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時(shí)間:2025-11-12 05:05:09 海洋 我要投稿

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  根據《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規定,制定本制度。

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  l.歸檔文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作,是各科室的一項重要任務(wù),科室應指定兼職檔案管理人員,并實(shí)行崗位責任制。

  2.文件材料的歸檔范圍

  (1)本機關(guān)行政、業(yè)務(wù)和黨群組織在各項工作活動(dòng)中形成的具有查考、利用、保存價(jià)值的文書(shū)材料、基建資料、財務(wù)報表、憑證、賬簿、音像等;

  (2)上級業(yè)務(wù)主管部門(mén)制發(fā)的文件材料、審計資料,上級機關(guān)領(lǐng)導、人大代表、政協(xié)委員等視察、檢查本機關(guān)工作時(shí)的指示、題詞、影像等;

  (3)上級非業(yè)務(wù)主管部門(mén)制發(fā)的與本機關(guān)業(yè)務(wù)有直接聯(lián)系、需要貫徹執行的文件材料;

  (4)區委、區政府、區人大以及區直同級機關(guān)制發(fā)的與本機關(guān)業(yè)務(wù)有直接聯(lián)系的文件材料;

  (5)下級機關(guān)報送的年度工作總結、年度決算報表等重要文件材料;

  (6)其他需要歸檔的資料、材料。

  3.歸檔要求

  (1)機關(guān)檔案實(shí)行微機化管理;

  (2)歸檔材料齊全、完整、準確、系統;

  (3)歸檔文件線(xiàn)條明確、字跡清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備;

  (4)保管期限劃分準確,文件資料系統完整,按要求組成保管單位(案卷);

  (5)案卷標題簡(jiǎn)明確切,排列有序;

  (6)保存的案卷均去掉金屬物;

  (7)組卷所用的各種目錄、表格、封面、封底及卷盒等一律采用檔案行政管理部門(mén)監制的產(chǎn)品;

  (8)聲像材料應標出聲像對象、時(shí)間、地點(diǎn)和中心內容;

  (9)檢索工具齊全規范。

  4.各種門(mén)類(lèi)檔案應分別整理和組卷移交。各科室要按規定及時(shí)移交文書(shū)檔案,文書(shū)檔案要在次年6月底以前歸檔完畢;年度會(huì )計檔案,可由業(yè)務(wù)科室妥善保存一年后歸檔。

  5.歸檔的各類(lèi)檔案應有移交目錄。移交檔案不合格者,檔案員應拒絕接收,并由移交者按時(shí)整改補齊,雙方清點(diǎn)無(wú)誤后簽字存查。

  6.檔案室對接收來(lái)的文書(shū)、會(huì )計、基建、聲像等檔案資料,應及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)、排列、編號續入案卷目錄,做到存放有序,管理科學(xué),查找方便。

  7.檔案庫房與檔案整理、借閱、辦公要分設。庫房要有防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設施。

  8.建立檔案庫房管理規則。非工作需要人員不準進(jìn)入庫房;與檔案無(wú)關(guān)的物品不準放入庫房;庫房?jì)炔粶兽k公、會(huì )客、閑聊;庫房?jì)葒澜鼰?庫房?jì)纫3智鍧嵭l生;取放檔案要隨手鎖柜,出門(mén)落鎖。

  9.辦公室主任和檔案員應定期對檔案的保管情況進(jìn)行全面檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施,保護檔案的安全無(wú)誤。

  10.嚴格執行《機關(guān)保密工作制度》,檔案資料不準擅自擴大借閱范圍,不準擅自透露檔案內容,不準擅自將檔案資料帶出庫房。

  11.檔案資料中的“秘密”以上密級的文件資料,不經(jīng)局長(cháng)批準不得隨便查閱、摘抄、復制。經(jīng)批準借出者,要采取必要的安全措施,嚴防泄密。

  12.在整理檔案時(shí)清出的廢舊、重份文件,應定期按規定銷(xiāo)毀,不得隨便處理或挪作他用。

  13.建立檔案借閱制度。本局各科室查閱檔案時(shí),說(shuō)明查閱范圍,經(jīng)科室負責人簽字,方可查閱。外單位查閱檔案者,須持單位介紹信,說(shuō)明查閱范圍,經(jīng)主管局長(cháng)批準后查閱。凡查、借閱檔案者,必須填寫(xiě)《檔案借、查閱登記簿》。

  14.檔案原件,原則上不準借出。特殊情況需借出時(shí),須經(jīng)主管局長(cháng)批準,并辦理借出手續,限期歸還。在借出和歸還時(shí)交接雙方要清點(diǎn)核查,借閱者要愛(ài)護檔案,不得涂抹、撕頁(yè)、圈劃、折疊等;發(fā)現檔案有損壞時(shí),要及時(shí)弄清情況,按《檔案法》有關(guān)規定,追查責任。

  15.提高科學(xué)管理水平和服務(wù)水平。做好檔案開(kāi)發(fā)利用,積極為機關(guān)科室和領(lǐng)導決策提供依據,搞好服務(wù);做好檔案資料的編研工作;配合有關(guān)科室編寫(xiě)組織沿革、大事記、基礎數字匯編和專(zhuān)題文件匯編等。

  16.檔案室向利用者提供檔案的同時(shí),應附加《檔案利用效果登記表》,利用工作結束后,由利用者如實(shí)填寫(xiě),及時(shí)交回檔案室存查。

  17.堅守崗位,做好檔案的收集整理、歸檔立卷、庫房保管、資料保密和借閱利用等工作,不斷提高檔案工作質(zhì)量。

  18.自覺(jué)遵守和嚴格執行檔案管理的各項制度,并根據實(shí)際情況不斷改進(jìn)工作,努力實(shí)現檔案管理的制度化、規范化。

  19.學(xué)習黨的方針政策,學(xué)習財政工作業(yè)務(wù)知識和檔案管理業(yè)務(wù)知識,熟悉館藏檔案情況。

  20.建立檔案員崗位責任考核與獎懲制度。檔案管理情況由紀檢監察室負責監督,每年由局工作考核領(lǐng)導小組對檔案室和檔案員進(jìn)行一次全面檢查、考核。

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