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新時(shí)期醫學(xué)科研檔案的特點(diǎn)及管理創(chuàng )新
【摘要】本文闡述了醫學(xué)科研檔案的內容與特點(diǎn)，分析了醫學(xué)科研檔案管理中存在的歸檔意識淡薄、管理機制不健全、管理方法落后等問(wèn)題。遵循醫學(xué)科學(xué)研究的程序和醫學(xué)科研檔案的特點(diǎn)，發(fā)揮其在醫院科研活動(dòng)中的的自身價(jià)值。在新形勢下醫學(xué)科研檔案工作的發(fā)展思路是：只有應用新的理念、新的管理和利用模式，才能提高檔案現代化管理水平。
【關(guān)鍵詞】科技檔案； 檔案管理； 醫學(xué)科研
醫學(xué)科研檔案是國家檔案的一個(gè)重要組成部分，是醫學(xué)科研和醫療實(shí)踐的真實(shí)記錄和反映，是深入進(jìn)行醫學(xué)科研的必要條件和依據，它在我國醫學(xué)事業(yè)可持續發(fā)展中起著(zhù)重要作用。面對改革的新形勢，如何將醫院的科研活動(dòng)與科研檔案管理進(jìn)行統籌兼顧，協(xié)同管理，更好地發(fā)揮醫學(xué)科研檔案的自身價(jià)值，促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，已成為一種迫切的需要。因此，檔案工作要適應新形勢和新任務(wù)的要求，就必須立足于創(chuàng )新，在創(chuàng )新中求發(fā)展。
1 醫學(xué)科研的程序與醫學(xué)科研檔案內容及特點(diǎn)
1．1醫學(xué)科研的基本程序醫學(xué)科研的基本程序由選題、設計、實(shí)踐、整理與分析等五個(gè)步驟構成。從內容上分，一般科研檔案包括三種類(lèi)型：一是科研項目檔案，是科研檔案的主體部分，包括從科研項目申報通知、科研項目申請書(shū)及其附件、科研項目立項通知與科研合同、科研項目結題書(shū)到科研項目成果等一系列圍繞科研項目所開(kāi)展的各種資料；二是科研文書(shū)檔案，是科研檔案的重要部分。包括科研發(fā)展、總結、醫院制定和上級管理部門(mén)下發(fā)的科研文件和課題管理、成果管理等專(zhuān)項管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料；三是科研成果檔案，是科學(xué)研究的必備條件，包括科研論文、科研著(zhù)作、科研獲獎等科研人員進(jìn)行科研工作所產(chǎn)生的各種成果。
1．2醫學(xué)科研檔案的特點(diǎn)醫學(xué)科研檔案的特點(diǎn)是由醫學(xué)研究的特點(diǎn)所決定的，掌握醫學(xué)科研檔案的特點(diǎn)是做好醫學(xué)科研檔案工作的基礎。其特點(diǎn)為：一是成套性強且專(zhuān)題突出。分類(lèi)時(shí)必須保持每個(gè)專(zhuān)題檔案的完整，突出成套，使之始終成為一個(gè)有機的整體。二是周期長(cháng)且連續性強。為保持醫學(xué)科研檔案完整性不受科研周期和歸檔時(shí)間的影響，應采用分階段法進(jìn)行科研文件歸檔。三是專(zhuān)業(yè)性強且學(xué)科突出。臨床研究分內、外、婦、兒，基礎醫學(xué)研究分生化、病理、藥理等專(zhuān)業(yè)，一般的科研活動(dòng)都是在上述專(zhuān)業(yè)范圍內分課題進(jìn)行的。因此，醫學(xué)科研檔案的分類(lèi)應體現出專(zhuān)業(yè)性的特征It]。四是重大課題涉及學(xué)科綜合性強且項目協(xié)作多。醫學(xué)科研本身是多學(xué)科的綜合研究，故在分類(lèi)時(shí)既要保持各個(gè)學(xué)科的相對獨立性。
2 干擾醫學(xué)科研檔案管理成套性和完整性的因素
2．1思想認識思想上認識不足，科研歸檔意識淡薄。各級領(lǐng)導、科研人員、檔案管理人員和各個(gè)部門(mén)都普遍存在科研檔案意識薄弱的現象，未認識到科研檔案工作的重要性。首先，科研人員對歸檔工作認識不高，重視不夠，這使科研檔案從生成階段就處于失控狀態(tài)。其次，科研管理部門(mén)對科研文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴，力度不夠，沒(méi)有真正實(shí)現“四同步”(即下達項目計劃任務(wù)與提出科研文件的歸檔同步；檢查項目進(jìn)度與檢查科研文件材料的歸檔同步；申請驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步)和“三把關(guān)”(即形成關(guān)、積累關(guān)、歸檔關(guān))的管理制度。再次，檔案部門(mén)對科研情報資料的歸檔管理工作統一協(xié)調不夠，缺乏跟蹤檢查和有效監督，業(yè)務(wù)指導欠缺。
