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　　人事檔案整理方案

　　人事檔案整理包括：分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂入庫五個(gè)步驟。

　　一、分類(lèi)

　　按以下規則對檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。

　　第一類(lèi)：履歷材料。包括以反映人事本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì )關(guān)系等基本情況為主要內容的履歷材料。

　　第二類(lèi)：自傳材料、報告個(gè)人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料，是個(gè)人撰寫(xiě)自己家世、身世和主要社會(huì )關(guān)系的自述材料。自傳材料的歸類(lèi)，應該以?xún)热莺陀猛緸橐罁�，不能單純按名稱(chēng)歸類(lèi)。

　　第三類(lèi)：考察、考核、鑒定、審計材料。包括人事管理工作中組織、人事部門(mén)通過(guò)各種途徑，對員工德能勤績(jì)廉進(jìn)行調查、評價(jià)的材料。歸入本類(lèi)的材料，必須是組織正式形成的，手續完備，能正確、歷史地反映本人實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。

　　第四類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位材料、職業(yè)(任職)資格材料、評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格(職務(wù))、職業(yè)技能鑒定、專(zhuān)家聘任、反映科研學(xué)術(shù)水平、培訓等材料。包括記載和反映員工學(xué)習、技術(shù)技能水平、科研水平的各種材料。

　　第五類(lèi)：政審材料、更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。包括人事審查和人事基本情況更改形成的材料。

　　第六類(lèi)：黨、團組織建設工作中形成的材料。包括加入黨、團組織的有關(guān)材料以及民-主黨派的入黨材料。

　　第七類(lèi)：表彰獎勵材料。包括各類(lèi)獎勵或表彰的材料。

　　第八類(lèi)：涉法違紀材料。

　　第九類(lèi)：招錄、聘用，任免、調動(dòng)、授銜、軍人轉業(yè)(復員)安置、退(離)休，辭職、辭退、罷免，工資、待遇，出國(境)，黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議、人民團體和群眾團體代表會(huì )議、民-主黨派代表會(huì )議形成的材料，基本社會(huì )保險與企業(yè)年金材料。

　　第十類(lèi)：其他可供組織上參考的材料。包括錄用體檢表、反映嚴重慢性病或身體殘疾的體檢表、工傷致殘診斷書(shū)、確定致殘等級的有關(guān)材料，生平、非正常死亡調查報告。人事檔案報送單、人事檔案有關(guān)情況說(shuō)明歸入此類(lèi)。

　　有三點(diǎn)說(shuō)明：

　　(一)第九類(lèi)材料內容復雜、數量眾多，為方便查找，采用二級分類(lèi)法，按照內容的不同再分別為五小類(lèi)：1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會(huì )議的代表登記表等其它材料;5.基本社會(huì )保險與企業(yè)年金材料。

　　(二)內容交叉材料按以下規則劃分：以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸二類(lèi);學(xué)生登記表、學(xué)習(培訓)鑒定表、學(xué)習(培訓)考核表歸四類(lèi);“三齡一歷”認定材料、更改或認定姓名的材料統一歸五類(lèi);享受政府特殊津貼材料歸七類(lèi);干部任免時(shí)形成的考察(考核)材料作為干部任免審批表的附件歸九類(lèi)。

　　(三)在分類(lèi)過(guò)程中，對剔出的重復、不屬于歸檔范圍的材料要分類(lèi)登記造冊。對其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書(shū)檔案或轉有關(guān)部門(mén)保存。一般性證件、文章等可退還本人。無(wú)保存價(jià)值又不宜退還本人的，報主管領(lǐng)導批準后銷(xiāo)毀。

　　二、排序

　　排序是指將每一類(lèi)別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內容的內在聯(lián)系排列順序，并通過(guò)編寫(xiě)類(lèi)號、順序號和頁(yè)碼固定下來(lái)。具體方法有：

　　(一)按材料形成的時(shí)間排序：一類(lèi)、二類(lèi)、三類(lèi)、四類(lèi)、七類(lèi)、九類(lèi)、十類(lèi)材料。第九類(lèi)材料排列時(shí)，在采用二級分類(lèi)后的各小類(lèi)中分別按時(shí)間排序。

　　(二)按材料的內容以及材料之間的內在聯(lián)系排序：五類(lèi)、六類(lèi)、八類(lèi)材料。其中第五類(lèi)、第八類(lèi)材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見(jiàn)，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類(lèi)材料，入團志愿書(shū)應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書(shū)應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。

　　(三)每個(gè)類(lèi)別中的檔案材料排序后，用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類(lèi)號和順序號，并在其右下角逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫(xiě)方法為：凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè);空白紙和托裱用的襯紙不計為頁(yè)數，復制件和原件應視為一份材料統一編寫(xiě)頁(yè)數。

　　三、編目

　　(一)按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進(jìn)行填寫(xiě);

　　(二)根據材料題目填寫(xiě)“材料名稱(chēng)”。無(wú)題目的材料，應擬定題目。材料的題目過(guò)長(cháng)，可適當簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

　　(三)“材料形成時(shí)間”一般采用材料落款標明的最后時(shí)間。復制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間;

　　(四)填寫(xiě)“材料份數”以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁(yè)數的計算，采用圖書(shū)編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應如數填寫(xiě);

　　(五)目錄要準確、工整，手寫(xiě)時(shí)一律使用黑色水筆書(shū)寫(xiě)。

　　四、技術(shù)加工

　　(一)紙張破損和字跡材料不符合要求的材料采用復印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復制，復制件應附在原件后，與原件作為一件，注明復制單位和日期。

　　(二)幅面過(guò)大的材料進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

　　(三)幅面過(guò)小的材料應進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線(xiàn)內有文字的材料應加邊。

　　(四)檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘等金屬裝訂物應予拆除。

　　(五)檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　五、裝訂入庫

　　(一)檔案目錄置于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂。

　　(二)人事檔案材料過(guò)多，應該分卷裝訂，分卷裝訂時(shí)保證同一類(lèi)材料分在同一卷中。

　　(三)檔案卷背應有人員編號、姓名、籍貫等，便于查找。

　　(四)人事檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認真細致的檢查，經(jīng)驗收合格后方能入庫。

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