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檔案管理制度常用【15篇】
在當下社會(huì )，很多地方都會(huì )使用到制度，制度就是在人類(lèi)社會(huì )當中人們行為的準則。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？下面是小編收集整理的檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
檔案管理制度1
一、總則
會(huì )計檔案是經(jīng)濟活動(dòng)的歷史記錄，是總結經(jīng)驗教訓進(jìn)行決策所需的重要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據。為了加強會(huì )計檔案管理，保證會(huì )計檔案的安全、完整、及時(shí)，根據《中華人民共和國會(huì )計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會(huì )計檔案管理辦法》的規定，結合本校實(shí)際情況，制定本制度。
二、會(huì )計檔案管理部門(mén)
1、學(xué)校財務(wù)部門(mén)負責會(huì )計檔案工作的指導、監督和檢查。經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導研究決定，學(xué)校財務(wù)處會(huì )計檔案的具體管理工作由財務(wù)處辦室負責，財務(wù)處辦公室檔案管理員負責會(huì )計檔案和相關(guān)材料的保管。檔案室要具備防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、檔案管理員要做到會(huì )計檔案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。
三、會(huì )計檔案歸檔的范圍
1、會(huì )計憑證包括原始憑證、記賬憑證；
2、會(huì )計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；
3、財務(wù)會(huì )計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會(huì )計報告；
4、其他會(huì )計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊、會(huì )計檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì )計資料。
采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的，應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案，具備保存條件的，應同時(shí)將光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等作為會(huì )計檔案保存。
四、會(huì )計檔案的整理
財務(wù)處檔案管理員按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會(huì )計資料整理立卷，編制會(huì )計檔案保管清冊。
1、會(huì )計憑證。
�。�1）按年立卷：每年將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，按每月立卷一份。
�。�2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀(guān)。
�。�3）裝訂封面的所有內容要填寫(xiě)齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會(huì )計賬簿。
各種會(huì )計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
�。�1）會(huì )計賬簿的裝訂順序：
會(huì )計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶(hù)目錄→按本賬簿頁(yè)數順序裝訂賬頁(yè)→會(huì )計賬簿裝訂封底。
�。�2）裝訂后的會(huì )計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現象。
�。�3）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
�。�4）裝訂后，會(huì )計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號。
�。�5）會(huì )計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶(hù)明細賬、輔助賬。
3、會(huì )計報表。
會(huì )計報表編制完成并按時(shí)報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
五、會(huì )計檔案歸檔保管和移交
當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后，可由財務(wù)處各科室會(huì )計檔案臨時(shí)保管一個(gè)月，再移交財務(wù)處檔案員保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)財務(wù)處長(cháng)同意。財務(wù)處臨時(shí)保管會(huì )計檔案最長(cháng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì )計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關(guān)規定，且出納人員不得兼管會(huì )計檔案。
1、財務(wù)處各科室每年形成的會(huì )計檔案都應財務(wù)處檔案管理員按歸檔要求裝訂成冊，整理立卷，編制會(huì )計檔案案卷目錄。
2、一月之內的會(huì )計檔案暫由財務(wù)處科室保管（每月要向財務(wù)處檔案管理員交案卷目錄一份），期滿(mǎn)一月的會(huì )計檔案、應由財務(wù)處各科室移交清冊交財務(wù)處辦公室統一保管，財務(wù)處檔案管理員按期點(diǎn)收，財務(wù)處各科室可以自留一份檔案目錄和移交清冊。
3、移交會(huì )計檔案要有主管領(lǐng)導參加，清點(diǎn)后由主管領(lǐng)導及交接三方在移交清冊上簽名蓋章。
4、單位之間交接會(huì )計檔案的交接雙方，應當辦理會(huì )計檔案交接手續。
5、財務(wù)處檔案管理員對所保管的會(huì )計檔案應建立“會(huì )計檔案保管清冊”，并負責登記。
6、財務(wù)處檔案管理員接受保管的'會(huì )計檔案，原則上應保持原冊卷的裝封，如需拆封重新整理的，應會(huì )同原財會(huì )人員共同拆封整理，以分清責任。
7、會(huì )計檔案一經(jīng)歸檔，其保管、借閱、銷(xiāo)毀均有財務(wù)處按檔案管理辦法執行。
8、會(huì )計檔案的清點(diǎn)和檢查要每年進(jìn)行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿(mǎn)應處理的檔案，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。
9、各種會(huì )計檔案的保管期限要按規定執行。
六、會(huì )計檔案的調閱
1、因工作需要調閱會(huì )計檔案時(shí)，本單位人員須經(jīng)會(huì )計主管人員同意，外單位人員要有正式介紹信，同時(shí)要經(jīng)本單位處長(cháng)及單位領(lǐng)導批準。無(wú)論本單位人員還是外單位人員，調閱會(huì )計檔案必須填寫(xiě)會(huì )計檔案調閱登記薄，要詳細登記調閱日期，調閱人員的姓名和工作單位，調閱理由、數量、內容、歸期等。審批人必須在借閱登記薄上簽名。
2、查閱會(huì )計檔案人員不得私自在會(huì )計檔案上勾、劃，不得私自拆散原卷冊，不得抽取更換，否則承擔法律責任。
3、調閱人員一般不得將會(huì )計檔案攜帶外出，需要復制的要經(jīng)過(guò)本單位處長(cháng)或校長(cháng)批準方可復印，復印件必須加蓋我校公章方能生效。
4、經(jīng)批準借閱的會(huì )計檔案，應限定歸還的期限，并由會(huì )計檔案管理人員按期收回。
七、各種會(huì )計檔案保管期限
會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。
八、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀
1、財務(wù)處編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明擬銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
2、單位負責人、檔案管理機構負責人、會(huì )計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會(huì )計管理機構經(jīng)辦人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。
3、財務(wù)處負責組織會(huì )計檔案銷(xiāo)毀工作，并與有關(guān)單位共同派員監銷(xiāo)。監銷(xiāo)人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀后，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀還應當符合國家有關(guān)電子檔案的規定，并由財務(wù)處和有關(guān)單位共同派員監銷(xiāo)。
九、附則
1、本制度自20xx年3月1日之日起實(shí)施，未涉及情況按國家有關(guān)規定處理。
2、附表：財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì )計檔案保管期限表。
檔案管理制度2
第一章總則第一條為進(jìn)一步加強會(huì )計檔案管理，統一會(huì )計檔案管理制度，根據中國人民銀行《銀行會(huì )計基本規范指導意見(jiàn)》、《銀行會(huì )計檔案管理辦法》和《江蘇省農村信用社會(huì )計檔案管理辦法》，結合我市農村信用社實(shí)際情況，特制定本細則。
第二條本細則所指會(huì )計檔案是農村信用社在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和財務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì )計記錄和重要史料，是金融檔案的重要組成部分。
第三條聯(lián)社財務(wù)會(huì )計部門(mén)負責轄內農村信用社會(huì )計檔案的日常檢查和管理，建立健全會(huì )計檔案的歸檔、保管、查閱、交接、銷(xiāo)毀和保密制度。接受省聯(lián)社會(huì )計檔案工作的指導、監督和檢查。第二章會(huì )計檔案的分類(lèi)
第四條會(huì )計檔案包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)會(huì )計報告及其他會(huì )計資料。
�、鍟�(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì )計憑證；
�、鏁�(huì )計賬簿類(lèi)：總賬、各種分戶(hù)明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、低值易耗品管理賬、附注賬簿、其他賬簿；
�、缲攧�(wù)會(huì )計報告類(lèi)：月度、季度、年度財務(wù)會(huì )計報告、余額表、附表、附注及文字說(shuō)明；㈣其他類(lèi)：銀行對賬單、各種登記簿、會(huì )計檔案移交（保管、銷(xiāo)毀）清冊、機構撤銷(xiāo)（合并）交接清冊、房屋購建的契據、計算機運行日志、客戶(hù)掛失申請書(shū)、聯(lián)行查詢(xún)、查復書(shū)等。第三章會(huì )計檔案的歸檔
