論會(huì )計電算化環(huán)境下的會(huì )計檔案職能

　　摘要：文章根據會(huì )計環(huán)境變化對于會(huì )計職能的影響,論了在會(huì )計電算化環(huán)境下,會(huì )計檔案職能的特點(diǎn)、職能的定位與職能的實(shí)施;強調在會(huì )計電算化環(huán)境下,會(huì )計檔案的重要職能是實(shí)現檔案管理向會(huì )計工作過(guò)程滲透與后續利用的延伸,成為單位財務(wù)部門(mén)會(huì )計質(zhì)量控制的關(guān)口與財務(wù)信息利用的窗口。

　　關(guān)鍵詞：會(huì )計環(huán)境　會(huì )計職能　會(huì )計檔案

　　會(huì )計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過(guò)程,是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)與信息技術(shù)應用到會(huì )計實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)。會(huì )計電算化與會(huì )計檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系,一方面,會(huì )計電算化工作拓寬了會(huì )計檔案的職能范圍、提高了會(huì )計檔案管理的效率;另一方面,會(huì )計檔案管理也對電算化環(huán)境下的會(huì )計提出了新要求,并為會(huì )計控制提供了重要的理論依據。本文擬從會(huì )計環(huán)境變化對會(huì )計職能影響的角度,論述會(huì )計檔案職能應隨著(zhù)會(huì )計職能重心的變化而相應調整,會(huì )計檔案職能的定位應確保會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計控制職能的需要,檔案的管理應從軟件與硬件兩個(gè)方面確保會(huì )計檔案職能的實(shí)施。

　　一、會(huì )計電算化環(huán)境對會(huì )計職能的影響

　　會(huì )計工作電算化是伴隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展成為一種實(shí)現會(huì )計職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會(huì )計工作的結果。在會(huì )計電算化環(huán)境下,一方面,會(huì )計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會(huì )計職能作用形式產(chǎn)生了變化,會(huì )計職能的重心由人工記賬時(shí)期的會(huì )計核算轉向會(huì )計電算化環(huán)境下的會(huì )計監督。

　　1.簡(jiǎn)化了會(huì )計核算過(guò)程。會(huì )計是伴隨著(zhù)經(jīng)濟活動(dòng)的規模與復雜性到了一定程度后,從其他經(jīng)濟管理活動(dòng)中分立出來(lái)的,形成其自身獨立的專(zhuān)職工作。傳統的人工記賬時(shí)期,會(huì )計工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會(huì )計核算, 會(huì )計核算的過(guò)程包括設置賬戶(hù)、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會(huì )計報表等內容,其中大量重復的勞動(dòng)是填制憑證、登記各種賬簿與編制會(huì )計報表;在會(huì )計電算化環(huán)境下,會(huì )計核算的過(guò)程除設置賬戶(hù)與填制憑證是采取人機交互方式外,人工記賬時(shí)代大量重復進(jìn)行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動(dòng)完成,會(huì )計人員所進(jìn)行的主要是審核與監督工作。顯然,在電算化環(huán)境下,會(huì )計核算過(guò)程得到簡(jiǎn)化,會(huì )計工作效率明顯得到提高。

　　2.拓寬了會(huì )計監督職能。人工記賬時(shí)期會(huì )計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會(huì )計報表上,會(huì )計職能主要表現為核算職能,會(huì )計監督僅僅體現在核算之中,監督的形式主要是事后監督與被動(dòng)監督。在會(huì )計電算化環(huán)境下,一方面,會(huì )計人員可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),在時(shí)間上保證了會(huì )計人員能夠有效地行使監督的職能;另一方面, 由于會(huì )計電算化環(huán)境下的預算控制不僅實(shí)現了對單位經(jīng)濟活動(dòng)的“時(shí)時(shí)監控”,而且還可以打破時(shí)間的跨度,完成對歷史會(huì )計信息的處理與未來(lái)信息的分析等工作,較好地協(xié)助會(huì )計人員進(jìn)行事前預測、事中控制與事后考核等對經(jīng)濟活動(dòng)全過(guò)程的控制工作,從而大大地拓寬了會(huì )計監督職能的空間。

　　二、會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計檔案職能的特點(diǎn)

