在制造型企業(yè)中建立合理有效的MRO物料采購流程
�。壅撐年P(guān)鍵詞］制造企業(yè) MRO ABC管理法 采購流程
�。壅撐恼� 要］本文首先運用ABC管理法對MRO物料進(jìn)行細分，然后對各類(lèi)MRO物料建立不同的采購流程，有效解決了制造型企業(yè)MRO物料采購中遇到的難題，降低了企業(yè)MRO物料的采購風(fēng)險，同時(shí)也提高了采購效率。
生產(chǎn)制造型企業(yè)的運作模式簡(jiǎn)單概括來(lái)說(shuō)就是購入各種物料，并且使用人工、設備等對購入的原料進(jìn)行加工，然后將產(chǎn)品進(jìn)行銷(xiāo)售以獲得贏(yíng)利。制造型企業(yè)所需采購的物料大體分為兩種，一種是構成產(chǎn)品所必需的物料，即生產(chǎn)性物料；另一種是支持生產(chǎn)運作、保養、維修、運營(yíng)需要的非生產(chǎn)性物料，即MRO物料。這兩種物料在供應鏈方面的主要區別在于MRO物料種類(lèi)比生產(chǎn)性物料更繁雜，而且物料的需求數量和需要時(shí)間具有不確定性。因此在進(jìn)行物料采購和管理時(shí)，不可能像對待生產(chǎn)性物料一樣為每一種MRO物料設立足夠的安全庫存。這就給物料采購和企業(yè)正常的生產(chǎn)運作帶來(lái)了一定的困難。本文將針對MRO物料的不確定性，同時(shí)結合生產(chǎn)制造型企業(yè)的特點(diǎn)建立有效合理的MRO物料采購流程以降低企業(yè)的采購風(fēng)險，同時(shí)提高采購效率。
通常來(lái)說(shuō)，MRO物料大致可分為A、B、C、D四類(lèi)，A類(lèi)零件通常是指價(jià)值高且非常重要的設備備件，而且安全庫存量較少。這類(lèi)零件庫存數的多少往往決定是否可以保障設備正常運行，是MRO物料中的瓶頸物料。A類(lèi)零件占庫存資金總額的70%，但庫存數量只占總數的10%左右，用增加訂貨次數來(lái)保證備件的使用。B類(lèi)零件占庫存資金總額的20%左右，庫存數量占總數的30%左右，這類(lèi)零件可以設立最大和最小庫存值，定期檢查按照最大庫存量補庫存的方式進(jìn)行采購。C類(lèi)備件通常是指價(jià)值較低的易耗品，這類(lèi)零件雖然占庫存總數的60%左右，但金額只占庫存資金總額的10%左右。由于這類(lèi)備件交貨周期短且占用資金小，但零件品種和規格繁多、需求量大，對于這類(lèi)零件可采取按需批量訂貨的方式，這樣既可以節省采購時(shí)間成本，批量采購的方式還可以取得優(yōu)惠價(jià)格。D類(lèi)物料通常是指價(jià)格高昂的固定資產(chǎn)，如生產(chǎn)設備、模具等。這類(lèi)物料不需要設立安全庫存，有需求后再安排采購。
對于不同種類(lèi)的MRO物料，需要建立合理的并且有針對性的采購流程來(lái)保證物料的正常供應。我們從以下幾方面來(lái)考慮。
(1)對于那些已經(jīng)設立安全庫存并且已經(jīng)具有采購信息的MRO物料應由專(zhuān)門(mén)的計劃人員在MRP系統里做好需求計劃，采購人員按照需求計劃向指定供應商下訂單，其中物料的價(jià)格是與供應商協(xié)商后在某一個(gè)時(shí)段的協(xié)議價(jià)格，在每次采購時(shí)無(wú)須臨時(shí)詢(xún)價(jià)和談價(jià)。
(2)對于無(wú)采購信息的新物料，使用部門(mén)在系統中向采購部提出MRO物料采購需求，需求必須包括品名、型號、技術(shù)要求和需求時(shí)間等信息，采購部根據上述采購信息向供應商進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。新物料的詢(xún)價(jià)應首先考慮現有合格供應商，如現有的供應商無(wú)法提供所需要的MRO物料，則需要開(kāi)發(fā)新的供應商，新供應商的來(lái)源可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、專(zhuān)業(yè)雜志期刊，或源自公司內部技術(shù)部門(mén)的推薦，也可以是參加各種專(zhuān)業(yè)的展覽會(huì )獲得的供應商信息。
相應的MRO物料供應商開(kāi)發(fā)流程如下：
第一，首先由采購部、MRO物料使用部門(mén)和技術(shù)質(zhì)量等相關(guān)部門(mén)成立評估小組并制作新供應商開(kāi)發(fā)計劃，計劃包括開(kāi)發(fā)零件的名稱(chēng)，每個(gè)部門(mén)的職責，開(kāi)發(fā)新供應商每一個(gè)環(huán)節的完成時(shí)間節點(diǎn)等信息。
