視頻會(huì )議設備管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，各種制度頻頻出現，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準則和依據。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的視頻會(huì )議設備管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　視頻會(huì )議設備管理制度1

　　為規范視頻會(huì )議的使用，保證視頻會(huì )議的順利進(jìn)行，特制定本管理制度，要求如下：

　　一、會(huì )議申請流程及標準

　　1、各職能部門(mén)召開(kāi)的接口人視頻會(huì )議需填寫(xiě)《視頻會(huì )議申請單》（見(jiàn)附件一），分管（副）總裁簽字后交至集團it部留檔，并將會(huì )議通知發(fā)送各分公司參會(huì )人員及it接口人，視頻會(huì )議后如需要本部門(mén)以外的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)助或者需要運營(yíng)督導部進(jìn)行督導的.，請抄送相關(guān)部門(mén)。

　　2、集團總監級以上、分公司副總經(jīng)理以上或全國全員視頻會(huì )議均需提前兩個(gè)工作日填寫(xiě)《視頻會(huì )議申請單》提交至總裁辦主任處，經(jīng)總裁辦主任批準同意后，方可將會(huì )議通知發(fā)送各分公司參會(huì )人員及it接口人，并將該申請單交至集團it部留檔。

　　3、總裁辦每季度召開(kāi)一次全國（全員）視頻會(huì )議；

　　4、集團各職能中心所召開(kāi)的全國總監級以上視頻會(huì )議應由集團總裁辦主任或運營(yíng)督導總監或培訓總監出席，相關(guān)職能部門(mén)積極做好后期配合工作。

　　5、全國全員伙伴視頻會(huì )議應由集團培訓中心召集，集團總裁辦主任以上領(lǐng)導主持，并由集團、地方公司it負責人負責設備的通暢。

　　二、會(huì )議設備及網(wǎng)絡(luò )要求

　　1、各分公司it接口人必須準備相應設備，如：攝像頭、音箱、話(huà)筒（或者耳麥），如有缺失或運行不正常，需提前至少一天在當地自行采購并調試，確保設備可用。

　　2、會(huì )議期間必須保證網(wǎng)絡(luò )通暢，開(kāi)會(huì )使用的電腦帶寬需在4m以上，即實(shí)際下載速度需保證在200k以上；it接口人在會(huì )議開(kāi)始之前需檢查當地分公司的網(wǎng)絡(luò )狀況，必要時(shí)限制其他伙伴的網(wǎng)絡(luò )帶寬或直接斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò )。

　　3、集團it部應提前建立好會(huì )議，以保證各分公司在會(huì )議召開(kāi)前30分鐘可以進(jìn)入會(huì )議系統進(jìn)行調試。

　　4、各分公司必須根據會(huì )議通知的時(shí)間，準時(shí)上線(xiàn)，it接口人需在會(huì )議召開(kāi)前30分鐘調試完畢（由于目前大多分工司沒(méi)有專(zhuān)職it，如沒(méi)有把握在30分鐘內調試完成，請提前更多的時(shí)間進(jìn)行調試，如有問(wèn)題可詢(xún)問(wèn)集團it部，務(wù)必保證在規定時(shí)間會(huì )議系統能正常使用）。

　　三、獎懲措施

　　以上事項請各分公司提前做好準備，如在會(huì )議進(jìn)行中發(fā)現缺少硬件（沒(méi)有話(huà)筒、沒(méi)有視頻），或者沒(méi)有準時(shí)上線(xiàn)的以及由于網(wǎng)絡(luò )狀況導致時(shí)常斷線(xiàn)或帶寬不夠的，一律作為缺席處理；分公司總經(jīng)理、分公司it、集團it將承擔三級連帶責任，各成長(cháng)50元。若由于集團it部延遲建立會(huì )議導致各分公司無(wú)法進(jìn)入會(huì )議系統進(jìn)行調試，集團it成長(cháng)100元。

