發(fā)文管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準則和依據。擬定制度的注意事項有許多，你確定會(huì )寫(xiě)嗎？以下是小編精心整理的發(fā)文管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
發(fā)文管理制度1
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門(mén)/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過(guò)前臺之外來(lái)文件,以及內部各部門(mén)/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書(shū)或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書(shū)必須在項目管理中心內部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門(mén)的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權人簽署意見(jiàn),再轉交收件人/跟進(jìn)人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理處主任簽署意見(jiàn)的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執行或處理完畢后,由收件物管公司秘書(shū)/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書(shū)須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫(xiě)《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門(mén)/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書(shū)上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內部發(fā)文由管理處行政人員負責統一編號及填寫(xiě)《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門(mén)/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門(mén)/管理處負責,部門(mén)/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書(shū)負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關(guān)圖章的管理規定執行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門(mén)/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內部傳閱
收件人依據傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書(shū)應及時(shí)移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書(shū)和各管理處行政人員負責保管和處
理,做好文件類(lèi)別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫(xiě)管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書(shū)及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書(shū)/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi),具體類(lèi)別根據各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類(lèi)的類(lèi)別規則,每年一次或有改變時(shí)報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專(zhuān)人負責,根據文件的內容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷(xiāo)毀,并做好注銷(xiāo)的登記手續,包括文件名稱(chēng)、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷(xiāo)日期、注銷(xiāo)負責人、注銷(xiāo)批準人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類(lèi)別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門(mén)/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應在規定期限內由物管公司秘書(shū)移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書(shū)、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內由物管公司秘書(shū)移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫(xiě)申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的`保管
公司的檔案由資源部指定專(zhuān)人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規則,將文件進(jìn)行編號,分類(lèi)存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規定可按暨定的權限進(jìn)行復印檔案,但必須填寫(xiě)《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類(lèi),由物管公司秘書(shū)統一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門(mén)的通知填寫(xiě)《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書(shū)向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì )項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書(shū)統一交項目中心檔案室存檔。 4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規定書(shū)面格式上報該管理處各部門(mén)工作情況至物管公司秘書(shū)。 4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規定書(shū)面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書(shū)及項目。
