- 相關(guān)推薦
論會(huì )計電算化下的會(huì )計內部控制
摘要：會(huì )計電算化是會(huì )計工作的發(fā)展趨勢，主要分析會(huì )計電算化對會(huì )計業(yè)務(wù)內部控制的影響，并提出了在會(huì )計電算化下如何加強和完善會(huì )計內部控制制度題目，以確保單位實(shí)行會(huì )計電算化后，系統能夠正常、安全、有效地運行。關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化；內部控制
控制與會(huì )計是不可分割的。內部控制是單位為進(jìn)步會(huì )計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規和規章制度的貫徹執行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序，包括內部治理控制和內部會(huì )計控制。會(huì )計電算化的內部控制則是內部會(huì )計控制的特殊形式。財政部頒布的《內部會(huì )計控制規范——基本規范（試行）》中指出：“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內部會(huì )計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會(huì )計控制
的有效實(shí)施”。
1會(huì )計電算化對會(huì )計內部控制的影響
在計算機會(huì )計中，由于會(huì )計處理高度集中在計算機內部，其處理高度自動(dòng)化，而且會(huì )計信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)，因此，與手工核算相比內部控制發(fā)生了很大變化。
�。�1）內部控制的形式發(fā)生了變化。
手工會(huì )計與電算化會(huì )計對會(huì )計信息的控制有很大的不同，我們通過(guò)以下分析了解會(huì )計電算化核算下會(huì )計內部控制形式的變化。
會(huì )計電算化工作流程:
原始憑證→授權批準→財務(wù)審核→對合格憑證進(jìn)行憑證輸進(jìn)(制單)→電算審核→機系統處理→賬表輸出。
從以上工作流程可以看出,會(huì )計電算化后，會(huì )算帳務(wù)的集中化處理，除原始數據的收集、審核、編碼、輸進(jìn)由會(huì )計職員操縱外,經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工、會(huì )計報表的天生和查詢(xún)等工作都可以通過(guò)計算機完成,這種數據處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計算機會(huì )計中沒(méi)有存在的必要。比如，編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細賬進(jìn)行平行登記、賬賬核對、賬證核對等，在會(huì )計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失往了其真正的意義。其次，手工會(huì )計中的一些平衡檢查在電算化會(huì )計中將移進(jìn)計算機系統內部，通過(guò)計算機程序體現出來(lái)。如，記賬憑證的借、貸平衡效驗；賬戶(hù)中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務(wù)模塊間數據的核對；報表數據的鉤稽關(guān)系檢查、會(huì )計平衡的等式的檢查等等。
因此手工條件下行之有效的內部牽制制度,在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。
�。�2）內部控制的內容發(fā)生了改變。
電算化會(huì )計系統是一個(gè)人機交互系統，再加之計算機系統更具隱蔽性，因此，其控制的內容更加復雜。大致可以概括為以下幾方面：計算機會(huì )計職員的重新分工和新的內部牽制；系統安全控制以及系統開(kāi)發(fā)、系統資料文書(shū)化控制；系統的組織和操縱治理控制；系統的輸進(jìn)控制、處理控制和輸出控制。
�。�3）內部稽核機制發(fā)生變化。
手工會(huì )計信息系統中，每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多重手續，嚴格遵循有關(guān)的制約監視機制進(jìn)行操縱，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權批準、收付款項與會(huì )計記錄的分離等，必須經(jīng)過(guò)嚴格的審核復查機制，會(huì )計職員之間的聯(lián)系是直接，因而很自然地形成嚴密的內部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監視等重要措施的實(shí)施過(guò)程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實(shí)行電算化后，由于會(huì )計電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化，各種手續都由計算機自動(dòng)處理同一執行，會(huì )計工作的分工、崗位職責、權限也發(fā)生了變化，很多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化，會(huì )計職員無(wú)法直接參與和控制，一些內部牽制措施無(wú)法執行，其審查、稽核機制被削弱。
�。�4）內部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。
在電算化環(huán)境下,除了人這個(gè)執行控制的主體外,很多內部控制方法主要通過(guò)會(huì )計軟件來(lái)實(shí)現。因此,在計算機會(huì )計中，控制的重點(diǎn)已不再僅僅是人，而變成了第一，人工處理控制；第二，原始數據進(jìn)進(jìn)計算機控制；第三，會(huì )計信息輸出控制；第四，人機交互處理控制；第五，計算機系統之間連接控制等多方面。
�。�5）會(huì )計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變。
在手工會(huì )計核算下，會(huì )計數據的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會(huì )計數據處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表。會(huì )計數據所用可見(jiàn)的文字、符號直接記錄在紙上，紙張上的書(shū)面數據形成會(huì )計職員所熟悉的會(huì )計證據原件，這些紙質(zhì)原件的數據若被修改，則輕易辨別出修改的線(xiàn)索和痕跡，這也是傳統紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。這種方式有較好的直觀(guān)性，各不相同的字跡也可作為控制的手段。
