衛生防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理探討

我國各級衛生防疫站承擔著(zhù)群體預防任務(wù)，在開(kāi)展疾病控制、 衛 生監督監測、科研、教學(xué)及健康等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。從全國來(lái) 看，各地各級防疫站對這部分本應構成防疫站檔案主體的衛生防疫業(yè)務(wù)檔案采取的管理模式 不盡相同，有的防疫站是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個(gè)人手中。本人認為，對衛生防疫業(yè)務(wù)檔案采取分級管理的，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿(mǎn)足衛生防疫站業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要。 ? 防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會(huì )的統一領(lǐng)導下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分別站級、科級兩級管理。其有以下四個(gè)方面：? 在確定站級業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應本著(zhù)總體性、綜合性、性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長(cháng)的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能 夠全面反映和概括本機構業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平�？傮w來(lái)看，站級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：? 1?業(yè)務(wù)工作法規、標準及技術(shù)方法的檔案。包括有關(guān)證書(shū)、研究報告、編制說(shuō)明及驗證報告等。? 2?年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見(jiàn)病等疾病防治方案及、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預測等。? (二)科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍? 我國各級防疫站在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經(jīng)常性的疾病控制、衛生監督監測服務(wù)中所形成 的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的的存亡而定，而且不少材料還因 工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長(cháng)，其疾病流行及防治得自于長(cháng)期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監 測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告， 就可以隨意處置，而應做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管�？萍墭I(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：? 首先，站級業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于站領(lǐng)導及時(shí)把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而 是要在大量的監督監測材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開(kāi)展信息加工，通過(guò)各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機構科研工作的開(kāi)展。第四，站級檔案管理便于開(kāi)展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。? 1?建立健全檔案工作? 對種類(lèi)繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行規范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔 案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范 圍的規定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確�？萍墮n案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據為已有。? 各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓班，并將檔案業(yè)務(wù) 列入兼職檔案員繼續的學(xué)習，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導科室立卷和編目。? 各級防疫站在推行責任制時(shí)，應將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進(jìn)行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，應將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全站業(yè)務(wù)人員年終考核評分標準中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔 案的收集歸檔。? 綜上所述，將業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級管理，是衛生防疫站貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合衛生防疫業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著(zhù)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的，它將會(huì )更加完善，一定會(huì )為衛生防疫站業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展發(fā)揮重要作用。

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