醫保檔案資料管理工作制度

　　在我們平凡的日常里，很多情況下我們都會(huì )接觸到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的醫保檔案資料管理工作制度，歡迎閱讀與收藏。

　　醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理是醫療保險經(jīng)辦管理中一項主要的基礎性工作，對維護患者合法權益、促進(jìn)醫療保險健康發(fā)展具有十分重要的作用。為了進(jìn)一步貫徹落實(shí)《醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》和《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》，積極推進(jìn)醫療保險業(yè)務(wù)檔案規范化管理，制訂如下工作制度。

　　一、醫療保險業(yè)務(wù)材料收集整理規范

　�。ㄒ唬┽t療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集分類(lèi)，必須按照《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。

　�。ǘ�）醫療保險業(yè)務(wù)檔案材料紙樣統一采用國際標準A4型紙張。

　　1、復印件全部采用A4型紙張復印，并加蓋單位公章，對其提供的材料進(jìn)行確認；

　　2、原件小于A(yíng)4紙張的，需用膠水粘貼于A(yíng)4白紙上，粘貼時(shí)應注意向A4紙張縱向的右下側粘貼；橫向A4紙張的材料，必須將字頭向內（左）側整理，但應留出2.5CM的裝訂位置；

　　3、原件大于A(yíng)4紙張的，應折疊成A4紙張大小，但不能釘壓字跡。

　�。ㄈ�）醫療保險業(yè)務(wù)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書(shū)寫(xiě)字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫(xiě)紙，確保醫療保險業(yè)務(wù)材料內容的完整性和真實(shí)性。

　�。ㄋ模┽t療保險業(yè)務(wù)檔案材料必須紙張完好整潔，如果出現紙張破損現象，應予修補完好方可歸檔。不得在歸檔的材料上涂抹、勾畫(huà)、圈劃及亂加批注。如果確需在歸檔材料上修改的，修改人必須在材料的修改部分加蓋單位公章或修改人私章，對該材料進(jìn)行確認。

　�。ㄎ澹┮岩平粰n案室歸檔的醫療保險業(yè)務(wù)檔案材料，由于特殊情況，原移交處室需要更換或撤銷(xiāo)已歸檔的相關(guān)資料，處室經(jīng)辦人必須填寫(xiě)《醫療保險業(yè)務(wù)檔案材料變更登記表》，經(jīng)所在處室負責人和檔案管理部門(mén)負責人簽批后，檔案室工作人員方可進(jìn)行更換或撤銷(xiāo)原已歸檔

　　材料。

　　二、醫療保險業(yè)務(wù)檔案移交制度

　�。ㄒ唬�業(yè)務(wù)材料歸檔移交工作辦理。中心各處室兼職檔案管理人員具體負責本處室業(yè)務(wù)材料歸檔移交工作，必須按時(shí)將本部門(mén)經(jīng)辦業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的具有保存和利用價(jià)值的、已辦結的專(zhuān)業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》和《醫療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集整理規范》，進(jìn)行分類(lèi)收集整理，并定期向檔案室進(jìn)行移交。

　�。ǘ�）業(yè)務(wù)檔案移交質(zhì)量要求。兼職檔案管理人員必須嚴格按照《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行材料的分類(lèi)整理，確保社會(huì )保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的醫療保險業(yè)務(wù)歸檔材料完整和規范。

　�。ㄈ�）業(yè)務(wù)檔案移交質(zhì)量監督。檔案室工作人員對兼職檔案管理人員移交的業(yè)務(wù)檔案，應按《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》和《醫療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集整理規范》進(jìn)行質(zhì)量檢查。對不符合歸檔要求的材料，兼職檔案管理人員應及時(shí)按要求進(jìn)行重新整理。各處室負責人要督促其按時(shí)按要求完成業(yè)務(wù)材料歸檔整理移交工作。

　�。ㄋ模�業(yè)務(wù)檔案移交手續辦理。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場(chǎng)填寫(xiě)《醫療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認，明確工作責任�！夺t療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》一式貳份（兼職檔案管理人員、中心檔案室各留存一份）。

　　三、檔案室人員工作職責

　　中心辦公室設檔案室，檔案室人員工作職責如下：

　�。ㄒ唬┬麄髫瀼貓绦小夺t療保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》和《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》，制訂檔案管理工作各項規章制度。

