文件管理制度(集合15篇)

　　在學(xué)習、工作、生活中，很多地方都會(huì )使用到制度，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編收集整理的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。

文件管理制度1

　　一、學(xué)院的公文均由董事長(cháng)、黨委書(shū)記或院長(cháng)簽發(fā)。

　　1、學(xué)院對外公文、副處級（含副處級）以上干部的任免和內部重要的行政、財務(wù)、資產(chǎn)管理等公文由董事長(cháng)簽發(fā)。

　　2、學(xué)院教學(xué)、科研、招生、學(xué)生管理、后勤服務(wù)管理和副處級以下干部的任免等內部公文由院長(cháng)簽發(fā)。

　　3、學(xué)院黨委的公文由黨委書(shū)記簽發(fā)。

　　二、學(xué)院公文擬稿與簽發(fā)程序：

　　1、公文擬稿需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導同意或交辦。

　　2、公文內容涉及其他部門(mén)和單位的，主辦單位或部門(mén)在擬稿前應與協(xié)辦單位商議形成共識。

　　3、擬稿人對行文的目的'與內容要了解清楚，所擬公文要條理清楚、簡(jiǎn)明嚴謹、文字規范。

　　4、擬稿人擬稿后交部門(mén)或單位主要負責人審查文稿內容及其表述形式。其內容不得與國家法規、政策、政府有關(guān)文件和學(xué)院有關(guān)規定相抵觸。審查完畢簽字后轉交協(xié)辦單位負責人會(huì )簽；會(huì )簽者無(wú)論同意與否，均須用文字明確表述意見(jiàn)。

　　5、會(huì )簽后的文稿由分管院領(lǐng)導進(jìn)行審核，并簽署審核意見(jiàn)。

　　6、分管院領(lǐng)導審核后的文稿由院辦公室或黨委工作部進(jìn)行文字與格式審核，并簽署審核意見(jiàn)。

　　7、院辦公室或黨委工作部審核文稿后按本制度第一條之規定送請有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)。

　　8、簽發(fā)后的文稿由學(xué)院辦公室或黨委工作部負責編號、印制、蓋章和發(fā)送。其格式要符合公文規范；校對由擬稿人負責，做到準確無(wú)誤。

　　9、未嚴格按程序辦理的文稿，院辦公室或黨委工作部不得受理。

　　三、呈送上級的公文，其文件紅線(xiàn)左上方設置文號，右上方打印簽發(fā)人及其姓名；屬于“請示”類(lèi)文件，須在印鑒與日期的左下方，用括號打印聯(lián)系人姓名與電話(huà)號碼。

　　四、部門(mén)公文由各部門(mén)擬稿、核稿、校對，由分管院領(lǐng)導審定簽發(fā)。格式審定和編號由院辦公室或黨委工作部負責（詳見(jiàn)下表）。

　　注：

　　1、共產(chǎn)黨員和教職工處分類(lèi)文件，由紀檢監察室擬稿，視錯誤程度和類(lèi)型分別用紀檢監察室、院紀委或院黨委、學(xué)院的文件公布（通知）。

　　2、學(xué)生處分文件，由學(xué)生工作部擬稿，除勒令退學(xué)和開(kāi)除學(xué)籍的用學(xué)院文件外，其余用學(xué)生工作部的名義發(fā)文公布（通知）。

　　3、凡為了規范統一，需用學(xué)院函頭紙打印下發(fā)的資料（文稿），不屬此列。

　　附件2：

　　文印管理制度

　　一、學(xué)院文件資料的制發(fā)由辦公室統一管理。

　　二、學(xué)院的文件、公函以及院領(lǐng)導交辦需印制的資料由文印室辦理；各部門(mén)需印制文稿的，按《公文簽發(fā)管理規定》中的程序完成審批后，由院辦公室繕印。未按規定程序辦理的，文印室不得印制。