2．2管理機制檔案管理機制不健全，人員配備不合理。主要表現在內部管理體制尚未理順，外部管理體系不夠完善，相互協(xié)作、相互制約和相互監督的相應規定不健全，直接影響管理工作的落實(shí)。從目前情況看，不少單位科研檔案管理部門(mén)和管理人員編制不健全，有的圖書(shū)室兼管檔案，有的院辦室兼管檔案，有的則是醫務(wù)科或科教科管檔案，主管人員和管理人員調動(dòng)頻繁，極不穩定，對外交往聯(lián)系渠道不暢。這些問(wèn)題淡化了科研人員的檔案意識和及時(shí)歸檔的自覺(jué)性，挫傷了管理工作積極性，使科研檔案與科研管理工作相互脫節。
2．3歸檔材料質(zhì)量歸檔材料質(zhì)量不夠高，管理手段與方法落后。部分檔案材料的完整性、準確性和系統性較差。主要原因是科研人員重成果輕歸檔工作，核心內容被閹割影響內在質(zhì)量，降低了檔案材料的真實(shí)性。少數科研人員受商品經(jīng)濟因素影響，重經(jīng)濟效益輕社會(huì )效益，不愿讓人共享。大多數單位科研檔案工作仍沿用傳統的手工運作模式，管理手段和方式方法明顯存有“三低”現象，即技術(shù)含量低、工作效率低、信息利用低，與現實(shí)發(fā)展不相適應[2]。因而不能很好地發(fā)揮科研檔案信息資源作用，更不能服務(wù)于社會(huì )。
3 新形勢下醫學(xué)科研檔案管理的創(chuàng )新
3．1管理機制創(chuàng )新，營(yíng)造良好的科技興院環(huán)境隨著(zhù)現代化科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，醫學(xué)科研檔案管理要適應科技發(fā)展的需求。就要管理機制創(chuàng )新，轉變觀(guān)念，提高各級領(lǐng)導、科研管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)對科研檔案工作重要性的認識。構建院長(cháng)一檔案管理委員會(huì )一檔案管理機構一兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò )體系(圖1)，以機關(guān)各部門(mén)負責人為成員，各機關(guān)部門(mén)設兼職檔案員，將檔案部門(mén)由輔助科室轉為職能部門(mén)，起到強化檔案部門(mén)監督、指導的管理職能作用。與人事和科教部門(mén)制定科研檔案管理制度，明確科研管理部門(mén)和人員、檔案管理部門(mén)各自職責。加強科研作風(fēng)的長(cháng)效機制，實(shí)行院科分級管理模式，即院抓科、科抓課題組，將檔案工作的內容納入到各級領(lǐng)導干部的崗位責任制，人事部門(mén)根據檔案部門(mén)提供的“科研檔案歸檔證明”，嚴把科研等人員的調動(dòng)、晉升、考核和評定關(guān)，將檔案材料的規范化、收集的及時(shí)性和案卷質(zhì)量?jì)?yōu)劣性等作為個(gè)人年度考核、升職、評優(yōu)、評先進(jìn)等條件之一，以提高歸檔工作的質(zhì)量和效率。利用檔案管理工作協(xié)作網(wǎng)，加強宣傳工作，從領(lǐng)導到科技管理者、科研人員都了解檔案是前人科研工作的真實(shí)記錄，是后人科研工作的捷徑[3]。促進(jìn)醫學(xué)科研檔案管理工作朝著(zhù)制度化、規范化、優(yōu)質(zhì)化方向發(fā)展。
3．2管理方法創(chuàng )新，提升科研檔案的質(zhì)量管理一項科研成果檔案一旦形成，它的完整、準確、系統性就已經(jīng)客觀(guān)存在了，如果需補救是很困難的，所以對于檔案材料的形成和積累必須實(shí)行超前控制與全程管理(圖1)。首先檔案人員要樹(shù)立超前意識，課題立項時(shí)，科教管理部門(mén)兼職檔案員提前介入課題組、實(shí)驗室，指定課題組一名人員負責資料收集、保管、整理工作，建立專(zhuān)人負責制。理順科教管理部門(mén)、課題組、檔案人員關(guān)系，采用雙向把關(guān)、雙向監督、同步進(jìn)行的管理方法協(xié)調和指導科研人員的歸檔工作。建立課題歸檔資料袋，隨袋發(fā)放“醫學(xué)科研檔案歸檔范圍和歸檔說(shuō)明書(shū)、檔案移交清單”等表單及實(shí)驗記錄統一用紙，將立題論證到成果鑒定進(jìn)行詳細記載及時(shí)整理歸袋，做好檔案形成前的前序階段、研制階段和后期階段的案卷資料收集、整理、保管、鑒定和統計等環(huán)節的管理工作。檔案管理部門(mén)要對科研項目形成資料實(shí)行全程跟蹤，定期進(jìn)行督查，若發(fā)現研究實(shí)施的原始資料、實(shí)驗記載形成及管理情況、驗收研究材料形成的質(zhì)量不符合檔案要求的科研項目，提出整改意見(jiàn)，否則不予結題驗收�？蒲许椖拷Y題后，科教部門(mén)兼職檔案員會(huì )同課題組負責人、課題組檔案員將檔案移交到檔案部門(mén)，由醫院專(zhuān)職檔案員按照中華人民共和國國家標準《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2000)，結合醫學(xué)科研檔案的歸檔要求對項目的檔案材料進(jìn)行審核鑒定后，集中歸入醫院檔案部門(mén)。
