企業(yè)電子檔案管理思路論文

　　一、電子文件與電子檔案

　　由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴展和深化，特別是電子計算機和通訊技術(shù)相結合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業(yè)公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業(yè)信息等等，都可用電子計算機完成，由此而產(chǎn)生了電子文件。通過(guò)電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤(pán)上歸檔保存，即形成電子檔案。目前電子文件與電子檔案尚無(wú)國際標準化定義，我國也僅對電子文件作出了解釋?zhuān)�即“能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò )上傳送的數字代碼系列�！逼渲饕�特征是數字的、網(wǎng)絡(luò )的、計算機能識別并處理的介質(zhì)文件。對于企業(yè)而言，電子檔案是企業(yè)從事經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的對企業(yè)和社會(huì )具有保存價(jià)值的歷史記錄，并遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當使用技術(shù)和設備將具有長(cháng)期保存價(jià)值的信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開(kāi)這種技術(shù)和設備。對于現代企業(yè)管理而言，網(wǎng)絡(luò )化、集成化是企業(yè)提高科研、生產(chǎn)和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業(yè)推行現代化管理技術(shù)的產(chǎn)物，也是企業(yè)推行現代化管理技術(shù)的手段。企業(yè)的檔案工作，面臨著(zhù)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)一系列變化所帶來(lái)的問(wèn)題，一方面，信息源、信息量、信息處理難度、信息協(xié)調需求不斷增加，計算機輔助設計、制造、管理日益普遍，電子文件越來(lái)越多，檔案管理由封閉型轉向開(kāi)放型;另一方面，信息處理技術(shù)的日益進(jìn)步，特別是現代化管理手段的采用，各種實(shí)體和虛擬系統的建立，電子檔案管理深入到企業(yè)各部門(mén)、各系統工作內部并成為它們的一個(gè)部分或一個(gè)環(huán)節。因此，應以開(kāi)放的觀(guān)點(diǎn)制定檔案工作在企業(yè)內部的運行機制和工作秩序，把電子檔案工作有機地融人企業(yè)網(wǎng)絡(luò )運行，切實(shí)參與企業(yè)活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

　　二、電子檔案在企業(yè)管理中的應用

　　電子檔案產(chǎn)生于數字技術(shù)環(huán)境中。數字技術(shù)的關(guān)鍵在于能將圖像、聲音、文字等信息轉換成數字，以便電子計算機處理、保存和利用，并能解決紙質(zhì)檔案所不能解決的一些信息記錄問(wèn)題，如活動(dòng)的圖像、聲音、精確的過(guò)程、海量存儲信息等等。在現代企業(yè)管理中，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存共用的今天，電子檔案有著(zhù)更加廣闊的發(fā)展前景，必將越來(lái)越廣泛地被企業(yè)認識和利用，既能更加充分地開(kāi)發(fā)各類(lèi)檔案信息資源為企業(yè)、為社會(huì )服務(wù)，又使檔案事業(yè)自身在電子、信息時(shí)代繼續得到光大發(fā)展。

　　1.簡(jiǎn)化工作環(huán)節。將復雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門(mén)、環(huán)節過(guò)多，對提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業(yè)的統籌安排下，減少不必要的環(huán)節，歸并一些職能，以實(shí)現電子文件的收集和共享利用。

　　2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現代企業(yè)管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點(diǎn)。企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò )健全以后，電子文件的收發(fā)完全按工作秩序自動(dòng)完成，提高電子檔案的工作效率、準確執行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子文件的信息內容在載體上是以二進(jìn)制代碼化及數字化的光、磁信號表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環(huán)境和條件。

　　3.集成管理信息。檔案工作的主要職能是對分散的檔案信息集中控制并使其便于利用，電子檔案的出現更加促使局部環(huán)節的協(xié)調向全面實(shí)質(zhì)性的一體化方向發(fā)展，即從檔案文件的保管基地轉變?yōu)闄n案信息的控制中心。隨著(zhù)企業(yè)競爭的加劇，信息的流動(dòng)變化加快，依靠紙張等實(shí)物的大量物流來(lái)傳遞信息己無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)的要求，動(dòng)態(tài)的檔案信息只有集中統一管理，才能保證每個(gè)工作單元得到所需要的全部實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息。而電子檔案的計算機網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)為企業(yè)信息的集成管理提供了很好的解決方案，控制了一點(diǎn)，就控制了全局，最終實(shí)現系統集成、資源共享。