　　三、文印程序：

　　四、文印室工作人員要加強政治與業(yè)務(wù)學(xué)習，增強職業(yè)道德素養，嚴守文件機密，不斷提高文印質(zhì)量。

　　五、院辦公室要加強對文印室的管理，嚴格按規定程序辦文。

文件管理制度2

　　辦公室文件管理規定

　　第一條：文件是傳達貫徹上級指示、精神，請示和答復問(wèn)題，指導或商洽工作的重要工具。

　　第二條：文件實(shí)行統一管理；公文的管理，要做到規范、準確、及時(shí)、安全。

　　第三條：對文件中涉及公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。

　　第四條：辦公室文件等級擬定為：機密文件、一般文件。機密文件打印由總經(jīng)辦指定負責人打印，機密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級，由發(fā)文部門(mén)的主管領(lǐng)導根據文件內容確定。

　　第五條：發(fā)文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發(fā)（總經(jīng)辦簽章、印發(fā)）、簽收（收文部門(mén)）、存檔。

　　第六條：收文的處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。

　　第七條：各級領(lǐng)導對送來(lái)的文件要及時(shí)閱批，急件的，當天批復；一般文件的`，兩天內批復。

　　第八條：各級領(lǐng)導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見(jiàn)的，要明確、具體。

　　第九條：公司所有發(fā)文，總經(jīng)辦應有存檔，并將文件原稿（經(jīng)審核稿）連同相關(guān)“附件”送總經(jīng)辦存檔，有領(lǐng)導指示的，還應附批復件。

　　第十條：收文由總經(jīng)辦統一負責；總經(jīng)辦收文后，應先做好歸類(lèi)、登記，然后根據文件的內容，分送相關(guān)部門(mén)/領(lǐng)導閱批；閱批完畢后，由總經(jīng)辦轉發(fā)、歸檔。第十一條：所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續。

　　第十二條：如因需要，對一般文件的借閱，管理人必須讓其登記并注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。

　　第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷(xiāo)毀處理。

　　第十四條：文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準許，不得擅自修改。

文件管理制度3

　　1.目的

　　為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。

　　2.職責

　　2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3.文件種類(lèi)

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文:信函，會(huì )議紀要。

　　4.文件格式

　　4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的'目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件:..."字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；

　　4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；

　　5.文號

　　5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；

　　5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6.用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7.文件管理

　　7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。

　　7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

　　8.相關(guān)文檔

　　8.1文號編碼規則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發(fā)文登記表》

　　8.4《對內發(fā)文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發(fā)文格式

　　8.10對內發(fā)文格式

　　8.11報告總結格式

　　8.12會(huì )議紀要格式

　　8.13會(huì )議記錄格式

　　9.修訂及實(shí)施

　　9.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監督。

　　9.2本規定修訂權在公司。

　　9.3本規定從二零零四年五月一日實(shí)行。

文件管理制度4

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷(xiāo)毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類(lèi)后遞交行政辦公室主任擬辦意見(jiàn)。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文,根據批示,由行政辦公室轉交承辦部門(mén)和傳閱員,并進(jìn)行簽收登記。

　　4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規定程序辦理借閱手續,用完后及時(shí)歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領(lǐng)導均不得攜離酒店。

　　5.各部門(mén)或個(gè)人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限及時(shí)辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時(shí)提出書(shū)面意見(jiàn)。

　　6.各部門(mén)均應實(shí)行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文負有催辦義務(wù),轉辦要及時(shí),催辦有結果,防止積壓誤事。

　　7.公文處理過(guò)程中,要做好平時(shí)歸卷工作,辦完后,及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動(dòng)和離職時(shí),應將文件清理移交,沒(méi)有移交清理完畢的`,不予辦理調動(dòng)和離職手續;參加會(huì )議帶回的文件,應及時(shí)交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒(méi)有保存價(jià)值的文件,經(jīng)過(guò)鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷(xiāo)毀。

文件管理制度5

　　第一章：總則

　　一、為了加強辦公室管理，明確內部管理職責，使內務(wù)管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實(shí)際情景，特制訂本制度。

　　二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

　　三、切合公司實(shí)際，根據不一樣的制度資料編寫(xiě)相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開(kāi)展。

　　四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。

　　第二章：職責范圍

　　一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領(lǐng)導，在直屬主管的領(lǐng)導下主持開(kāi)展辦公室的各項工作。