但是，電算化系統下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì )計數據以肉眼無(wú)法識別的形式被直接存儲在磁盤(pán)或光盤(pán)上，很輕易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失往了直觀(guān)性。手工會(huì )計信息系統中易于辨認的審計線(xiàn)索如字跡、印章等在電算化環(huán)境下已無(wú)處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會(huì )計記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會(huì )計記錄被存儲在磁盤(pán)、軟盤(pán)等磁介質(zhì)上，不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很輕易被改動(dòng)，由于在技術(shù)上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受損壞，所以會(huì )計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統下如何使磁性介質(zhì)上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個(gè)非常重要的題目。
從以上分析可以看出,會(huì )計電算化使會(huì )計內部控制體系出現了一系列變化，很多傳統的會(huì )計控制方式消失了。就目前我國會(huì )計電算化的應用現狀來(lái)看,大部分還停留在一般應用水平上,人們對于職員職責分工、數據備份和保管、軟硬件使用和維護等方面的重要性往往熟悉不足，這就迫使電算化會(huì )計信息系統必須建立嚴格的內部控制制度。
2會(huì )計電算化下會(huì )計內部控制的對策與措施
國內外會(huì )計電算化的實(shí)踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無(wú)減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的，嚴格的內部控制制度是會(huì )計電算化信息真實(shí)可靠的保證，此外，有助于防止違法行為的發(fā)生。
�。�1）明確職責分工，加強組織控制。
由于會(huì )計電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應的組織和治理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。
職責分工首先是將電算化部分與用戶(hù)部分的職責相分離。用戶(hù)部分指產(chǎn)生原始數據的部分或職員。在這兩者之間進(jìn)行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權、執行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部分內部的職責分離。
所謂組織控制，就是將系統中不相容的職責進(jìn)行分離，即在系統中的各類(lèi)職員之間進(jìn)行分工，并以相應的治理規章與之配套。其目的在于通過(guò)設立一種相互稽核、相互監視和相互制約的機制來(lái)保障會(huì )計信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
電算化部分內部必須把職責分工同組織控制相結合，以實(shí)現職權分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現錯誤或違法行為。會(huì )計電算崗位可分為計算機會(huì )計主管、軟件操縱、出納職員、審核記帳、系統維護、電算審查和數據分析、檔案治理等崗位，同時(shí)要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個(gè)電算化崗位的職責,督促工作職員及時(shí)保證工作的完成并做好相應的紀錄,保證工作質(zhì)量、杜盡舞弊現象的發(fā)生。工作職員的崗位安排除考慮每個(gè)人的工作能力外,還應該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個(gè)部分經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個(gè)部分承擔。如審核記賬員崗位不得由出納職員兼任,也不得審核自己輸進(jìn)的憑證。同時(shí)規定系統開(kāi)發(fā)職員和維護職員不能兼任系統操縱員和治理職員等。進(jìn)行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部分內部保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權、執行、保管和記錄）的分離。內部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，通過(guò)進(jìn)行內部職責分工，以補救會(huì )計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機舞弊的可能性。 �。�2）加強會(huì )計核算控制。
會(huì )計核算結果是會(huì )計猜測、決策、分析的基礎。會(huì )計核算控制是防范和化解會(huì )計核算風(fēng)險的重要環(huán)節，必須引起高度重視。從核算環(huán)節把關(guān)，必須保證業(yè)務(wù)處理正當、有效，賬務(wù)處理的正確性、規范性，做到數據真實(shí)、完整和安全。會(huì )計核算控制內容應包括：原始憑證經(jīng)過(guò)審查，在錄進(jìn)處理前一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過(guò)相應的權級審批，簡(jiǎn)明、正確、完整地填制與錄進(jìn)。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴格按規定進(jìn)行，嚴格執行復核制度，充分保證計算機賬務(wù)處理不錯穩定。會(huì )計數據輸出必須進(jìn)行嚴格審核并簽章，無(wú)論是靜態(tài)審核，還是動(dòng)態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否一致。
