企業(yè)推進(jìn)會(huì )計電算化應注意的問(wèn)題

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　�。壅�要］會(huì )計電算化的簡(jiǎn)稱(chēng)就是指電子計算機在會(huì )計工作中的應用。會(huì )計電算化是會(huì )計工作的發(fā)展方向，也是促進(jìn)會(huì )計基礎工作規范化、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。當前，很多大中型企業(yè)已經(jīng)實(shí)行了會(huì )計電算化，經(jīng)過(guò)工作實(shí)踐，使得企業(yè)在會(huì )計核算效率等方面有了很大的提高，并在運行會(huì )計電算化的基礎上，逐步向會(huì )計管理電算化和會(huì )計決策電算化發(fā)展。還有很多企業(yè)也正在試行會(huì )計電算化軟件。

 

　　會(huì )計電算化的簡(jiǎn)稱(chēng)就是指電子計算機在會(huì )計工作中的應用。會(huì )計電算化是會(huì )計工作的發(fā)展方向，也是促進(jìn)會(huì )計基礎工作規范化、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。當前，很多大中型企業(yè)已經(jīng)實(shí)行了會(huì )計電算化，經(jīng)過(guò)工作實(shí)踐，使得企業(yè)在會(huì )計核算效率等方面有了很大的提高，并在運行會(huì )計電算化的基礎上，逐步向會(huì )計管理電算化和會(huì )計決策電算化發(fā)展。還有很多企業(yè)也正在試行會(huì )計電算化軟件。我所在的單位已實(shí)行會(huì )計電算化多年，積累了一些經(jīng)驗，也有工作中的教訓，通過(guò)會(huì )計電算化工作實(shí)踐，我認為在企業(yè)推行會(huì )計電算化過(guò)程中，應注意以下幾方面問(wèn)題。

 

　　一、會(huì )計人員應有所準備，掌握一定的計算機基礎知識和必要的基本操作技能

 

　　工欲善其事，必先利其器。要使用現代化的計算機技術(shù)開(kāi)展工作，需要會(huì )計從業(yè)人員具備一定的計算機基礎理論知識和基本的操作技能。在大中型企業(yè)中，一般管理崗位的員工都通過(guò)了計算機應用能力方面的培訓考核，作為會(huì )計從業(yè)人員，最好能夠達到財政局認可的會(huì )計電算化中級水平，只有這樣，才能從容面對會(huì )計電算化的一系列問(wèn)題。會(huì )計電算化中級考試中就包括了有關(guān)計算機操作系統的熟練使用、一般辦公軟件的應用、財務(wù)軟件的實(shí)際運用等知識，尤其是微軟辦公軟件中的EXCEL內容對會(huì )計工作幫助很大，很多日常會(huì )計核算中的輔助工作以及財務(wù)數據分析等方面都要用到。

 

　　二、軟件開(kāi)發(fā)人員與會(huì )計人員應充分溝通，優(yōu)勢互補

 

　　企業(yè)的會(huì )計人員對本單位的業(yè)務(wù)情況、會(huì )計核算、財務(wù)管理工作比較熟悉，對本企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化所要達到的效能和目的比較清晰，只是由于不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的局限，不了解解決問(wèn)題的途徑，更不清楚會(huì )計核算軟件通過(guò)何種途徑來(lái)解決本單位的具體問(wèn)題。軟件開(kāi)發(fā)人員對于計算機程序、自己開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)軟件所具備的功能了如指掌，而對要運用該軟件的具體單位的具體業(yè)務(wù)并不熟悉，軟件本身具備的功能未必適合使用單位，使用單位也未必具備運行該專(zhuān)業(yè)軟件的客觀(guān)條件。因此，在決定使用商品軟件或使用針對本單位開(kāi)發(fā)的財務(wù)會(huì )計軟件時(shí)，軟件管理人員或開(kāi)發(fā)人員與單位的實(shí)際需求人員應進(jìn)行廣泛的溝通和協(xié)商，要針對行業(yè)特點(diǎn)和單位實(shí)際業(yè)務(wù)、具體的會(huì )計核算要求、財務(wù)管理的需要反復討論，明確陳述，交換意見(jiàn)，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業(yè)會(huì )計電算化工作的正常進(jìn)行。在實(shí)際工作中，企業(yè)應用的會(huì )計電算化軟件也是在不斷更新、完善的，因為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、會(huì )計核算方法以及財務(wù)管理要求都會(huì )發(fā)生變化。軟件管理人員或開(kāi)發(fā)人員應根據使用單位的意見(jiàn)和發(fā)展狀況，在滿(mǎn)足會(huì )計工作的需求過(guò)程中，應考慮企業(yè)信息系統的整體性，不能單純從會(huì )計子系統的目標出發(fā)，應當充分考慮到不同的管理職能之間的內在聯(lián)系和規律，并盡可能利用其他行業(yè)乃至于國外的成功經(jīng)驗，拓展會(huì )計電算化系統，以適應企業(yè)經(jīng)營(yíng)控制和管理決策的需要。以便更好地發(fā)揮出軟件的優(yōu)勢，更好地服務(wù)于企業(yè)。