　　二、負責辦公室相關(guān)規章制度的起草編寫(xiě)、一般性文書(shū)的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

　　三、負責公司文書(shū)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、會(huì )議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開(kāi)展。

　　四、協(xié)調各部門(mén)之間的行政關(guān)系，為各部門(mén)工作開(kāi)展供給相應的服務(wù)。

　　五、負責公司對內、對外公共關(guān)系的維護和改善，做好來(lái)客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

　　六、收集各部門(mén)反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時(shí)做出整理，當好領(lǐng)導參謀。

　　七、協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印制、收發(fā)傳真等。

　　第三章：工作規范

　　一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語(yǔ)規范、行為規范，相關(guān)規定按照員工守則細則執行。

　　二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開(kāi)展工作。

　　第四章：辦公室事務(wù)管理

　　一、文書(shū)管理制度

　　文件是文書(shū)的重要組成部分，文件是各部門(mén)根據自我的職責范圍所制發(fā)的具有執行效力的并設有特定版頭的文書(shū)。本制度中，文件特指公司內外部發(fā)文文件；而文書(shū)特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書(shū)基礎上構成的，檔案是文書(shū)的延續�，F把文件、文書(shū)、檔案統歸于文書(shū)管理，并對文書(shū)管理制度做以下規定。

　　(一)文件管理制度

　　第一條：管理要點(diǎn)

　　1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

　　3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息；措辭規范，表達無(wú)歧義。

　　4、根據文件屬性、類(lèi)別，對所有文件進(jìn)行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條：制度規范

　　1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　3、公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。

　　6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情景進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

　　第三條：文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

　　3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

　　(二)文書(shū)管理制度

　　第一條：管理要點(diǎn)

　　1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項工作中的指導作用。

　　2、文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì )議紀要、總結匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報)、宣傳資料、各類(lèi)應存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書(shū)資料。

　　3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本資料可根據文書(shū)具體資料進(jìn)行調整。

　　4、根據文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，堅持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

　　第二條：制度規范

　　1、根據公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫(xiě)內部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習。

　　2、按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

　　3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習文書(shū)，需附上學(xué)習進(jìn)度表；閱讀者需認真學(xué)習并簽名備注。

　　4、按時(shí)間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

　　5、根據文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀；須上級審批同意，方可銷(xiāo)毀。

　　6、辦公室負責人為第一職責人，若發(fā)現文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　7、違反以上規定者按照相關(guān)規定予以懲處。

　　第三條：流程設計

　　起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

　　(三)檔案管理制度

　　第一條管理要點(diǎn)

　　1、為了維護檔案的性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、修改、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

　　2、檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應存檔的信息資料。

　　3、根據文書(shū)整理和文件整理編號，對對應資料進(jìn)行相應的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。

　　第二條：制度規范

　　1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

　　2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據時(shí)間先后順序再按同一項目文書(shū)材料集中整理，并貼上標簽。

　　3、堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

　　4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經(jīng)過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

　　5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

　　第三條：流程設計

　　根據文件、文書(shū)目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

　　二、辦公用品管理制度

　　第一條：管理要點(diǎn)

　　1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節儉辦公經(jīng)費，提高利用效率。

　　2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無(wú)私自挪用現象。

　　3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

　　4、辦公用品的采購，應進(jìn)行多方比較，保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開(kāi)支。

　　第二條：制度規范

　　1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

　　2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門(mén)將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門(mén)的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門(mén)主管批準，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準。

　　3、根據物品所屬類(lèi)別，對辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱(chēng)、數量、規格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。

　　4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情景急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補填。

　　5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

　　6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

　　7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。

　　8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。

　　第三條管理流程設計

　　編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放

　　編制需求計劃統計申購情景月末清算匯總出庫登記

　　三、圖書(shū)管理制度

　　第一條：管理要點(diǎn)

　　1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續，規范圖書(shū)管理工作。

　　2、圖書(shū)管理人員嚴格按照制度中規定準時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。

　　3、根據圖書(shū)類(lèi)別，對圖書(shū)進(jìn)行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。