�。�3）加強操縱程序的控制。
會(huì )計電算化除了軟件對操縱方面作了一定的內部控制設計以外，單位制訂并嚴格操縱治理制度，將會(huì )有效地保證會(huì )計軟件的安全運行，同時(shí)，也有利于內部控制制度的執行。
會(huì )計電算化操縱應嚴格遵照會(huì )計業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行，會(huì )計電算化系統操縱治理制度的內容主要是系統使用治理、上機操縱規程、帳務(wù)處理程序,這些規定是為了保證會(huì )計電算化系統安全可靠的運行,保證所有進(jìn)進(jìn)會(huì )計電算化系統的數據真實(shí)、有效。
操縱治理制度從內容上來(lái)看，一般包括以下幾項：（1）操縱職員的工作職責和工作權限。（2）預防原始憑證和記賬憑證等會(huì )計數據未經(jīng)審核而輸進(jìn)計算機的措施。如規定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核職員審核并簽章后才能輸進(jìn)計算機等。（3）預防已輸進(jìn)計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸進(jìn)計算機的憑證需由審核職員核對并簽章后方可登記機內賬簿等。（4）建立必要的上機操縱記錄制度。如規定用操縱日志的形式記錄天天的上機操縱內容等。此外，在會(huì )計軟件中還應設置防止重復操縱、遺漏操縱和誤操縱的控制程序。
�。�4）加強系統安全控制。
加強系統控制是為了保證計算機系統的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括：明確規定上機操縱職員對會(huì )計軟件的操縱工作內容和權限，杜盡未經(jīng)授權職員操縱會(huì )計軟件，防止會(huì )計職員越權使用軟件；操縱職員身份的密碼控制；操縱職員離開(kāi)機器時(shí)，應執行相應的命令退出會(huì )計軟件；設置接觸與操縱的日志控制，各單位應根據本單位的實(shí)際情況，設專(zhuān)人保存上機操縱記錄進(jìn)行“日志治理”；數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進(jìn)行定期的預防性檢查；工作環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行，主要包括：機房環(huán)境保護，保護性設備配備，以及安全供電系統的安裝等。例如計算機機房應采用單獨專(zhuān)門(mén)供電系統，并且不定期檢查電源、接地線(xiàn)的安全等措施，以保證機房環(huán)境安全。
�。�5）加強會(huì )計檔案控制。
實(shí)現會(huì )計電算化后,會(huì )計檔案包括貯存在軟盤(pán)、硬盤(pán)及光盤(pán)等介質(zhì)上的會(huì )計數據和書(shū)面形式的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等會(huì )計核算資料。
會(huì )計檔案治理制度應包括以下內容:①實(shí)行會(huì )計電算化后的會(huì )計檔案以計算機打印的書(shū)面形式保存，保存的有關(guān)規定按《會(huì )議檔案治理辦法》的規定執行。②全套會(huì )計電算化系統文檔視同會(huì )計文檔保管，保管期限截止至該系統停止使用或有重大修改后的三年。③妥善保管存有會(huì )計信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規定存有會(huì )計數據的磁盤(pán)應存放在防潮防磁的容器內等。④科學(xué)規定會(huì )計檔案的有關(guān)權限。如規定查詢(xún)以前年度的會(huì )計檔案應經(jīng)有關(guān)職員批準等。⑤保證會(huì )計檔案安全與完整的措施。
對會(huì )計電子信息檔案還應按照財政部頒布的《會(huì )計電算化治理辦法》的規定進(jìn)行治理，并通過(guò)以上制度的執行以保證會(huì )計資料的安全完整。
�。�6）加強內部審計。
內部審計既是企業(yè)內部控制系統的重要組成部分,也是強化內部會(huì )計監視的制度安排。在會(huì )計電算化中,由于是“人機”對話(huà)的特殊形態(tài),因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個(gè)方面:(1)對會(huì )計資料定期進(jìn)行審計,檢查電算化會(huì )計賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會(huì )計法》及有關(guān)法律、法規的規定,審核用度簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規范完整;(2)審查機內數據與書(shū)面資料的一致性,如查看賬冊?xún)热?做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時(shí)調整;(3)監視數據保存方式的安全、正當性,防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象;(4)對系統運行各環(huán)節進(jìn)行審查,防止存在漏洞。
總之，發(fā)展會(huì )計電算化，是實(shí)現會(huì )計工作現代化及促進(jìn)改革的重要保證。加強會(huì )計電算化的內部控制，有利于各單位更好地組織會(huì )計工作，為單位決策提供正確、及時(shí)的會(huì )計信息，進(jìn)步企業(yè)的經(jīng)濟效益。
參考文獻
�。�1］?黃昌勇，黃國勝.電算會(huì )計基礎［M］.上海：立信會(huì )計出版社，2002.
�。�2］?莊明來(lái).會(huì )計電算化研究［M］.北京：中國金融出版社，2001.
�。�3］?黃明亮,周斌,楊文俊.關(guān)于會(huì )計電算化的會(huì )計治理題目［J］.電算化實(shí)務(wù),2000，(5):10-13.
�。�4］?張忠民.電算化會(huì )計信息系統環(huán)境下內部控制的研究［J］.河北財會(huì ),2001,(1):20-22.
【論會(huì )計電算化下的會(huì )計內部控制】相關(guān)文章：
論電算化下的會(huì )計控制03-22
會(huì )計電算化下內部控制的初探02-27
論電算化會(huì )計系統內部控制03-23
會(huì )計電算化內部控制02-27
網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下會(huì )計電算化系統內部控制探討03-23