試談對高校辦公室科學(xué)化管理的倡議
摘 要：由于舊體制與舊思想已不符合時(shí)代的要求，因而我國高校辦公室管理中存在一些不足之處。在新形勢下，為了更好地發(fā)揮院系辦公室的作用，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，服務(wù)于高校的發(fā)展事業(yè)，作者通過(guò)研究對高效辦公室科學(xué)化管理提出科學(xué)化倡議，主要包括采用科學(xué)化的管理手段和工作人員素質(zhì)的優(yōu)化。
關(guān)鍵詞：高校辦公室管理 科學(xué)化管理倡議 工作人員素質(zhì)
1.高校辦公室管理工作存在的理由
隨著(zhù)我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校管理中遺留的舊體制與舊思想已經(jīng)不符合時(shí)代的要求。高校辦公室管理中存在著(zhù)一些不足之處。首先是職責與業(yè)務(wù)范圍方面的理由。我國高校辦公系統的業(yè)務(wù)隨著(zhù)教育事業(yè)的不斷發(fā)展而擴展，新業(yè)務(wù)不斷出現。這就對辦公室的職責及業(yè)務(wù)范圍提出了挑戰，若不合理處置，則會(huì )導致混亂。其次是缺乏明確的分工與目標體制。由于高校辦公室工作性質(zhì)的繁、細、雜等特點(diǎn)，缺乏明確的分工與目標體制，很多辦公室系統都處于“混沌”狀態(tài)。最后是人員的任用與管理方面的理由。由于舊體制的緣故，辦公室人員的任用從屬于教育、教學(xué)人員，如安排家屬工作，這種體制存在諸多弊端。而在人員管理方面，也缺乏有效的管理機制，工作人員效率低下、積極性不高。在新形勢下，為了更好地發(fā)揮院系辦公室的作用，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，服務(wù)于高校的發(fā)展事業(yè)，筆者提出以下倡議。
2.高校辦公室科學(xué)化管理倡議
2.1管理科學(xué)化。管理工作規范化、制度化，手段現代化是科學(xué)化管理的有力保障。
2.1.1管理制度化。過(guò)去，教育與管理模式上的固態(tài)結構，使高等學(xué)校辦公室長(cháng)期處于被動(dòng)、附庸的地位，其職責大多限于事務(wù)性管理和服務(wù)，在工作方式上主要因襲傳統，因此，高校辦公室的制度就無(wú)從談起。根據學(xué)校的發(fā)展需要和實(shí)際出發(fā)，建立一系列規章制度，使高校辦公室的每一項工作都有章可循、有規可依。強化人本意識，建立既能約束又能激勵的競爭機制和政策，營(yíng)造人盡其才、才盡其用的工作環(huán)境，激勵、調動(dòng)工作人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng )造性。要規范辦事程序，明確辦事的先后次序、具體步驟和基本要求，特別是不得越級，不能推諉。
制度化主要是指建立、健全崗位明確職責分工，進(jìn)行目標管理和考核。在制定工作人員崗位責任制時(shí)，必須按每個(gè)人的職責和任務(wù)作出明確而具體的規定，每項工作務(wù)必有具體的目標要求。時(shí)間性強的工作則要求規定出完成的時(shí)限，切忌籠統，盡可能地制定出定量目標及其要求，以有利于考核。與此同時(shí)制定出相應的獎懲制度，切實(shí)避開(kāi)干多、干少、干好、干壞一個(gè)樣。建章立制是科學(xué)化管理的有力保障。它既可保證不同工作崗位上的管理人員應有的獨立性，又能調動(dòng)起他們工作的積極性。
2.1.2管理手段現代化。一是建立良好的工作秩序。首先，建立合理的接待制度，不要讓一個(gè)個(gè)不速之客把一天的時(shí)間搞得支離破碎，難以集中時(shí)間做事。其次，辦公室設置要合理，光線(xiàn)適當;辦公用具擺放在伸手可得的位置;配備舒適的轉椅;電話(huà)鈴聲音量適當;文件要分門(mén)別類(lèi)放好，急辦的放在顯眼的位置。最后，提高說(shuō)話(huà)效率，接打電話(huà)不要沒(méi)完沒(méi)了，最好每次都不要超過(guò)三分鐘;縮短交際時(shí)間，該說(shuō)“不”的時(shí)候就要說(shuō)“不”，想走就立即告辭。二是辦公手段現代化。辦公手段現代化，是指辦公室自動(dòng)化。即將電子計算機及各類(lèi)自動(dòng)化技術(shù)設備運用于辦公手段之中，以達到提高管理效率，提高管理效能之目的。計算機運用于辦公室，主要是通過(guò)建立數據庫管理系統。即將師資檔案、學(xué)籍檔案、科研管理檔案等數據資料錄入數據庫系統，達到快捷調取、檢索的目的。例如：教師評定職稱(chēng)，就可依據評定條件，將教師的工作量、科研課題、已發(fā)表的論文級別及其數量、教師的學(xué)識結構和再提高的情況，以及教師獲獎的級別等情況，一并調出計算機。對照評審條件，迅速準確地給教師下個(gè)結論。利用計算機聯(lián)網(wǎng)，不僅可以對本系部情況了如指掌，而且對全校乃至全國范圍內的新動(dòng)態(tài)能及時(shí)掌握。
2.2工作人員素質(zhì)優(yōu)化。工作人員素質(zhì)優(yōu)化包括提升職業(yè)素養、注重工作效率和力求工作創(chuàng )新三個(gè)方面。