　　第二條：制度規范

　　1、各部門(mén)可根據實(shí)際工作需要，申請申購圖書(shū)。

　　2、按照各部門(mén)的實(shí)際需求申購圖書(shū)，辦公室每季度負責采購圖書(shū)1-2次。

　　3、對所有圖書(shū)進(jìn)行分類(lèi)整理，貼上類(lèi)別標簽并編號登記，注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

　　4、按照規定時(shí)間借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)；借閱期滿(mǎn)，未按時(shí)辦理續借手續經(jīng)通知仍未還書(shū)者，按照規定進(jìn)行懲處。

　　5、借書(shū)人員妥善保管好圖書(shū)，不得在書(shū)中圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂寫(xiě)，如嚴重損害或丟失圖書(shū)，需做出相應的賠償，丟失圖書(shū)者全額賠償。

　　6、圖書(shū)管理員定期對圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書(shū)丟失，查明原因，報部門(mén)主管，按指示行事。

　　第三條：管理流程設計

　　1、申購流程:填寫(xiě)申購單→審批→采購→圖書(shū)入庫登記

　　2、借還流程:查閱圖書(shū)目錄卡→填寫(xiě)借閱單→圖書(shū)卡簽字→圖書(shū)借閱→續借圖書(shū)，再次填寫(xiě)圖書(shū)借閱單

　　四、會(huì )議管理制度

　　第一條：管理要點(diǎn)

　　1、為了提高會(huì )議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)本事，進(jìn)而規范會(huì )議管理。

　　2、根據公司實(shí)際及具體的情景，確定會(huì )議召開(kāi)的必要性。

　　3、清楚會(huì )議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。

　　4、會(huì )議負責人有效的控制會(huì )議，明確會(huì )議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì )議主持人控制會(huì )議進(jìn)程的本事與水平，保證會(huì )議實(shí)效。

　　5、按照制度規定，嚴格會(huì )議管理，參會(huì )人員準時(shí)參加會(huì )議，并遵守會(huì )議紀律。

　　6、會(huì )議組織者審時(shí)度勢，明確會(huì )議要點(diǎn)，做好一切準備工作。

　　第二條：制度規范

　　1、收集會(huì )議議題，根據選定的議題收集會(huì )上所需資料，擬定會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì )議通知工作。

　　2、會(huì )議主持人負責會(huì )議的召開(kāi)并負責現場(chǎng)秩序的維護，行政專(zhuān)員負責做好相應的會(huì )議記錄。

　　3、行政專(zhuān)員根據參會(huì )人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時(shí)整理好會(huì )議記要或者會(huì )議決議，打印并張貼。

　　4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì )議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

　　5、會(huì )議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書(shū)管理制度規定執行。

　　第三條：管理流程設計

　　會(huì )前:確定議題、會(huì )上所需資料準備、通知→會(huì )中:積極參與，做好會(huì )議記錄→會(huì )后:整理會(huì )議記錄→張貼→歸檔整理

　　五、清潔衛生管理制度

　　第一條：管理要點(diǎn)

　　1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進(jìn)行。

　　2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并到達相應潔凈標準。

　　3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目并不定時(shí)對衛生進(jìn)行堅持與維護。

　　第二條：制度規范

　　1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會(huì )議室、地板及其他納入在內的區域。

　　2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。

　　3、清潔衛生實(shí)行衛生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監督者及時(shí)做好相應的.督察。

　　4、由辦公室管理員不定時(shí)對清潔衛生進(jìn)行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

　　5、值日生在規定時(shí)間內做好所有清潔項目，填寫(xiě)《清潔衛生值日表》，監督員認真核實(shí)，并填寫(xiě)《清潔衛生監督表》。

　　6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。

　　第三條：流程設計

　　安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫(xiě)監督表→辦公室人員執行維護→發(fā)現問(wèn)題→執行處理

　　六、日常事務(wù)管理

　　(一)接待管理

　　第一條來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

　　第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規范。

　　第三條接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

　　第四條流程設計:接待來(lái)訪(fǎng)人員→詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人→通知被訪(fǎng)者→引領(lǐng)會(huì )見(jiàn)→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

