企業(yè)集團檔案管理工作論文

　　隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展，我國已經(jīng)擁有了一大批企業(yè)集團，做好企業(yè)的管理工作成為這些企業(yè)發(fā)展的前提。企業(yè)檔案作為公司管理的有機組成和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要記錄，其管理也非常重要。做好企業(yè)集團檔案管理工作，對提高企業(yè)競爭力、促進(jìn)企業(yè)可持續發(fā)展、維護企業(yè)合法權益、拓展企業(yè)市場(chǎng)具有極其重要的意義。

　　一、企業(yè)集團及企業(yè)集團檔案管理工作的特點(diǎn)

　　企業(yè)集團是現代企業(yè)的高級組織形式，是指由若干的具有獨立法人地位的企業(yè)通過(guò)產(chǎn)權安排、人事控制、商務(wù)協(xié)作等紐帶所形成的一個(gè)穩定的多層次經(jīng)濟組織。企業(yè)集團在結構形式上，表現為以大企業(yè)為核心、諸多企業(yè)為外圍、多層次的組織結構；在聯(lián)合體內部的管理體制上，表現為企業(yè)集團中各成員企業(yè)，既保持相對獨立的地位，又實(shí)行統一領(lǐng)導和分層管理的制度，建立了集權與分權相結合的領(lǐng)導體制；在聯(lián)合體的規模和經(jīng)營(yíng)方式上，表現為規模巨大、實(shí)力雄厚，是跨部門(mén)、跨地區、甚至跨國度多角化經(jīng)營(yíng)的企業(yè)聯(lián)合體。企業(yè)集團的特點(diǎn)決定了企業(yè)集團檔案管理工作的特點(diǎn)。

　�。ㄒ唬┢髽I(yè)集團檔案管理工作的復雜性

　　一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)集團規模都比較大，擁有一定數量的成員企業(yè)。集團內部的各成員企業(yè)可以跨行業(yè)、跨地區、跨國度、跨所有制。所以企業(yè)集團檔案工作也比較復雜。主要表現在檔案涉及范圍廣、人員多、管理手段方式不一樣，檔案系統不一樣、歸檔范圍和利用要求不一樣等方面。

　�。ǘ�）企業(yè)集團檔案管理工作的不均衡性

　　由于企業(yè)集團涉及的成員企業(yè)多，每個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展情況和信息化水平不同，檔案環(huán)境不同，管理水平不同，各成員單位檔案管理工作就不平衡。

　�。ㄈ�）企業(yè)集團檔案管理工作的層控性、外向性和不確定性

　　企業(yè)集團包括多個(gè)成員企業(yè)，檔案管理工作即需要針對集團總部要求，又要滿(mǎn)足各成員企業(yè)的要求。企業(yè)集團在發(fā)展中，存在合并、撤銷(xiāo)、隸屬關(guān)系改變等情況，這樣導致企業(yè)檔案管理工作不確定，機構和人員會(huì )出現變動(dòng)和調整。

　�。ㄋ模┢髽I(yè)集團檔案管理工作具有分散性

　　集團內部成員可能處于不同國度、不同區域，這樣造成辦公地點(diǎn)分散，檔案人員分散。

　　二、企業(yè)集團檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

　　企業(yè)集團的復雜性給企業(yè)集團檔案管理工作帶了困難。目前，企業(yè)集團檔案管理工作存在的問(wèn)題主要有：

　�。ㄒ唬�檔案管理體系不健全

　　主要體現在統一領(lǐng)導和分級管理等相關(guān)原則沒(méi)有落實(shí)到實(shí)處，各成員企業(yè)都處于各自為政的管理模式，缺乏統一的制度指導。

　�。ǘ�）管理制度不健全

　　各項制度未結合實(shí)際情況，未考慮各成員企業(yè)的特殊性，缺乏針對本企業(yè)集團檔案工作具體情況的實(shí)施辦法。

　�。ㄈ�）缺乏統一的檔案管理平臺

　　檔案發(fā)展的不均衡性、分散性使得企業(yè)集團急需統一的檔案管理平臺，滿(mǎn)足企業(yè)集團檔案集中統一管理的需求和信息快捷、便利的需求。

　�。ㄋ模┤肆�資源不平衡，人才素質(zhì)需提高

　　主要體現在集團總部和主體成員企業(yè)檔案工作受重視，設置專(zhuān)門(mén)機構和人員，人員素質(zhì)高且配備齊全。其他成員企業(yè)，特別是規模小的成員企業(yè)檔案工作沒(méi)有專(zhuān)人管理，檔案人員身兼數職，檔案業(yè)務(wù)能力低。

　�。ㄎ澹┍O督不到位

　　主要體現集團檔案部門(mén)不能及時(shí)指導各成員企業(yè)的檔案工作，不清楚成員企業(yè)檔案工作中的問(wèn)題，不能及時(shí)解決，造成檔案工作不規范、發(fā)展不均衡。