　　本制度經(jīng)總裁辦審核批準后下發(fā)執行集團it部二〇一二年四月十日此文件自發(fā)布之日起執行。

　　視頻會(huì )議設備管理制度2

　　第一條本辦法適用于國資委系統的大型會(huì )議、專(zhuān)題培訓以及常規性會(huì )議。

　　第二條省國資委視頻會(huì )議系統主控機房設在委機關(guān)辦公大樓，由電教中心負責維護使用。

　　第三條各種會(huì )議的通知、籌備由各召集部門(mén)負責，報委辦公室同意后，提前三天通知電教中心安排。

　　第四條電教中心在接到會(huì )議通知后，應積極與網(wǎng)絡(luò )運營(yíng)商、各市國資委、各省屬企業(yè)視頻會(huì )議端點(diǎn)聯(lián)調測試。確保帶寬資源、線(xiàn)路暢通。

　　第五條會(huì )議主辦部門(mén)如有錄音、錄像要求，應提前兩天通知電教中心，以便提早準備。

　　第六條各市國資委、各省屬企業(yè)視頻會(huì )議終端設備應指定專(zhuān)人負責管理和維護，并報省國資委電教中心登記備案。視頻會(huì )議系統的登錄密碼屬機密事項，須專(zhuān)人負責。

　　第七條視頻會(huì )議系統的主計算機須專(zhuān)機專(zhuān)用。分會(huì )場(chǎng)變更系統設備應及時(shí)報告電教中心重新測試調整。

　　第八條各市國資委、各省屬企業(yè)視頻會(huì )議的參會(huì )單位，應按通知要求準時(shí)、全程參加會(huì )前的聯(lián)調測試。沒(méi)有按時(shí)參加聯(lián)調測試的`單位，應承擔由此帶來(lái)的后果。

　　第九條召開(kāi)會(huì )議時(shí)，各分會(huì )場(chǎng)必須懸掛或擺放本單位名稱(chēng)標識。

　　第十條會(huì )議期間，主會(huì )場(chǎng)、分會(huì )場(chǎng)必須要求參會(huì )人員關(guān)掉手機、BP機或調至振動(dòng)狀態(tài)。

　　第十一條分會(huì )場(chǎng)視頻會(huì )議系統出現故障，應及時(shí)與電教中心聯(lián)系。

　　第十二條本辦法自發(fā)布之日起試行。

　　視頻會(huì )議設備管理制度3

　　第一條為充分發(fā)揮東南大學(xué)網(wǎng)絡(luò )視頻會(huì )議系統(以下簡(jiǎn)稱(chēng)視頻會(huì )議系統)的效能，確保網(wǎng)絡(luò )視頻會(huì )議規范、優(yōu)質(zhì)、高效、安全運行，特制定本辦法。

　　第二條視頻會(huì )議系統是新形勢下推動(dòng)我校進(jìn)一步轉變工作方式，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率的一項重要手段。各部門(mén)單位要予以高度重視，充分運用視頻會(huì )議資源召開(kāi)會(huì )議。

　　第三條視頻會(huì )議系統由校長(cháng)辦公室與教育技術(shù)中心統籌規劃并組織推動(dòng)。鼓勵各部門(mén)單位在本部門(mén)內逐步推廣擴大視頻會(huì )議系統的覆蓋范圍。

　　第四條東南大學(xué)網(wǎng)絡(luò )視頻會(huì )議系統由校長(cháng)辦公室、教育技術(shù)中心、網(wǎng)絡(luò )與信息中心和各會(huì )議室管理部門(mén)分工負責管理。具體職責分工如下：

　　(一)校長(cháng)辦公室負責視頻會(huì )議的統籌管理及組織協(xié)調工作，包括提出視頻會(huì )議制度化、規范化建設意見(jiàn);擬訂以學(xué)校名義召開(kāi)的全校性視頻會(huì )議方案并組織實(shí)施;審核各部門(mén)單位申報的視頻會(huì )議方案;協(xié)調督促有關(guān)部門(mén)做好視頻會(huì )議的技術(shù)保障和有關(guān)服務(wù)工作;協(xié)調處理視頻會(huì )議系統建設和管理中的其它重要事項等。