　　(二)報刊收發(fā)整理

　　第一條辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關(guān)手續。

　　第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

　　第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

　　第四條：報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。

　　第五條：流程設計:收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理

　　(三)后勤管理

　　第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調動(dòng)員工的進(jìn)取性和主動(dòng)性，根據實(shí)際嚴格制度。

　　第二條：后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

　　第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時(shí)提醒值日生和監督者做好相應工作。

　　第四條：根據外出工作人員情景，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。

　　第五條：辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統計，每?jì)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。

　　第六條：流程設計:監督→如實(shí)審核→匯總登記→報表

　　(四)文化宣傳管理

　　第一條：負責公司內部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負責公司外部的宣傳維護工作。

　　第二條：根據需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

　　第三條：關(guān)注國家政策法規，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡(jiǎn)報以供學(xué)習。

　　第四條：收集與工作有關(guān)的學(xué)習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。

　　第五條：流程設計:獲取信息來(lái)源→修改整理→張貼→學(xué)習→存檔

　　(五)其他事務(wù)

　　第一條：名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。

　　第二條：負責公司文書(shū)的打印復印工作。

　　第三條：負責樹(shù)木花卉的養護工作。

　　第四條：協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級交代的其他任務(wù)。

　　附則

　　第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。

　　第二條：本辦法由總經(jīng)理核準后實(shí)施，修改時(shí)亦同。

文件管理制度6

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括:

　　1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須貼合國家相關(guān)標準和規定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。

　　5、用來(lái)存儲歸檔文件的'光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度7

　　1、學(xué)校各部門(mén)對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專(zhuān)人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門(mén)、年組取的文件要有專(zhuān)人保管，并按要求定期交回。

　　2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專(zhuān)人拆封，認真核對份數，統一編號，及時(shí)登記；向下發(fā)文時(shí)，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續。

　　3、傳閱文件有專(zhuān)夾。做到及時(shí)，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。

　　4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時(shí)歸還。

　　5、繳毀文件有清單。對清繳上來(lái)的'文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷(xiāo)毀的銷(xiāo)毀，無(wú)論是存檔，上交或是銷(xiāo)毀，都必須分類(lèi)列出清單備查。

　　6、存放文件有專(zhuān)柜。需要繼續保存的文件，要設專(zhuān)柜專(zhuān)人分類(lèi)保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。

　　7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

　　8、上級召開(kāi)會(huì )議由領(lǐng)導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動(dòng)工作，事先要把文件交清。

文件管理制度8

　　機要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時(shí)、準確、安全、保密。

　　一、辦理程序

　　(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報主要領(lǐng)導或主持工作的領(lǐng)導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。

　　(二)按領(lǐng)導簽批的.范圍進(jìn)行傳閱。

　　(三)需辦理的，按局領(lǐng)導指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。

　　(四)歸檔，交上級部門(mén)。

　　二、傳閱

　　(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。

　　(二)機要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

　　(三)對局領(lǐng)導閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。

　　三、保密

　　(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。

　　(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

　　(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

　　(四)各級領(lǐng)導要嚴格執行領(lǐng)導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回閱讀。

　　(五)涉密文件，不得復制或摘抄。

　　四、歸檔

　　(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時(shí)清理收回，分類(lèi)整理，堅持整潔、清潔。

　　(二)凡參加會(huì )議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時(shí)送交機要室登記歸檔。

　　(三)干部出差、調動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

　　(四)機要人員按上級要求及時(shí)將機要文件收回。

文件管理制度9

　　公司行政管理制度:文件管理制度第一節總則

　　一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。

　　二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

　　三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

　　四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節文件分類(lèi)

　　一、規定。發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的'強制性行政措施,用'規定'。

　　二、決定、決議。對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用'決議'。

　　三、通知。轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下去辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。

　　四、通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。

　　五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用'請示'。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。

　　六、批復。答復請示事項用'批復'。

　　七、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用'函'。

　　八、會(huì )議紀要。傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用'會(huì )議紀要'。

