- 相關(guān)推薦
聲像電子管理信息化應用研究論文
摘要：檔案信息化建設已成為檔案建設工作的重中之重，特別是海量電子數據的管理與利用。近年來(lái)，廣州市城市建設檔案館不斷推進(jìn)檔案信息化建設，信息化工作取得了一定的成績(jì)。本文擬從廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》以及自主研發(fā)的規范化聲像電子檔案管理系統展開(kāi)調研，簡(jiǎn)述廣州市城市建設檔案館檔案信息化建設的現狀并提出發(fā)展對策。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規范；聲像檔案信息系統
一、研究背景及意義
近年來(lái)，信息化建設已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設已成為社會(huì )發(fā)展的強大推動(dòng)力。2002年國家檔案局、中央檔案館發(fā)布《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》，標志著(zhù)我國檔案信息化建設的啟動(dòng)�！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局�！本o跟國家信息化建設的步伐，實(shí)現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門(mén)的一項重要而緊迫的任務(wù)�；仡櫸覈鴻n案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀70年代末～90年代初期）、快速推進(jìn)（20世紀90年代中期～21世紀初）以及系統發(fā)展（21世紀以后）三個(gè)階段。隨著(zhù)信息化時(shí)代的到來(lái)，海量電子文件數據的涌現以及包括云計算、大數據處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無(wú)一不使傳統的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價(jià)值鑒定理論受到了挑戰。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設的重點(diǎn)方向。本文根據廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》以及自主研發(fā)的規范化聲像電子檔案管理系統展開(kāi)調研，以期簡(jiǎn)述廣州市城市建設檔案館檔案信息化建設的現狀并提出發(fā)展對策。
二、檔案信息化的概述
20世紀60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會(huì )”、“信息時(shí)代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開(kāi)了全國第一次信息化工作會(huì )議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒(méi)有統一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數字化、檔案信息數字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門(mén)的統一規劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應用現代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)�！盵1]張珺（2009）認為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動(dòng)態(tài)系統工程，由諸多相關(guān)項目構成，是現代信息技術(shù)手段對管理目標的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案信息化可理解為“是以現代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，以實(shí)現資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過(guò)程”。[3]《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò )建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標，加快推進(jìn)檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò )化的進(jìn)程�！毕到y核心功能方面還需要進(jìn)一步完善。目前對于系統的配置管理、備份恢復、權限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡(jiǎn)單，存在嚴重的管理和安全風(fēng)險。而且目前系統的部分核心業(yè)務(wù)功能?chē)乐夭蛔�，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導致一些查詢(xún)需要投入大量人力進(jìn)行，對于聲像檔案的查詢(xún)利用和編研工作都帶來(lái)諸多不便。4.系統設計中尚未考慮到未來(lái)電子檔案和長(cháng)期保存需要目前的系統主要處于應付現階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒(méi)有針對電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的設計考慮。從長(cháng)遠來(lái)看，結合信息化改革步伐（例如國土規劃信息化工作建設目標）以及本地信息環(huán)境的現實(shí)(云計算環(huán)境的逐步成熟和認證技術(shù)的落地)，未來(lái)城建聲像電子檔案管理系統應定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進(jìn)行通盤(pán)考慮。
三、基于聲像電子管理規范的檔案信息化建設
