建議書(shū)保護環(huán)境三篇
我跟Bryan都是念工程出身的。
會(huì )念工程，就是因為我們都不是極度活潑外向的人。 但離開(kāi)學(xué)校后，我們卻都一直在做著(zhù)跟專(zhuān)案管理相關(guān)的工作。 管理跟工程最大的差異，在于各類(lèi)管理以及人的問(wèn)題上，通常都沒(méi)有唯一解。 是不可能有個(gè)什么公式加減成除一番就得出最適答案，而必須透過(guò)常態(tài)的溝通與協(xié)調，來(lái)說(shuō)服他人、整合意見(jiàn)、解決質(zhì)疑、或是贏(yíng)取共識。
很多書(shū)也常在講，一個(gè)專(zhuān)案經(jīng)理在溝通上可能會(huì )占去他超過(guò)八成以上的時(shí)間。 可是讀工程出身的我們，溝通并不是天生的強項。 所以在這樣沖擊中，我們就只能想辦法自我調整，來(lái)讓工作能順利推展。
不過(guò)，這樣的自我調整，卻讓我們在專(zhuān)案工作十幾年下來(lái)，對溝通其實(shí)有些很不一樣的體悟。
很多人講到溝通，直覺(jué)想到的可能是要很會(huì )侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑，或最起碼說(shuō)話(huà)要像主播一樣聲音清楚、抑揚頓挫等。 但我們發(fā)現一個(gè)對很多人而言可能是好消息的觀(guān)點(diǎn)：專(zhuān)案上的溝通，甚至整個(gè)職場(chǎng)上的溝通，其實(shí)不需要你外向、能不斷說(shuō)話(huà)、能有一籮筐笑話(huà)、能跟所有人瞬間打成一片。 你也不需要像電視主持人一樣語(yǔ)調清澈、聲音甜美、滔滔不絕。 相反的，就算你是內向沉默的人，把握住幾個(gè)重點(diǎn)，你一樣能在職場(chǎng)上溝通無(wú)礙，并促成與他人的合作。
這些重點(diǎn)是什么呢?
1. 任何工作，先想利害關(guān)系人是誰(shuí)，找出他們的關(guān)切議題，并主動(dòng)出擊。
專(zhuān)案管理很重視管理「利害關(guān)系人」，也就是會(huì )因此專(zhuān)案執行后得益或遭于麻煩的那群人。 所以專(zhuān)案經(jīng)理通常得在專(zhuān)案開(kāi)始前推敲他們要什么，以此來(lái)爭取他們的支持。
職場(chǎng)跟專(zhuān)案是完全一樣的概念。 我們的工作其實(shí)都會(huì )影響很多人。 只是大部分人往往只重視老板或是客戶(hù)的需求。 但實(shí)際上，我們周?chē)型�、上面有主管以及主管的主管、對外有客�?hù)、對下有部屬。 這些人在工作上面就算跟我沒(méi)有直接的往來(lái)，也可能有間接上的影響。
舉例來(lái)說(shuō)，小李想在內部推展一個(gè)他覺(jué)得不錯的電腦系統。 他若只思考老板希望要什么或這系統能對公司有什么好處，然后以此去說(shuō)服別的部門(mén)一起參與，很可能會(huì )發(fā)現自己溝通了半天別人卻要不是沒(méi)興趣、不然就是配合得很消極。
但他若愿意從「其他同事」的角度思考一下，就會(huì )發(fā)現這一切其實(shí)很容易理解。 其他同事雖然可能同意這電腦系統很好，可是自己得多花時(shí)間輸入一些資料，必然也會(huì )因為工作量而害怕。 最終當然大家就不會(huì )多興奮的配合這件事。
若小李能一開(kāi)始就理解這心情，思考這系統對當事人本身能帶來(lái)什么好處，并以此來(lái)做為溝通主干。 大家理解這件事情對自身的價(jià)值，自然就會(huì )有興趣想嘗試看看了。
所以溝通協(xié)調的第一步并不在話(huà)語(yǔ)上，而在于情勢的分析。 搞清楚周?chē)總�(gè)人對自己工作影響力的大小，以及他們要什么、關(guān)注什么資訊，后續才能發(fā)展出對的溝通策略來(lái)。
2. 規劃與準備讓你的論點(diǎn)有所依據
專(zhuān)案管理訓練讓我學(xué)到的另一個(gè)重點(diǎn)，在于老板交代工作后，先不要急著(zhù)展開(kāi)，而應該花些時(shí)間作思索一下整個(gè)情勢，并做出一個(gè)方便日后溝通用的規劃。 尤其在一些可能有爭議、誤解、或是需要協(xié)商之處，我們該盡量讓規劃詳盡——必須把心里想的事情，盡量視覺(jué)化的讓別人能輕易解讀。
