采購合同檔案的管理制度
在人們愈發(fā)重視契約的社會(huì )中，合同的地位越來(lái)越不容忽視，合同能夠促使雙方正確行使權力，嚴格履行義務(wù)。那么大家知道正規的合同書(shū)怎么寫(xiě)嗎？下面是小編幫大家整理的采購合同檔案的管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
采購合同檔案的管理制度1
公司為進(jìn)一步規范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現銷(xiāo)售合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購、銷(xiāo)售均須訂立合同。
2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。
2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。
2、本制度由銷(xiāo)售部負責解釋。
采購合同檔案的'管理制度2
1、目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。
2、適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。
3、職責：
3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。
3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調閱、銷(xiāo)毀等事項的審批。
4、檔案管理辦法：
4.1歸檔內容分類(lèi)：
4.1.1采購內部文件的歸檔。
采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門(mén)相關(guān)管理文件資料。
4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。
公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。
4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。
供應商資料、采購合同、報價(jià)單、對賬單聯(lián)絡(luò )函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。
采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內部往來(lái)文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。
4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫(xiě)清楚，書(shū)寫(xiě)工整。
4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。
4.2.5采購部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱：
4.3.1需查閱或借閱采購部文件時(shí)，需向采購部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續，得到采購領(lǐng)導簽字批準。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。
4.3.4采購檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷(xiāo)毀
4.4.1采購檔案保管期限已滿(mǎn)或已失效，需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷(xiāo)毀。
4.4.3采購檔案保管期已滿(mǎn)，但其中未了結的債權債務(wù)和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務(wù)和合同改造完畢為止。
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