商務(wù)培訓中電子文檔制作探討

[摘要] 闡述了培訓文檔的定義及特點(diǎn)，對文檔內容和素材的選取作了認真的分析，列出了常用制作軟件的特點(diǎn)及作用，有助于培訓師制作出高質(zhì)量的培訓文檔。
　　[關(guān)鍵詞] 培訓文檔 素材 制作軟件
　　
　　現代商務(wù)活動(dòng)中，計算機輔助的商務(wù)培訓越來(lái)越普及，因此如何制作出高質(zhì)量的培訓用電子文檔是培訓師的必備技能。培訓電子文檔是培訓師根據培訓大綱的要求和需要，經(jīng)過(guò)認真設計，并以多種媒體的表現方式和超文本結構制作而成的計算機文檔。
　　培訓電子文檔簡(jiǎn)稱(chēng)培訓文檔，必須具有教學(xué)性、科學(xué)性、交互性、集成性、診斷性等特點(diǎn)，能夠生動(dòng)形象地描述各種培訓題目，進(jìn)步學(xué)員的學(xué)習愛(ài)好，增強培訓效果，拓寬學(xué)員的知識面。隨著(zhù)計算機輔助教學(xué)被廣泛應用在各級各類(lèi)培訓機構，制作和使用優(yōu)秀的培訓文檔已成為培訓教學(xué)的關(guān)鍵環(huán)節。要制作優(yōu)秀的培訓文檔，內容的選取及公道布局是制作的關(guān)鍵要素，制作軟件的靈活使用是必備技能，良好的授課質(zhì)量及學(xué)員的認可是制作目標。
　　一、培訓文檔的素材及內容選取
　　1.培訓文檔中的素材。培訓文檔是多種媒體素材的有機整合，包括文本、圖形、圖像、動(dòng)畫(huà)、音頻、視頻等。
　　文本是培訓文檔中一項必不可少的內容，是學(xué)員獲取知識的重要來(lái)源。文檔的文本不是越多越好，過(guò)多的文本會(huì )使畫(huà)面失往魅力，使學(xué)員厭煩，所以文本內容應力求簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。
　　圖形、圖像在培訓文檔中也是必不可少的素材，現在計算機的特點(diǎn)是在制作文檔時(shí)能運用多種方法把文檔制作得更生動(dòng)、直觀(guān)、通俗易懂，而圖形、圖像所表達的信息遠遠超過(guò)文本，因此，最好的方法就是把圖形圖像恰當的運用到文檔中往。圖形、圖像的公道使用可以減輕眼睛的疲憊，有利于學(xué)員對主體內容的感知、理解和記憶。
　　動(dòng)畫(huà)是連續播放的一系列畫(huà)面，它的基本原理與電影、電視一樣，都是利用人類(lèi)的“視覺(jué)暫留”原理。因此利用動(dòng)畫(huà)可以幫助我們對知識的理解和記憶。在文檔中動(dòng)畫(huà)的設計應簡(jiǎn)潔生動(dòng)，構圖均衡同一，每個(gè)動(dòng)畫(huà)都要有目的性。但動(dòng)畫(huà)設計不宜過(guò)多，否則輕易分散學(xué)員的留意力。
　　音頻即聲音。若單憑視覺(jué)元素傳遞信息，會(huì )給人單調和枯燥的感覺(jué)，公道地加進(jìn)一些聲音對畫(huà)面可起輔助作用，能更好地表達培訓內容，吸引學(xué)員的留意力，增強學(xué)習愛(ài)好。聲音包括解說(shuō)、音樂(lè )和音響效果。
　　視頻素材多用在一些具有實(shí)驗或實(shí)踐環(huán)節的培訓文檔中，視頻的加進(jìn)，不但可以使文檔變得豐富多彩，而且能夠進(jìn)一步增強培訓效果。
　　2.培訓文檔內容的選取。設計某門(mén)具體培訓課程的培訓文檔時(shí)，要充分考慮培訓內容的實(shí)際需要，選題必須精心、正確，體現實(shí)用性和針對性。選取文檔內容時(shí)應留意以下方面：
　　(1)選擇培訓課程的重點(diǎn)與難點(diǎn)部分制作文檔。培訓文檔是為學(xué)員更好地理解培訓內容而設計的，因此必須根據培訓的內容和大綱，在突破重點(diǎn)、難點(diǎn)上下工夫。設計應源于培訓教材又高于教材，突出重點(diǎn)、難點(diǎn)，擴充培訓教材之外的知識。能否達到培訓教學(xué)的目標要求，關(guān)鍵在于課堂教學(xué)過(guò)程中培訓師與學(xué)員的雙邊活動(dòng)能否突破重、難點(diǎn)，因此捉住課程的重點(diǎn)與難點(diǎn)部分制作文檔是至關(guān)重要的。
　　(2)選擇傳統的培訓教學(xué)難以表達或不能表達的內容制作文檔。對于那些采用傳統的培訓教學(xué)方式難以表現或理解的課程內容，采用培訓文檔方式進(jìn)行公道設計后，能夠充分展現知識的形成過(guò)程，變抽象為具體，彌補了傳統教學(xué)方式的不足，有利于學(xué)員理解和把握培訓內容。
　　二、培訓文檔制作軟件的選擇
　　制作培訓文檔的軟件，是指采集、編輯及處理音頻、視頻、圖形、圖像及動(dòng)畫(huà)等媒體素材的一系列工具，可分為素材采集與制作軟件和素材編輯與合成軟件兩大類(lèi)�！肮び�善其事，必先利其器”，把握常用制作軟件的結構特性及使用要點(diǎn)，恰當地選擇適合自己風(fēng)格的軟件，往往能在培訓文檔的制作中達到事半功倍的效果。
　　1.素材采集與制作軟件。制作培訓文檔時(shí)，首先應進(jìn)行各種培訓信息素材的預備，用相應的計算機軟件對各種培訓素材進(jìn)行采集或制作。目前比較常用的素材采集與制作軟件主要有如下幾種：
　　(1)文本輸進(jìn)與處理軟件，最為常用的是Word和WPS，兩者都能根據文檔設計的需要制作出字形優(yōu)美、任意字號的培訓文本素材。
　　(2)靜圖素材采集與制作軟件，培訓文檔的靜圖素材包括圖形和圖像兩大類(lèi)。CorelDraw是較為流行的圖形處理軟件，而Photoshop是使用最多的圖像采集和制作軟件。
　　(3)動(dòng)畫(huà)素材采集與制作軟件，培訓文檔制作動(dòng)畫(huà)的常用軟件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。
　　(4)音頻素材采集與制作軟件，培訓文檔中所用的音頻主要包括文檔的背景音樂(lè )、解說(shuō)及音效三部分。采集與制作的聲音文件可用Cool Edit或SoundForge。

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