發(fā)文管理制度2
收文、發(fā)文是機關(guān)日常管理的基本要求,是為各級領(lǐng)導科學(xué)決策、正確指導工作提供服務(wù)的重要途徑。為規范管理、提高效率,特制定本制度。
一、鄉黨委、鄉政府收文、發(fā)文由辦公室內勤負責。
二、收文、發(fā)文按類(lèi)別進(jìn)行登記,急件要注明簽收的具體時(shí)間,轉交領(lǐng)導的收文必須經(jīng)領(lǐng)導簽收,無(wú)領(lǐng)導簽收文件必須按類(lèi)歸檔,年終交檔案室存檔。
三、領(lǐng)導閱完文件歸還辦公室必須登記歸還日期。
四、領(lǐng)導有批示文件列入督辦項目,單獨歸檔保存。
五、發(fā)文分別按黨委、政府發(fā)文標號登記,發(fā)文內容必須經(jīng)主管領(lǐng)導審核簽字。
六、做好日常保密工作,密級文件、報表等隨時(shí)由辦公室報主管領(lǐng)導審閱保存。
七、妥善保存帶有密級的文件,未經(jīng)主管領(lǐng)導批準,不準將涉密文件帶出機關(guān)或復印保存。工作中需查閱各種文書(shū)、專(zhuān)業(yè)檔案材料,須經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
八、未經(jīng)批準,不得擅自復印、超范圍傳閱帶有密級的文件。要按程序傳閱審批,并及時(shí)將文件交檔案員保存。
九、上行文由主管領(lǐng)導審閱后,報書(shū)記或鄉長(cháng)審閱,辦公室安排報送。
十、下發(fā)文件由主管領(lǐng)導審批,辦公室負責印發(fā)。
十一、反映全鄉工作的信息、簡(jiǎn)報等稿件,報主管領(lǐng)導審閱后上報。
十二、所發(fā)的.各種公文,要按正規的格式擬稿,并進(jìn)行全面校對檢查,以確保正確無(wú)誤。
十三、辦公室對所接受的文件要及時(shí)簽收、登記、分類(lèi),并提出擬辦意見(jiàn),交領(lǐng)導和有關(guān)部門(mén)傳閱,對領(lǐng)導批示的傳閱件要及時(shí)送承辦人或部門(mén),傳閱件要適時(shí)收回,進(jìn)行立卷歸檔等工作。
發(fā)文管理制度3
辦公室是全校公文處理的管理部門(mén)，負責全校收發(fā)文的管理。
一、收文辦理
收文的辦理程序包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦、回復、歸檔等。具體辦理規范如下：
�。ㄒ唬┺k公室文秘工作人員每天負責對全部來(lái)文（紙質(zhì)、電子）進(jìn)行簽收、登記，收文登記應將公文標題、密級、文件字號、發(fā)文機關(guān)、收文日期、辦理意見(jiàn)等情況逐項填寫(xiě)清楚。登記后由辦公室主任閱文并提出擬辦意見(jiàn)后呈送校領(lǐng)導閱批。
�。ǘ╅嗈k文件由辦公室文秘人員按下列程序處理：
1、校長(cháng)閱示。所有來(lái)文一律先呈送校長(cháng)閱批。黨務(wù)來(lái)文由黨委書(shū)記閱批。
2、分管校領(lǐng)導閱處。根據校長(cháng)或黨委書(shū)記的批示，按照分工送有關(guān)校領(lǐng)導閱處，有關(guān)校領(lǐng)導要當日閱處（如需傳閱，應交由文秘送下一位校領(lǐng)導閱處）。急件即送批辦，校長(cháng)外出遇有急辦件時(shí)可由辦公室主任先送分管領(lǐng)導閱處并說(shuō)明情況。
3、有關(guān)處室閱辦。根據校領(lǐng)導的批示交有關(guān)處室辦理，有關(guān)處室負責人應按時(shí)完成公文辦理工作，并及時(shí)將辦理結果反饋給辦公室。
4、存檔。有關(guān)處室辦結后，應將文件送辦公室文秘人員。文秘人員將文件交辦公室主任簽字確認后按規定存檔。
�。ㄈ﹤鏖喖瓌t上按校領(lǐng)導的排序由前向后遞送，傳批件按校領(lǐng)導的排序由后向前遞送。遇有領(lǐng)導出差，可先送下一位閱文領(lǐng)導。文秘人員應隨時(shí)掌握公文的去向并做好記錄，避免漏傳、誤傳和延誤。
�。ㄋ模┪拿厝藛T要督促承辦人公文辦理工作，確保公文按時(shí)辦結。
�。ㄎ澹┪募䝼鏖嗊^(guò)程中不準橫傳，一律由文秘人員負責傳遞。
�。┪拿厝藛T必須高度重視網(wǎng)發(fā)文件的收文工作，每個(gè)工作日不定時(shí)瀏覽市教育局辦公平臺及時(shí)收發(fā)文件，急件要做到隨收隨送。
二、發(fā)文辦理
�。ㄒ唬┓惨晕倚Ｃx印發(fā)的`公文，都要按擬稿、審稿、核稿、領(lǐng)導批示、簽發(fā)、登記、印制、用印、分發(fā)等程序辦理。
�。ǘ⿺M稿審稿。由主辦公文擬制的處室負責，要求符合國家有關(guān)法律、法規和政策規定，操作簡(jiǎn)便可行，文種使用恰當，內容準確全面，結構簡(jiǎn)潔完整。擬稿完成后由擬稿處室負責人審稿。
�。ㄈ┖烁�。審稿完成后交辦公室主任核稿。辦公室主任外出時(shí)由副主任負責。
�。ㄋ模┡�。審稿完成后由分管校領(lǐng)導批示或簽發(fā)。
�。ㄎ澹┖灠l(fā)。以本校名義印發(fā)的上行文，一律由校長(cháng)簽發(fā)；以本校名義印發(fā)的平行文或下行文，一般性業(yè)務(wù)工作由分管校長(cháng)簽發(fā)，涉及干部任免等重大事項由校長(cháng)簽發(fā)。
�。┌l(fā)文登記。發(fā)文登記由辦公室負責文秘的同志負責，包括填寫(xiě)發(fā)文字號、記錄簽發(fā)人、按經(jīng)校領(lǐng)導審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數等。發(fā)文登記前應進(jìn)行復核，重點(diǎn)是檢查審批、簽發(fā)手續是否按規定程序辦理，是否完備，附件材料是否齊全。
�。ㄆ撸⿵托�。復校由辦文的同志負責，辦文的同志負全面校對責任，包括文字、格式、內容等。
�。ò耍┓职l(fā)。分發(fā)由文件主辦處室負責文件的裝封、分發(fā)。辦理完畢后，由主辦處室將文件一式二份連同擬稿單交辦公室存檔。
�。ň牛﹪栏褚韵掳l(fā)文程序：
