高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作思考論文
高等學(xué)校教學(xué)檔案主要是指在高校教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像載體材料等，它是衡量一所高校教學(xué)管理水平與教學(xué)質(zhì)量的重要標準之一。為達到使高校各項教學(xué)活動(dòng)得到順利開(kāi)展之目的，做好高校教學(xué)檔案的收集工作就成為高校檔案管理人員的重要任務(wù)之一。
一、高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作存在的問(wèn)題
1、對教學(xué)檔案收集管理工作的認識不足當前，某些高校領(lǐng)導及各部門(mén)對檔案工作的認識存在局限，認為該項工作無(wú)非就是管理一下檔案，將文書(shū)檔案收集整理一下，如有需要翻閱一下。由于有這種認識，在檔案管理方面配備了不多的工作人員，面對數量龐大、分類(lèi)繁多的檔案，幾個(gè)工作人員必然會(huì )顯得力不從心，不能做到面面俱到，從而影響到檔案的收集整理工作。
2、教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養有待進(jìn)一步提高如今，一些問(wèn)題相當突出，主要表現是：一方面，為數不少的高校檔案管理人員相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識缺失，有的甚至沒(méi)有從事過(guò)這方面的工作經(jīng)驗，意識不到檔案管理的重要性。另一方面，一些檔案管理人員在基層文書(shū)資料的收集過(guò)程中，缺乏應有的工作責任心，工作分工不明確，不能及時(shí)更新檔案，收集的第一手檔案資料不完善，使得問(wèn)題越堆越多，給以后的查找、保存工作帶來(lái)不便。
3、教學(xué)檔案管理轉接存在問(wèn)題在高校工作中，管理人員有的是身兼數職，沒(méi)有明確的分工，工作轉換很頻繁，這種情況對檔案管理收集工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。常常會(huì )出現這種情況，不少檔案管理人員從一個(gè)院系轉入另外一個(gè)院系或部門(mén)，剛收集的檔案還沒(méi)有加以整理與規范，由于工作調動(dòng)關(guān)系，使基礎檔案擱置，只能又重新開(kāi)始，也正是因為這樣，好多檔案不知道到底是有用還是無(wú)用，堆積成山，雜亂無(wú)章，沒(méi)有及時(shí)、系統、科學(xué)的收集管理，很不完善。
4、高等學(xué)校對教學(xué)檔案的收集管理沒(méi)有形成系統化、科學(xué)化機制
�。�1）高校的教學(xué)檔案利用率低。高校因為檔案管理不系統，會(huì )使一些有利用價(jià)值的檔案卻不為人所知，沒(méi)有及時(shí)的、準確的收集，遇到需要時(shí)又要重新收集檔案，費時(shí)費力，也有原始的第一手檔案資料丟失，永遠無(wú)法找到的可能。
�。�2）高校教學(xué)檔案保管措施不完善。教學(xué)檔案的收集在檔案管理工作中尤為重要，諸如學(xué)生的學(xué)期轉換、學(xué)生成績(jì)的更新、學(xué)生的違紀違規處理文件、畢業(yè)生學(xué)位審查等原始文件的收集與保管就相當重要，因為這些傳統的紙質(zhì)文件，是一個(gè)人在大學(xué)期間的真實(shí)寫(xiě)照，一旦沒(méi)有及時(shí)的收集保存就是巨大的損失，將會(huì )給以后的學(xué)生畢業(yè)乃至整個(gè)人生帶來(lái)隱患。
�。�3）高校教學(xué)檔案沒(méi)有進(jìn)行定期整理和更新。檔案管理工作是一個(gè)復雜而且長(cháng)期的工作，因為沒(méi)有及時(shí)整理并更新所保存的檔案，很多高校教學(xué)管理檔案只是存放和保留，無(wú)規律可循，對以后的查找帶來(lái)了麻煩，浪費了工作時(shí)間，降低了工作效率。