第五條會(huì )計檔案應整理立卷，裝訂成冊，按照保管期限、類(lèi)別和形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)，編制會(huì )計檔案保管登記簿，以便查閱。采用非紙介質(zhì)存儲會(huì )計檔案的，應能滿(mǎn)足閱讀及打印要求。
第六條會(huì )計檔案歸檔的基本要求：
�、宸诸�(lèi)組卷。
會(huì )計檔案立卷應采用“年度/保管期限/檔案類(lèi)別”的分類(lèi)方法。即先將同一年度形成的會(huì )計檔案按照保管期限分類(lèi)，再將同一期限的報表、賬簿、憑證等按類(lèi)分開(kāi)組卷并形成分類(lèi)索引。 ㈡整理與裝訂
1、會(huì )計憑證的整理與裝訂。憑證按日整理裝訂。憑證整理應按照科目順序排列，同科目按照先現金后轉賬順序排列，現金傳票按照收付順序排列，轉賬傳票按照借貸順序排列，表外科目按照收付順序排列。憑證過(guò)少的可將同一月份若干日憑證（不得超過(guò)5日）按日順序合并裝訂，并用封面隔開(kāi)；憑證過(guò)多的可分若干冊裝訂。裝訂成冊的憑證應在傳票封面上填明要素，編寫(xiě)順序號，注明日期、保管期限及檔案號，由裝訂人員和會(huì )計主管人員在加封處簽章。
2、會(huì )計賬簿的整理與裝訂�？傎~按月分科目順序整理裝訂，分戶(hù)賬將電腦打印分戶(hù)賬和手工記載分戶(hù)賬分開(kāi)裝訂，分戶(hù)賬分科目、賬號按年整理裝訂。在年度中間更換或結清的賬頁(yè)，應按照賬號順序分科目妥善保管，待年度終了統一整理裝訂。賬頁(yè)過(guò)多可分冊整理裝訂。整理裝訂成冊的賬頁(yè)，要填寫(xiě)“賬首”和“賬頁(yè)目錄”，另加封面、封底，在裝訂處加封并登記封面，注明名稱(chēng)、年度、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會(huì )計主管人員在加封處簽章。
3、會(huì )計報表的整理與裝訂。按日打印的報表按月分類(lèi)整理裝訂，按月、按季打印的資料以及結息和其他資料按年分類(lèi)整理裝訂，另加封面、封底，在裝訂處加封，登記封面，注明名稱(chēng)、年度、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會(huì )計主管人員在加封處簽章。
4、不需連續記載的各種登記簿應根據類(lèi)別、使用年度和保管期限，統一編列檔案號，作為相關(guān)年度的會(huì )計檔案歸檔。連續記載的登記簿應按啟用時(shí)間順序編號，作為永久性檔案統一編號歸檔。
�、绫４鏁�(huì )計檔案資料的磁盤(pán)或其他介質(zhì)，也應按照檔案資料的“年度/保管期限/類(lèi)別”加以分
類(lèi)、編號、張貼標簽并加裝介質(zhì)封套，注明檔案資料名稱(chēng)、年度、保管期限及檔案號，由經(jīng)辦人員在標簽及介質(zhì)封套上簽章。
�、钑�(huì )計檔案可采用紙、磁、光盤(pán)、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據、合同、股金證等具有法律效力的資料，應保存紙質(zhì)檔案。
�、槠渌麜�(huì )計檔案的'整理與裝訂，按有關(guān)規定執行。第四章會(huì )計檔案的保管
第七條各單位當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后應及時(shí)收集整理歸檔保管。主管會(huì )計為兼職會(huì )計檔案管理員。檔案室應達到“五防”、“五無(wú)”的標準，即：防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物；無(wú)火患、無(wú)蟲(chóng)蛀、無(wú)霉爛、無(wú)鼠咬、無(wú)失竊。磁介質(zhì)檔案保管應具備防磁條件，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管。磁介質(zhì)檔案應打印出書(shū)面檔案裝訂保管。檔案室應按規定建立健全各類(lèi)會(huì )計檔案管理登記簿。
第八條會(huì )計檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會(huì )計檔案保管期限從會(huì )計檔案形成的次年1月1日算起，可以延長(cháng)，但不能縮短。
同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì )計檔案的，應按最長(cháng)期限保管。同一會(huì )計檔案采用不同介質(zhì)保管的，至少應有一種介質(zhì)的會(huì )計檔案滿(mǎn)足保管期限的要求。
第九條存款人開(kāi)設的銀行結算賬戶(hù)管理資料、會(huì )計電子化系統開(kāi)發(fā)和修改的文檔資料應作為會(huì )計檔案進(jìn)行管理。銀行結算賬戶(hù)管理資料保管期限為該賬戶(hù)銷(xiāo)戶(hù)后10年，會(huì )計電子化系統開(kāi)發(fā)和修改的文檔資料保管期限為該系統停止使用或重大修改后5年。
第十條會(huì )計檔案管理人員應按照檔案保管期限對會(huì )計檔案分類(lèi)管理，逐項編號、登記，并及時(shí)入庫(柜)保管，確保會(huì )計檔案的完整無(wú)缺。信用分社、儲蓄所、聯(lián)站的會(huì )計檔案納入管轄信用社整理保管。會(huì )計檔案管理人員調動(dòng)需辦理交接手續。出納人員不得兼管會(huì )計檔案。第十一條會(huì )計檔案管理人員要定期檢查會(huì )計檔案，及時(shí)對破損、變質(zhì)會(huì )計檔案進(jìn)行復制、修復或其它技術(shù)處理。
第十二條轄內分支機構關(guān)閉、撤銷(xiāo)、合并，所有會(huì )計檔案移交接受社保管。
第十三條會(huì )計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點(diǎn)核對，雙方負責人、監交人在交接后簽章確認，監交人員由聯(lián)社財務(wù)會(huì )計部門(mén)指派。涉及機構合并、關(guān)閉、撤銷(xiāo)的檔案交接，應經(jīng)聯(lián)社稽核部門(mén)核對；分社、儲蓄所、聯(lián)站保管的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后應移交管轄信用社統一保管。第五章會(huì )計檔案的調(查)閱
第十四條嚴格遵守會(huì )計檔案調(查)閱登記制度，防止會(huì )計檔案丟失和泄密。
內部查閱會(huì )計檔案，應由查閱人提出申請，經(jīng)聯(lián)社財務(wù)會(huì )計部門(mén)及分管領(lǐng)導批準后方可查閱。采用網(wǎng)絡(luò )形式查閱的，應嚴格執行有關(guān)控制制度。法律、法規授權部門(mén)調（查)閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有效證件和縣以上主管部門(mén)的正式公函（文件），經(jīng)聯(lián)社主任或其授權人批準后，在檔案管理員陪同下調(查）閱。
調（查)閱人可以抄錄、照相、復印或復制，但不得涂改、圈劃會(huì )計檔案，不得將會(huì )計檔案拆封和借出。檔案管理員應對調調（查）閱情況進(jìn)行記錄，并由調（查）閱人簽字確認。調(查）閱會(huì )計檔案的申請及公函應由經(jīng)辦人員和會(huì )計人員共同簽章，專(zhuān)門(mén)保管，以備查考。
第六章會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀
第十五條保管期限屆滿(mǎn)的會(huì )計檔案，按照下列程序銷(xiāo)毀：
�、逶诼�(lián)社財務(wù)會(huì )計部門(mén)監督下，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊；
�、媛�(lián)社主任在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)；
�、缏�(lián)社稽核部門(mén)清查、核對會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊；
�、鑸笳埵÷�(lián)社財務(wù)會(huì )計部門(mén)審批（銷(xiāo)毀清冊、稽核部門(mén)意見(jiàn)、聯(lián)社主任意見(jiàn)作為附件）；㈤由省聯(lián)社財務(wù)會(huì )計部門(mén)、本聯(lián)社財務(wù)會(huì )計部門(mén)、稽核部門(mén)和相關(guān)單位共同派人現場(chǎng)監銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊上簽章確認。
會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊應注明要銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止時(shí)間、檔案號、應保管
期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容；對會(huì )計憑證及附件要詳細抄列憑證記載主要事項；采用磁盤(pán)或其他介質(zhì)保存的會(huì )計檔案，還應注明保存介質(zhì)的檔案編號、名稱(chēng)等內容。
銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應將檔案信息與其保存介質(zhì)一同銷(xiāo)毀。對銷(xiāo)毀用磁盤(pán)或其他介質(zhì)保存的會(huì )計檔案，應會(huì )同有關(guān)技術(shù)人員共同進(jìn)行。
第十六條保管期限屆滿(mǎn)但涉及未結清債權債務(wù)關(guān)系或其他未了事項的原始會(huì )計資料，不得銷(xiāo)毀，應單獨保管到未了事項完結為止。第七章罰則
第十七條會(huì )計檔案必須妥善保管、有序存放、方便查閱、定期修復，防止會(huì )計檔案毀損、散失、泄密。對違反會(huì )計檔案管理規定并造成嚴重后果的，按照有關(guān)法律、法規及處罰辦法追究相關(guān)人員責任。
檔案管理制度3
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。
凡應該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。
各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1.公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的'不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內容執行。
檔案借閱者必須做到：
�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
第一章總則
第一條為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條本工作細則適用于江蘇xx實(shí)業(yè)集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務(wù)工作細則
第三條檔案人員崗位職責
(一)貫徹執行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關(guān)檔案工作的指示規定、辦法等。
(二)負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規章制度和檔案工作的發(fā)展規劃。
(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門(mén)對檔案材料進(jìn)行完整、系統、正確的立卷歸檔。