　　(二)教育技術(shù)中心負責視頻會(huì )議系統的技術(shù)支持和保障工作，包括擬訂視頻會(huì )議操作規范并組織實(shí)施;申報視頻會(huì )議系統所用設備的`維護、保養預算;視頻會(huì )議系統的主控設備等技術(shù)設施的日常管理維護;安排專(zhuān)業(yè)人員負責會(huì )前、會(huì )中的相關(guān)技術(shù)保障;做好重要視頻會(huì )議數據存貯、歸檔;組織各會(huì )議室管理人員開(kāi)展必要的專(zhuān)業(yè)培訓等。

　　(三)各會(huì )議室管理部門(mén)指定為各樓宇的物業(yè)公司，負責視頻會(huì )議的場(chǎng)地管理、設備操作與保管，并協(xié)助會(huì )議主持人正確使用視頻會(huì )議系統。

　　(四)網(wǎng)絡(luò )與信息中心負責網(wǎng)絡(luò )暢通與安全。

　　第五條召開(kāi)視頻會(huì )議必須按照會(huì )議審批的規定程序網(wǎng)上申請報批，經(jīng)校長(cháng)辦公室審核后安排，視頻會(huì )議優(yōu)先一般會(huì )議。會(huì )議申請應按要求填寫(xiě)，包括會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、出席領(lǐng)導、主會(huì )場(chǎng)參會(huì )人員、分會(huì )場(chǎng)參會(huì )人員、發(fā)言人信息等。

　　第六條全校性的視頻會(huì )議(包括教育部和省教育廳的視頻會(huì )議)，由校長(cháng)辦公室通知會(huì )場(chǎng)按照視頻會(huì )議要求進(jìn)行會(huì )場(chǎng)設置;通知教育技術(shù)中心負責系統測試、全程運行保障;通知網(wǎng)絡(luò )中心負責網(wǎng)絡(luò )暢通與安全保障。

　　第七條視頻會(huì )議主辦單位應在視頻會(huì )議召開(kāi)的3個(gè)工作日之前提交申請，以便提前做好相關(guān)測試及技術(shù)保障工作。

　　第八條視頻會(huì )議會(huì )場(chǎng)應當滿(mǎn)足會(huì )議需要，環(huán)境整潔，設備齊全可靠，桌椅等設施擺放有序。在會(huì )議召開(kāi)期間，參會(huì )人員應當著(zhù)裝整齊，自覺(jué)保持良好秩序，不得隨意走動(dòng)。不發(fā)言的分會(huì )場(chǎng)應將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。

　　第九條視頻會(huì )議應當嚴格按照操作程序和規范要求進(jìn)行技術(shù)操作。

　　(一)視頻會(huì )議召開(kāi)前一天，各主分會(huì )場(chǎng)應按照會(huì )議通知要求準時(shí)、全程參加會(huì )前的調測試。調測試參加人員為會(huì )場(chǎng)操作人員、會(huì )議秘書(shū)、教育技術(shù)中心技術(shù)保障人員、網(wǎng)絡(luò )中心網(wǎng)絡(luò )保障人員。

　　(二)視頻會(huì )議開(kāi)始前30分鐘，主會(huì )場(chǎng)和各分會(huì )場(chǎng)系統進(jìn)入就緒狀態(tài)，保持各項技術(shù)配置參數到會(huì )議結束。

　　(三)各分會(huì )場(chǎng)應按統一的規格要求配置視頻會(huì )議系統，嚴禁在會(huì )議過(guò)程中隨意改變參數配置。

　　(四)會(huì )議期間，會(huì )場(chǎng)操作人員、會(huì )議秘書(shū)、技術(shù)保障人員必須堅守崗位。主會(huì )場(chǎng)視頻會(huì )議系統操作人員應根據會(huì )議需要，及時(shí)切換會(huì )場(chǎng)畫(huà)面，了解各分會(huì )場(chǎng)的情況。各分會(huì )場(chǎng)應實(shí)時(shí)監控設備運行狀況，隨時(shí)與主會(huì )場(chǎng)保持聯(lián)系，及時(shí)調整鏡頭和麥克風(fēng)。