 

　　三、會(huì )計電算化的初始化工作要做好

 

　　無(wú)論是通用的商品軟件還是針對本單位定點(diǎn)開(kāi)發(fā)的，亦或是通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結合的會(huì )計軟件，都具備處理數字信息快捷、準確的特點(diǎn)，這也是計算機技術(shù)的優(yōu)勢所在。企業(yè)實(shí)行會(huì )計電算化，在初始化之前要制定具體的實(shí)施方案，在確定準備使用的軟件后，便要在符合會(huì )計政策、會(huì )計原則的前提下，根據企業(yè)自身的需要進(jìn)行系統初始化設置，然后將期初數據錄入，這個(gè)過(guò)程就如同我們選購新房后，在不改變房屋結構的基礎上，根據個(gè)人需求、喜好進(jìn)行內部裝修，布局計劃，一切就緒后才搬入家具正式入住。在建賬之初，會(huì )計人員要遵循財務(wù)會(huì )計制度的要求，選擇好適合本企業(yè)的會(huì )計核算方法及核算體系。另一方面會(huì )計科目設置時(shí)，除了要按照企業(yè)會(huì )計制度中規定的會(huì )計科目名稱(chēng)和代碼設置一級總賬科目外，還要根據本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)，設置二級科目甚至三級、四級科目，做到名稱(chēng)簡(jiǎn)潔，編碼遵循軟件要求，盡可能在初始階段考慮周全，因為建賬以后，有了數據的科目將不能再修改名稱(chēng)和編碼。在會(huì )計電算化的實(shí)際應用過(guò)程中，應充分利用會(huì )計軟件的功能，如新的會(huì )計科目代碼很長(cháng)，一級總賬科目即有四位編碼，每增加一級又增加兩位編碼，不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能，可以將常用的會(huì )計科目用簡(jiǎn)便易記的數字代替，這樣就能加快會(huì )計憑證的錄入速度，對提高日常會(huì )計核算業(yè)務(wù)的工作效率有很大幫助。

 

　　四、會(huì )計電算化后的財務(wù)安全問(wèn)題要重視

 

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　　內部控制制度是保證會(huì )計信息真實(shí)和完整的重要手段。因而企業(yè)必須建立嚴格的內控制度�；�本的內控制度應該包括會(huì )計人員權限的合理設置，人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約。通過(guò)內控制度的有效實(shí)施，防止舞弊行為的發(fā)生，避免給企業(yè)在工作上造成不必要的推諉和扯皮，在經(jīng)濟上造成不必要的損失。手工作賬時(shí)要考慮不相容職務(wù)的分離、分設。同樣，在實(shí)行會(huì )計電算化以后，不相容職務(wù)也不能由一個(gè)人承擔，應根據每個(gè)人的工作內容賦予相應的權限。一般情況下，應設置系統管理員、數據管理員、檔案管理人員、復核人員、核算人員、出納、財務(wù)主管等崗位，每個(gè)崗位既互相牽制，又層層負責，日常工作職責明確，一旦發(fā)現問(wèn)題責任界限清楚。

 

　　按照財政部《內部會(huì )計控制規范——基本規范》的要求，建立內部會(huì )計管理制度應遵循的原則包括：符合國家法律法規規定和單位內部實(shí)際情況；全面性、廣泛性、適應性原則；內部牽制原則；不相容崗位分離原則。

 

　　我單位在實(shí)施會(huì )計電算化之初，即按照財政部頒布的《會(huì )計電算化工作規范》要求，建立了嚴格的管理制度。包括：

 

　　1.會(huì )計電算化崗位責任制：對出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護人員、電算主管、數據分析員的工作職責進(jìn)行了明確。

 

　　2.會(huì )計電算化操作管理制度：明確了計算機的操作程序、授權、更換口令、對外提供數據、日常備份、操作規程等。

 

　　3.軟件、硬件和數據管理制度：對財務(wù)系統所用計算機設備的維護、保養、使用環(huán)境、會(huì )計數據的安全保密、存儲、軟件修改、故障排除、運行日志等做了具體規定。

 

　　4.電算化會(huì )計檔案管理制度：對會(huì )計檔案包含的內容、歸檔程序、查閱手續、期滿(mǎn)銷(xiāo)毀等做出詳細規定。

 

　　5.會(huì )計電算化內部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實(shí)行電算化后的業(yè)務(wù)流程，規定軟件操作的權限管理，禁止出納人員上機操作，會(huì )計人員調離崗位應做好交接手續等。

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