用所有場(chǎng)合)
以遠為上(遠離房門(mén)為上)
面門(mén)為上(良好視野為上)
5、會(huì )議資料的準備
現代化的會(huì )議離不開(kāi)各種輔助器材，在召開(kāi)會(huì )議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會(huì )議議程、黑板、白板、筆等。
6、接待人員提前入場(chǎng)
接待人員應該在與會(huì )者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個(gè)崗位。
�、俸灥�。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會(huì )議組織者匯報到會(huì )人數。
�、谝�。簽到后。會(huì )議接待人員應有禮貌地將與會(huì )者引入會(huì )場(chǎng)就座。對重要領(lǐng)導應先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導親自作陪，會(huì )議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺就座。
�、劢哟�。與會(huì )者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì )者解答各種問(wèn)題，滿(mǎn)足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
會(huì )議接待人員的分工
要確保會(huì )議的順利進(jìn)行，必須要對會(huì )議接待人員進(jìn)行明確分工，具體內容如下：
1、確定惟一的聯(lián)絡(luò )人
要確定惟一的聯(lián)絡(luò )人員，而且要自始至終由這個(gè)人來(lái)聯(lián)系，千萬(wàn)不要今天這個(gè)人負責聯(lián)系，明天又換另外一個(gè)，這樣會(huì )讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門(mén)通知開(kāi)會(huì )；
2、確定
要從會(huì )議召集者、參與會(huì )議的最高領(lǐng)導、與議題關(guān)系最為緊密的人、現場(chǎng)控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會(huì )議。
3、確定會(huì )議記錄者
好的會(huì )議記錄者，除了具備傾聽(tīng)、互動(dòng)、發(fā)表意見(jiàn)的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會(huì )議過(guò)程中，會(huì )議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會(huì )者有系統地陳述意見(jiàn)及遵照議程進(jìn)行討論。
會(huì )議接待的整個(gè)流程中，會(huì )議接待禮儀貫穿了整個(gè)會(huì )議服務(wù)線(xiàn)，正規到位的禮儀接待讓與會(huì )者如浴春風(fēng)、心情愉悅，為會(huì )議的成功奠定了基礎，會(huì )議接驗承辦方的綜合能力，其工作安排包括了從食宿、交通、安全、會(huì )場(chǎng)布置、活動(dòng)策劃等等。
當然除了對于以上所說(shuō)事項的精密安排之外，參與會(huì )議接待的人員其自身的禮儀修養以及素質(zhì)才是決定會(huì )場(chǎng)禮儀工作是否成功的關(guān)鍵所在，因此一支專(zhuān)業(yè)并富含默契的禮儀隊伍是你確保會(huì )議接待過(guò)程的統一、規范、高效、流暢的重要保證。
(1)會(huì )見(jiàn)座位的安排
會(huì )見(jiàn)通常安排在會(huì )客室或辦公室。有時(shí)賓主各坐一邊，有的穿插坐在一起。有些國家元首會(huì )見(jiàn)還有其獨特禮儀程序，如雙方簡(jiǎn)短致辭、贈禮、合影等。我國習慣在會(huì )客室會(huì )見(jiàn)，客人坐在主人的右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面。其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見(jiàn)人在主人一側就座。座位不夠可在后排加座。
(2)會(huì )談座位的安排
雙邊會(huì )談通常用長(cháng)方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門(mén)為準，主人占背門(mén)一側，客人面向正門(mén)。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側，但有的國家亦讓譯員坐在后面，一般應尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在后面，如參加會(huì )談人數少，也可安排在會(huì )談桌就座。