　　同人工記賬時(shí)代的會(huì )計檔案相比,會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計檔案的形成與管理有以下三個(gè)方面的特點(diǎn)。

　　1.內容復雜性與領(lǐng)域拓展性。傳統的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表等會(huì )計核算紙質(zhì)材料, 它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據,具有嚴格的數據平衡性、時(shí)序性和嚴肅性。實(shí)行會(huì )計電算化后形成的會(huì )計檔案,從實(shí)際內容看,一方面保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會(huì )計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據,使電算化會(huì )計檔案與傳統的會(huì )計檔案相比,存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。

　　2.環(huán)境依賴(lài)性與載體特殊性。傳統的會(huì )計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀(guān),可以直接查看到會(huì )計信息,而會(huì )計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統才可重現,對系統環(huán)境具有很強的依賴(lài)性。會(huì )計檔案的數字化,使會(huì )計核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,改變了信息的介質(zhì),提高了會(huì )計信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會(huì )計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤(pán)、光盤(pán)等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

　　3.信息共享性與數據易改性。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的運用,可以提高會(huì )計文檔的多方位檢索速度,并能夠實(shí)現檔案信息的網(wǎng)上遠距離傳送,有利于會(huì )計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質(zhì)與光盤(pán)中的數據可以很容易被修改,從而導致會(huì )計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會(huì )計檔案失去價(jià)值。

　　三、會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計檔案職能的定位

　　由于會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計工作的結果(會(huì )計檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴(lài)性與數據易改性等特點(diǎn),會(huì )計電算化雖然有助于簡(jiǎn)化核算過(guò)程與拓寬會(huì )計監督的職能,但在會(huì )計工作質(zhì)量控制與會(huì )計信息安全利用等方面存在較多的問(wèn)題,給會(huì )計工作提出了新的任務(wù)與要求。筆者認為,要解決這一問(wèn)題,使會(huì )計職能適應會(huì )計環(huán)境對會(huì )計工作的要求,就應從調整會(huì )計職能入手,將會(huì )計職能的行使設置為兩個(gè)層次,一是由前臺工作人員行使對經(jīng)濟活動(dòng)的核算與監督職能,完成對單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會(huì )計工作的再監督職能,完成對會(huì )計信息質(zhì)量控制與信息利用工作。會(huì )計檔案作為記錄會(huì )計工作過(guò)程與反映單位經(jīng)濟活動(dòng)狀況的證據,既是聯(lián)系會(huì )計工作前臺與后臺的紐帶,也是實(shí)現會(huì )計質(zhì)量控制與會(huì )計信息利用的主要途徑。因此,同傳統手工記賬時(shí)代的檔案管理職能相比較,會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。

　　1.會(huì )計質(zhì)量控制關(guān)口的職能。在會(huì )計電算化環(huán)境下,會(huì )計質(zhì)量控制的重點(diǎn)是建立一種內部制約機制,及時(shí)預防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生,會(huì )計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄與會(huì )計工作痕跡,并通過(guò)相應的事后監督機制,及時(shí)發(fā)現并中止上述行為。因此,在會(huì )計電算化環(huán)境下,會(huì )計檔案管理首要職能是實(shí)現檔案歸集關(guān)口的前移,確保會(huì )計檔案資料的真實(shí)性,反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)與會(huì )計工作的本來(lái)面貌;其次,要將內部會(huì )計控制制度與實(shí)施結果納入檔案管理的范疇,把事后監督信息定期反饋到會(huì )計工作前臺,同時(shí)真實(shí)記錄信息反饋與信息處理的過(guò)程;第三,要建立會(huì )計檔案歸集的審查制度,制訂各種會(huì )計信息處理過(guò)程的歸檔要求,做到內容完整、手續完備、要求具體、責任明確,使會(huì )計檔案的歸集成為單位會(huì )計工作質(zhì)量再完善的過(guò)程。