2.2.1提升職業(yè)素養。辦公室每位工作人員，都應當具備優(yōu)良的業(yè)務(wù)素質(zhì)和高尚的職業(yè)道德，這不僅是任職的基本要求，而且是對黨和國家忠誠的一種基本素質(zhì)和升華。為此，應該做到：第一，忠于職守。一項工作，敷衍了事幾個(gè)小時(shí)就能完成，但認認真真、想方設法去做，則可能需要更長(cháng)的時(shí)間。工作的認真程度很難以定量的指標進(jìn)行考核。辦公室工作人員要正確認識辦公室工作的社會(huì )作用和社會(huì )價(jià)值。不論是自己選擇的還是組織安排的崗位，不論是從事領(lǐng)導工作還是具體工作，都要有達觀(guān)敬業(yè)的精神，一絲不茍、兢兢業(yè)業(yè)地對待工作中的每一個(gè)理由，認真處理好工作中的每一個(gè)環(huán)節。第二，合理規劃。許多高校辦公室工作人員不善于規劃自己的工作，不分輕重緩急，工作沒(méi)有目標，遇到什么做什么，導致該做的沒(méi)有做，在不該做的工作上卻花了很多時(shí)間。忙于工作的這種精神固然是好的，但并不能說(shuō)明善于利用時(shí)間，因為某個(gè)人從早忙到晚所做的事情，有的人可能幾個(gè)小時(shí)甚至更短時(shí)間內就完成了。因此，辦公室工作人員應該對需要處理的事務(wù)進(jìn)行合理規劃，制訂完善的工作計劃、把一些例行性的日常工作程序化，以節約時(shí)間。第三，勇于負責。在工作中要敢于堅持原則，并主動(dòng)承擔由于工作行為所產(chǎn)生的一切后果。這就要求高度的責任感和使命感，堅持原則，實(shí)事求是，不投機取巧，不文過(guò)飾非，不推卸責任，要及時(shí)檢討自己在工作中的失誤和過(guò)錯，以消除自己的淺見(jiàn)與過(guò)失給工作帶來(lái)的消極影響。
2.2.2注重工作效率。當今的社會(huì )是一個(gè)快節奏的社會(huì )，樹(shù)立雷厲風(fēng)行、高效運轉的工作作風(fēng)是時(shí)代的要求。講求實(shí)效，快速準確地處理工作上的各種事務(wù)，是對辦公室工作人員業(yè)務(wù)道德規范的基本要求。在工作中應當做到：首先，要準確無(wú)誤、分工合作。辦公室工作人員除了要有強烈的責任心和嫻熟的職業(yè)技能外，還要吃透政策，明確意圖，摸清情況，選擇適當的行為方式和策略，謹慎應對可能發(fā)生的意外情況。其次，要不斷尋找工作中的差距，發(fā)現理由要及時(shí)，處理要得當，萬(wàn)萬(wàn)不可因小失大，事倍功半。再次，科學(xué)地分工是提高效率的關(guān)鍵。辦公室工作事務(wù)繁雜，更需要合理分工。同教師的教學(xué)工作比較，辦公室工作人員在履行其職能時(shí)，更離不開(kāi)與他人的協(xié)作。例如：對教學(xué)質(zhì)量的追蹤檢查，需要教師、學(xué)生的配合。對師資的管理，需要教學(xué)秘書(shū)、科研秘書(shū)的合作。除此之外，還要與各個(gè)教研室、研究室聯(lián)系�？梢哉f(shuō)系辦公室與校長(cháng)辦公室、教務(wù)處、科研處、總務(wù)處，以及全校各系、部均有廣泛的聯(lián)系與合作。“合作”，需要辦公室工作人員具有較強的協(xié)同能力，懂得協(xié)調領(lǐng)導、教工、學(xué)生之間的關(guān)系。然后是善于應變、靈活協(xié)調。由于現在社會(huì )工作節奏加快，辦事講究速度和效率，辦公室工作人員對新事物應該有高度的敏銳性，及時(shí)捕捉新理由，并加以分析整合。遇到突發(fā)和意外事件時(shí)，要有及時(shí)處理理由的應急能力。
2.2.3力求工作創(chuàng )新。工作的開(kāi)展和整個(gè)世界的發(fā)展一樣，是個(gè)不停運轉的過(guò)程。創(chuàng )新是內部矛盾運動(dòng)規律的客觀(guān)反映和必定要求，是工作推進(jìn)的不竭源泉。工作創(chuàng )新是一個(gè)實(shí)實(shí)在在的工作過(guò)程，必須有明確的目標、可靠的措施、及時(shí)的反饋和不斷的改善。工作目標的實(shí)現不可能是一帆風(fēng)順的，特別是“創(chuàng )新”，本身就意味著(zhù)這是一個(gè)必須付出艱苦勞動(dòng)的過(guò)程。要想在工作中成功實(shí)現創(chuàng )新，就必須摒棄個(gè)人的保守思想，自覺(jué)克服“按傳統方式辦事、不求有功事但求無(wú)過(guò)”等消極思想的影響，保持內心積極創(chuàng )新的熱情和動(dòng)力。加強學(xué)習，不但是每個(gè)人提高自身綜合素質(zhì)的有效手段，更是提高創(chuàng )新能力和水平的可靠保障。高校辦公室工作人員應該把加強學(xué)習作為一種自覺(jué)行動(dòng)，遵守學(xué)習制度、落實(shí)學(xué)習要求，積極把握各級組織、部門(mén)組織的各類(lèi)學(xué)習培訓機會(huì )，以扎實(shí)的學(xué)風(fēng)投入到對各類(lèi)知識的學(xué)習之中。通過(guò)學(xué)習建立完善的知識體系，并將知識資源存儲在辦公室的知識庫之中，在領(lǐng)導決策時(shí)便及時(shí)提供知識支持，實(shí)現知識創(chuàng )新。
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