溫暖的國旗下初中優(yōu)秀作文
隨著(zhù)電子文件大量產(chǎn)生，如何妥善積累、保管，如何規范電子文件的歸檔與管理，已經(jīng)成為檔案部門(mén)亟待解決的問(wèn)題。解決問(wèn)題的關(guān)鍵，就是要從電子文件產(chǎn)生的源頭抓起，即從系統設計之初就要充分考慮電子文件的管理，并將相應的要求落實(shí)到系統中。所以，檔案部門(mén)不但要明晰應提出哪些具體要求，更要知曉如何從宏觀(guān)的角度來(lái)把握這些要求。
系統在電子文件管理方面存在的問(wèn)題
在辦公自動(dòng)化快速發(fā)展的同時(shí)，電子文件管理工作卻相對滯后，表現在系統建設時(shí)沒(méi)有統籌考慮電子文件的歸檔和管理，不具備電子文件管理功能，導致電子文件管理不能和系統建設同步發(fā)展。例如，在開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統時(shí)只注重文件運轉過(guò)程，未考慮到辦理完畢后的電子文件歸檔問(wèn)題，使其在網(wǎng)絡(luò )中處于失控狀態(tài)，沒(méi)有達到文檔一體化管理要求;有的單位在系統建設時(shí)雖然考慮了電子文件管理，但由于需求不夠完整、規范，想到什么提什么，重文件流轉環(huán)節，輕歸檔與管理環(huán)節，缺乏對電子文件生命周期整個(gè)過(guò)程的全面監控，致使電子文件管理達不到規范、科學(xué)的要求，電子文件真實(shí)、完整、有效性不能得到充分保證。
辦公自動(dòng)化系統是實(shí)現單位內部各級部門(mén)之間以及內外部之間辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享、實(shí)現科學(xué)決策的信息系統。辦公自動(dòng)化系統的設計開(kāi)發(fā)不僅要考慮文件流轉，還要考慮文件歸檔與管理，要做到統籌規劃，統一研發(fā)。編制電子文件管理功能需求時(shí)，只有既注重電子文件的起草、審核、校對、簽發(fā)等環(huán)節，又注重其歸檔與管理的需求，辦公自動(dòng)化系統才能符合文件處理全過(guò)程的要求，才能使電子文件更加完整規范。
從電子文件管理者角度編制功能需求
檔案部門(mén)在提出功能需求時(shí)會(huì )面臨一些困難。一是對提出電子文件管理需求比較茫然，不知從什么角度入手;二是提出的需求只考慮了電子文件歸檔后檔案管理的需要，而沒(méi)有綜合考慮對電子文件的前端控制;三是提出需求時(shí)猶疑不定，經(jīng)常有較大的改動(dòng)，而且使用較多的檔案專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，導致信息管理部門(mén)和開(kāi)發(fā)人員不能正確理解檔案部門(mén)的意圖。
筆者認為，檔案部門(mén)在編制功能需求時(shí)應注意把握兩點(diǎn)：
第一，功能需求的描述要從檔案管理者的角度出發(fā)，而非軟件設計人員的角度。電子文件管理要在電子文件生命周期內展開(kāi)，即在電子文件生命周期的設計、形成和使用維護三個(gè)階段都要對電子文件形成控制。因此，編制功能需求要考慮到電子文件的形成、積累、歸檔、保存、利用和維護各個(gè)環(huán)節，而不僅僅是對檔案管理子系統的描述，要實(shí)現對電子文件——電子檔案的全過(guò)程監控。同時(shí)，還要通過(guò)功能需求方案，使設計人員能夠充分理解檔案部門(mén)的要求。這是檔案部門(mén)編制功能需求的根本出發(fā)點(diǎn)。
第二，功能需求的描述要以提出規范管理的要求為主，盡可能不把主要精力放在技術(shù)開(kāi)發(fā)層面。辦公自動(dòng)化系統建設的技術(shù)已經(jīng)相當成熟，只要用戶(hù)提出需求，作為市場(chǎng)開(kāi)發(fā)主體——軟件公司一般都可以從技術(shù)層面上予以實(shí)現。因此，檔案部門(mén)的主要任務(wù)是完整全面地提出電子文件管理方面的需求，諸如電子文件管理方法、管理要求等都要考慮周全，盡可能多地體現在功能需求方案之中，使有關(guān)部門(mén)充分了解檔案部門(mén)要求，通過(guò)技術(shù)手段予以實(shí)現，至于系統設計方案和實(shí)現途徑乃至具體節點(diǎn)的描述等，應當由專(zhuān)業(yè)公司負責完成。