(四)負責集團專(zhuān)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓和業(yè)務(wù)指導工作。
(五)負責接收、整理、分類(lèi)、保管和統計集團公司的各類(lèi)檔案。
(六)負責檔案的開(kāi)放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開(kāi)展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過(guò)保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見(jiàn)。
(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲(chóng)用品,延長(cháng)檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執行標準
(1)應歸檔文件齊全完整;
(2)應歸檔文件為原件;
(3)及時(shí)登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時(shí),由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時(shí)登記,扣除責任人績(jì)效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執行標準
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績(jì)效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過(guò)處理,并視情節輕重責任人扣除績(jì)效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關(guān)法律法規執行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實(shí)提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實(shí)行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò )成員的工作;
(三)集團各部門(mén)、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實(shí)責任人;
(四)檔案工作結合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評比;
(五)考核內容:各部門(mén)、分子公司、項目部的年度目標責任書(shū)中檔案管理工作指標是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導小組負責,對工作成績(jì)突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。
第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。
檔案管理制度4
引言
高校學(xué)生黨員檔案是一個(gè)學(xué)生黨員在校期間政治生活軌跡及參加社會(huì )活動(dòng)的真實(shí)記錄,是黨組織考察和了解一名學(xué)生黨員政治表現的第一手資料,也是一名學(xué)生黨員政治生涯的重要組成部分。[1]隨著(zhù)民族地區高校規模的不斷擴大,高校學(xué)生黨員數量的日趨增加,學(xué)生黨員在校期間所形成的各種相關(guān)材料不斷增多，這給管理學(xué)生黨員檔案的工作人員帶來(lái)了很大的壓力。要加強對民族地區高校學(xué)生黨員檔案的管理，必須進(jìn)一步改革學(xué)生黨員檔案管理制度。
1.當前民族地區高校學(xué)生黨員檔案管理方面最常見(jiàn)的問(wèn)題
長(cháng)期以來(lái)，由于諸多原因民族地區高校學(xué)生黨員檔案未能得到應有的重視，加上管理行為不規范，使學(xué)生黨員檔案材料收集和歸檔不全，質(zhì)量不高，不能準確全面地反映高校學(xué)生黨員的全貌，甚至出現檔案等嚴重問(wèn)題。
1.1民族地區高校學(xué)生黨員檔案管理人員素質(zhì)不高，管理意識薄弱
高校學(xué)生黨員檔案是高校檔案的一個(gè)重要分支，但由于民族地區經(jīng)濟發(fā)展比較滯后，教育條件也相對落后，民族地區高校只能以高就業(yè)率來(lái)吸引新生的眼球，以便廣泛招生。這使得部分高校往往只重視教學(xué)和財政等其他檔案管理工作，對學(xué)生黨員檔案管理工作的重要性認識不足，沒(méi)有將學(xué)生黨員檔案管理工作提到日常議程。
1.2民族地區高校缺乏學(xué)生黨員檔案管理制度，管理行為不規范
民族地區高校學(xué)生黨員檔案管理不僅普遍存在歸檔文件材料不齊全問(wèn)題，而且還存在對已歸文件材料缺乏規范化整理問(wèn)題。[3]究其原因，主要是對學(xué)生黨員檔案管理缺乏重視，缺少學(xué)生黨員檔案管理制度，管理行為不規范。如民族地區部分高校沒(méi)有設立專(zhuān)門(mén)的學(xué)生黨員檔案管理部門(mén)，也沒(méi)有建立學(xué)生黨員檔案管理制度，檔案管理經(jīng)費不足，導致檔案收集不齊、文字材料規格不一、書(shū)寫(xiě)不規范、遺失等一系列問(wèn)題，管理體制明顯不完善。
1.3民族地區高校檔案管理員缺乏檔案保護和歸檔意識
民族地區部分高校檔案管理人員缺乏檔案保護和歸檔意識，表現為檔案保密制度缺失，檔案歸檔意識不強。例如，在學(xué)生黨員檔案的管理過(guò)程中常出現:“個(gè)別工作人員、教職工為了工作方便,常沒(méi)有證明審批手續就要求借用、查閱學(xué)生檔案,有的檔案材料不能及時(shí)收集歸檔”等問(wèn)題,[4]如果不及時(shí)歸檔，日后檔案管理人員自己也難以追憶齊全和保全最原始的學(xué)生黨員檔案資料。
2.常見(jiàn)民族地區高校學(xué)生黨員檔案管理制度改革措施
2.1提高民族地區高校檔案工作人員素質(zhì),加強檔案隊伍建設
檔案管理水平的高低,關(guān)鍵在于檔案管理人員的素質(zhì)和覺(jué)悟。[5]檔案管理人員應定期培訓，與時(shí)俱進(jìn),增加檔案管理人員的'專(zhuān)業(yè)知識量和提高管理檔案的質(zhì)量,同時(shí)不可忽視思想政治方面的教育,及時(shí)了解檔案領(lǐng)域的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)。如掌握計算機的基本操作，加強電子檔案的管理等。再者，可以對認真履行工作職責,遵紀守法,積極主動(dòng)地做好檔案工作的優(yōu)秀管理人員,進(jìn)行表?yè)P贊美,通過(guò)發(fā)揮他們的先鋒模范帶頭作用，提高檔案管理人員的工作積極性，穩定檔案工作隊伍。
2.2民族地區高校應制定和完善學(xué)生黨員檔案管理制度。
合理完善的學(xué)生黨員檔案管理制度，是實(shí)現檔案管理工作規范化的保證。民族地區高校的各院系內部應制定嚴格管理制度并認真落實(shí)，如《高校學(xué)生黨員檔案管理制度》、《高校學(xué)生黨員檔案保管制度》、《高校學(xué)生黨員檔案移交制度》、《高校學(xué)生黨員檔案借閱制度》等,用規章制度規范每位負責人的管理行為,實(shí)行規范化的管理,確保學(xué)生黨員檔案各項基礎工作落到實(shí)處，同時(shí)防止檔案資料的流失與泄密，保證檔案管理工作的順利高效進(jìn)行。
2.3民族地區高校應建立切實(shí)有效的學(xué)生黨員檔案監管機制。
民族地區高校各院系要加強對學(xué)生黨員檔案資源的監管，從源頭抓起，形成切實(shí)有效的監管機制。針對民族地區高校學(xué)生黨員少數民族的民族性質(zhì)多樣及人員多的特點(diǎn),各院系要明確具體的責任人,檔案每到一個(gè)地方都要求經(jīng)手人簽字記錄,嚴防作弊,杜絕工作方法上銜接不上的問(wèn)題，保證檔案的真實(shí)性和可靠性。
2.4民族地區高校學(xué)生黨員檔案管理應該加強檔案保護意識
高校學(xué)生黨員檔案屬于機密檔案,民族地區高校檔案管理人員應規范管理行為，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定,保護檔案的安全與隱私,不得泄露檔案內容。如借閱者要嚴格制定查閱、借閱制度，不得私自復印、拍照、不得在材料上批注、劃線(xiàn)、剪裁等。[7]同時(shí)加大宣傳力度，讓學(xué)校領(lǐng)導、教師和學(xué)生加深對學(xué)生黨員檔案的了解，提高他們的檔案管理和保護意識。
總結
檔案是歷史的軌跡，是一筆無(wú)形的資產(chǎn)。民族地區高校學(xué)生黨員檔案的規范化管理,具有極其重要的意義。[8]搞好民族地區高校學(xué)生黨員檔案的管理，不僅可以提高工作的效率,同時(shí)提高了自身的核心競爭力，推動(dòng)了檔案管理現代化的進(jìn)程。通過(guò)查閱相關(guān)的文獻并歸納總結，我認為以上的措施對于解決目前高校檔案管理存在的問(wèn)題十分有效，特別是民族地區的高校。
檔案管理制度5
國庫支付中心檔案管理、查閱、保密制度
第一條為確保中心檔案的安全,防止損壞、丟失、損毀,制訂本制度。
第二條 檔案管理制度:
1、檔案管理員要認真依照《檔案法》及《檔案管理辦法》,對檔案進(jìn)行開(kāi)那個(gè)規范化管理;
2、非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案室; 3、檔案資料原則上不得外借。如遇特殊情況,要經(jīng)分管領(lǐng)導批準、簽字,借閱時(shí)間不得超過(guò)一天;
4、檔案資料要按規定排列,統一編排擺放; 5、嚴格檔案交接手續,日常檔案交接要履行規定的交接手續; 6、加強檔案的整理工作,每半年至少進(jìn)行一次檔案清理、統計、核對工作;
7、如檔案管理人員發(fā)生變動(dòng),必須進(jìn)行嚴格交接,履行交接手續。
第三條 檔案查閱制度:
1、中心內部會(huì )計人員只能查閱本組核算范圍內的會(huì )計檔案,核算單位只能查閱本單位的`會(huì )計檔案;
2、嚴格執行檔案查閱手續,在規定范圍內查閱檔案。不準隨便轉讓他人查閱,不得擅自抄錄、拍照、涂改、復印或加注批注; 3、如有特殊情況需向有關(guān)部門(mén)提供會(huì )計檔案復印件,必須進(jìn)行登記并經(jīng)分管領(lǐng)導批準;
4、會(huì )計檔案查閱后,要及時(shí)歸還檔案管理人員進(jìn)行核收。
第四條 檔案保密制度
1、檔案管理人員要增強保密觀(guān)念,執行有關(guān)的保密法規規定; 2、檔案管理人員要嚴守機密,不準在私人交往、談話(huà)、公共場(chǎng)所泄露機密。
檔案管理制度6
1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理就是對與一定物力相結合的人力運用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓與調配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會(huì )對人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。
2 人事檔案管理對人力資源管理的促進(jìn)作用
2.1 人事檔案為人力資源開(kāi)發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數據
人事檔案是現代社會(huì )人存在的最有力的證明文件，其伴隨著(zhù)人的一生的成長(cháng)歷程，可以說(shuō)，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時(shí)地發(fā)現新人，各盡其職，揚長(cháng)避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事檔案對人力資源開(kāi)發(fā)有促進(jìn)作用