(3)會(huì )見(jiàn)和會(huì )談中的幾項具體工作
1.提出會(huì )見(jiàn)要求，將要求會(huì )見(jiàn)人的姓名、職務(wù)以及會(huì )見(jiàn)什么人、會(huì )見(jiàn)的目的告知對方。接見(jiàn)一方應盡早給予回復，約妥時(shí)間。如因故不能接見(jiàn)，應婉言解釋。
2.作為接見(jiàn)一方的安排者，應主動(dòng)將會(huì )見(jiàn)(會(huì )談)時(shí)間、地點(diǎn)、主方出席人、具體安排及有關(guān)注意事項通知對方。作為前往會(huì )見(jiàn)一方的安排者，則應主動(dòng)向對方了解上述情況，并通知有關(guān)的出席人員。
3.準確掌握會(huì )見(jiàn)、會(huì )談的時(shí)間、地點(diǎn)和雙方參加人員的名單，及早通知有關(guān)人員和有關(guān)單位作好必要安排。主人應提前到達。
4.會(huì )見(jiàn)、會(huì )談場(chǎng)所應安排足夠的座位。如雙方人數較多，廳室面積大，宜安裝擴音器。會(huì )談如用長(cháng)桌，事先排好座位圖，現場(chǎng)放置中外文座位卡，卡片上的字體應工整清晰。
5.如有合影，事先排好合影圖，人數眾多應準備梯形站立架。合影一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場(chǎng)地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來(lái)說(shuō)，兩端均由主方人員把邊。
6.客人到達時(shí)，主人在門(mén)口迎候�？梢栽诖髽钦T(mén)迎候，也可以在會(huì )客廳門(mén)口。如果主人不到大樓門(mén)口迎候，則應由工作人員在大樓門(mén)口迎接，引入會(huì )客廳。如有合影，宜安排在賓主握手之后，合影后再入座。會(huì )見(jiàn)結束時(shí)，主人應送至車(chē)前或門(mén)口握別，目送客人離去后再退回室內。
7.領(lǐng)導人之間的會(huì )見(jiàn)，或是會(huì )談，除陪見(jiàn)人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應退出。如允許記者采訪(fǎng)，也只是在正式談話(huà)開(kāi)始前采訪(fǎng)幾分鐘，然后統統離開(kāi)。談話(huà)過(guò)程中，旁人不要隨意進(jìn)出。
8.會(huì )見(jiàn)時(shí)招待用的飲料，各國不一。我國一般準備茶水。會(huì )談如時(shí)間過(guò)長(cháng)，可適當加上咖啡或紅茶。
確定接待規格
所有會(huì )議實(shí)施之前，由主辦單位領(lǐng)導決定其主題和規模，負責籌備會(huì )議的工作人員圍繞會(huì )議主題，將領(lǐng)導議定的會(huì )議規模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的會(huì )務(wù)組，明確分工，責任落實(shí)到人。
會(huì )議通知和日程的擬發(fā)
按常規，會(huì )議通知一般在會(huì )前15-30天內發(fā)至與會(huì )者，通知寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)，會(huì )議時(shí)間和主題，會(huì )議參加者、會(huì )務(wù)費、應帶材料、聯(lián)系方式等重要內容。重要的會(huì )議，通知后應附回執。
【會(huì )議接待步驟示范】
會(huì )議接待，在商務(wù)接待中，接待人員尤其要注意女性接待方面的一些禮儀常識：
1、親切握手，引導進(jìn)入會(huì )議室;
2、接待方有義務(wù)幫助客人收納大衣;
3、客人在脫大衣時(shí)，應該先脫一側，那種胡亂的脫是不溫雅的。
4、然后一手同時(shí)拿住已脫那側和未脫那側的衣袖，同時(shí)拖拽把衣服完全脫下。
5、提住衣領(lǐng)，使衣服平順垂下，遞給接待方;
6、接待方這使應伸出一只胳膊把衣服搭在上面方顯禮儀。
【會(huì )議送別步驟示范】
會(huì )議迎送，客人在離開(kāi)時(shí)：
1、接待人員要及時(shí)將客人衣服從衣帽架上取下還給客人;
2、幫助客人穿好大衣：先穿一側袖，再穿另一側袖，之后提拉領(lǐng)口，幫客人整理好衣服;
3、如果客人沒(méi)有要求，接待方不要主動(dòng)去接拿客人隨身的手提包，如客人有要求，可幫助客人接拿，
4、接待人員先行一步，把門(mén)打開(kāi)，被拜訪(fǎng)者主管也應送客人出門(mén)外。
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