編制功能需求時(shí)應把握的基本原則
1.一體化原則
對辦公自動(dòng)化系統中產(chǎn)生的電子文件要實(shí)施從文件到檔案的一體化管理，從文件的生成階段就要對其質(zhì)量進(jìn)行監控，對文件轉化到檔案的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全面控制和綜合管理。
2.完整性原則
要全面考慮電子文件的形成、收集、積累、鑒定與歸檔，電子檔案管理與利用以及系統維護的需要，使電子文件形成與歸檔、電子檔案保管與利用以及維護等各個(gè)環(huán)節所需要的管理功能在系統中得到完整體現。
3.實(shí)用性原則
編制功能需求是為了規范本單位辦公自動(dòng)化系統中的電子文件管理，因此，要充分調研辦公自動(dòng)化系統開(kāi)發(fā)情況和實(shí)際工作需要，使提出的需求易于實(shí)現，具體實(shí)用。
4.規范性原則
編制功能需求時(shí)要嚴格依據國家相關(guān)標準和規范文件，如公文的收、發(fā)環(huán)節要依據國務(wù)院2000年修訂的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，公文的歸檔與管理要依據國家質(zhì)量監督檢驗檢疫總局2002年發(fā)布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894——2002)、國家檔案局2003年發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》和2001年發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》等，特別在歸檔電子文件的標準格式上，更是要與《電子文件歸檔與管理規范》的要求保持一致。
功能需求的基本內容
編制功能需求的最終目的是對辦公自動(dòng)化系統中形成的電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)現全過(guò)程監督、控制。電子文件收、發(fā)文環(huán)節直接影響歸檔電子文件的質(zhì)量，所以一份完整的功能需求應當包括電子文件的收、發(fā)與歸檔，以及電子檔案的管理與利用等各個(gè)環(huán)節。
1.根據電子文件的特點(diǎn)，有針對性地提出管理要求
元數據和背景信息。電子文件的讀取依賴(lài)于它生成時(shí)的元數據和背景信息。在功能需求方案中，檔案部門(mén)應當對必需的元數據和背景信息項提出歸檔要求，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等元數據;描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等背景信息。
各方職責和管理權限。要通過(guò)明確電子文件生成和流轉部門(mén)的職責，賦予檔案部門(mén)具備瀏覽電子文件形成、運轉、發(fā)布、歸檔全過(guò)程的權限，以實(shí)現對電子文件形成、運轉、歸檔全過(guò)程的監控。
電子文件積累與歸檔。要圍繞電子文件的真實(shí)、完整、有效性，對電子文件積累、歸檔方面提出具體要求，以及確定電子文件的積累、歸檔工作流程等內容。
電子檔案在線(xiàn)利用與數據遷移。在線(xiàn)利用主要是對電子檔案的檢索與查詢(xún)、查閱申請與審核、全文瀏覽與下載等各利用環(huán)節提出功能需求。數據遷移是強調當系統設備更新或系統擴充時(shí)應及時(shí)對電子檔案進(jìn)行遷移操作。
2.對電子文件歸檔與電子檔案管理提出功能要求
首先要包括對功能需求的總體描述，即提出系統中應包含哪些功能模塊，這些模塊的主要功能是什么，電子文件真實(shí)性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。
其次，要針對總體描述中提及的各功能模塊，分別提出其具體要求。即對系統應設置的收文管理、發(fā)文管理、文件歸檔、檔案管理、檔案利用等模塊進(jìn)行清晰、具體的描述。包括其工作流程、必備功能和權限設置等內容。