廣州城市建設檔案館的信息化建設工作開(kāi)展較早，上個(gè)世紀90年代初便開(kāi)始著(zhù)手建立檔案管理信息系統，在2002年后該館開(kāi)始致力于建設數字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統為2005年開(kāi)發(fā)的系統，隨著(zhù)內外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現有的系統目前面臨著(zhù)內外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來(lái)的內部推動(dòng)力，又有環(huán)境調整所帶來(lái)的外部拉動(dòng)力，在雙向驅動(dòng)力的作用下，信息系統的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求�！稄V州市城市建設聲像電子檔案管理規范》由廣州市城建檔案館在多年實(shí)踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規定了聲像電子檔案的術(shù)語(yǔ)和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數據要求。針對原系統的不足以及工作中出現的各種問(wèn)題，并基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》中明確的標準、定義，利用成熟、專(zhuān)業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現信息技術(shù)、開(kāi)發(fā)利用、資源共享這三個(gè)關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案信息化就是運用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)利用檔案，最終達到資源共享的目的。
廣州市城建檔案館現有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀初，館內以“數字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設”為立足點(diǎn)，在工作過(guò)程中取得了不少成果與榮譽(yù)，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習典范。隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，新的上位法、國家標準和事業(yè)單位行政分類(lèi)的改革賦予廣州市城市建設檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對象以及數量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統的功能模塊已經(jīng)難以應對日常工作中的管理需求，主要問(wèn)題體現在以下幾方面。1.頂層架構設計不足廣州城建檔案館信息化工作總的來(lái)說(shuō)是受業(yè)務(wù)需求驅動(dòng)，歷經(jīng)數十年時(shí)間的建設由多個(gè)系統構成的集合，尚未形成內部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統�，F有的子系統集合有拼湊之感，無(wú)論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來(lái)看，系統之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統一，使用部門(mén)和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著(zhù)時(shí)間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統集成的難度日益加大。2.系統功能整體性表現不足現有系統在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶(hù)體驗友好性不足，子系統零散，缺乏統一入口等問(wèn)題�，F有系統中有相當部分都是獨立建設的，各項業(yè)務(wù)功能基本上是陸續拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進(jìn)行總體性的功能框架展示。目前信息系統對于業(yè)務(wù)活動(dòng)的覆蓋面還不夠充分，例如實(shí)體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰的局面，用戶(hù)需要根據自己的職權選擇進(jìn)入不同的系統進(jìn)行操作，加上命名方面的隨意性，導致用戶(hù)體驗較為零亂，沒(méi)有整體性概念。3.核心功能有待進(jìn)一步強化建立專(zhuān)門(mén)的聲像檔案管理系統，對聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )方式相互連接和提供利用，實(shí)現聲像檔案信息的有效、規范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統。其中功能模塊主要包括配設任務(wù)申請、任務(wù)分配、成果數據發(fā)布、數據查看、聲像檔案利用、著(zhù)錄、目錄生成、檔案移交、專(zhuān)題制作、查詢(xún)檢索、統計報表檔案、用戶(hù)權限管理。本聲像電子檔案管理系統是基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》的需求而量身訂造的。該系統的上線(xiàn)及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調用的效率。這不僅順應了國家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰略方針，而且通過(guò)《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》與系統的相互結合，使得整個(gè)系統在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個(gè)系統的搜索效率及降低維護成本。同時(shí)，這種標準化的系統也值得國內其他城市參考，我們可以預想在不久的將來(lái)全國各地都遵循一個(gè)統一標準進(jìn)行對聲像電子文檔的管理，存放在一個(gè)相同的系統下，這個(gè)系統所產(chǎn)生的價(jià)值將是不可估量的。
參考文獻：
[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M]中國檔案出版社，2001(9).
[2]張珺.我國檔案信息化建設的分析與對策[D]，2009.
[3]孟世恩，王穎.對我國檔案信息化建設實(shí)施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004（5）.
[4]翟玉芳.檔案信息化建設研究[J].檔案研究，2016(1).
[5]王美琴.我國檔案信息化過(guò)程中的主要問(wèn)題及對策[J].檔案研究，2011（1）.
[6]李妍.智慧城市對檔案館檔案信息化的影響與創(chuàng )新[J].農業(yè)圖書(shū)情報學(xué)刊，2015(27).
[7]韓東.檔案信息化建設若干問(wèn)題研究[D]，2011.
【聲像電子管理信息化應用研究論文】相關(guān)文章：
電子檔案信息化管理剖析論文07-13
人事檔案電子信息化管理的論文10-07
電子商務(wù)中ERP的應用研究論文06-09
信息化管理系統的論文08-02
淺談信息化管理的論文09-05
論聲像檔案管理對策10-08
從電子辦公到信息化管理07-29