這在各類(lèi)工作上其實(shí)都很重要。 因為大部分涉及多人的工作其實(shí)沒(méi)有絕對的單一答案。 我們的作法與看法，必然會(huì )有些人無(wú)法理解。 他們可能是沒(méi)想得周全、可能是有所誤解、可能把狀況想的簡(jiǎn)單，所以若我們只是口頭的去跟別人協(xié)調，希望別人照著(zhù)自己的方案走，那可能兩邊毫無(wú)交集。 但若我們能提供一些書(shū)面的東西，并把工作規劃背后的原因交代清楚，大家就比較能聚焦，討論的進(jìn)展也會(huì )加速的多。
舉例而言，小陳的某個(gè)工作一定得要隔壁部門(mén)派人支援。 小陳絕對不該空著(zhù)手去找隔壁部門(mén)的主管來(lái)討論。 因為對方很可能不認為這工作有這么復雜，或是不覺(jué)得這工作有這么急迫。 但若小陳做了一些完整的分析，清楚解釋為何這工作非他們支援不可、也說(shuō)明若無(wú)法獲得他們的支援狀況可能會(huì )變成如何、幾個(gè)對方可能會(huì )建議的其他選項又為何不可行。 準備各類(lèi)的說(shuō)明情境，并盡量圖表化、文字化、或視覺(jué)化，就能讓別人更容易理解他的論點(diǎn)。
別忘了，職場(chǎng)大部分人都很忙，唯有我們先讓別人知道自己有清楚想過(guò)這問(wèn)題，并把各種狀況都事先分析過(guò)，別人才會(huì )認真以對。 而準備充分，并讓論述有所本，是溝通成敗的另一個(gè)起點(diǎn)。
3. 交換與平衡的能力
專(zhuān)案管理教大家另一個(gè)重點(diǎn)就是面對各類(lèi)變化時(shí)，我們要從「專(zhuān)案金三角」上思考如何交換與平衡。 一般的工作也是一樣。 當碰到問(wèn)題需要去與他人溝通協(xié)調時(shí)，我們也該優(yōu)先想想有什么交換與平衡的方法。
這意思是，解決問(wèn)題總是要付出代價(jià)。 你能付出什么代價(jià)? 你又打算付出什么代價(jià)? 我們永遠不該期待別人「純粹的好心」。 溝通與協(xié)商順利的關(guān)鍵，在于我們有能力給予別人一些價(jià)值。 這有時(shí)候是當下的交換，也可能是從長(cháng)期累積的人際撲滿(mǎn)中取得。
舉例而言，小王今天臨時(shí)需要別人加班來(lái)協(xié)助自己，如果平時(shí)他對這些工作伙伴都不理不采或態(tài)度惡劣，臨時(shí)需要別人幫忙時(shí)，他不管費多大口舌別人可能都不會(huì )答應。 除非小王位階夠高，有權限給他們一些好處(如獎金或是假期)，再不然就是他平時(shí)就有跟大家培養好關(guān)系。
權限畢竟是可遇不可求的東西，所以一般人最好的做法就是平時(shí)多累積「人際樸滿(mǎn)」。 這并不是要你�；ㄥX(qián)請人家吃飯喝酒、或天天買(mǎi)珍珠奶茶給大家，而是在工作上累積一些對他人的幫忙與讓步。
舉例而言，你知道你隔壁部門(mén)的同事最近在忙一個(gè)重要大客戶(hù)的案子。 他這案子跟自己雖然無(wú)關(guān)，可是你知道他需要采購某個(gè)重要的原料。 他從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)這一塊，但剛好自己常往來(lái)的幾個(gè)廠(chǎng)商可能有提供類(lèi)似的原料。 你某天在茶水間碰到他，就可跟他聊一下。 說(shuō)自己曾經(jīng)負責過(guò)類(lèi)似的工作，手上有累積一些廠(chǎng)商資料，方不方便提供給他參考。 若你這分享對他有用，你就存了一些錢(qián)在人際撲滿(mǎn)中。 就算你是個(gè)口舌笨拙的人，以此方法累積人情，下次換你需要幫忙時(shí)，你去找他協(xié)商事情一定也會(huì )容易的多。
小結
雖然學(xué)習說(shuō)話(huà)術(shù)對我們表達溝通會(huì )有加分，但在職場(chǎng)上要順利讓別人跟自己走在同樣的方向上，僅靠說(shuō)話(huà)術(shù)與口語(yǔ)魅力是絕對不夠的。 必須要先理解別人的需求，讓自己的每次溝通都充分準備，并隨時(shí)思考如何能夠透過(guò)實(shí)質(zhì)的利益來(lái)爭取別人的支持，甚至持續累計人際補滿(mǎn)的內容。 若能有意識的持續做這樣的事情，我們在職場(chǎng)上的溝通成功率自然會(huì )節節上升的!
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