信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案的思考論文

　　【摘要】在新的社會(huì )發(fā)展形勢下，電子檔案的出現給紙質(zhì)檔案的存在帶來(lái)巨大沖擊，但短期內電子檔案又不可能徹底取代紙質(zhì)檔案，為此，本文就信息化時(shí)代背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存問(wèn)題展開(kāi)了思考。

　　【關(guān)鍵詞】電子檔案論文

　　一、長(cháng)期內電子檔案與紙質(zhì)檔案必將處于并存狀態(tài)的必然性分析

　�。ㄒ唬�從兩種類(lèi)型檔案的優(yōu)缺點(diǎn)來(lái)看。特點(diǎn)區別如下：1.電子檔案。硬盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)等都可以成為信息的存儲介質(zhì)和載體，且可以?xún)Υ嫖淖�、影音和圖像等多種類(lèi)型和形式的信息。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在信息存儲上具有密度性高的優(yōu)勢，極大地節省了存儲空間。同時(shí)，與多媒體信息技術(shù)結合在一起的電子檔案可以把本來(lái)單一形態(tài)的信息轉換成音頻、視頻等多種生動(dòng)形象的信息類(lèi)型，且具有極高的信息處理速度、能夠隨時(shí)對檔案信息內容進(jìn)行更新，突破時(shí)間和空間限制，實(shí)現資源的共享。另一方面，電子檔案也存在很多弊端，一是不同于紙質(zhì)檔案信息與紙質(zhì)載體的不可分離性，電子檔案中的信息和載體可以被分離開(kāi)來(lái)，并且能夠實(shí)現在不同介質(zhì)之間的重復拷貝，這種完全與載體和記錄方式脫離的檔案信息存儲形式一方面讓檔案信息的形成和調用不再受空間限制，一方面又使得電子檔案內的信息很容易被不留痕跡地篡改或復制傳輸。2.紙質(zhì)檔案。以紙張為信息記錄載體的紙質(zhì)檔案中信息與載體是一個(gè)共同體，一方面，彰顯了紙質(zhì)檔案信息的原始性與真實(shí)性；一方面，又暴露了信息與載體之間存在依附性這個(gè)弊端。一旦紙質(zhì)檔案完成，就很難將信息與載體這二者分離開(kāi)來(lái)，同時(shí)，紙張等載體上所記錄和承載的文字、圖形等信息是人們獲取檔案信息的唯一方式和途徑。另外，當時(shí)使用的文件可以直接留存，轉化成紙質(zhì)檔案，對以往歷史情況進(jìn)行了客觀(guān)的記錄，屬于容易讓人信服的一種原始憑證。從保存角度出發(fā)，紙張和膠片形式的檔案是最適宜長(cháng)期保存的，只要在保存過(guò)程中注意避免給水解反應和氧化反應提供必要的產(chǎn)生條件，就可以將紙質(zhì)檔案的保存壽命延長(cháng)，最長(cháng)時(shí)間可達上百年，甚至是更長(cháng)的時(shí)間。另一方面，相對于電子檔案，紙質(zhì)檔案又存在工作量大、耗費大量人力、物力資源和存儲空間以及效率低、受時(shí)間和空間限制，無(wú)法實(shí)現信息資源共享、管理困難等缺點(diǎn)。

　�。ǘ�）從檔案管理方面來(lái)看。電子檔案作為新時(shí)期發(fā)展起來(lái)的一種新事物，大多數人并不是很了解和熟悉它所具有的功能與作用，尤其是已經(jīng)習慣于以往紙質(zhì)檔案管理的工作人員。在工作中他們很容易因為未能及時(shí)轉變觀(guān)念而忽視電子文件的收集和整理，導致電子文件的收集缺乏規范性，無(wú)法保證電子檔案的完整性。另外，因為紙質(zhì)檔案存在時(shí)間比較久遠，所以已經(jīng)形成了較為系統和完善的管理體系，但并不適用于電子檔案的管理，故在電子檔案的收集、歸檔等方面仍缺少相應的管理制度。同時(shí)，鑒于電子檔案對計算機和信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的依賴(lài)性，負責電子檔案管理的工作人員必須掌握相關(guān)方面的知識和技能，比如，電子檔案管理軟件的管理、數據庫信息錄入、調用等。紙質(zhì)檔案管理涉及收集、整理和鑒定、保管以及統計、檢索、開(kāi)發(fā)利用等多個(gè)程序和環(huán)節，且各環(huán)節之間聯(lián)系緊密，再加上紙質(zhì)檔案所具有的唯一性、易損性、客觀(guān)性等特點(diǎn)，使得紙質(zhì)檔案管理很容易出現各種問(wèn)題，造成紙質(zhì)檔案的損壞或丟失。比如，歸檔環(huán)節出現個(gè)別工作人員將檔案私自留用現象，引發(fā)檔案流失或泄密問(wèn)題。

　　二、信息化時(shí)代實(shí)現電子檔案與紙質(zhì)檔案長(cháng)期并存科學(xué)性、合理性的有效措施

　�。ㄒ唬┲鸩酵晟聘黜椆芾碇贫群蜆藴�。面對檔案的數字化、電子化發(fā)展趨勢，應針對電子檔案同紙質(zhì)檔案的轉化問(wèn)題、對接問(wèn)題以及管理問(wèn)題制定相應保障制度。比如，電子數據格式標準以及電子檔案著(zhù)錄和標引規則的制定等。

　�。ǘ�）保證二者歸檔的同步性。鑒于種種原因，短期內電子檔案與信息檔案并存的狀態(tài)是不會(huì )被打破的，所以，為保證檔案信息的安全性，方便檔案的管理和利用，要記錄下各種類(lèi)型有價(jià)值的檔案信息，然后對它們進(jìn)行集中處理，這樣可以實(shí)現兩種類(lèi)型檔案之間的優(yōu)勢互補。在同步歸檔的過(guò)程中要逐步、有序地實(shí)現紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互轉化，加強兩者之間的關(guān)聯(lián)性，以免原始數據丟失后延誤使用。

　�。ㄈ�）注重檔案管理設施建設。在檔案的保管問(wèn)題上，不管是電子檔案，還是紙質(zhì)檔案，都需要具備一定的保存條件、空間和保管設施，這樣才能夠為實(shí)現檔案信息的完整性與安全性提供有力保障。對于把“件”當作最小保管單位的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，單個(gè)的紙質(zhì)檔案并沒(méi)有很大的信息存儲量，但會(huì )形成很多的案卷，并且案卷數量會(huì )隨著(zhù)時(shí)間的推移越積越多，會(huì )需要大面積的存儲空間；對于以光盤(pán)等為存儲載體的電子檔案來(lái)說(shuō)，并不需要很多的存放空間，但卻對電子系統、保管設施等有更高的要求。這樣來(lái)看，就應該對電子檔案與紙質(zhì)檔案并存狀態(tài)下的保管設施建設加強重視。比如，統一安排滿(mǎn)足防潮、防火、防塵和防盜需求的庫房；配備符合國標的檔案密集架等保險設施，以及復印機、掃描儀、去濕機以及刻錄盤(pán)等現代化設備。

　　【參考文獻】

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