�。�1）利用人事檔案有助于動(dòng)態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預測其發(fā)展潛力。依據人事檔案提供的信息，可以使各類(lèi)人才揚其長(cháng)，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
�。�2）利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理。
2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據
人事檔案為企事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據。如績(jì)效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門(mén)可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績(jì)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
2.4 人事檔案可以?xún)?yōu)化人力資源的合理配置
隨著(zhù)信息化、全球經(jīng)濟一體化加速和國內法制體系的健全，以知識、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟時(shí)代對傳統人事檔案管理實(shí)施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實(shí)現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著(zhù)時(shí)間的推移、內外環(huán)境的變化，會(huì )出現人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現人力資源信息的共享，科學(xué)預測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳配置。
2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規劃
近年來(lái)，學(xué)界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問(wèn)題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預測更科學(xué)、規范，從而制定出合理的管理規劃。
2.6 使人力資源的管理水平得到提升
人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的展開(kāi)都是圍繞人事檔案信息來(lái)的，所以人力資源的`管理水平相應的也得到應有的重視，相應的管理水平也有所提升。
3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用
雖然隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，人事檔案管理較之以前有了很大的進(jìn)步，然而，人事檔案管理不善的問(wèn)題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負面作用主要表現在如下幾個(gè)方面：
�。�1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時(shí)掩蓋了其真實(shí)性，如果沒(méi)有了真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價(jià)值。如今造假學(xué)歷、防偽學(xué)士學(xué)位證及個(gè)人簡(jiǎn)歷的偽造、虛報年齡事件等層出不窮，導致人事管理混亂重重，出現了許多不必要的麻煩。諸多不對稱(chēng)的信息對未來(lái)人力資源配置的預測造成了重大的影響，并將使企業(yè)失去更多的人才。
�。�2）人事檔案材料分散，內容簡(jiǎn)單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內容抽象，無(wú)法體現個(gè)性特色，這種人事檔案對企業(yè)的選人、用人失去了真正意義上的參考價(jià)值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會(huì )導致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業(yè)的管理成本。
�。�3）檔案材料管理手段落后，缺少時(shí)效性，降低了人力資源管理的效率。隨著(zhù)信息全球化、經(jīng)濟、技術(shù)不斷更新，人事檔案也在不斷地產(chǎn)生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發(fā)展，降低管理效率。如果不加強制度和技術(shù)更新，日新月異的社會(huì )，加上人員的流動(dòng)性巨大，將跟不上人事管理規劃的腳步，會(huì )浪費大量的時(shí)間和人力，工作效率低，只能被動(dòng)地接收信息。
4 完善人事檔案管理，為現代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進(jìn)人力資源可持續發(fā)展的重要保障。
4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性
人事檔案管理的活動(dòng)中，應該及時(shí)對不適應新形勢、新情況的規章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應新形勢的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現動(dòng)態(tài)管理和考核，運用現代科技和信息技術(shù)，及時(shí)對遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時(shí)查找補救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現代化信息管理系統，提高人力資源管理的效率
人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jì)的文件材料，充實(shí)檔案內容。運用現代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著(zhù)現代企業(yè)制度的建立，市場(chǎng)競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉變觀(guān)念，轉變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設的最前沿。
5.1 充實(shí)人事檔案的內容
在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)和由權威部門(mén)認定的業(yè)績(jì)考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專(zhuān)業(yè)能力、興趣愛(ài)好等個(gè)性化的材料。
5.2 增強人事檔案的真實(shí)性
真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進(jìn)行清查、核對人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類(lèi)儲備，建立企業(yè)人才數據庫。這些數據庫由專(zhuān)人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對于企業(yè)較為重要的人員應更為詳盡地收集其個(gè)人信息。此外，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個(gè)人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。
6 加強人事檔案的時(shí)效性
人事檔案應根據時(shí)代的變化及現實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時(shí)地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時(shí)效性。加強人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門(mén)了解和認識一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現在的。
7 加強人事檔案的現代化管理
人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現代科技手段，實(shí)現自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)。傳統檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個(gè)人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業(yè)內部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。
8 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理制度7
1.由內業(yè)員負責，對每一臺塔吊的合格證、備案證等資料進(jìn)行收集、分類(lèi)、保管、歸存至單機檔案。
2.拆裝資料的填寫(xiě)應保證真實(shí)可靠，對拆裝過(guò)程中建立的各類(lèi)安全、技術(shù)以及施工資料，統一交由物機部收存保管。
3.機械設備管理員對塔吊的.拆裝資料的管理，應做到如下幾點(diǎn):
�、侔磫螜C收集、整理、保管每次安拆的各種資料;
�、谧龊貌鹧b檔案的編目工作，需要時(shí)及時(shí)提供各種安拆資料，切實(shí)對塔吊的拆裝作業(yè)提供幫助;
�、郾ＷC資料完好不遺失;
�、芨嬷黝�(lèi)原始資料和拆裝資料的借閱單位和借閱人員，不得在檔案資料上涂改、抽換，并保證及時(shí)歸還。
檔案管理制度8
1.目的
為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規范化,特制定本規定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓文件檔案的管理。
3.職責
3.1行政人事部培訓經(jīng)理負責總部培訓文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規定》。
4.術(shù)語(yǔ)
無(wú)
5.程序
5.1培訓檔案歸檔范圍
5.1.1各類(lèi)培訓檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓檔案
5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績(jì)單》。
5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內容。
5.1.1.1.3根據《培訓考核管理制度》,無(wú)論筆試、口試及實(shí)操都應用《培訓考核成績(jì)單》記錄成績(jì)。
5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進(jìn)行考核,則應在培訓記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績(jì)記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓檔案
5.1.1.3.1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據《培訓風(fēng)險防范管理規定》進(jìn)行《外派培訓合同》的`存檔。
5.1.2培訓教材檔案存檔目錄
