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淺談企業(yè)采購管理創(chuàng )新
【摘要】生產(chǎn)制造企業(yè)，采購管理創(chuàng )新焦點(diǎn)應放在物資集中采購、采購過(guò)程的精細化管理和對采購過(guò)程的信息化建設。同時(shí)為了降低制造企業(yè)物資采購成本，應通過(guò)嘗試一系列方式、方法、手段的使用，實(shí)現采購管理創(chuàng )新。首先要有一個(gè)具有創(chuàng )新思想的領(lǐng)導和組織;優(yōu)化交付績(jì)效;降低采購成本;提高采購質(zhì)量;提高采購靈活性和應急響應能力;降低商務(wù)風(fēng)險;實(shí)現采購商務(wù)過(guò)程的電子化和透明化。
【關(guān)鍵詞】采購模式;采購管理創(chuàng )新;降低采購成本;提高采購效率
目前，越來(lái)越多的企業(yè)意識到采購在企業(yè)核心競爭力中的重要地位，一個(gè)企業(yè)的成功和發(fā)展離不開(kāi)采購的管理，要想在企業(yè)的發(fā)展道路上長(cháng)久不衰，更離不開(kāi)對采購管理的提升和創(chuàng )新。但同時(shí)，由于采購作為一個(gè)經(jīng)濟敏感行業(yè)，更離不開(kāi)合法合規的限制和管理，難免會(huì )有企業(yè)對采購的創(chuàng )新畏首畏尾。
為有效克服制造型企業(yè)物資采購成本逐年增高、并順利解決目前采購工作中存在的各種問(wèn)題，對各類(lèi)物資采購模式進(jìn)行分析和總結，進(jìn)而摸索以找到適用于制造型企業(yè)生產(chǎn)制造需求和采購物資特性相適應的采購模式，對于生產(chǎn)制造企業(yè)，采購管理創(chuàng )新焦點(diǎn)應放在物資集中采購、采購過(guò)程的精細化管理和對采購過(guò)程的信息化建設。同時(shí)，為了降低制造企業(yè)物資采購成本，應通過(guò)嘗試一系列方式、方法、手段的使用，實(shí)現采購管理創(chuàng )新。包括：要有一個(gè)具有創(chuàng )新思想的領(lǐng)導和組織;采購管理機制創(chuàng )新，提高采購效率。
一、首先要有一個(gè)具有創(chuàng )新思想的領(lǐng)導和組織
要想創(chuàng )新，主管領(lǐng)導首先要解放思想，當說(shuō)到要將組織改革變成更富有創(chuàng )造性的時(shí)候，通常指的是此組織領(lǐng)導要具備激發(fā)員工創(chuàng )新的能力。能引導和激勵組織，把新的采購管理要素，如新的采購方法、新的管理手段、新的管理模式等要素組合引入企業(yè)采購管理和實(shí)施系統。同時(shí)，以更有效地實(shí)現組織采購活動(dòng)。組織時(shí)刻具備創(chuàng )新理念，也就是具備隨時(shí)思考出奇制勝方法的能力和習慣，一方面在采購過(guò)程中要有新方式方法，如開(kāi)發(fā)新的供貨渠道或選擇更具有競爭力的供應商;另一方面以提高采購工作的質(zhì)量和效率，從而使企業(yè)立于不敗之地。
二、采購管理機制創(chuàng )新，提高采購效率
無(wú)論什么樣的采購管理模式，萬(wàn)變不離其宗，離不開(kāi)以下要素：優(yōu)化交付績(jì)效;降低采購成本;提高采購質(zhì)量;提高采購靈活性和應急響應能力;降低商務(wù)風(fēng)險，實(shí)現采購商務(wù)過(guò)程的電子化和透明化。以下分別簡(jiǎn)述采購管理模式及相應的創(chuàng )新思路。
1.優(yōu)化交付績(jì)效
把采購流程細分，采購責任細分，對每一環(huán)節節點(diǎn)設置完成考核時(shí)間，采購過(guò)程主要包括以下環(huán)節：接收采購計劃、制定采購策略、發(fā)出詢(xún)價(jià)函、貨比三家、議價(jià)、推薦供應商、擬制評審合同、合同審批、簽訂合同、到貨驗收、貨款結算。結合采購需求要求完成時(shí)間，結合每種物資的采購特性，確定各環(huán)節的預計完成時(shí)間，并全程通過(guò)信息化手段進(jìn)行監測，對結果進(jìn)行考核，設置為采購人員工作績(jì)效的關(guān)鍵績(jì)效考核指標，如果獎懲力度太小，難以引起采購人員重視，建議加大績(jì)效獎金的所占工資額度比例。如，績(jì)效獎金至少占到采購人員工資總額的50%或更多，或者通過(guò)產(chǎn)值法設置采購人員的績(jì)效獎勵，讓采購交付成為采購人員工資收入的決定因素，進(jìn)而督促和提高交付績(jì)效。
