公司檔案管理制度優(yōu)選【2篇】
在不斷進(jìn)步的社會(huì )中，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
公司檔案管理制度1
第1條檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執行管理部門(mén)，并由專(zhuān)人負責檔案管理；
(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報表，都必須及時(shí)歸檔；
(三)檔案管理人員堅持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔，并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料；
(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔；未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。
第2條檔案歸檔范圍：
(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；
(二)政府、項目批文、合同，公司董事會(huì )形成的文件材料；
(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)；
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)；
(五)公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(工作流程、公司決定等)，發(fā)展規劃、工作總結等；
(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙，工程部門(mén)留用復印件備份等；
(七)公司各部門(mén)年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔)；
(八)公司有效證照、證件；
(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件；
(十)公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；
(十二)公司獲得的各種社會(huì )榮譽(yù)資料；
(十三)會(huì )計統計、年度計劃、統計報表、財務(wù)會(huì )計預算報表及其說(shuō)明，各種季度報表、月報表，政府主管部門(mén)下發(fā)的'有關(guān)財務(wù)類(lèi)文件材料(此類(lèi)檔案由公司財務(wù)部自行保管存查)；
(十四)組織人事教育培訓、員工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓；
(十五)其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
第3條檔案立卷要求：
(一)辦公室應及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作；財務(wù)和物業(yè)應自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查；
(二)公司各部門(mén)應及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料，如材料還需使用，也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續；各部門(mén)必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料；
(三)各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續；檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間；
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點(diǎn)，保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用；
(五)卷內檔案材料應按材料排序，依次編寫(xiě)頁(yè)號；
(六)有關(guān)卷內材料的情況說(shuō)明，都應逐填寫(xiě)在目錄備注內；
(七)案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
第4條檔案歸檔時(shí)間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論；
(二)財務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結論情況以書(shū)面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查；
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查；根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書(shū)面報辦公室存查。
第5條檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為，并應及時(shí)歸還。
(二)各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿，方可借閱；
(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準，否則不予借閱；
(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)；
(五)借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準；
(六)借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天；檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄；
(七)借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失；
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理；
(九)會(huì )計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì )計檔案時(shí)，應持正式公文，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì )計檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類(lèi)。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注；
(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用；
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理；
(四)一般檔案管理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇，對內予以及時(shí)提供利用；對外按借閱手續經(jīng)辦公室主任批準辦理。
公司檔案管理制度2
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的.需求，掌握利用規律。
6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
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