編制功能需求時(shí)應特別注意的工作要求
1.管理權限的設置
明確和規定文書(shū)、檔案部門(mén)及電子文件生成流轉部門(mén)的職責及權限，可以有效地保證電子文件的質(zhì)量。
權限設置的必要性。檔案部門(mén)只有充分了解系統中生成的電子文件數量、流轉部門(mén)、從生成到流轉再到歸檔的時(shí)間及操作者，才能確保電子文件的質(zhì)量。但實(shí)際上，在一些已經(jīng)開(kāi)發(fā)了辦公自動(dòng)化系統的單位，面臨日益龐大的電子文件數量，絕大多數的檔案部門(mén)只能被動(dòng)接受，不能介入到對電子文件質(zhì)量和數量的監控工作中，有關(guān)部門(mén)歸檔什么電子文件，檔案部門(mén)就接收什么電子文件，這些文件是否為最終版本，是否被非法修改過(guò)，檔案部門(mén)并不清楚。這種被動(dòng)的局面既不利于保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和安全，也不利于電子檔案在日后得到有效的識別和利用。因此，為保證電子文件的質(zhì)量，檔案部門(mén)應當對電子文件形成的全過(guò)程實(shí)行監督和指導。
權限設置的具體規定。系統應賦予檔案部門(mén)瀏覽電子文件運轉及歸檔各環(huán)節的權限，并對收文、發(fā)文、文件歸檔各個(gè)程序、各個(gè)工作環(huán)節的責任人及權限進(jìn)行設置。
在收文管理中，應當明確簽收、登記、審核、催辦、擬辦、批辦、承辦等工作環(huán)節的責任人，并強調業(yè)務(wù)部門(mén)要將辦理完畢的電子文件隨時(shí)存入本部門(mén)辦結庫積累，集中保管，統一處理。
在發(fā)文管理中，應當規定草擬文件、審核、簽發(fā)、復核、登記等工作環(huán)節的責任人，并強調文秘部門(mén)對登記后的電子文件定稿及發(fā)文稿紙應及時(shí)退還文件形成部門(mén)兼職檔案員，由該部門(mén)兼職檔案員將其隨時(shí)存入本部門(mén)辦結庫積累，集中保管，統一處理。
在文件歸檔管理中，應當規定電子文件從鑒定到歸檔的工作流程及各工作環(huán)節的責任人。
這些規定可以明確各方責任、權限，便于操作和執行。
2.電子文件的積累
真實(shí)、完整、有效和安全是對電子文件管理的基本要求。責任部門(mén)在電子文件形成階段就要認真做好積累工作，通過(guò)嚴密的管理措施，來(lái)保證電子文件的真實(shí)、完整、有效并安全歸檔。
注意收集元數據和背景信息。系統應具備將電子文件元數據和背景信息與電子文件相關(guān)聯(lián)的功能，以便其能夠被輸出;凡是反映電子文件真實(shí)性、有效性，保證其長(cháng)期可讀的元數據和背景信息都應當通過(guò)系統自動(dòng)獲取或從其他表單中引用的方式予以保存。
收、發(fā)文環(huán)節中的積累和預歸檔庫的設置。在收、發(fā)文環(huán)節中，應當重點(diǎn)強調如何做好電子文件積累工作以及其與電子文件歸檔流程相銜接。
業(yè)務(wù)部門(mén)應當設置辦結庫，操作權限歸業(yè)務(wù)部門(mén)兼職檔案人員。業(yè)務(wù)人員在工作辦理完畢后可以隨時(shí)將電子文件保存到本部門(mén)辦結庫中，部門(mén)兼職檔案人員可以隨時(shí)對辦結庫中的電子文件進(jìn)行鑒定、整理，并向檔案部門(mén)進(jìn)行在線(xiàn)歸檔。
設置預歸檔庫，操作權限在檔案部門(mén)。電子文件在線(xiàn)歸檔之后，即由業(yè)務(wù)部門(mén)的辦結庫進(jìn)入預歸檔庫，檔案部門(mén)可以對預歸檔庫中的電子文件相關(guān)管理信息進(jìn)行修改，如修改保管期限、檔號等。
【溫暖的國旗下初中優(yōu)秀作文】相關(guān)文章：
初中優(yōu)秀作文：心中有你，讓我無(wú)比溫暖06-24
溫暖的作文優(yōu)秀07-04
溫暖作文優(yōu)秀(精選)11-12
溫暖的旅程初中作文07-22
感人的溫暖初中作文02-10
溫暖的記憶初中作文01-12
溫暖的味道作文初中03-25
- 相關(guān)推薦