　　(五)各會(huì )場(chǎng)的視頻會(huì )議系統的設備需指定專(zhuān)人負責管理和維護，會(huì )議期間，除視頻會(huì )議操作人員之外，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入設備操作區，不得操作與視頻會(huì )議有關(guān)的設備，不得談?wù)摕o(wú)關(guān)話(huà)題。

　　(六)會(huì )議結束后，由主會(huì )場(chǎng)統一中斷會(huì )議連接。各分會(huì )場(chǎng)在主會(huì )場(chǎng)中斷會(huì )議后，按操作流程關(guān)閉視頻設備。

　　(七)會(huì )場(chǎng)設備或網(wǎng)絡(luò )出現故障，應及時(shí)排除。如暫時(shí)無(wú)法解決的`，需及時(shí)將有關(guān)問(wèn)題報告教育技術(shù)中心。

　　第十條視頻會(huì )議主辦單位要會(huì )同有關(guān)技術(shù)部門(mén)認真做好會(huì )議電子數據的存貯、歸檔管理及保密工作。未經(jīng)批準，不得擅自對外公布有關(guān)信息。

　　第十一條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。

　　視頻會(huì )議設備管理制度4

　　一、適用范圍

　　區委、區人大、區政府、區政協(xié)組織召開(kāi)的有關(guān)會(huì )議、培訓;轉播上級視頻會(huì )議;區直各部門(mén)組織的重要會(huì )議和培訓等。為節約會(huì )議經(jīng)費，提高會(huì )議效率，區級各黨政機關(guān)組織會(huì )議、培訓，凡適合以視頻會(huì )議方式召開(kāi)的，應通過(guò)視頻會(huì )議方式實(shí)施。

　　二、會(huì )場(chǎng)分布

　　1.設三個(gè)主會(huì )場(chǎng)，即區政中心一樓東會(huì )議室、二樓會(huì )議室、九樓會(huì )議室。

　　2.設38個(gè)分會(huì )場(chǎng)，每鄉鎮、園區2個(gè)。

　　三、日常管理

　　1.區政府辦公室是全區視頻會(huì )議系統的管理部門(mén)。區政府辦公室信息技術(shù)中心負責視頻會(huì )議系統的技術(shù)支持，包括視頻會(huì )議系統網(wǎng)絡(luò )、主控設備等技術(shù)設施的日常管理維護;視頻會(huì )議期間主控室MCU等核心設備的操作;對全區各分場(chǎng)設備進(jìn)行不定期檢查檢測。區機關(guān)事務(wù)管理局負責區視頻會(huì )議主會(huì )場(chǎng)設備操作，主會(huì )場(chǎng)設備、主席臺、燈光、音像設備、桌椅、環(huán)境衛生等日常管理及會(huì )議會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后的相關(guān)會(huì )務(wù)保障工作。

　　2.各鄉鎮(街道)、園區黨政辦公室負責分會(huì )場(chǎng)的`日常維護管理。要明確2名會(huì )議管理人員，其中1名為系統操作員，負責設備管理、系統聯(lián)調等工作;1名為會(huì )議責任人員(原則上為鄉鎮、街道及園區的辦公室主任)，負責會(huì )議組織、會(huì )場(chǎng)安排、會(huì )議紀律等工作。該崗位管理人員必須固定。如有人員變動(dòng)，要及時(shí)將管理人員姓名及聯(lián)系方式報送區政府辦公室信息技術(shù)中心。

　　3.全區視頻會(huì )議系統是利用全省政務(wù)專(zhuān)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，各鄉鎮(街道)、園區要嚴格遵守國家、省、市政府及保密部門(mén)對內網(wǎng)管理的技術(shù)規范和要求，定期檢查網(wǎng)絡(luò )線(xiàn)路，認真排查故障隱患，確保視頻會(huì )議系統安全穩定運行。