文件管理制度10

　�。ㄒ唬┘夹g(shù)文件、往來(lái)文件、工地文件

　�。ǘ�）竣工資料

　　1、上級主管部門(mén)的有關(guān)文件，如施工證、開(kāi)工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。

　　2、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。

　　3、設計圖紙會(huì )審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。

　　4、施工組織設計方案。

　　5、施工日志。

　　6、工程例會(huì )記錄及工程整改意見(jiàn)聯(lián)系單。

　　7、采購的.工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

　　8、隱蔽工程驗收報告。

　　9、自檢報告。

　　10、竣工驗收申請報告。

文件管理制度11

　　1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等程序;

　　2、凡酒店的收文(信、函)包括領(lǐng)導的親收件,由總經(jīng)理室秘書(shū)處簽收、登記,轉交董事長(cháng)或總經(jīng)理;

　　3、公文登記后,根據總經(jīng)理的.批示,由總經(jīng)理辦公室轉交各位領(lǐng)導傳閱,如需轉交有關(guān)部門(mén)閱辦,應由總辦秘書(shū)送交,并經(jīng)登記、簽收后方可送交;

　　4、閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時(shí)退還,秘密級以上文件,各級領(lǐng)導及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;

　　5、各部門(mén)或個(gè)人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖延積壓;

　　6、各部門(mén)均應實(shí)行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文,應件件有著(zhù)落,事事有下文,轉辦要及時(shí),催辦有結果,防止積壓誤事;

　　7、公文辦完后,應根據文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規定,及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;

　　8、各級干部調動(dòng)時(shí),應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會(huì )議帶回的文件,應及時(shí)送總辦秘書(shū)處登記保管;

　　9、沒(méi)有保存價(jià)值的文件,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導批準,由總經(jīng)理定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密文件,要進(jìn)行登記,有專(zhuān)人監督,保證不丟失、不漏銷(xiāo),秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷(xiāo)毀。

文件管理制度12

　　(一) 質(zhì)量文件包括各類(lèi)文件、手冊、作業(yè)指導書(shū),有關(guān)標準、規范、規程,試驗檢驗質(zhì)量活動(dòng)記錄等。

　　(二) 建立收發(fā)文件記錄,建立質(zhì)量體系文件清單,及時(shí)收集整理質(zhì)量活動(dòng)記錄(樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等)。

　　(三) 質(zhì)量文件由資料員建立檔案分類(lèi)妥善保管。

　　(四) 工程試驗檢測資料,由資料員隨著(zhù)工程進(jìn)展及時(shí)整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術(shù)部門(mén)統一歸檔上繳項目部。

　　(五) 及時(shí)下載有關(guān)方面的電子文件、通知,經(jīng)主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。

　　(六) 內部文件和資料,對他人復制或拷貝,須經(jīng)主任批準。

　　(七) 過(guò)期資料的銷(xiāo)毀嚴格履行報批手續,并造冊登記入檔。

文件管理制度13

　　1為有效控制與公司特種設備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規范管理，制定本制度。

　　2文件管理

　　2·1職責

　　2·1·1公司安全生產(chǎn)責任人負責審核特種設備管理自編文件。

　　2·1·2特種設備管理部門(mén)負責特種設備的管理文件編制；審核操作規程；獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。

　　2·1·3特種設備管理部門(mén)負責特種設備文件登記工作。

　　2·1·4設備管理部門(mén)負責操作規程的編制。

　　2·2特種設備法律、法規和上級文件管理

　　2·2·1特種設備法律法規及其他要求的獲取，可通過(guò)網(wǎng)上下載；書(shū)店購買(mǎi)；政府部門(mén)或相關(guān)方等獲取。

　　2·2·2對于獲取回來(lái)的特種設備法律法規及其他要求，由特種設備安全管理部門(mén)識別其適用性，并由特種設備安全管理部門(mén)負責及時(shí)通知到相關(guān)部門(mén)。

　　2·2·3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門(mén)通過(guò)對其施加影響的方式進(jìn)行傳達，如可以通過(guò)簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規和其他要求的要求。

