作文：四季的雨

　　電子會(huì )計檔案或將正式“登堂入室”

　　日前，財政部、國家檔案局發(fā)布了新修訂的《會(huì )計檔案管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》(下稱(chēng)“《征求意見(jiàn)稿》”)，這意味著(zhù)，電子會(huì )計檔案不久或將正式“登堂入室”。

　　這是一份與時(shí)俱進(jìn)的會(huì )計檔案管理新政�！墩髑笠庖�(jiàn)稿》尤其針對信息技術(shù)的廣泛應用等新的形勢，明確了會(huì )計檔案的定義和范圍、電子會(huì )計檔案的管理要求，完善了會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀程序和要求，并結合各單位實(shí)際需要完善或修改了會(huì )計檔案移交、利用、保管等相關(guān)內容。

　　特別是，《征求意見(jiàn)稿》明確了部分電子會(huì )計資料在滿(mǎn)足一定條件下可僅以電子形式歸檔保存，同時(shí)完善了會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀程序和要求，引人關(guān)注。

　　隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )的發(fā)展，隨著(zhù)各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì )計憑證、賬簿、報表等會(huì )計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì )計檔案。隨著(zhù)經(jīng)營(yíng)管理對會(huì )計核算多維信息需求的增加，會(huì )計檔案數量大幅上升，檔案管理工作需要切實(shí)考慮成本和效率問(wèn)題，會(huì )計檔案的保管形式亟需進(jìn)行變革。

　　而按照現行的1998年制定的《會(huì )計檔案管理辦法》，“采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案”。在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規范和技術(shù)手段已較為成熟，這種情況下，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會(huì )計檔案的意義不大，且會(huì )大大增加檔案的管理成本。

　　為了順應信息化和低碳化的時(shí)代發(fā)展要求，《征求意見(jiàn)稿》進(jìn)一步肯定了電子會(huì )計檔案的有效性和可替代性(對紙質(zhì)會(huì )計檔案的替代)，規定“單位內部形成的電子會(huì )計資料，同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存”。

　　這些必須“滿(mǎn)足的條件”包括：電子會(huì )計資料來(lái)源真實(shí)有效，由相應的信息系統生成和傳輸;使用的會(huì )計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會(huì )計資料數據，能夠輸出符合歸檔格式的會(huì )計憑證、賬簿、報表等會(huì )計資料，設定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序等。

　　相應地，上述《征求意見(jiàn)稿》對電子會(huì )計檔案的移交、銷(xiāo)毀、利用等也提出了有關(guān)要求。

　　實(shí)際上，為探索會(huì )計檔案電子化管理的有效模式，修訂《會(huì )計檔案管理辦法》，財政部從2010年年底開(kāi)始，就會(huì )同國家檔案局赴多家單位開(kāi)展調研和座談，并自2012年開(kāi)始陸續選擇相關(guān)企業(yè)開(kāi)展會(huì )計檔案電子化管理試點(diǎn)工作。試點(diǎn)企業(yè)進(jìn)一步節約了會(huì )計檔案管理成本，提高了會(huì )計檔案管理效率。僅從內部原始憑證的試點(diǎn)效果看，每家單位每年就可直接節約紙張、打印耗材及后續處理人力成本、保管成本等上千萬(wàn)元，“綠色檔案”效應盡顯。

　　另外，實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險和承擔的責任，對于已超過(guò)最低保管期限且符合銷(xiāo)毀條件的會(huì )計檔案，單位負責人一般也不愿輕易銷(xiāo)毀，致使會(huì )計檔案大量占用單位資源、耗費保管成本。這與現行《會(huì )計檔案管理辦法》規定了會(huì )計檔案銷(xiāo)毀的具體程序但未明確銷(xiāo)毀前的鑒定工作和有關(guān)責任有一定關(guān)系。

　　這一點(diǎn)引起財政部、國家檔案局的高度關(guān)注。此次《征求意見(jiàn)稿》進(jìn)一步完善了會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀程序和要求。會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀是會(huì )計檔案管理工作的重要環(huán)節，其中，銷(xiāo)毀鑒定是銷(xiāo)毀的前提和基礎。此次《征求意見(jiàn)稿》增加了銷(xiāo)毀鑒定的程序和要求，規定“各單位應當成立檔案鑒定委員會(huì )(或小組)，定期對已到保管期限的會(huì )計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì )計檔案鑒定銷(xiāo)毀意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續保存的會(huì )計檔案，應重新劃定保管期限;對保管期滿(mǎn)，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì )計檔案，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。”同時(shí)，此次《征求意見(jiàn)稿》簡(jiǎn)化了監銷(xiāo)的有關(guān)規定。

　　此外，現行《會(huì )計檔案管理辦法》采用列舉的方式，提出了4類(lèi)應當歸檔的會(huì )計資料，但未對會(huì )計檔案內涵進(jìn)行界定。其他會(huì )計資料是否應當歸檔缺少相應判斷標準，導致各單位實(shí)際中做法存在較大差異或者出現一些爭議。此次《征求意見(jiàn)稿》明確了會(huì )計檔案的定義和范圍。

　　此次《征求意見(jiàn)稿》還結合實(shí)際工作需要，完善或修改了關(guān)于延長(cháng)會(huì )計檔案移交檔案機構(檔案工作人員)的期限、完善會(huì )計檔案利用的有關(guān)要求、明確代理記賬中涉及的會(huì )計檔案管理問(wèn)題、調整會(huì )計檔案定期保管期限分類(lèi)等內容。

　　按照《征求意見(jiàn)稿》的要求，12月31日前，各單位將會(huì )把意見(jiàn)反饋至財政部會(huì )計司。

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