培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤(pán)等),其他請詳見(jiàn)《培訓教材管理制度》。
5.1.3培訓往來(lái)文件存檔目錄
5.1.3.1有關(guān)于培訓方面通知、請示、報告、總結等根據《文件檔案管理規定》要求進(jìn)行存檔。
5.1.3.2根據《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實(shí)施表應按時(shí)存檔。
5.1.3.3有關(guān)于培訓評估的檔案根據《培訓評估管理制度》要求進(jìn)行存檔。
5.2培訓檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類(lèi)后,需在一個(gè)月內歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規定》
5.5保存期限及銷(xiāo)毀
同《文件檔案管理規定》
6.監督執行
行政總監。
7.相關(guān)/支持性文件
《文件檔案管理規定》
《培訓管理制度》
《培訓評估管理制度》
《培訓教材管理制度》
《培訓風(fēng)險防范管理規定》
《培訓考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格
《檔案/圖書(shū)/資料借閱單》
《文件資料銷(xiāo)毀登記表》
《簽到表》
《培訓工作記錄表》
《培訓考核成績(jì)單》
《'7+1'培訓計劃》
《'7+1'培訓記錄表》
《外派培訓合同》
《培訓教材工作單》
檔案管理制度9
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實(shí)記錄，計算機系統對原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專(zhuān)職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類(lèi):依據美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側重。在管理過(guò)程中，注重對原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類(lèi)和補充，使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶(hù)全面的原始資料，并對陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的'修正，最大限度的明確現有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶(hù)管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。
檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤(pán)儲存系統;做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò )。
區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類(lèi)檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報告
e.工程合同開(kāi)
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會(huì )審記錄
i.工程設計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀(guān)察記錄
l.竣工驗收證明書(shū)
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)
n/新材料、構配件的鑒定合格證書(shū)
o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書(shū)
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區基本資料
b.住宅區分區資料
c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料
d.娛樂(lè )設施資料
4)住戶(hù)資料
a.住戶(hù)入住資料
入住通知書(shū)
入住協(xié)議書(shū)
b.家庭人員檔案
住戶(hù)情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱(chēng)文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01
2職業(yè)安全健康職責xx.00.02
3物料管理辦法xx.00.03
4停電停水應急預案xx.00.04
5水浸應急預案xx.00.05
6治安應急預案xx.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07
8犬類(lèi)管理辦法xx.00.08
9保安崗位架構圖xx.01.01
10保安運作規程xx.01.02
11人員出入管理辦法xx.01.03
12監控中心管理辦法xx.01.04
13車(chē)輛管理辦法xx.01.05
14保安崗位操作規程xx.01.06
15安保崗位標準xx.01.07
16燃放煙花爆竹管理規定xx.01.08
17保潔崗位監管規程xx.02.01
18綠化(地)養護監管規程xx.03.01
19消防安全管理辦法xx.04.01
20火警應急預案xx.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03
22消防設備(設施)操作規程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防設備(設施)維修保養規程xx.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規定xx.04.07
26弱電設備(設施)操作規程xx.04.08
27弱電設備(設施)維修保養規程xx.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10
29電梯設備監管辦法xx.05.01
30電梯故障緊急預案xx.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規程xx.06.02
33供配電設備(設施)操作規程xx.06.03
34供配電設備(設施)維修保養規程xx.06.04
35電工安全操作守則xx.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規程xx.07.02
38給排水設備(設施)操作規程xx.07.03
39給排水設備(設施)維修保養規程xx.07.04
40管道維修工作規程xx.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規程xx.09.02
43房屋設備(設施)操作規程xx.09.03
44房屋設備(設施)維修保養規程xx.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05
46設備完好率標準xx.09.06
47房屋、設施維修保養規程xx.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監管規程xx.10.01
49雨
天防滑管理辦法xx.10.02
50業(yè)戶(hù)管理辦法xx.11.01
檔案管理制度10
一、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防霉、防光、防水、防塵。
二、庫房?jì)葢３智鍧嵭l生，隨時(shí)對檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕。
三、庫房?jì)葒澜鼰熂按娣乓兹嘉锲贰?/p>
四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施。
五、嚴格遵守檔案的審批、鑒定、銷(xiāo)毀制度。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點(diǎn)專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
六、對館藏檔案每年進(jìn)行一至二次全面檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案長(cháng)期借出造成丟失，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告、處理。
七、對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的'丟失與損壞。
八、配備滅火設備。
九、對庫房?jì)入娋�(xiàn)、電路經(jīng)常進(jìn)行維護。
檔案管理制度11
1范圍
本管理制度規定了宜陽(yáng)縣趙堡鎮20mwp分布式光伏項目工程安全檔案和事故統計報告管理職責、管理內容與要求、檢查與考核等。
本管理制度適用于宜陽(yáng)縣趙堡鎮20mwp分布式光伏項目工程各施工單位。
2規范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本制度的引用而成為本制度的條款,凡是未注明日期的引用文件,其最新版本適用于本制度。
《生產(chǎn)安全事故報告和調查處理條例》國務(wù)院令(第493號)
洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部相關(guān)管理制度。
3 術(shù)語(yǔ)定義及縮
3.1 特別重大事故:
是指造成30人以上死亡,或者100人以上重傷(包括急性工業(yè)中毒,下同),或者1億元以上直接經(jīng)濟損失的'事故。
3.2 重大事故:
是指造成10人以上30人以下死亡,或者50人以上100人以下重傷,或者5000萬(wàn)元以上1億元以下直接經(jīng)濟損失的事故。
3.3 較大事故:
是指造成3人以上10人以下死亡,或者10人以上50人以下重傷,或者1000萬(wàn)元以上5000萬(wàn)元以下直接經(jīng)濟損失的事故。
3.4 一般事故:
是指造成3人以下死亡,或者10人以下重傷,或者1000萬(wàn)元以下直接經(jīng)濟損失的事故。
4 職責
4.1 各參建單位均要開(kāi)展安全檔案、事故統計工作。
5 管理內容和方法
5.1安全檔案管理
5.1.1 洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部和各參建單位都要建立安全檔案,由專(zhuān)職安全管理人員管理。
5.1.2 安全檔案歸檔內容:
5.1.2.1 上級部門(mén)下發(fā)的各種安全管理方面文件、批示;
5.1.2.2 各種安全管理制度、應急預案;
5.1.2.3 事故統計報表;事故報告、事故處置、事故調查、處理資料;
5.1.2.4 各項安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全不符合項整改記錄;
5.1.2.5 安全資質(zhì)及審查資料、危險源辯識和控制資料。
5.1.2.6 安全例會(huì )會(huì )議紀要、安全交底資料、安全工作計劃及總結。
5.2事故統計報告管理
5.2.1 事故統計
5.2.1.1 宜陽(yáng)縣趙堡鎮20mwp分布式30mwp光伏項目工程所有參建單位都要建立事故統計報表制度,洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部要求各施工單位定期向監理部報送事故統計月、年報表,監理部匯總審查各施工單位月、年報表后報洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部,洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部審核后報國家電投四川分公司及國家電投集團公司。
5.2.1.2時(shí)間要求:月報報送時(shí)間為每月22日,年報報送時(shí)間為每年12月25日。
