如何做好采購計劃與預算

　　采購預算是保障企業(yè)戰略計劃和作業(yè)計劃的執行，確保企業(yè)組織目標一致;協(xié)調企業(yè)各部門(mén)之間的合作經(jīng)營(yíng)以及在企業(yè)各部門(mén)之間合理安排有限的資源，保證資源分配的效率性。對企業(yè)物流成本進(jìn)行控制、監督。那么做好采購計劃與預算就顯得尤為重要了，采購人員在做采購計劃和預算時(shí)要注意哪些問(wèn)題?采購人員應該如何做好采購計劃與預算呢?下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的關(guān)于如何做好采購計劃與預算的知識，歡迎閱讀。

　　一、采購數量計劃

　　1.編訂采購數量計劃的目的

　　企業(yè)的經(jīng)營(yíng)自購人原料、物料開(kāi)始，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品，再通過(guò)銷(xiāo)售過(guò)程獲取利潤。其中如何獲取足夠數量的原料、物料，即是采購數量計劃的重點(diǎn)所在。因此，采購數量計劃是在某一特定的期間內，應在何時(shí)購入何種材料及材料多少的估計作業(yè)。

　　總的來(lái)說(shuō)，數量計劃應達到以下目的

　　(1)預估材料需用數量與時(shí)間，防止供應中斷，影響產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)。

　　(2)避免材料儲存過(guò)多，積壓資金，占用倉儲空間。

　　(3)配合公司生產(chǎn)計劃與資金調度。

　　(4)使采購人員事先準備，選擇有利時(shí)機購人材料。

　　(5)確立材料耗用標準，以便控制用料成本。

　　2.采購數量決定流程

　　3.需運用的資料

　　(1)生產(chǎn)計劃。

　　由銷(xiāo)售預測，加上人為的判斷，即可擬訂銷(xiāo)售計劃或目標。銷(xiāo)售計劃，是表明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預期銷(xiāo)售數量：而生產(chǎn)計劃則依據銷(xiāo)售數量，加上預期的期末存貨減去期初存貨來(lái)擬訂。

　　(2)用料清單。

　　生產(chǎn)計劃只列示產(chǎn)品的數量，若想直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數量多少，則須借助用料清單。該清單是由研發(fā)或產(chǎn)品設計部門(mén)擬訂的，內容列示各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組合而成。根據該清單可以精確計算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數量。用料清單所列的耗用量，即通稱(chēng)的標準用量，與實(shí)際用量相互比較，可作為用料控制的依據。

　　(3)存量管制卡。

　　若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數量不一定要等于銷(xiāo)售數量。同樣，若材料有庫存數量，則材料采購數量也不一定要等于根據用料清單所計算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的庫存狀況：再依據用料需求數量，并考慮購料的作業(yè)時(shí)間和安全存量水準，算出正確的采購數量，然后才開(kāi)具請購單，進(jìn)行采購活動(dòng)。

　　4.采購數量計算

　　綜上所述，生產(chǎn)計劃、用料清單或材料需求計劃以及存量管制卡，是決定采購數量的主要依據，因而，可依以下公式計算采購數量：

　　本期應購數量=本期生產(chǎn)需用材料數+本期期末預定庫存量一前期預估庫存量一前期已購未入庫數量

　　5.填寫(xiě)采購數量計劃表

　　用料計劃表只表示某一物料某月份應予訂購的總量，至于某一物料應在何時(shí)訂購、訂購多少及何時(shí)到貨，則必須填寫(xiě)采購數量計劃表。

　　二、采購預算(用款計劃)編制

　　1.什么是采購預算

　　采購預算是指采購部門(mén)在一定計劃期間(年度、季度或月度)編制的材料采購的用款計劃。

　　2.采購預算的目的

　　采購部門(mén)可以憑采購預算進(jìn)行采購和控制采購用款支出，并使財務(wù)部門(mén)據此籌措和安排所需資金，協(xié)調采購與財務(wù)部門(mén)之間的關(guān)系。

　　國內外采購，有的以延期付款的方式進(jìn)行。例如采用承兌交單、遠期信用證及遠期本票或支票。這些延期付款方式，不但到期日相當確定，而且金額很大(例如D/A和P/N在到期日必須支付100%的貸款，遠期信用證支付90%的貸款)。因此，若采購預算(即付款計劃)分為到期與新購兩部分，由于到期部分可以相當準確地估算，因而采購預算有助于資金需求計劃的正確性。

　　3.采購預算編制的內容

　　列入采購預算的各種材料的采購數量和金額，以企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)維修所需的原材料、零部件、備件等為主。設備更新和基本建設所需的機器設備和工程材料，則應另編單項采購預算，不包括在計劃期間的采購預算內。

