最新文件管理制度范本（精選5篇）
在當今社會(huì )生活中，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編收集整理的最新文件管理制度范本（精選5篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文件管理制度1
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。
2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須貼合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的.編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。
5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
文件管理制度2
機要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時(shí)、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報主要領(lǐng)導或主持工作的領(lǐng)導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門(mén)。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
(四)各級領(lǐng)導要嚴格執行領(lǐng)導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時(shí)清理收回，分類(lèi)整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì )議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時(shí)送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時(shí)將機要文件收回。
文件管理制度3
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)�！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫(xiě)《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件，并保持文字清晰，外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí)，由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內容由使用部門(mén)設計，行政管理部門(mén)審查批準，統一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě)：要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(cháng)批準后，辦理借閱手續。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機、整理分類(lèi)并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀：對于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門(mén)負責簽字，包常務(wù)副總審核批準后，進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫(xiě)《監督檢查記錄》，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
文件管理制度4
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規范化，特規定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負責人、分管領(lǐng)導初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導審核，主管區領(lǐng)導簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導會(huì )簽，方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領(lǐng)導簽發(fā)的文稿交辦公室統一登記、分類(lèi)編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進(jìn)行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門(mén)轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領(lǐng)導閱示或送有關(guān)科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類(lèi)。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見(jiàn)，送局領(lǐng)導批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示局領(lǐng)導后辦理，辦公室根據文件內容、領(lǐng)導批示予以催辦。
(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時(shí)，辦公室應根據文件內容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過(guò)局內網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專(zhuān)人傳送。
(五)凡外出開(kāi)會(huì )、學(xué)習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷(xiāo)毀，并嚴格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，送局領(lǐng)導審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導批準，并要妥善保管。
(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì )上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時(shí)歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
(七)銷(xiāo)毀保密文件、保密資料時(shí)，必須登記造冊，經(jīng)主管局領(lǐng)導批準，送區保密局指定的地點(diǎn)處理，嚴禁將文件出賣(mài)給廢品收購站。
文件管理制度5
1、學(xué)校各類(lèi)文件旨在學(xué)校內部統一意見(jiàn)，發(fā)布通知、決定和溝通信息，向上級部門(mén)請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)文有關(guān)處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學(xué)校辦公室。
3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)校統一規定編號、登記，之后提交校長(cháng)簽發(fā)。
4、辦公室應建立學(xué)校發(fā)文登記簿，詳細地、分門(mén)別類(lèi)地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學(xué)校任何發(fā)文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學(xué)校檔案室歸檔。
5、文件簽發(fā)或會(huì )簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁(yè)需用統一的格式（學(xué)校紅頭文件紙）。
6、文件打印完畢后加蓋學(xué)校公章。對于學(xué)校內部發(fā)文，可以采用內部電子郵件系統，將文件分別發(fā)送至學(xué)校領(lǐng)導和各處室，并作好相關(guān)的發(fā)送記錄，作為檔案保存。
7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學(xué)年）。
8、學(xué)校辦公室及學(xué)校打印室工作人員有對學(xué)校有關(guān)文件保密的義務(wù)和職責。
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