5.2.2事故報告
5.2.2.1事故分類(lèi)
1)人身事故:特別重大事故,重大事故,較大事故,一般事故。
2)機械設備事故:記錄事故、一般事故、重大事故、特大事故。
3)火災事故:一般火災、重大火災、特大火災。
4)交通事故:輕微事故、一般事故、重大事故、特大事故。
5.2.2.2事故報告原則
1)人身死亡以下事故及其他一般事故由施工單位報告監理部和洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部,洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部按“四不放過(guò)”原則進(jìn)行處理。
2)人身死亡及以上級別事故、其他重大事故及以上級別事故發(fā)生后,施工單位在事故發(fā)生第一時(shí)間立即報告監理部和洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部,業(yè)主立即報告上級單位。
3)事故發(fā)生后不得謊報、瞞報、緩報、漏報。
4)發(fā)生重大及以上事故,責任單位按規定在24小時(shí)內向政府有關(guān)部門(mén)報告。
5)重要節假日執行“零事故報告”制度,各參建單位以電話(huà)形式于下午16點(diǎn)前向洛陽(yáng)華美電力有限公司宜陽(yáng)光伏項目部值班人員報告前日16點(diǎn)到當日16點(diǎn)安全情況,有問(wèn)題講問(wèn)題,無(wú)問(wèn)題報平安。
5.2.2.3事故報告內容
1)事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、單位;
2)事故發(fā)生的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò)、傷亡人數,直接經(jīng)濟損失的初步估計, 設備損壞的情況;
3)事故發(fā)生原因的初步判斷;
4)事故發(fā)生后采取的措施及事故控制情況;
5)事故報告單位。
事故書(shū)面報告應在事故發(fā)生后24小時(shí)內完成。
6檢查與考核
6.1 本制度執行情況由湖南中天工程監理有限公司宜陽(yáng)縣趙堡鎮20mwp分布式光伏項目監理部負責檢查。
6.2 檢查發(fā)現不符合的按《安全、文明施工考核與獎勵細則》、《合同文件》、《綜合考核辦法》進(jìn)行考核。
檔案管理制度12
第一條 為了加強公司檔案的系統管理，實(shí)現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據檔案法和公司有關(guān)規定，結合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門(mén)、子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得據為已有。
第三條 公司檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統籌管理，由綜合部指定專(zhuān)職人員負責；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作，由各部門(mén)指定人員專(zhuān)（兼）職本部門(mén)的檔案管理工作，或由綜合部派駐專(zhuān)職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財務(wù)管理方面的文件資料復印件。
2、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專(zhuān)員保管。
3、屬工程項目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門(mén)可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個(gè)月內，把所有檔案移交到綜合部檔案室統一保管。
4、設計部負責工程圖紙資料的臨時(shí)保管，并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結的資料，但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實(shí)際需要報請分管領(lǐng)導批準。
5、營(yíng)銷(xiāo)中心對外簽定的廣告、策劃合同，應當在簽署完畢時(shí)，即向綜合部檔案管理員移交，本部門(mén)可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調查報告，項目策劃與廣告，和銷(xiāo)售策劃方案方面的資料。
6、銷(xiāo)售合同的檔案管理：銷(xiāo)售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號永久保存。并在房管局辦完手續，合同上加蓋備案章 （按揭貸款需再加蓋預抵押章）后，當日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標價(jià)書(shū)各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標價(jià)書(shū)對應原合同編號永久保存。待公司向客戶(hù)交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶(hù)服務(wù)中心辦理產(chǎn)權證，并最終將此合同移交給房管局。
7、招標中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對外經(jīng)濟合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門(mén)可視情況保存復印件。并在每一合同執行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財務(wù)部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，原則上公司應保留兩份原件，財務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財務(wù)部保存原件，綜合部保存復印件（售樓合同除外）。
9、各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門(mén)自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個(gè)工作日內移交到綜合部檔案室統一保管，本單位可視情況保留復印件。
第五條 各部門(mén)、單位形成的文件材料原則上由本部門(mén)負責立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，并且每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第六條 各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續。資料管理員應保持相對穩定，人員變動(dòng)應及時(shí)通知綜合部檔案室，因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。
第七條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門(mén)類(lèi)和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(mén)（含部門(mén)）以上的各種計劃、方案、規劃，各種重大決議、總結、報告，和各種重要通知、通報，及各種公文、會(huì )議紀要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò )函、設計變更通知書(shū)等工程資料。
3、各類(lèi)工程檢測、鑒定報告。
4、各種協(xié)議書(shū)、合同書(shū)，各種技術(shù)資料，和各種設備檔案及說(shuō)明書(shū)。
5、公司年初財務(wù)預算報告及年終財務(wù)報告，各種財會(huì )報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。
7、公司各種管理規章制度和人事檔案。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì )等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì )活動(dòng)，及用于營(yíng)銷(xiāo)策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規等文件；上級主管部門(mén)、單位的`來(lái)文等。
13、其他需要歸檔的重要文件。
第八條 檔案在形成過(guò)程中，經(jīng)辦人員應及時(shí)對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員負責收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門(mén)資料員應在規定時(shí)間內將原件及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得私自留存；經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應經(jīng)綜合部負責人同意后妥為保存，綜合部以復印件歸檔，經(jīng)辦部門(mén)在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。
第十一條 各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱(chēng)、份數、原件或復印件等情況，設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱(chēng)、份數及必要說(shuō)明并辦理簽收手續。移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
第十三條 立卷應以部門(mén)為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
第十四條 立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的標題、日期、單位、部門(mén)等項目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地擬好案卷標題，把案卷內容表達出來(lái)，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無(wú)任何金屬物。
第十五條 檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
第十六條 檔案分類(lèi)與編號規則，見(jiàn)附表。
第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條 件，門(mén)窗應結實(shí)牢固。各部門(mén)根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據公司檔案的分類(lèi)規則對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)編號，分卷裝訂成冊，保管要有條 理，主次分明，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內容，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)上報綜合部負責人，重要問(wèn)題應及時(shí)上報總經(jīng)理。要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。要經(jīng)常清理檔案柜衛生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機密內容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí)，根據給公司所造成損失的大小，按規定對有關(guān)責任人進(jìn)行處罰。
