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員工檔案管理制度
在學(xué)習、工作、生活中，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準則和依據。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編收集整理的員工檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
員工檔案管理制度1
一、目的
為確保員工檔案資料的完整、準確、安全、私密，提高公司的管理效率，促進(jìn)公司的正常運轉和員工的發(fā)展，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有員工在職期間的檔案資料，包括招聘、入職、培訓、晉升、薪酬、員工關(guān)系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力資源部牽頭，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后頒布實(shí)施；
2、制定本制度前收集、整理相關(guān)法律法規及公司內部政策規定，充分考慮符合中國法律要求；
3、本制度的'修訂由人力資源部根據業(yè)務(wù)需要及時(shí)評估并提出修訂意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后執行。
四、制度內容
1、員工檔案的設置和管理
�。�1）員工檔案包含個(gè)人信息、合同協(xié)議、考勤記錄、績(jì)效考核、培訓證書(shū)、獎懲記錄、離職資料等各種資料。
�。�2）人力資源部負責整理和歸檔員工檔案，需在入職后一個(gè)月內建立員工檔案。
�。�3）員工檔案應當按照員工姓名、工號、入職時(shí)間等方式進(jìn)行歸檔，存放于人力資源部?jì)鹊陌踩胤�，并采取防火、防水、防盜等措施。
2、員工檔案信息的使用和保密
�。�1）員工檔案資料只能在公司相關(guān)管理人員指定的人員使用，未經(jīng)授權不得隨意借閱、查看和復制。
�。�2）員工檔案不得隨意出借或轉移，如有必要，應提前征得本人同意，并辦理相關(guān)手續。
�。�3）員工檔案涉及到個(gè)人隱私問(wèn)題，應當妥善保密，除法律法規規定允許或經(jīng)本人授權同意的情況外，不得泄露。
3、員工檔案的保存期限及銷(xiāo)毀
�。�1）員工離職或合同到期后，應當保存員工檔案六個(gè)月以上，以備查閱。
�。�2）員工檔案的保存期限應當根據法律法規規定和公司需求進(jìn)行制定，且不得少于五年。
�。�3）員工檔案根據涉密性和保密等級的高低進(jìn)行分類(lèi)，定期進(jìn)行清理整理和銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀應當有憑有據，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審核。
五、責任主體及執行程序
1、人力資源部門(mén)負責員工檔案的建立、整理、歸檔，確保員工檔案的完整和準確。
2、所有管理人員有義務(wù)及時(shí)更新員工檔案中的各種資料，確保資料的真實(shí)和完整。
3、對于檔案存放地點(diǎn)和防盜、防火、防水等安全措施的保障，人力資源部門(mén)應當進(jìn)行后續跟進(jìn)，確保制度的實(shí)施。
4、對于泄露個(gè)人隱私問(wèn)題，人力資源部門(mén)應當指定專(zhuān)人進(jìn)行處理，并嚴肅追究責任人的責任。
六、責任追究
如發(fā)現未按照制度規定進(jìn)行操作、管理失職等情形時(shí)，應當按照公司制度的規定和工作流程進(jìn)行處罰和追究責任。追究責任人的責任，旨在引起同事的警示和反思，從而建立全員責任意識和規范化的辦公環(huán)境。
員工檔案管理制度2
一、目的
規范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據。
二、范圍
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作。
三、制度制定程序
由人力資源部制定，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后實(shí)施。制定前需進(jìn)行調研和分析，與公司相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)商，確保制度的科學(xué)性、有效性和可行性。
四、制度具體內容
1、制度名稱(chēng)：?jiǎn)T工檔案管理制度。
2、范圍：
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作，包括員工人事檔案、考勤檔案、培訓檔案、績(jì)效評價(jià)檔案等。
3、目的：
規范員工檔案的建立、保管、檢索和使用工作，確保檔案資料的'完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據。
4、內容：
�。�1）員工檔案的建立與保管