�。�4）高校檔案管理環(huán)境有一定的局限性。例如，學(xué)生的試卷、實(shí)驗報告冊、課程設計等文件，庫存萬(wàn)萬(wàn)冊，由于評估、專(zhuān)業(yè)核查、新專(zhuān)業(yè)評審的要求，必須保存5年再做處理。數量巨大，這就給儲存造成一定的壓力。高校沒(méi)有專(zhuān)用的檔案室，往往是改造舊教室，環(huán)境差，面積小，設備設施不配套，檔案只能是堆積，看似收集，但沒(méi)有規范的保存和管理，容易引起潮濕、霉變、蟲(chóng)蛀，給以后的查找和使用帶來(lái)了極大的不便。
�。�5）高校教學(xué)檔案管理方式有些落后，缺乏使用高科技進(jìn)行管理的意識，缺乏院系與院系、院系與部門(mén)、院系與學(xué)校之間檔案的橫向聯(lián)系與交流，與時(shí)代的發(fā)展不和節拍，也容易使檔案遺失、損壞。
二、改進(jìn)與加強高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作的方法與措施
1、合理增加教學(xué)檔案管理人員數量近幾年我國科技高速發(fā)展，對信息量的需求越來(lái)越大，高校檔案管理的壓力也越來(lái)越大，合理增加檔案管理人員，將會(huì )保證檔案管理人員由于工作調動(dòng)等原因不至于出現斷接的現象，如此高校教學(xué)檔案管理會(huì )得到持續發(fā)展，對高校的教學(xué)及管理都有很大的益處。
2、提高教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養高校檔案管理工作單一，需要相當強的責任感和耐心，有鑒于此，高校應定期培訓檔案管理人員管理辦法和專(zhuān)業(yè)管理知識，加強個(gè)人修養，實(shí)現檔案的高水平管理。同時(shí)，單位領(lǐng)導和檔案管理人員都應意識到檔案管理的重要性和必要性，注重檔案的價(jià)值，以進(jìn)一步加強檔案收集與管理工作。
3、建立健全教學(xué)檔案管理的規章制度在現有條件下，根據檔案法和檔案管理條例，制定高校教學(xué)檔案管理的規章制度是必要的�！皼](méi)有規矩，不成方圓”，高校應就教學(xué)檔案管理工作執行相關(guān)的規章制度及崗位職責，要求相關(guān)工作人員必須遵守和執行。應注重將檔案定期收集、整理、歸納、裝訂、分類(lèi)、編號、存檔，單位領(lǐng)導應定期檢查檔案的整理和更新情況，做到心中有數，保證收集到的各種教學(xué)檔案完整、準確、真實(shí)，并對收集好的檔案做好安全保密工作。如此，以后的教學(xué)檔案管理就會(huì )形成一個(gè)良好的氛圍。
4、建設標準化的教學(xué)檔案管理空間，創(chuàng )造良好的存放環(huán)境只收不管的檔案管理工作是前功盡棄，不如不做。檔案收集后只有妥善保管，才能在以后的工作中充分發(fā)揮它的作用�；诖�，建立完善的檔案場(chǎng)所極為必要，檔案的收集、整理、裝訂、歸類(lèi)、入冊、上架、入庫等等一系列的專(zhuān)業(yè)要求，都必須嚴格按照程序操作進(jìn)行。
5、充分發(fā)揮高校優(yōu)勢，利用科技化、信息化管理檔案對于各種教學(xué)檔案，應采用先進(jìn)的理念進(jìn)行統一管理。因為檔案管理一旦落后，將會(huì )影響教學(xué)的發(fā)展，所以高校應充分發(fā)揮優(yōu)勢，利用電子檔案等高科技手段對教學(xué)檔案進(jìn)行管理，如此能夠避免教學(xué)檔案的損壞、遺失等，也能夠更方便對教學(xué)檔案進(jìn)行分類(lèi)和更新�？扇〉姆椒ㄊ�，讓紙質(zhì)的教學(xué)檔案與現代的電子檔案相結合，相互取長(cháng)補短，以使高校教學(xué)檔案充分發(fā)揮作用。
三、結語(yǔ)
總之，改善高校教學(xué)檔案管理，需要檔案管理人員和單位領(lǐng)導的共同努力，相關(guān)領(lǐng)導應重視檔案的管理，改變舊的思想觀(guān)念，把檔案看作是單位的一個(gè)“信息庫”，充分認識到只有收集到最原始的教學(xué)檔案，才是高校在以后的發(fā)展過(guò)程中最有力的參考數據。同時(shí)，高校檔案管理人員應做好自己的本職工作，不斷加強業(yè)務(wù)能力，提高個(gè)人修養，以認真負責的態(tài)度處理好檔案相關(guān)事宜，在以后高校的教學(xué)檔案收集工作中積極探索教學(xué)檔案管理模式，促進(jìn)此方面工作健康和良性的發(fā)展。
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