第二十二條 根據檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和密級。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1、永久保存：
�。�1）公司章程；
�。�2）股東名簿；
�。�3）組織規程及辦事細則；
�。�4）董事會(huì )及股東會(huì )紀錄；
�。�5）財務(wù)報表；
�。�6）政府機關(guān)核準文件；
�。�7）不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；
�。�8）工程設計圖；
�。�9）規章制度；
�。�10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
2、10年保存：
�。�1）預算、決算書(shū)類(lèi)；
�。�2）會(huì )計憑證；
�。�3）事業(yè)計劃資料；
�。�4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
3、5年保存：
�。�1）期滿(mǎn)或解除之合約；
�。�2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
4、1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。
第二十四條 檔案密級
公司檔案文書(shū)分絕密、機密、密、普通四個(gè)等級，按檔案性質(zhì)、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限。
1、“絕密”文書(shū)含：相關(guān)政府批文、會(huì )計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。
2、“機密”文書(shū)含：公司各類(lèi)經(jīng)濟合同、人事檔案、客戶(hù)檔案、設計方案及圖紙、預決算書(shū)、公司章程、股東會(huì )及董事會(huì )會(huì )議紀要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會(huì )議紀要。
3、“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來(lái)函件。
4、“普通”文件含：部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
第二十五條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫(xiě)檔案調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能調閱。
第二十六條 借閱的檔案密級與領(lǐng)導簽批
公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可借閱。
借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準許可，方可借閱。
借閱公司人事、財務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)綜合部負責人批準。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷(xiāo)手續。如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)報告主管領(lǐng)導。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負責人批準后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機密級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監督下查閱。如特殊情形欲延長(cháng)調閱期限，應按調閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書(shū)面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準，方可查閱無(wú)密級檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調離。
第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進(jìn)行修補和復制。
第三十一條 對已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負責人和檔案形成部門(mén)經(jīng)理共同鑒定，報分管領(lǐng)導審核，總經(jīng)理批準，并進(jìn)行登記造冊后按規定予以銷(xiāo)毀。
第三十二條 銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字，銷(xiāo)毀清冊永久保存。銷(xiāo)毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第三十三條 有下列行為之一，視情節輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。
6、泄露公司檔案機密者。
第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準執行。
檔案管理制度13
一、立卷歸檔制度
�。ㄒ唬�、國土資源管理每一項工作完成后，有關(guān)部門(mén)應將一套收集完整的成果材料向檔案部門(mén)移交歸檔。確保檔案的歸檔率、完整率、案卷合格率。
�。ǘ�、歸檔的材料必須做到內容齊全、完整、準確，圖件清晰，字跡工整，發(fā)文規范，裝訂整齊，審查手續完備。
�。ㄈ�、國土資源管理檔案所涉及的地籍管理類(lèi)、土地利用規劃類(lèi)、耕地保護類(lèi)、建設用地管理類(lèi)、國土資源有償使用類(lèi)、礦業(yè)權管理類(lèi)、執法監察類(lèi)等材料，應在辦理完畢后按歸檔目錄，由項目負責人審定后即向檔案部門(mén)移交。第一年度的文書(shū)檔案必須在第二年上半年向檔案部門(mén)移交。會(huì )議材料在會(huì )議結束后及時(shí)交辦公室歸檔。其它歸檔材料由各職能部門(mén)整理立卷后，在第二年一季度向檔案部門(mén)歸檔。會(huì )計檔案、人事檔案實(shí)行分類(lèi)管理的原則。
�。ㄋ模�、雙方在辦理移交時(shí)，檔案部門(mén)發(fā)現案卷質(zhì)量不合格，要求補充完整或改正后再移交，移交方不得以任何理由不交、緩交或任意添加與本案卷無(wú)關(guān)的材料。
�。ㄎ澹w檔材料由兼職檔案員或指定的專(zhuān)人向檔案部門(mén)移交，交接后經(jīng)清點(diǎn)審查無(wú)誤，交接雙方在移交清單上簽字。移交清單一式兩份，交接雙方各持一份備查。
�。�、檔案部門(mén)對移交的成果材料應及時(shí)登記、造冊、編目、錄入計算機管理，檔案實(shí)體送專(zhuān)門(mén)庫房上架保管，并提供利用。
二、檔案查閱制度
�。ㄒ唬�、查閱、利用、復制檔案，應有明確的目的、范圍、時(shí)間。單位利用檔案，須持有合法證明；個(gè)人利用檔案應出具身份證明，申報具體用途，可利用個(gè)人捐贈、寄存、移交的檔案和與個(gè)人有關(guān)聯(lián)的檔案；不得跨越利用范圍，查閱所在單位和他人的檔案。
�。ǘ�、隸屬下級單位利用上級單位檔案，需征得上級單位同意，持上級單位介紹信或法人委托書(shū)，方可利用檔案。
�。ㄈ�、國家安全機關(guān)、公安機關(guān)、檢察機關(guān)、審判機關(guān)和紀檢、監察、督察等部門(mén)持介紹信或調查專(zhuān)用證明，有權利用與本公務(wù)有關(guān)的檔案資料。
�。ㄋ模�、律師利用檔案資料出示律師調查證明、委托書(shū)、律師證，利用委托單位或者個(gè)人的檔案資料。
�。ㄎ澹�、中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案，并可在我局局域網(wǎng)上公開(kāi)查詢(xún)。任何單位和個(gè)人不得擅自公布不屬于自己所有的檔案。
�。�、土地登記資料公開(kāi)查詢(xún)依照（國土資源部第14號令《土地登記資料公開(kāi)查詢(xún)辦法》）執行。
�。ㄆ撸�、保護期內地質(zhì)資料查閱利用依照（國土資源部第16號令《地質(zhì)資料管理條例實(shí)施辦法》）第三章執行。
�。ò耍�、咨詢(xún)。
�。ň牛�、內部利用檔案按局規執行。查閱檔案在查閱室，公務(wù)借出，需注明借出時(shí)間，經(jīng)局領(lǐng)導同意，限期歸還。
�。ㄊ�、利用檔案的單位和個(gè)人應愛(ài)護檔案，不得任意添加材料、不得遺失、涂改、拆散、勾畫(huà)、剪裁、污損、批注、轉借和泄密。
三、圖紙管理制度
�。ㄒ唬┓矚w檔的.底圖或藍圖應移交檔案室統一保管。
�。ǘ┬薷难a充圖紙底圖應經(jīng)領(lǐng)導書(shū)面同意，修改內容較少時(shí)，可在圖上“杠改”或“刮改”，并在修改處標注“修改標記”。修改內容較多時(shí)，另繪新圖，與原圖一并保存，并作說(shuō)明。
�。ㄈ﹫D紙管理一律以地域或地圖分幅分類(lèi)。放入圖柜管理的圖紙按坐標分幅號和象限行列式平放或吊掛；案卷附圖采用折疊手風(fēng)琴式；大圖幅采用卷放保管。
�。ㄋ模w檔圖紙必須齊全完整，分類(lèi)編號正確。
�。ㄎ澹┒ㄆ趯Υ娣诺臋n案、圖紙進(jìn)行檢查、補充，發(fā)現破損、變質(zhì)應立即修復或復制。
四、檔案保密制度
�。ㄒ唬┕裼斜Ｊ睾吐男袊颐孛艿牧x務(wù)。凡涉及國家秘密的工作部門(mén)和工作人員應加強保密教育。
�。ǘ﹪颐孛艿拿芗壏譃椤敖^密”、“機密”、“秘密”三級。屬于國家秘密文件、資料在收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀中，應嚴格執行黨和國家的保密政策和保密制度。
�。ㄈn案資料的管理實(shí)行崗位分工負責制。提供利用檔案履行登記審批手續。
�。ㄋ模┙�(jīng)審查，屬保密范圍的檔案、資料應在保密載體上加以標識，標注密級和保密期限。定期進(jìn)行定密項目的檢查、修訂和升解密工作。
�。ㄎ澹╅_(kāi)放檔案報請上級主管機關(guān)批準后公布。
�。├脵n密的單位和個(gè)人未經(jīng)許可無(wú)權修改。
五、檔案銷(xiāo)毀制度
�。ㄒ唬┙⒂煞止茴I(lǐng)導、保密領(lǐng)導組成員和專(zhuān)職檔案干部參加的檔案鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導小組，負責全局檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。
�。ǘ┙�(jīng)過(guò)鑒定，對沒(méi)有保存價(jià)值或者已到保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
�。ㄈ┯蓹n案部門(mén)提出準備銷(xiāo)毀的檔案清單，經(jīng)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作小組和主管檔案業(yè)務(wù)和審批部門(mén)批準。
�。ㄋ模┙�(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，應繼續保存一段時(shí)間后再銷(xiāo)毀，防止因疏忽或因某些檔案潛在作用未被發(fā)現而造成無(wú)可挽回的損失。
�。ㄎ澹╀N(xiāo)毀檔案應在指定的地點(diǎn)，有兩人以上監銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀檔案清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，銷(xiāo)毀人員和監銷(xiāo)人員在清冊上簽字，以示負責。