1、處室草擬公文未經(jīng)處室負責人核稿的，辦公室退回擬文處室核稿。
2、公文簽發(fā)后未經(jīng)發(fā)文登記和復校的，辦公室不予印制，送由辦文處室復校。
3、未完善手續的公文，辦公室不予用印，退回辦文處室完善手續。
4、嚴格控制校內發(fā)文數量，一般性日常通知、活動(dòng)方案等以xx中學(xué)函的形式下發(fā)。
三、監督管理與責任追究
辦公室負責行政文件落實(shí)的監督管理，組織科負責黨委文件落實(shí)的監督管理，收發(fā)文不及時(shí)或領(lǐng)導審批、閱處延誤，造成工作被動(dòng)的，報請學(xué)校辦公會(huì )研究，視情節給予扣除相關(guān)責任人當月10%―30%績(jì)效工資處分，造成嚴重后果的扣除相關(guān)責任人當月績(jì)效工資。處分情況向全校公示。
四、本制度解釋權歸學(xué)校辦公室。
發(fā)文管理制度4
1.公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等程序;
2.收文,由文秘簽收登記,總經(jīng)理的收文由總經(jīng)理簽收,屬領(lǐng)導親收件,一律交收件人親自拆封;
3.公文登記后,由總經(jīng)理室根據總經(jīng)理的指示,轉交各位領(lǐng)導傳閱,如需轉變有關(guān)部門(mén)閱辦,應由人事員送交,并經(jīng)登記,簽收后才可送交;
4.閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到人力資源部閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時(shí)退還,秘密級以上文件,各級領(lǐng)導及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;
5.各部門(mén)或個(gè)人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6.各部門(mén)均應實(shí)行公文催辦制度。負責辦理公文的'人員,對自己經(jīng)手處理的公文,應件件有落實(shí),事事有下文,轉辦要及時(shí),催辦有結果,防止積壓誤事;
7.公文辦完后,應根據文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規定及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當年文件應于第二年第三季度移交完成;
8.各級管理人員調動(dòng)時(shí),應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會(huì )議帶回的文件,應及時(shí)送文秘登記保管;
9.沒(méi)有存查必要的公文,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導批準,由總經(jīng)理室定期銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀秘密公文,要進(jìn)行登記,有專(zhuān)人監督,保證不丟失,不漏銷(xiāo),秘密級以上文件,不準作廢品處理,一律集中按有關(guān)規定處理。
10.會(huì )館內部任何部門(mén)、任何人員規章制度、培訓教程、崗位職責等項目的下發(fā),必須上報總經(jīng)辦文員,以統一格式統一編號下發(fā),不得私自下發(fā)各種規章制度等。
發(fā)文管理制度5
一、收文
1、登記:所有外來(lái)文件由行政部統一在文件上編寫(xiě)總流水號,按流水號、接收日期、文件標題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。
2、傳閱:由行政部填寫(xiě)《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關(guān)負責人傳閱,及時(shí)分發(fā)、及時(shí)收回歸檔。
二、發(fā)文
1、公司文件的擬定簽發(fā),對內外具有指令性和權威性。
2、擬稿:公司文件一般由各部門(mén)在職責范圍內自行起草,要對文件內容負責。文件內容涉及跨部門(mén)事務(wù),須經(jīng)部門(mén)間協(xié)調后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內外決策業(yè)務(wù)往來(lái)的文件,由董事長(cháng)指定專(zhuān)人負責起草。
3、核稿:公文起草后,由擬稿部門(mén)經(jīng)理審核簽字,如公文內容涉及其他部門(mén)事務(wù),須由有關(guān)部門(mén)共同審核簽字;會(huì )簽由主管副總會(huì )簽。事關(guān)公司重大內外決策、業(yè)務(wù)往來(lái)文件,由董事長(cháng)簽發(fā)。
4、簽發(fā):凡以公司名義行文的,須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長(cháng)簽發(fā)后,方可交付打印,屬于部門(mén)職權范圍內需以部門(mén)名義獨立行文的,部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)即可。
5、打印:在擬稿、核稿、簽發(fā)手續齊備后,交行政部審核登記,標明文號,密級和分發(fā)范圍。董事長(cháng)直接簽發(fā)的特殊公文,但要補辦登記手續,按審核份數打印。
6、蓋章:文件打印校對完畢后,按公司的`《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發(fā)文部門(mén)也須自留一份備查。
8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級和分類(lèi)范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門(mén)自行送達。
三、傳真
1、由前臺統一收、發(fā)傳真,并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。
2、發(fā)送傳真要統一用公司傳真紙。
【發(fā)文管理制度】相關(guān)文章：
收發(fā)文管理制度范本04-02
收發(fā)文管理制度（精選9篇）06-23
收發(fā)文件管理制度（通用5篇）04-13
公司發(fā)文通知11-12
學(xué)校辦公室收發(fā)文管理制度范本（精選5篇）04-07
轉發(fā)文件的通知03-08
轉發(fā)文件通知11-29
轉發(fā)文件通知08-24
情侶愛(ài)情發(fā)文句子10-26