2.降低采購成本
所有制造企業(yè)經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)采購成本與價(jià)格的管控，大家一提到降低采購成本，很多企業(yè)直接通過(guò)壓低供應商的供貨價(jià)格，通過(guò)制定合作要求，督促供應商每年降價(jià)，以至于把供應商逼得退無(wú)可退，進(jìn)而影響供應商的服務(wù)和支持，嚴重的會(huì )影響供貨質(zhì)量。所以作為采購管理者和執行者，應該大膽的創(chuàng )新，開(kāi)拓思路。如：對于一些快銷(xiāo)標準商用物資，可以通過(guò)降低庫存，通過(guò)合理數據分析，是企業(yè)做到產(chǎn)、供、銷(xiāo)數量和規模一致，進(jìn)而提高企業(yè)物資庫存周轉率，降低企業(yè)供應鏈運營(yíng)的成本。自然降低價(jià)格也就不成核心問(wèn)題了。
降低成本，有時(shí)候表現出來(lái)的不只是降低價(jià)格，有時(shí)候，提高價(jià)格，對企業(yè)來(lái)說(shuō)也是降低了成本。如：在生產(chǎn)過(guò)程中，對一些進(jìn)口電子元器件屬于產(chǎn)品的關(guān)鍵器件，需求量極小，采購周期長(cháng)，且對其質(zhì)量要求極高，在生產(chǎn)過(guò)程中，存在著(zhù)影響生產(chǎn)延期的風(fēng)險，對此類(lèi)瓶頸物資，通過(guò)提高價(jià)格，縮短供貨周期，提高供貨質(zhì)量，對企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是隱性的降低了生產(chǎn)成本。
3.提高采購質(zhì)量
關(guān)于供應商的供貨質(zhì)量管理，對于制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵是思考：如何從根本上解決供應商供貨存在的質(zhì)量問(wèn)題，而不是一事一議，一棵樹(shù)上吊死。如何從全面的系統地來(lái)實(shí)施供貨質(zhì)量管理，實(shí)現全方位的管控供應商的供貨質(zhì)量，通過(guò)與供應商建立戰略合作關(guān)系的模式，對供應商的生產(chǎn)制造過(guò)程的質(zhì)量進(jìn)行監督管理;通過(guò)定期或不定期的監督和檢查，對實(shí)現對供應商質(zhì)量能力管理和對供應商質(zhì)量績(jì)效管理;結合各制造企業(yè)對所需物資的質(zhì)量要求，對供應商進(jìn)行輔導，從根本上改善供應商的供貨質(zhì)量。這是值得所有制造企業(yè)學(xué)習和借鑒的良好實(shí)踐，特別是對供應商的審核和輔導這兩個(gè)方面，應該貫穿于對供應商資質(zhì)審核、批準、質(zhì)量能力提升和質(zhì)量績(jì)效管理的全過(guò)程中。
4.提高采購靈活性和應急響應能力
為了防止采購物資到貨延期給公司造成重大危機，做到提前預防、減少影響時(shí)間并保證按約定交車(chē)，提高采購靈活性和應急響應能力，是增強企業(yè)核心競爭力必備條件。
(1)建立安全庫存
公司根據生產(chǎn)所需物資特性、稀缺程度、供應難度和供應商的流動(dòng)運輸方式及周期，建立合理的庫存量和最低庫存量，以保證生產(chǎn)順利進(jìn)行�；蚺c供應商建立戰略合作伙伴關(guān)系，請供應商做部分庫存，以緩解供應周期過(guò)長(cháng)的影響。
(2)建立完善的供應商體系
公司應盡量避免，獨家供貨的形式，建議每類(lèi)物資至少應3家以上供應商，以避免一家供應商出現問(wèn)題，物資供應不上的斷頓情況，在采購過(guò)程中，可以執行A、B點(diǎn)分配供應。
(3)對瓶頸物資做好替代方案
當出現供應商交付物資延期時(shí)、采購的物資達不到生產(chǎn)制造需求的要求、或所需物料出現異常而無(wú)法到貨時(shí)，在不影響生產(chǎn)制造的前提下，及時(shí)采取物料替換措施，或用類(lèi)似相近物料進(jìn)行替代，并標明時(shí)限及時(shí)進(jìn)行更換。