六、檔案庫房技術(shù)管理規定
�。ㄒ唬┘訌姍n案基礎設施建設，檔案庫技術(shù)管理由檔案人員負責。行政主管部門(mén)定期檢查指導。
�。ǘn案庫房設置防盜、防火、防曬、防塵、防有害物和防污染等安全措施。
�。ㄈn案庫房溫度控制在14—24℃ ±2%，相對濕度控制在45—60% ±5%；復印室溫度控制在18—28℃，相對濕度控制在50—65%；聲像庫溫度控制在20—25℃，相對濕度控制在50—60%；磁帶庫溫度控制在14—24℃，相對濕度控制在40—60%；有設備的庫房日變化幅度不超過(guò)±5%；選用白熾燈作人工照明，照度不超過(guò)100勒克斯。
�。ㄋ模┒ㄆ谶M(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)報告，并采取措施予以處理。
�。ㄎ澹┍３至己玫墓ぷ鳝h(huán)境和衛生環(huán)境，非庫房工作人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。
七、獎懲規定
�。ㄒ唬┐罅π麄骱捅碚脽釔�(ài)檔案工作，熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認真負責，刻苦鉆研，埋頭苦干，廉潔奉公，作風(fēng)正派的檔案干部。
�。ǘ⿲υ趪临Y源管理檔案的收集、整理、分類(lèi)、歸檔、提供利用和現代化管理等工作中成績(jì)顯著(zhù)的專(zhuān)兼職檔案工作人員由檔案部門(mén)每年評選一次，予以表彰和獎勵；并報請上級行政主管部門(mén)備案，作為考核和評定技術(shù)職稱(chēng)的依據。
�。ㄈ┰趪临Y源管理檔案工作中，違反有關(guān)規定，造成檔案損失、丟失、泄密、涂改，擅自提供復制以及由于玩忽職守造成檔案損失的個(gè)人和負有直接責任的主要領(lǐng)導人，由其所在單位的上級機關(guān)，依據《檔案法》規定給予行政處分；構成犯罪的，提請司法機關(guān)追究刑事責任。
�。ㄋ模⿲`反本規定，沒(méi)有及時(shí)將國土資源管理檔案進(jìn)行收集歸檔的部門(mén)或單位，在年度檔案互查中，由檔案檢查小組提出申請報告，經(jīng)審議后，由其主管部門(mén)通報批評，造成嚴重后果的，其主要責任人應給予行政處分。
檔案管理制度14
為履行對接觸職業(yè)危害的從業(yè)人員進(jìn)行職業(yè)健康監護的法定職責，規范職業(yè)健康監護工作，加強職業(yè)健康監護管理，保護員工健康，根據《職業(yè)病防治法》、《作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)健康監督管理暫行規定》等法律法規的要求，結合企業(yè)實(shí)際情況制定本制度。
一、企業(yè)職業(yè)健康管理部門(mén)根據企業(yè)存在的職業(yè)危害因素的類(lèi)別、接觸水平等情況，嚴格按照《職業(yè)健康監護技術(shù)規范》的規定，組織從事接觸職業(yè)危害因素的從業(yè)人員有計劃地到法定職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構進(jìn)行職業(yè)健康檢查。員工接受職業(yè)健康檢查應當視同正常出勤。
二、組織擬從事接觸職業(yè)危害因素作業(yè)的新錄用人員（包括轉崗到該作業(yè)崗位的人員）、擬從事有特殊健康要求作業(yè)的員工進(jìn)行上崗前職業(yè)健康檢查。新進(jìn)廠(chǎng)員工必須經(jīng)職業(yè)健康檢查合格后，方可從事接觸職業(yè)危害因素作業(yè)。
三、對長(cháng)期從事接觸職業(yè)危害因素作業(yè)的員工應組織進(jìn)行在崗期間的定期職業(yè)健康檢查。由企業(yè)職業(yè)健康管理部門(mén)負責核實(shí)人員名單，制定體檢計劃并組織實(shí)施。
四、對即將離崗的從事接觸職業(yè)危害因素作業(yè)的員工，職業(yè)健康管理部門(mén)應組織其進(jìn)行離崗前職業(yè)健康檢查，未進(jìn)行離崗體檢的，不得解除或終止與其訂立的`勞動(dòng)合同。
五、對體檢中發(fā)現有職業(yè)禁忌證或有從事與職業(yè)相關(guān)的健康損害的員工應調離原作業(yè)崗位，并妥善安置；發(fā)現健康損害或需要復查的，應如實(shí)告知員工本人，并按照體檢機構要求的時(shí)間，進(jìn)行復查或醫學(xué)觀(guān)察。
六、對疑似職業(yè)病病人應當按規定向所在地安監和衛生部門(mén)報告，并按照體檢機構的要求安排其進(jìn)行職業(yè)病診斷或者醫學(xué)觀(guān)察。
七、在設備生產(chǎn)、檢修過(guò)程中如出現職業(yè)危害因素嚴重超標，對遭受或者可能遭受急性職業(yè)病危害的勞動(dòng)者，職業(yè)健康管理部門(mén)應當及時(shí)組織進(jìn)行健康檢查和醫學(xué)觀(guān)察。
八、職業(yè)健康管理部門(mén)應當建立員工職業(yè)健康監護檔案和企業(yè)職業(yè)健康監護管理檔案，并按規定妥善保存，接受安監部門(mén)的監督檢查。
員工職業(yè)健康監護檔案應包括以下內容：
1、勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史；
2、相應作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素監測結果；
3、職業(yè)健康檢查結果報告及處理情況；
4、職業(yè)病診療等勞動(dòng)者健康資料。
企業(yè)職業(yè)健康監護管理檔案：
1、企業(yè)申報檢測、組織員工體檢、委托醫療機構服務(wù)等活動(dòng)的委托書(shū)；
2、職業(yè)健康檢查結果報告和評價(jià)報告；
3、職業(yè)病診斷報告；
4、對職業(yè)危害患者、患有職業(yè)禁忌證者和已出現職業(yè)相關(guān)健康損害從業(yè)人員的處理和安置記錄。
5、企業(yè)在職業(yè)健康監護中提供其他資料和職業(yè)健康檢查機構記錄整理的相關(guān)資料。
九、對員工要求查閱、復印其本人職業(yè)健康監護檔案的，企業(yè)應予以提供。員工離開(kāi)企業(yè)時(shí)，可索取本人健康監護檔案復印件，企業(yè)應如實(shí)、無(wú)償提供，并在所提供的復印件上簽章。
十、企業(yè)不得安排未經(jīng)職業(yè)健康檢查的勞動(dòng)者從事接觸職業(yè)危害的作業(yè)；不得安排未成年工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè)；不得安排孕期、哺乳期女員工從事對本人和胎兒、嬰兒有危害的作業(yè)；不得安排有職業(yè)禁忌證的勞動(dòng)者從事所禁忌的作業(yè)。
十一、職業(yè)健康檢查、復查、醫學(xué)觀(guān)察、職業(yè)病診療費用由企 業(yè)按有關(guān)法規規定執行。
十二、建立職業(yè)危害事故后參加應急救援人員的職業(yè)健康體檢制度。
檔案管理制度15
第1條 檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執行管理部門(mén),并由專(zhuān)人負責檔案管理;
(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報表,都必須及時(shí)歸檔;
(三)檔案管理人員堅持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔,并分門(mén)別類(lèi),做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍：
(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項目批文、合同,公司董事會(huì )形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規劃、工作總結等;
(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門(mén)留用復印件備份等;
(七)公司各部門(mén)年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
(十)公司重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的.各種社會(huì )榮譽(yù)資料;
(十三)會(huì )計統計、年度計劃、統計報表、財務(wù)會(huì )計預算報表及其說(shuō)明,各種季度報表、月報表,政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類(lèi)文件材料(此類(lèi)檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓、員工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓;
(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求：
(一)辦公室應及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作;財務(wù)和物業(yè)應自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門(mén)應及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門(mén)必須嚴格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí),要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用;
(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫(xiě)頁(yè)號;
(六)有關(guān)卷內材料的情況說(shuō)明,都應逐填寫(xiě)在目錄備注內;
(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時(shí)間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;
(二)財務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結論情況以書(shū)面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書(shū)面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時(shí)歸還。
(二)各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準,然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準,否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo);
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準;
(六)借閱的檔案用完后,應及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規定辦理;
(九)會(huì )計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì )計檔案時(shí),應持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì )計檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類(lèi)。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內予以及時(shí)提供利用;對外按借閱手續經(jīng)辦公室主任批準辦理。
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