　　三、做好集團檔案管理工作的具體措施

　�。ㄒ唬┙�立科學(xué)的、規范的集團檔案管理體系

　　根據檔案法和地方檔案法律法規的相關(guān)規定，依法管理本企業(yè)檔案。集團及各成員企業(yè)應遵循“統一領(lǐng)導、分級管理”的原則，由集團總部檔案部門(mén)是企業(yè)集團內檔案工作的主管部門(mén)，統一領(lǐng)導全集團的檔案管理工作，依法進(jìn)行監督、檢查和業(yè)務(wù)指導。各成員企業(yè)必須接受集團總部檔案部門(mén)的領(lǐng)導，負責本企業(yè)的檔案管理。明確檔案管理的部門(mén)和人員及相應職責，制定相應的檔案管理制度和標準，采用合適的手段、加大集團總部對各成員企業(yè)的檔案工作的統一領(lǐng)導、管理、監督、協(xié)調的力度。統籌制定企業(yè)集團的檔案工作發(fā)展目標及工作計劃，協(xié)調處理好集團總部與成員企業(yè)、成員企業(yè)與成員企業(yè)的管理接口。采用有效手段，確保企業(yè)集團檔案資源利用和安全，發(fā)揮檔案作用。充分發(fā)揮集團內檔案專(zhuān)業(yè)人員的作用，開(kāi)展培訓，提高檔案工作人員的素質(zhì)，保證企業(yè)集團檔案工作統一、協(xié)調、高效發(fā)展。

　�。ǘ�）建立健全企業(yè)集團檔案管理標準

　　為促進(jìn)企業(yè)集團檔案管理工作得到有效開(kāi)展，作為企業(yè)集團應建立健全的檔案管理標準，（下轉第84頁(yè)）（上接第71頁(yè)）以此確保企業(yè)集團長(cháng)遠發(fā)展。根據檔案法和地方檔案法律法規的相關(guān)規定，結合本企業(yè)集團實(shí)際運營(yíng)情況，不斷完善檔案管理標準。制定標準時(shí)注意：體現本集團的行業(yè)特點(diǎn)，且考慮成員企業(yè)的特殊性，制定的標準應該具有兼容性、適度的靈活性及前瞻性；企業(yè)集團的標準由集團內各成員企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的骨干承擔，并以評審的方式發(fā)布確保制定的標準切實(shí)可行；各成員企業(yè)應根據實(shí)際編寫(xiě)相應的操作細則，配合檔案管理制度的貫徹執行。

　�。ㄈ�）加強檔案信息化建設

　　整合各成員企業(yè)檔案信息資源，根據規范性、安全性、效益性原則，規劃建立集團統一的文檔管理系統，作為各成員企業(yè)文檔管理和文檔利用的統一平臺。采用信息化手段，確保檔案安全和利用方便，同時(shí)開(kāi)發(fā)檔案資源信息，最終實(shí)現集團內部的檔案信息資源的有效共享和利用。

　�。ㄋ模┳ズ脵n案人力資源建設，不斷提高檔案人員的素質(zhì)

　　檔案人才是企業(yè)的知識管理者，在企業(yè)生產(chǎn)建設和發(fā)展中發(fā)揮著(zhù)重要的知識傳播和推動(dòng)作用。企業(yè)集團應統籌考慮整個(gè)集團檔案人員的人力資源建設，不斷提高檔案人員的素質(zhì)。一是建立各成員企業(yè)骨干員工的由集團檔案管理部門(mén)統一培訓、指導機制。二是定期或者不定期開(kāi)展多種形式、多種渠道、多種層次的檔案業(yè)務(wù)和專(zhuān)業(yè)知識培訓。三是培訓材料要根據各成員企業(yè)實(shí)際情況編制，具有實(shí)際指導作用。四是培訓過(guò)程中要因材施教，分級培訓，充分發(fā)揮各級檔案工作人員的作用。

　�。ㄎ澹﹥�(yōu)化檔案工作管理手段，有計劃有重點(diǎn)地開(kāi)展檔案工作監督指導

　　企業(yè)集團檔案部門(mén)可以通過(guò)日常檢查、專(zhuān)項檢查、檔案工作評價(jià)等監督手段，通過(guò)檔案工作規范制度的制定、宣貫，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓、建立檔案交流平臺、建立示范企業(yè)等指導手段，加強檔案工作的監督指導。在監督指導過(guò)程中要突出重點(diǎn)，要重視業(yè)務(wù)指導工作的實(shí)際效果。要做好對一般企業(yè)一般業(yè)務(wù)的指導工作，同時(shí)要集中力量對新建企業(yè)和檔案工作薄弱的企業(yè)進(jìn)行重點(diǎn)指導。通過(guò)監督指導，促進(jìn)集團各成員企業(yè)檔案均衡發(fā)展，確保制度落實(shí)，確保檔案工作規范開(kāi)展。

　　四、結語(yǔ)

　　總之、做好企業(yè)集團檔案管理工作就是要通過(guò)統一領(lǐng)導、分級管理，合理規劃檔案工作，盡快建立專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、現代化、標準化、信息化的檔案管理機制，保證企業(yè)集團各類(lèi)檔案資源完整、準確、系統、安全，確保檔案資源得到最大程度的開(kāi)發(fā)和利用，為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

　　【參考文獻】

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