　　4.區政府辦公室對視頻會(huì )議有關(guān)情況實(shí)行通報制度。對以下行為，區政府辦公室將以適當形式予以通報：1、不按通知要求參加二次系統聯(lián)調，不按規程操作致使設備損壞或音視頻信號出現問(wèn)題的;2、分會(huì )場(chǎng)參會(huì )人員不全、座次不齊、紀律渙散的;3、因不按技術(shù)規范操作或組織管理問(wèn)題影響分會(huì )場(chǎng)收聽(tīng)收看效果的。

　　四、會(huì )場(chǎng)要求

　　1.各分會(huì )場(chǎng)應在明顯位置設置本鄉鎮(街道)、園區的名稱(chēng)(尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會(huì )場(chǎng)人員為宜)，要設置參會(huì )負責人桌簽，重要會(huì )議還應在會(huì )場(chǎng)懸掛會(huì )標(會(huì )標根據會(huì )議通知要求制作)，標牌、桌簽及會(huì )標應保證圖像效果清晰。

　　2.會(huì )場(chǎng)內的視頻設備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò )接口，并做好設備防塵工作。

　　3.會(huì )場(chǎng)要具備良好的照明條件，保持清潔，桌椅等設施擺放整齊。

　　4.會(huì )場(chǎng)所在單位要加強會(huì )場(chǎng)安全管理工作。

　　5.會(huì )場(chǎng)內禁止吸煙，禁止食用水果、零食等。

　　五、會(huì )議通知

　　1.會(huì )議通知內容包括召開(kāi)會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、系統聯(lián)調時(shí)間及會(huì )議議程、會(huì )議要求等。

　　2.轉播上級召開(kāi)的視頻會(huì )議和區委、區政府召開(kāi)的視頻會(huì )議通知，由區委辦公室、區政府辦公室負責。

　　3.區直各部門(mén)召開(kāi)的視頻會(huì )議，應由會(huì )議發(fā)起單位提前1個(gè)工作日與區政府辦公室進(jìn)行聯(lián)系統對接。得到確認后，發(fā)起單位要提前下發(fā)通知，并負責與區政府辦公室信息技術(shù)中心聯(lián)系，同時(shí)指定一名工作人員協(xié)助做好設備聯(lián)調等相關(guān)會(huì )務(wù)工作。

　　六、會(huì )前準備

　　1.區政府辦公室信息技術(shù)中心要在各分會(huì )場(chǎng)開(kāi)始準備前，應檢查和調整會(huì )議室燈光、音響狀態(tài)，進(jìn)入值機狀態(tài)。

　　2.各分會(huì )場(chǎng)接到會(huì )議通知后，應根據會(huì )議通知中的聯(lián)調時(shí)間及時(shí)安排，準時(shí)參加聯(lián)調(第一次聯(lián)調時(shí)間一般為會(huì )議前一天下午3點(diǎn);第二次聯(lián)調時(shí)間為會(huì )議開(kāi)始前1小時(shí))。聯(lián)調時(shí)，各系統管理員應按照視頻會(huì )議系統操作規范中的相關(guān)要求，逐級檢查系統狀況，如發(fā)現本單位在設備正常開(kāi)啟下，不能連接主會(huì )場(chǎng)的，要立即與區政府辦公室信息技術(shù)中心聯(lián)系，以便組織搶修。聯(lián)調時(shí)要做到三個(gè)查看：一是查看主會(huì )場(chǎng)傳送到分會(huì )場(chǎng)的音、視頻號是否清晰;二是查看所在分會(huì )場(chǎng)音視頻信號傳送到主會(huì )場(chǎng)是否清晰;三是開(kāi)會(huì )期間要查看會(huì )議秩序，確保會(huì )場(chǎng)紀律。