(4)建立采購“綠色通道”
按照正常采購程序，時(shí)間上不能滿(mǎn)足需求進(jìn)度要求的，可以進(jìn)行緊急采購。緊急采購應先辦理書(shū)面申請報告或口頭報告(在特別緊急情況時(shí))，說(shuō)明緊急情況，按照采購管理權限報授權人批準后實(shí)施，在采購完成應補辦相應的手續。
5.降低商務(wù)風(fēng)險
(1)嚴格挑選和聘用采購人員
企業(yè)的競爭，總體還是歸為人才的競爭，同樣，人在采購工作成功與否起著(zhù)決定因素。隨著(zhù)采購在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中重要性提高，采購的復雜性也日益上升。這就要求采購人員必須具備與所從事采購工作發(fā)展要求相適應的素質(zhì)和能力，并通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的培訓和學(xué)習，達到甚至超過(guò)與企業(yè)要求相適應的能力和水平。選好人，相當于在企業(yè)內部又增加了一道防火墻。
�、倨返路矫妫翰少徆ぷ麟m說(shuō)有一定的法律法規約束，但在實(shí)際過(guò)程中沒(méi)有固定規則可循，加上采購行為稽查困難，使得采購工作全憑采購人員的責任心和自覺(jué)性。因此，思想覺(jué)悟高、高度責任心、廉潔從業(yè)是每一個(gè)采購員所應具備的基本素質(zhì)，同時(shí)，選擇和聘任采購人員必備的最重要的素質(zhì)，只有思想品德高尚，才能做到大公無(wú)私、克己奉公，處處為企業(yè)發(fā)展大局著(zhù)想。
�、趯�(zhuān)業(yè)知識和技能：采購人員所具備的個(gè)人素質(zhì)與能力及采購專(zhuān)業(yè)知識等方面，采購人員應該具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專(zhuān)業(yè)知識水平;商務(wù)談判能力是采購人員需要通過(guò)培訓和實(shí)踐而必須掌握的一項能力。采購是一項職業(yè)素養要求很高的工作，這就要求采購員能靈活應對和處理采購過(guò)程中出現的一切問(wèn)題，應具備的基本工作能力也相當的多樣化，如此，相信采購人員在工作中就能以不變應萬(wàn)變，去應對多變發(fā)展的采購工作。
(2)嚴格管控采購過(guò)程
將采購活動(dòng)梳理出關(guān)鍵的控制環(huán)節，對采購活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節必須經(jīng)過(guò)審批。在采購執行過(guò)程中市場(chǎng)調查、詢(xún)價(jià)比價(jià)、討價(jià)還價(jià)的采購過(guò)程中形成的記錄和文件都必須按規定進(jìn)行存檔。供應商管理和合同管理，更是采購管理的關(guān)鍵，所以只能加強，不能放松。采購過(guò)程中，除了通過(guò)對貨物驗收、質(zhì)量檢驗，監督采購活動(dòng)成果之外，公司應該從行政監督檢查方面，另設監察審計部門(mén)進(jìn)行重點(diǎn)監控，定期進(jìn)行審計和監察，給采購執行以威懾的作用。使所有采購活動(dòng)都在雙層監督之下，及時(shí)發(fā)現采購人員的任何不法舉動(dòng)，給采購人員以壓力，使他不敢也不會(huì )做出違規違紀的活動(dòng)。
6.實(shí)現采購商務(wù)過(guò)程的電子化和透明化
結合目前各大企業(yè)集團推行的ECP電子商務(wù)平臺推進(jìn)實(shí)施，全面梳理從采購申請、采購執行、合同簽訂及供應商管理等采購工作流程，逐步實(shí)現采購流程標準化采購資源集約化、采購工作電子化，使采購工作過(guò)程受控、全程在案、結果公開(kāi)、永久追溯;通過(guò)目前電子商務(wù)平臺實(shí)現對供應商的統一管理;規范采購管理授權，實(shí)現所有采購申請的電子審批流;所有采購過(guò)程都實(shí)現可追溯，做到采購全過(guò)程中文件和記錄，做到所有采購工作都有章可循，有據可依。同時(shí)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管控提供，有利可靠的數據。
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