3．3管理技術(shù)創(chuàng )新，提高檔案現代化管理水平人是實(shí)現科學(xué)技術(shù)創(chuàng )新的根本力量，又是運用科學(xué)技術(shù)創(chuàng )新成果的主體n】。醫學(xué)科研檔案管理人才的培養要堅持人本原則，醫院應給予他們創(chuàng )新工作的優(yōu)良空間，充分發(fā)揮人的能動(dòng)性和創(chuàng )造性。加強培訓，學(xué)習科學(xué)技術(shù)、管理學(xué)、心理學(xué)等，讓他們接觸更多的新知識來(lái)不斷提高檔案管理人員文化水平和知識層次，鍛煉創(chuàng )新能力，成為具有現代化科學(xué)技術(shù)知識、計算機管理與操作技術(shù)、外語(yǔ)知識和良好的職業(yè)道德的專(zhuān)業(yè)型人才，使檔案工作管理順應社會(huì )發(fā)展要求�？蒲袡n案工作的技術(shù)創(chuàng )新是實(shí)現檔案管理規范化、科學(xué)化和自動(dòng)化的重要途徑[5]，為提高檔案工作質(zhì)量和效率，使檔案便于存取、利用和檢索，檔案人員在技術(shù)創(chuàng )新上要圍繞檔案收集、保管、利用來(lái)開(kāi)展，根據《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T18894—2002)，將傳統的人工管理過(guò)渡到計算機管理和網(wǎng)絡(luò )管理模式，實(shí)現資源共享。在完善保密條件下，通過(guò)采用先進(jìn)技術(shù)，逐步建立一個(gè)科學(xué)化、法制化、規范化、系統化的科研電子文件檔案管理體系，實(shí)現技術(shù)資料的網(wǎng)上傳遞和檔案資料的數字化管理，技術(shù)圖紙和文件資料將通過(guò)光盤(pán)等數字化存儲設備歸檔保存。這樣利用先進(jìn)的微機設備和軟件，將大大節省存放空間，有利于加速檔案現代化的進(jìn)程，滿(mǎn)足醫院科研事業(yè)發(fā)展需要。
3．4開(kāi)發(fā)利用創(chuàng )新，拓寬檔案信息資源共享領(lǐng)域利用創(chuàng )新是提高醫學(xué)科研檔案信息資源為科研服務(wù)、為醫療事業(yè)發(fā)展服務(wù)的重要手段，也是科研檔案管理的目的[5]。醫院醫學(xué)科研檔案反映的是本院最新的醫學(xué)科研發(fā)展水平，醫院科研檔案利用形式就要保持與社會(huì )同步發(fā)展。
利用先進(jìn)的微機設備和軟件，將《醫學(xué)科學(xué)研究檔案歸檔說(shuō)明書(shū)》首頁(yè)內容逐項輸入計算機進(jìn)行索引、檢索、排序，提供形式多樣的查詢(xún)方式，將傳統的科研檔案編制為全面的科研信息數據庫，以滿(mǎn)足不同的檢索需求。數據庫以文本為主(包括聲音、圖像、影像等多種媒介的信息)來(lái)實(shí)現遠程檢索、瀏覽、下載和傳輸，形成一個(gè)動(dòng)態(tài)的科研數據中心和科研管理溝通平臺。利用所建立的數據庫對信息進(jìn)行加工提煉，使檔案信息獲得“第二次生命”，編制各種形式的參考資料——科研項目基本情況匯編、研究論文題錄或匯編、項目簡(jiǎn)介、科研成果匯總等。全面、實(shí)時(shí)、準確地提供相關(guān)科研信息，為領(lǐng)導進(jìn)行科研管理決策和科研管理人員開(kāi)展工作提供了極大的便利。利用科研成果資料，舉辦成果介紹會(huì )、展覽會(huì )，推廣新技術(shù)、新方法，促進(jìn)成果技術(shù)轉讓。同時(shí)以“科技興院”為宗旨，通過(guò)制作多媒體或網(wǎng)頁(yè)，宣傳醫院科研新成果，推廣新技術(shù)。從而來(lái)提高醫院的知名度，提升醫院綜合競爭實(shí)力。
綜上所述，醫學(xué)科研檔案作為科學(xué)技術(shù)存在的重要形式之一，是加快科技成果轉化的重要資源，科研檔案管理好壞，不僅反映了本單位的實(shí)力與水平，也體現了一個(gè)單位的科學(xué)管理水平。只有把創(chuàng )新作為切實(shí)點(diǎn)，才能更好地為醫學(xué)科研事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
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