　　3.會(huì )議開(kāi)始前1小時(shí)，各分會(huì )場(chǎng)的系統管理員應到達工作崗位開(kāi)始值機。要按照會(huì )議通知要求提前開(kāi)機、試機，按操作流程開(kāi)啟設備，并進(jìn)行調試，確保會(huì )議正常召開(kāi)。設備開(kāi)啟后，根據參會(huì )人員座位布置情況調整攝像機鏡頭，設置預定位。完成設置后，調整攝像機鏡頭為小范圍取景，確保會(huì )場(chǎng)畫(huà)面整潔。會(huì )議開(kāi)始時(shí)，要將視頻會(huì )議系統切換到主會(huì )場(chǎng)畫(huà)面。

　　4.視頻會(huì )議系統連接完成后，由會(huì )議主辦單位采用如下方式點(diǎn)名：“我是主會(huì )場(chǎng)，現在進(jìn)行會(huì )議點(diǎn)名，會(huì )場(chǎng)聽(tīng)到點(diǎn)名后請回答”。各分會(huì )場(chǎng)應答時(shí)應采取如下方式：“我是分會(huì )場(chǎng)，主會(huì )場(chǎng)點(diǎn)名已聽(tīng)到，設備一切正常，完畢�！�

　　5.如網(wǎng)絡(luò )或設備出現問(wèn)題，導致分會(huì )場(chǎng)無(wú)法連通主會(huì )場(chǎng)，分會(huì )場(chǎng)向會(huì )議主辦單位匯報后，與會(huì )人員到就近分會(huì )場(chǎng)參加會(huì )議。

　　6.各分會(huì )場(chǎng)要與供電部門(mén)協(xié)調，確保會(huì )議期間供電。

　　七、會(huì )議召開(kāi)

　　1.在視頻會(huì )議召開(kāi)前1小時(shí)，各分會(huì )場(chǎng)要檢查系統視頻、音頻傳輸情況，如有問(wèn)題立刻與區政府辦公室及會(huì )議主辦單位進(jìn)行聯(lián)系。

　　2.與會(huì )人員應提前10分鐘入場(chǎng)，不能參加會(huì )議的需提前向主辦單位請假。

　　3.在會(huì )議召開(kāi)過(guò)程中，主會(huì )場(chǎng)系統管理人員應根據會(huì )議需要及時(shí)切換會(huì )場(chǎng)畫(huà)面。

　　4.各會(huì )場(chǎng)管理人員應時(shí)刻監控設備運行情況，確保隨時(shí)與主會(huì )場(chǎng)聯(lián)系，根據現場(chǎng)情況及時(shí)調整鏡頭和麥克風(fēng)。要隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉、移動(dòng)，甚至出現不應有的畫(huà)面;當設備或網(wǎng)絡(luò )出現故障時(shí)，分會(huì )場(chǎng)應立即向主會(huì )場(chǎng)匯報，盡快予以排除，在此期間，分會(huì )場(chǎng)參加會(huì )議人員不得擅離會(huì )場(chǎng);如果故障短時(shí)間內無(wú)法排除，在得到主會(huì )場(chǎng)的許可后方可撤離會(huì )場(chǎng)，到就近分會(huì )場(chǎng)繼續參加會(huì )議。

　　5.會(huì )議召開(kāi)期間，除視頻會(huì )議系統管理人員之外，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入設備操作區，不得操作與視頻會(huì )議有關(guān)的設備。

　　八、會(huì )議結束

　　1.會(huì )議結束后，由主會(huì )場(chǎng)統一中斷會(huì )議連接。各分會(huì )場(chǎng)在主會(huì )場(chǎng)中斷會(huì )議后，才可按操作流程關(guān)閉視頻設備。

　　2.會(huì )議結束后，各分會(huì )場(chǎng)要及時(shí)把人員參會(huì )情況及會(huì )議過(guò)程中出現的問(wèn)題向會(huì )議主辦單位反饋，并將出現的技術(shù)問(wèn)題告知區政府辦公室信息技術(shù)中心處理。

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