　�。ǘ�）協(xié)助同級檔案行政管理部門(mén)和同級人力資源社會(huì )保障行政部門(mén)，指導下級社會(huì )保險經(jīng)辦機構檔案管理業(yè)務(wù)工作。

　�。ㄈ�）統一管理本單位社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料的立卷歸檔工作。

　�。ㄋ模╅_(kāi)展檔案資料利用服務(wù)工作，編制檢索工具，迅速準確地提供有效利用。

　�。ㄎ澹┳龊脵n案信息化工作，提高檔案現代化管理水平。

　�。�六）遵守保密制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。

　�。ㄆ撸┙M織檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作。

　　四、兼職檔案管理人員工作職責

　　中心各處室配備兼職檔案管理人員，兼職檔案管理人員工作職責如下：

　�。ㄒ唬┱J真學(xué)習《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》，貫徹執行檔案管理的有關(guān)規章制度，熟悉掌握《醫療保險業(yè)務(wù)材料收集整理規范》。

　�。ǘ�）做好本處室醫療保險業(yè)務(wù)材料收集、整理的基礎工作，確保社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案的完整性、準確性和系統性。

　�。ㄈ�）根據《醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》要求，按照“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節”方法對收集的社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類(lèi)歸檔整理，確保業(yè)務(wù)材料規范化、專(zhuān)業(yè)化。

　�。ㄋ模┌磿r(shí)做好醫療保險業(yè)務(wù)檔案和電子文檔的歸檔移交工作。

　�。ㄎ澹┡c中心檔案室保持聯(lián)系，及時(shí)反映對檔案管理工作的意見(jiàn)和要求。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　�。ㄒ唬└魈幨壹媛殭n案管理人員負責本處室社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料的收集整理工作。

　　1、醫療保險業(yè)務(wù)材料的收集按照《醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保醫療保險業(yè)務(wù)檔案齊全、準確、規范。

　　2、凡歸檔的醫保保險業(yè)務(wù)材料必須利于長(cháng)期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫(xiě)、傳真制作醫療保險業(yè)務(wù)材料。

　　3、歸檔的醫療保險業(yè)務(wù)材料必須統一按“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節”方法進(jìn)行分類(lèi)整理，并編制卷內目錄、備考表。案卷封面應逐項按規定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰或用電腦打印。

　　4、案卷裝訂前要去掉金屬物，對破損的材料應及時(shí)修整，案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結方法裝訂，裝訂的案卷應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右下角，背面的左下角打印頁(yè)號。

　　5、案卷各部分排列要求，用軟卷封面（含卷內文件目錄）——文件——封底（含備考表）以卷號排列次序裝入盒。

　　6、各處室的醫療保險業(yè)務(wù)檔案，要在規定時(shí)間內移交到檔案室集中統一保管。

　�。ǘ�）中心檔案室檔案管理人員負責醫療保險業(yè)務(wù)檔案歸檔保管工作。

　　1、檔案室管理人員對接收歸檔的醫療保險業(yè)務(wù)檔案，按《廣東省醫療保險業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施辦法》編制案卷目錄，做好入庫、上架保管工作。

　　2、嚴格執行歸檔手續。檔案室管理人員要對移交的社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行認真檢查和驗收，對不符合歸檔要求的材料有權拒收，并要求重新進(jìn)行整理。各處室兼職檔案管理人員應將歸檔的醫療保險業(yè)務(wù)材料和電子文檔定期向中心檔案室移交，移交時(shí)應填寫(xiě)《醫療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》一式二份，經(jīng)交接雙方核對簽字后，以備考查。

　　六、檔案保管保密制度

　�。ㄒ唬�檔案室庫房是檔案集中存放的機要重地，檔案管理人員必須加強管理，外人不得隨意進(jìn)入庫房。

　�。ǘ�）庫房?jì)葢�排列有序，按照�?lèi)別年度依次從左至右，從上至下排列，便于管理和查找。

　�。ㄈ�）庫房?jì)缺仨毑扇》辣I、防火、防水、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠等措施，確保檔案的完整安全。

　�。ㄋ模┒ㄆ诖驋咝l生，保持庫房的整齊、清潔，經(jīng)常對庫房進(jìn)行各項安全檢查，并作好記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施消除隱患。