　　4.優(yōu)化管理環(huán)境。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上，信息數字化是電子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在電子計算機軟、硬件平臺上對電子檔案的內容加以轉換，還原成人們能夠直觀(guān)理解和習慣閱讀的格式進(jìn)行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環(huán)境。

　　5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案信息，是電子檔案的一大特性。同傳統的紙質(zhì)檔案文件傳輸、通信傳輸等信息傳遞方式相比，減少了大量的管理環(huán)節，尤其在我們建筑施工企業(yè)，面對工點(diǎn)分散、點(diǎn)多線(xiàn)長(cháng)等無(wú)法改變的事實(shí)，利用計算機平臺和終端處理技術(shù)，建立內部虛擬信息傳遞網(wǎng)絡(luò )，必將大大提高工作效率，減少管理環(huán)節和費用。

　　6.交互檔案成果。電子文件具有信息交互性，即人們可以通過(guò)與計算機進(jìn)行對話(huà)來(lái)互相傳遞信息，從而主動(dòng)地控制計算機進(jìn)行工作而不是被動(dòng)地接受，為利用者提供技術(shù)支援，便于對文件檔案進(jìn)行復制、刪除、修改和完整準確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案，建立利用者需求預約文檔，通過(guò)系統對這些申請進(jìn)行處理，及時(shí)將相關(guān)的電子檔案加載到檔案利用系統或網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)系統中供申請者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。

　　三、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

　　電子檔案嶄新的記錄和存儲方式為人們帶來(lái)了極大的方便，但也存在著(zhù)一些暫時(shí)無(wú)法解決的缺陷和問(wèn)題，有待于我們在不斷創(chuàng )新中尋求解決的方法和途徑。

　　原始性問(wèn)題。

　　一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。

　　二是電子文件最初的物理載體歸檔已失去了傳統文件材料歸檔的保真意義。

　　三是電子文件的精確復制件可以代替原件。

　　四是電子檔案載體上原始內容信息完整準確地再現，與是否是最初的物理載體無(wú)關(guān)，而是與文件形成時(shí)計算機的軟硬件相關(guān)聯(lián)。

　　由于電子檔案信息與載體的相分離性，信息的物理結構與邏輯結構間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。

　　2.真實(shí)性和完整性問(wèn)題。

　　一是收集電子文件時(shí)往往忽略了采集背景信息和源頭數據。

　　二是一些草稿性的電子文件處于自生自滅狀況。

　　三是部分文件已實(shí)現無(wú)紙化，只對其進(jìn)行了邏輯歸檔。

　　四是電子文件目前所選用的載體不耐久。

　　五是電子文件復制起來(lái)真假難辨，其處理過(guò)程具有隱蔽性，更改可不留痕跡，面臨著(zhù)修改、盜竊、丟失、銷(xiāo)毀的危險。

　　六是電子檔案無(wú)法象傳統檔案那樣簽名蓋章，不再具有特定載體對信息的固化，文件與其存儲的載體已不如傳統文件那樣存在永恒的依附關(guān)系，因而使其真實(shí)性大打折扣。

　　3.安全性問(wèn)題。

　　一是電子文件的信息能夠輕而易舉的被擦除。

　　二是電子文件存儲的材料介質(zhì)十分易損，對環(huán)境條件要求很高。

　　三是人為的錯誤。

　　四是計算機病毒對電子文件的破壞。

　　電子檔案的處理環(huán)境是計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，如果不采取特別措施和嚴格的閱讀、修改權限控制，就很有可能發(fā)生在網(wǎng)絡(luò )的任何終端上讀取網(wǎng)絡(luò )設備上電子文件的現象，因此，網(wǎng)絡(luò )的不安全性將是限制電子檔案發(fā)展的主要障礙。電子檔案雖然不可能完全取代傳統的紙質(zhì)檔案，在目前企業(yè)管理中仍存在一定的缺陷，但作為現代企業(yè)的發(fā)展方向，電子檔案必將成為勢不可擋的潮流，在現代企業(yè)管理中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。因此，檔案工作者必須保持清醒的頭腦，轉變傳統觀(guān)念，不斷優(yōu)化自己的知識結構，提高計算機應用技術(shù)、信息處理技術(shù)在電子檔案管理中的應用程度，并輔之以相應的配套管理模式、方法和手段來(lái)規范電子檔案管理，采取有效的技術(shù)措施和管理措施，以科學(xué)的方法解決存在的問(wèn)題，信心百倍地迎接電子檔案時(shí)代的到來(lái)。

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