　　2.會(huì )計信息利用窗口的職能。由于計算機中的數據文件是動(dòng)態(tài)的,時(shí)刻都在發(fā)生變化,因此,會(huì )計檔案利用的首要任務(wù)是要根據會(huì )計工作的特點(diǎn),在規定的時(shí)間段內進(jìn)行數據備份,并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質(zhì)上,與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔, 保證歸檔資料的完整性,為實(shí)現檔案數據的綜合查詢(xún)與有效利用奠定基礎;其次,要運用相關(guān)的統計分析方法,根據單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分類(lèi),對會(huì )計信息進(jìn)行加工整理,并通過(guò)對會(huì )計檔案的編研,以財務(wù)年鑒等方式形成有價(jià)值的會(huì )計信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會(huì )計信息丟失;第三,根據工作需要,在有針對性地實(shí)現會(huì )計檔案信息對外提供與提高會(huì )計檔案利用價(jià)值的同時(shí),做好會(huì )計檔案數據的日常維護工作。

　　四、會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計檔案職能的實(shí)施

　　要實(shí)現會(huì )計電算化環(huán)境下會(huì )計檔案的各項職能,必須從觀(guān)念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會(huì )計檔案職能的實(shí)施。

　　1.強化檔案意識。首先,要克服傳統會(huì )計檔案管理過(guò)程中的一些錯誤觀(guān)念,糾正會(huì )計檔案管理過(guò)程中的一些錯誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質(zhì)實(shí)物檔案管理,輕磁性介質(zhì)檔案管理;重檔案移交后續管理,輕前臺會(huì )計工作的檔案管理;重一般檔案的統一管理,輕專(zhuān)門(mén)檔案的專(zhuān)門(mén)管理。其次,要將先進(jìn)的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應用于會(huì )計檔案的管理實(shí)踐,樹(shù)立會(huì )計檔案管理的時(shí)效性意識、完整性意識、過(guò)程控制意識、質(zhì)量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。

　　2.健全檔案制度。會(huì )計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發(fā),充分重視制度建設,嚴格按照《會(huì )計檔案管理辦法》與會(huì )計電算化環(huán)境檔案管理的要求,積極推進(jìn)會(huì )計檔案管理的科學(xué)化、規范化、制度化與現代化工作。要建立會(huì )計檔案入庫前的審查制度,加強前臺會(huì )計工作的會(huì )計檔案管理,確保人庫會(huì )計檔案的質(zhì)量; 要建立會(huì )計檔案查詢(xún)、對外借閱、復印等內部控制制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會(huì )計檔案的安全;要加強對有保存價(jià)值與利用價(jià)值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會(huì )計資料的管理,防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效,確保會(huì )計檔案的完整。

　　3.完善檔案手段。傳統意義上檔案手段主要是指檔案庫房、檔案設施,隨著(zhù)新型存儲介質(zhì)的不斷出現和現代信息處理技術(shù)的廣泛應用,出現了許多新型的檔案載體,新型載體與傳統檔案載體在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求。以新型檔案載體為對象的會(huì )計檔案,將是電算化環(huán)境下會(huì )計檔案管理的重要形式,它不僅要求有效地保護檔案載體,還要確保檔案信息內容的安全性、真實(shí)性與完整性,這就給會(huì )計檔案的管理手段與管理環(huán)境提出了更高的要求。會(huì )計檔案管理部門(mén)只有將當代先進(jìn)的技術(shù)設備、技術(shù)手段與技術(shù)成果引入檔案管理實(shí)踐中,才能滿(mǎn)足新型檔案載體管理的要求。

　　4.培訓檔案人員�，F代化的管理需要現代化的人才、現代科學(xué)技術(shù)手段與先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應用,人是決定因素。由于會(huì )計檔案資料內容廣泛,具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性與嚴密性的特點(diǎn),作為一種專(zhuān)門(mén)檔案,不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理,而應該按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。會(huì )計檔案的專(zhuān)業(yè)化管理,要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識,還應具備會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識,能夠熟練使用現代化的管理手段,運用各種管理軟件。而現在大部分檔案管理人員只具備會(huì )計或檔案管理單方面的知識,難以勝任現代會(huì )計檔案管理工作的需要,培養和引進(jìn)一批既掌握各種現代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識,又精通會(huì )計工作業(yè)務(wù),專(zhuān)門(mén)從事會(huì )計檔案管理的工作人員,才能適應新時(shí)期會(huì )計檔案管理的要求。

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