　�。ㄎ澹┒ㄆ谶M(jìn)行庫房檔案的清理核對工作，做到賬、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補和復制。

　�。�六）檔案管理人員要遵守保密紀律，忠于職守，不得利用工作之便私自將檔案帶出檔案室。

　�。ㄆ撸┙�(jīng)常檢查檔案庫房，嚴格控制和管理庫房鑰匙，確保檔案安全。

　　七、檔案統計查閱利用制度

　�。ㄒ唬�檔案室工作人員必須對本單位檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行調查研究、統計分析。

　�。ǘ�）健全檔案統計內容，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定銷(xiāo)毀、保管數量、利用情況、檔案構成、機構人員設施、庫房管理等情況進(jìn)行統計。

　�。ㄈ�）建立檔案工作統計臺賬，經(jīng)常核實(shí)內容、數量，做到物、賬相符。

　�。ㄋ模�檔案室工作人員要熟悉庫房檔案的內容，了解中心各處室對檔案的需要，積極主動(dòng)為本單位各項工作服務(wù)。

　�。ㄎ澹┍締挝蝗藛T需要利用檔案時(shí)，應辦理借閱登記手續，利用完畢后及時(shí)歸還，并注銷(xiāo)借閱登記。

　�。�六）外單位人員需要利用檔案時(shí)，應持單位介紹信或本人身份證，方可辦理查閱手續。查閱保密檔案，需經(jīng)中心分管領(lǐng)導批準后，準予查閱。查閱檔案不得將檔案帶出檔案室。

　�。ㄆ撸�檔案利用者在查閱檔案時(shí)，嚴禁喝茶、抽煙，必須愛(ài)護檔案。不得拆卷、涂改、剪切檔案，如有發(fā)現，依法追究責任，嚴肅處理。

　　八、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

　�。ㄒ唬┲行臋n案室成立檔案鑒定小組，定期或不定期對檔案進(jìn)行鑒定工作，按規定剔除不再具有保存價(jià)值的檔案。

　�。ǘ�）檔案鑒定小組由分管檔案室的中心領(lǐng)導、辦公室領(lǐng)導、檔案管理人員、業(yè)務(wù)處室負責人和人力資源社會(huì )保障部門(mén)行政部門(mén)有關(guān)人員組成。

　�。ㄈ�）鑒定小組對已到期的醫療保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，對鑒定為可以銷(xiāo)毀的檔案，經(jīng)省醫保保險管理中心主要負責人批準之后銷(xiāo)毀。

　�。ㄋ模�檔案的銷(xiāo)毀由檔案室管理人員負責，會(huì )同有關(guān)處室兩人以上監督人員監督銷(xiāo)毀，監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀檔案以前，應認真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，并在銷(xiāo)毀清冊上簽名，注明銷(xiāo)毀的方式、時(shí)間和地點(diǎn)，銷(xiāo)毀清冊永久保存。

　�。ㄎ澹╄b定中如發(fā)現業(yè)務(wù)檔案保管期限過(guò)短，有必要繼續保存的，鑒定小組應當重新確定保管期限。

　　九、檔案室設備維護使用制度

　�。ㄒ唬�檔案室指定專(zhuān)人定期對檔案設備的運轉情況進(jìn)行檢查，保持檔案設備的清潔衛生。如果發(fā)現設備有損壞現象，應及時(shí)進(jìn)行維修處理；如遇解決不了的問(wèn)題應及時(shí)向上級領(lǐng)導反映解決問(wèn)題。

　�。ǘ�）檔案室用電設備必須按時(shí)進(jìn)行線(xiàn)路檢查，防止漏電、打火現象，杜絕安全隱患，確保檔案室資料安全。

　�。ㄈ�）檔案室所有帶電源的設備必須做到先開(kāi)電源，再開(kāi)設備。

　�。ㄋ模�檔案室帶電設備需要斷電時(shí)，必須先關(guān)設備再關(guān)電源。

　�。ㄎ澹�檔案室如有設備長(cháng)期不用，應將其電源切斷。

　�。�六）堅持使用和維護相結合原則。操作人員在設備日常維護工作中應做到“三好”（管好、用好、維護好）、“四會(huì )”（會(huì )使用、會(huì )保養、會(huì )檢查、會(huì )排除故障）。

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