　　2·2·4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發(fā)生變化時(shí)，由特種設備安管理部門(mén)及時(shí)識別獲取相關(guān)最新的'適用的法律法規及其他要求，并負責通知到相關(guān)部門(mén)。

　　2·3公司制定的特種設備管理文件由特種設備管理部門(mén)負責組織編寫(xiě)，安全生產(chǎn)責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門(mén)或使用部門(mén)負責組織編寫(xiě)，特種設備管理部門(mén)審核，安全生產(chǎn)責任人批準。

　　2·4特種設備管理負責特種設備文件歸檔，檔案室負責發(fā)放，各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。

　　2·5特種設備文件由設備管理部門(mén)負責保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。

　　2·6文件更改由文件更改申請部門(mén)提出申請，特種設備管理部門(mén)審核，安全生產(chǎn)責任人批準后執行更改

　　2·7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問(wèn)公司，政府機關(guān)或客戶(hù)等，由特種設備安全管理部門(mén)請示安全生產(chǎn)責任人批準后方可外借。

　　3記錄管理

　　3·1管理職責

　　3·1·1特種設備管理部門(mén)負責監督有關(guān)部門(mén)實(shí)施政府部門(mén)制定的記錄；負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關(guān)部門(mén)使用、整理、保存公司自行制定的記錄。

　　3·1·2特種設備管理部門(mén)負責記錄的格式設計；使用部門(mén)本部門(mén)負責記錄的整理、保存等。各部門(mén)自行編制的記錄應交一份給特種設備管理部門(mén)備案。

　　3·2政府部門(mén)制定的記錄或特種設備安全管理部門(mén)制定的記錄，由特種設備安全管理部門(mén)發(fā)放，各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。

　　3·3記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒(méi)必要填寫(xiě)的項目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容，在其旁邊寫(xiě)上更改后的數據或內容，同時(shí)加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

文件管理制度14

　　一、竣工資料編制的主要措施

　　1、項目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。

　　2、在進(jìn)行施工前，認真學(xué)習和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規定的`規范。

　　3、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時(shí)匯集整理。

　　4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個(gè)方面，落實(shí)計劃、編制情況登記表，明確責任人。

　　5、上級主管部門(mén)的有關(guān)文件，如施工證、開(kāi)工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。

　　6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。

　　7、設計圖紙會(huì )審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。

　　8、施工組織設計方案。

　　二、施工過(guò)程中檔案資料收集

　　1、做好甲方、設計單位、監理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。

　　2、根據工程進(jìn)度和施工情況，聯(lián)系有關(guān)部門(mén)收集下列有關(guān)原資料p（原件）：

　�、倥c技術(shù)部聯(lián)系，收集施工技術(shù)文件資料。

　�、谂c材料部聯(lián)系，收集施工材料質(zhì)量保證文件。

　�、叟c設計部聯(lián)系，收集設計變更依據性文件。

　　3、所有資料必須符合要求，做到齊全。

　　4、根據建設單位需要，隨時(shí)拍攝有關(guān)工程照片或錄像。

　　三、施工過(guò)程后檔案資料的收集整理

　　1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。

　　2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據建設單位需要，收集拍攝建筑物有關(guān)照片。

　　四、竣工資料

　　1、施工日志。

　　2、工程例會(huì )記錄及工程整改意見(jiàn)聯(lián)系單。

　　3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

　　4、隱蔽工程驗收報告。

　　5、自檢報告。

　　6、竣工驗收申請報告。

文件管理制度15

　　各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。

　　.對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。

　　九條 發(fā)文的范圍：

　　.凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。

　　.黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于：

　　()公布全廠(chǎng)規章制度；

　　()轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；

　　()公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；

　　()公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　()發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

　　()其他有關(guān)全廠(chǎng)的`重大事項；

　　.黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于：

　　()對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　()同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。

　　.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。

　　.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

　　.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　十條 發(fā)文程序規定：

　　.各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；

　　.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　.草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

　　.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　.兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)；

　　.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；

　　.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；

　　.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；

　　.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室打��；

　　.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　.文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。，

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