　　4.采購預算編制的目的

　　采購預算通常根據以下依據編制：

　　(1)計劃期間生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)維修所需材料的計劃需用量。

　　由生產(chǎn)計劃管理部門(mén)在銷(xiāo)售計劃的基礎上根據所編制的生產(chǎn)計劃，以及前期材料消耗資料和材料清單計算確定。

　　(2)預計本期期末庫存量。

　　預計本期期末庫存量，加上由編制預算之日起至本期期末止這一期間的預計收入量再減去同期預計發(fā)出量來(lái)確定。預計本期期末庫存量即為計劃期期初庫存量。

　　(3)計劃期期末結轉庫存量。

　　由倉管和采購部門(mén)根據各種材料的安全儲備量和提前訂購期共同確定。

　　(4)材料計劃價(jià)格。

　　由采購部門(mén)根據材料的當前市場(chǎng)價(jià)格，以及其他各種影響因素如國際政治經(jīng)濟因素來(lái)確定。

　　三、影響采購計劃于預算的因素

　　影響采購計劃與預算的準確性的要素，采購人員應詳加注意，具體來(lái)說(shuō)有下列各項：

　　1.年度營(yíng)銷(xiāo)計劃

　　除非市場(chǎng)出現供不應求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營(yíng)計劃多以營(yíng)銷(xiāo)計劃為起點(diǎn)，而營(yíng)銷(xiāo)計劃的擬訂，叉受到銷(xiāo)售預測的影響。銷(xiāo)售預測的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國內外經(jīng)濟發(fā)展情況(GDP.失業(yè)率、物價(jià)、利率等)、技術(shù)發(fā)展、競爭者狀況等;以及內部可控制因素，如財務(wù)狀況、技術(shù)水準、廠(chǎng)房設備、原料零件供應情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。

　　2.年度生產(chǎn)計劃

　　一般而言，生產(chǎn)計劃源于營(yíng)銷(xiāo)計劃，若營(yíng)銷(xiāo)計劃過(guò)于樂(lè )觀(guān)，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的財務(wù)負擔：反之，過(guò)度保守的營(yíng)銷(xiāo)計劃，將使產(chǎn)量不足以供應顧客所需，喪失了創(chuàng )造利潤的機會(huì )。因此，常因營(yíng)銷(xiāo)人員對市場(chǎng)的需求量估算失當，造成生產(chǎn)計劃朝令夕改，也使得采購計劃與預算必須經(jīng)常調整修正，物料供需長(cháng)久處于失衡狀況。

　　3.用料清單

　　若產(chǎn)品、工程變更層出不窮，致使用料清單難作及時(shí)的反應與修訂，以致根據產(chǎn)量所計算出來(lái)的物料需求數量，與實(shí)際的使用量或規格不盡相符，造成采購數量過(guò)多或不及，物料規格過(guò)時(shí)或不易購得。因而，采購計劃的準確性，有賴(lài)于維持最新、最正確的用料清單。

　　4.存量控制卡

　　由于應購數量必須扣除庫存數量，因而，存量控制卡記載是否正確，也會(huì )影響采購計劃的準確性。這包括料賬是否一致，以及物料存量是否全為良品。若賬上數量與倉庫架臺上的數量不符，或存量中并非全數皆為規格正確物料，這將使倉儲的數量低于實(shí)際的可取用數量，故采購計劃中的應購數量將會(huì )偏低。

　　5.物料標準成本的設定

　　在編訂采購預算時(shí)，對將來(lái)擬購物料的價(jià)格預測不容易，故多以標準成本替代。如果該標準成本的設定，缺乏過(guò)去的采購資料為依據，也無(wú)工程人員嚴密精確地計算其原料、人工及制造費用等的總成本，則其正確性會(huì )降低。因而，標準成本與實(shí)際購人價(jià)格的差額，即是采購預算準確性的評估指標。

　　6.生產(chǎn)效率

　　生產(chǎn)效率的高低，將使預計的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會(huì )導致原物料的單位耗用量提高，而使采購計劃中的數量不夠生產(chǎn)所需。當生產(chǎn)效率有降低趨勢時(shí)，采購計劃必須將此額外的耗用率計算進(jìn)去，才不會(huì )發(fā)生原物料的短缺現象。

　　7.價(jià)格預期

　　在編訂采購金額預算時(shí)，應對物料價(jià)格漲跌幅度、市場(chǎng)景氣狀況等多加預測，甚至列為調整預算的因素。由于個(gè)人主觀(guān)的判定與事實(shí)的演變常有差距，也可能會(huì )造成采購預算的偏差。

　　由于影響采購計劃與預算的因素頗多，故采購計劃與預算擬訂后，必須與產(chǎn)銷(xiāo)部門(mén)保持經(jīng)常的聯(lián)系，并針對現實(shí)的狀況作必要的調整與修訂，才能達成維持正常產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)的目標，并協(xié)助財務(wù)部門(mén)妥善規劃資金的來(lái)源。

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