�、傩聠T工入職時(shí)，人力資源部門(mén)要按照公司規定的要求，建立員工人事檔案，并記錄員工的基本信息、相關(guān)證件、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭狀況等信息。
�、诠緫⑼晟频膯T工檔案保管制度，統一管理員工檔案資料。負責人力資源部門(mén)應該對員工檔案的管理負責，并責令保管人員妥善保管員工檔案資料，保證檔案資料的安全和保密。
�。�2）員工檔案的檢索和使用
�、賳T工需提出書(shū)面申請，經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)審批后，方可查閱其個(gè)人檔案。未經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)審批，任何人員不得查看員工檔案。
�、趩T工檔案只能由人力資源部門(mén)有關(guān)管理人員出具證明、報表或備案等審批事項時(shí)使用。
�。�3）員工檔案的保存和銷(xiāo)毀
�、賳T工檔案必須保存至員工離職后的15年。
�、趩T工檔案保存期限屆滿(mǎn)后，如無(wú)特殊需要，應予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程要求人力資源部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)和保險部門(mén)等有關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì )同，并制定銷(xiāo)毀計劃和報告。
5、責任主體：
本制度執行主體為人力資源部門(mén)，但其他相關(guān)部門(mén)應按照職責分工協(xié)同配合，確保制度的有效執行。
6、執行程序：
�。�1）人力資源部門(mén)負責制度的宣傳教育工作，確保全員掌握檔案管理制度的內容和要求。
�。�2）各部門(mén)負責監督和落實(shí)制度的執行，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并及時(shí)解決。
7、責任追究：
倘若違反本員工檔案管理制度的規定，構成違法行為的，依法追究相應法律責任；如構成違反企業(yè)制度的行為，依照公司規定嚴肅處理。
員工檔案管理制度3
一、目的
本制度的目的是規范公司員工檔案的管理，保證員工檔案記錄的'真實(shí)、完整、準確，并依法進(jìn)行保管、使用和保護；同時(shí)，明確公司部門(mén)之間對員工檔案管理的職責與權利，確保員工個(gè)人信息得到嚴格保護。
二、范圍
本制度適用于公司全體員工檔案管理，包括員工個(gè)人檔案、部門(mén)檔案等，并適用于各部門(mén)及公司領(lǐng)導對員工檔案管理的管理工作。
三、制定程序
1、由公司總經(jīng)理選派人員組成編寫(xiě)小組。
2、編寫(xiě)小組成員調研與討論，收集整理相關(guān)法律法規、公司內部政策文件等相關(guān)資料。
3、編寫(xiě)小組起草初稿。
4、組織有關(guān)部門(mén)內部審批，并評審集體討論、修改和完善擬稿。
5、經(jīng)公司總經(jīng)理同意后正式印發(fā)實(shí)施。
四、員工檔案的內容
員工檔案主要包括以下內容：
1、員工簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、戶(hù)籍、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、獎懲情況等。
2、招聘/面試材料：包括招聘廣告、應聘者應聘材料、面試記錄、面試評價(jià)、筆試材料、考試成績(jì)等，及入職手續、畢業(yè)證書(shū)、身份證復印件等材料。
3、工作資料：包括工作性質(zhì)、職務(wù)、職稱(chēng)、工資、獎金、崗位說(shuō)明書(shū)、工作任務(wù)分配、考核記錄、考勤記錄和加班情況等。
4、健康檢查：包括體檢報告、病歷、職業(yè)病防護檢查記錄等。
5、培訓記錄：包括培訓計劃、培訓記錄、培訓考核成績(jì)等。
6、辭職/退休/離職手續：包括辭職申請、離職申請、退休申請、離職原因、離職說(shuō)明、身份證復印件等。
7、其它：包括獎懲證明、個(gè)人評優(yōu)材料、用工合同、個(gè)人社保、公積金賬戶(hù)檔案、工作交接材料等。
五、員工檔案的保密
1、員工檔案須嚴格保密，任何單位和個(gè)人未經(jīng)授權不得查閱、使用或拷貝。
2、員工檔案保密責任主體為員工檔案保管員和相關(guān)部門(mén)管理人員。
六、追究責任
違反員工檔案管理制度的員工將給予相應處罰，并由公司追究相應責任人的責任。如果因管理不善造成員工個(gè)人信息泄露，公司將承擔相應法律責任。
七、其他
1、員工離職后，其檔案在離職當月內必須整理好并轉入離職檔案室，經(jīng)過(guò)五年以上后，留存已過(guò)時(shí)且重要檔案，并有計劃銷(xiāo)毀非必要的檔案。
2、員工檔案由公司保管，不得私自帶離公司；如確需出差、考勤等情況，需填寫(xiě)特殊出入登記表，并經(jīng)領(lǐng)導同意。
3、員工應當確保其檔案中信息的真實(shí)性和完整性，如有虛假、失實(shí)或遺漏情況，由當事人承擔相應責任。
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