第二，制訂了供應商開(kāi)發(fā)計劃以后，采購部向供應商索取營(yíng)業(yè)執照，稅務(wù)登記證，組織機構代碼證，質(zhì)量管理體系證書(shū)，代理證書(shū)等相關(guān)文件，并了解主要供應商員工和技術(shù)參數，廠(chǎng)房面積，生產(chǎn)特點(diǎn)，主要生產(chǎn)和檢測設備，生產(chǎn)能力，主要客戶(hù)，主要產(chǎn)品和產(chǎn)品執行標準等相關(guān)信息，并對上述供應商提供資料的真實(shí)性進(jìn)行核查。然后，將真實(shí)信息匯總入“供應商基本調查表”歸檔。C類(lèi)MRO物料因價(jià)值較低，其供應商可直接列入潛在合格供應商名單；A、B類(lèi)產(chǎn)品則需組織技術(shù)開(kāi)發(fā)部、質(zhì)量部等有資質(zhì)的人員成立評估小組，確定日期來(lái)進(jìn)行現場(chǎng)審核�，F場(chǎng)審核內容包括質(zhì)量體系管理能力，實(shí)物質(zhì)量，財務(wù)狀況，新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)能力，工藝狀況，交付及售后服務(wù)能力等審核項目，審核由評估小組共同完成。
第三，審核完成后，評估小組形成審核報告交采購部。對于審核中的不合格項發(fā)放整改通知書(shū)，要求供應商限期整改，整改合格的供應商可以列入潛在供應商名單，整改后仍不合格的供應商則取消其資格。
第四，評審小組根據審核的結果選定試樣供應商，并向供應商索取樣品。對于那些價(jià)值較高的物料與供應商簽訂產(chǎn)品試制協(xié)議或者保密協(xié)議，并安排打樣，進(jìn)行產(chǎn)品試樣和工藝符合性的確定，其后是小批量的生產(chǎn)試用。通過(guò)產(chǎn)品認可的供應商列入合格供應商名單。
第五，采購部建立合格供應商檔案，主要包括基本情況調查表、供應商產(chǎn)品明細和價(jià)格、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議、供貨協(xié)議、價(jià)格協(xié)議、營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證、組織機構代碼證、質(zhì)量管理體系證書(shū)、代理證書(shū)等信息。
在新供應商開(kāi)發(fā)完成以后，采購部門(mén)就可以根據一般的采購流程進(jìn)行物料的訂購了。通常來(lái)說(shuō)，在現有合格供應商不能滿(mǎn)足需求時(shí)應選擇開(kāi)發(fā)新供應商。但是如果現有的合格供應商發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題并且限期整改未通過(guò)，或者是現有合格供應商無(wú)法滿(mǎn)足降價(jià)或者服務(wù)要求時(shí)同樣也需要開(kāi)發(fā)新供應商。
(3)除了以上介紹的兩種物料采購流程，在企業(yè)中還需要建立一個(gè)固定資產(chǎn)采購流程，即招標采購流程。在招標采購中固定資產(chǎn)管理部門(mén)需向高級管理層或者股東提交購買(mǎi)申請和預算，待高級管理層或者股東方批準采購之后，采購部與資產(chǎn)管理部門(mén)準備競標文件并向目標供應商發(fā)放，競標文件分為兩大部分——技術(shù)部分和商業(yè)部分。技術(shù)部分由固定資產(chǎn)管理部門(mén)提供，包括所購資產(chǎn)的技術(shù)要求、參數、驗收標準等信息，商業(yè)部分由采購部提供，包括投標規則、供貨條件、服務(wù)條款等。采購部門(mén)主要負責競標文件的跟蹤，協(xié)調供應商和固定資產(chǎn)管理部門(mén)之間溝通，安排供應商提問(wèn)和解答。在收到供應商的報價(jià)后，采購部門(mén)分析商業(yè)條款，固定資產(chǎn)管理部門(mén)則分析技術(shù)條款，在綜合考慮各種因素后選定供應商。由于固定資產(chǎn)往往涉及較大的資金和風(fēng)險，因此應首選現有合格供應商，若需要開(kāi)發(fā)新供應商則要嚴格按照新供應商開(kāi)發(fā)流程，并且在必要時(shí)對供應商進(jìn)行現場(chǎng)審核，而且必須由專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員負責所有的技術(shù)資料編寫(xiě)和技術(shù)條款分析。采購部門(mén)在簽訂合同后對交貨進(jìn)度進(jìn)行監控，保證所采購的高價(jià)值固定資產(chǎn)按照時(shí)間和質(zhì)量要求交貨。在付款方式上，對于固定資產(chǎn)的付款條件應盡量爭取驗收后付款或者用信用證付款方式以減少付款風(fēng)險。
建立合理和有針對性的MRO物料采購流程對于生產(chǎn)制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，不僅降低了采購成本，在規范流程和提高物料質(zhì)量、按時(shí)交付等方面也有著(zhù)積極的作用。同時(shí)MRO物料采購作為企業(yè)正常運作的重要供應鏈環(huán)節，需要相關(guān)人員對供應商質(zhì)量、價(jià)格和采購流程進(jìn)行定期維護以保證低成本和高質(zhì)量物料供應。
參考文獻：
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