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記錄管理制度
在生活中，制度起到的作用越來(lái)越大，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的記錄管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
記錄管理制度1
1 目的
確保安全記錄完整、準確、清晰，以證明安全體系有效運行，并為實(shí)現可追溯性、證實(shí)作用以及采取糾正、預防措施提供客觀(guān)證據。
2 范圍
1 本程序適用于酒店安全管理體系所涉及的所有安全記錄的管理。
2 本程序規定了安全記錄的分類(lèi)、形式、編制、審核、編號、格式修改、填寫(xiě)、收集、存檔、貯存、借閱、銷(xiāo)毀的要求。
3 職責
1 保衛部是安全記錄的歸口管理部門(mén)，負責制定、修訂本程序，并負責監督執行。
2 各單位負責人負責批準本單位的安全記錄清單與記錄歸檔管理。
4 管理要求
1 質(zhì)量記錄的標識、編號、填寫(xiě)、保存、保護、借閱、復制和銷(xiāo)毀執行質(zhì)量體系的記錄控制程序。
2 各專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)下發(fā)的記錄，必須制定填寫(xiě)標準和要求的規定，使記錄填寫(xiě)標準統一化。
3 記錄管理工作程序見(jiàn)圖一。
4 安全記錄的分類(lèi)
安全記錄的分類(lèi)見(jiàn)表一。
表一 安全記錄分類(lèi)表
記錄類(lèi)別 | 記錄范圍 |
1. 與安全運行有關(guān)的記錄 | 包括文件的修訂、變更記錄、考核記錄、安全內審報告、管理評審記錄及報告、組織安全工作計劃及總結、安全責任書(shū)、培訓記錄、安全會(huì )議記錄、合格承包商和供應商名單、危害識別及風(fēng)險評價(jià)記錄、法律法規識別與獲取及跟蹤記錄、風(fēng)險控制及隱患治理記錄等。 |
2. 與安全日常管理有關(guān)的記錄 | 包括各類(lèi)安全作業(yè)票證、各類(lèi)安全管理臺帳、班組安全活動(dòng)記錄、安全工作月報表、事故調查和處理報告、消防記錄等。 |
3. 來(lái)自承包方的安全記錄 | 包括承包方的安全運行、檢查監督及考核記錄等。 |
5 安全記錄的形式
5.1 書(shū)面、照片。
5.2 電子媒體、磁帶、磁盤(pán)。
6 安全記錄的編制、審核及批準
6.1 各單位根據安全活動(dòng)的需要建立安全記錄表格時(shí)，由使用單位編制后送交本單位領(lǐng)導審核及批準并報主管部門(mén)備案。
6.2 安全記錄的使用單位在送審安全記錄表格時(shí)，應由本單位領(lǐng)導在會(huì )審單上確定其保管地點(diǎn)和保存期限，并將保管地點(diǎn)和保存期限通知各使用單位。
6.3 安全記錄保存期限一般應遵循下列原則：
一、具有永久性保存價(jià)值的記錄，應整理成檔案，長(cháng)期保管;
二、有保管時(shí)間要求的安全記錄，則按要求時(shí)間保存;
三、無(wú)保管時(shí)間要求的安全記錄，一般保存期限一年。
7 安全記錄的編號
7.1 為保證安全記錄有唯一的標識，每一種安全記錄表格應有唯一的編號，編號由安全記錄所在部門(mén)的主管領(lǐng)導指定專(zhuān)人進(jìn)行，方法如下：
7.2 記錄分類(lèi)
將記錄統分為四類(lèi)，對照的字母分類(lèi)為：
檔案類(lèi)記錄：DA 管理類(lèi)(審批、備案、登記的表格)：GL
檢查類(lèi)：JC 記錄類(lèi)(包括值班、生產(chǎn)等的格式記錄)：JL
7.3 專(zhuān)業(yè)
按主管部門(mén)分為：
安全：AQ 辦公：BG 保衛：BW 工程：GC 企管：QG 安全標準化：AQB
7.4 單位編號
編號 | 單位名稱(chēng) | 編號 | 單位名稱(chēng) | 編號 | 單位名稱(chēng) |
01 | 辦公室 | 02 | 保衛部 | 03 | 康樂(lè )部 |
04 | 人力資源部 | 05 | 工程部 | 06 | 財務(wù)部 |
07 | 餐飲部 | 08 | 客房部 | 09 | 采購部 |
10 | 市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部 |
7.5 順序號
由組織編寫(xiě)的部門(mén)按照單一的記錄分類(lèi)、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、部門(mén)排序，給記錄表賦予一個(gè)單獨的號碼，組織編寫(xiě)的部門(mén)同時(shí)建立一個(gè)記錄清單，明確記錄使用的范圍、對象、頻率，防止一號多表或一表多號。
7.6 年代號
年代號由一個(gè)四位數字組成，代表記錄的編制年代，如“20xx”代表20xx年編制。
7.7 記錄編號位于記錄的首頁(yè)右上角，距頁(yè)邊不小于1厘米，新時(shí)期羅馬四號字體。
8 安全記錄格式的修改或換版
8.1 安全記錄格式有修改需求時(shí)，由提出部門(mén)按《變更管理程序》填寫(xiě)“變更申請審批表”，并附修改后的格式樣品，在申請單中陳述修改的理由和依據，經(jīng)安全記錄所在部門(mén)的主管領(lǐng)導審核批準后編號、印刷、使用，并報主管部門(mén)備案。
8.2 使用新格式的安全記錄取代原舊的記錄表格，各使用單位應在新表格投用時(shí)，立即收回舊表格，并自行銷(xiāo)毀。不允許在使用場(chǎng)所出現新舊記錄交替使用的現象。
8.3 安全記錄的格式修改由各單位在“安全記錄清單”備注欄上記錄格式修改時(shí)間。
9 安全記錄的填寫(xiě)
9.1 所有安全記錄都應用鋼筆或簽字筆填寫(xiě)，填寫(xiě)要求字跡清楚，填寫(xiě)正確、完整和及時(shí)。
9.2 安全記錄上應寫(xiě)明年、月、日及記錄人簽名，簽名時(shí)要寫(xiě)全名，必須是記錄人本人簽字。
9.3 安全記錄表格的填寫(xiě)應遵循下列要求：
一、對有要求的記錄欄目，做到字跡清晰、持久，內容完整，具有真實(shí)性、準確性、及時(shí)性;
二、對于記錄空格，用“以下空白”章或用“——”符號注銷(xiāo);
三、當遇到缺項時(shí)，填寫(xiě)“缺項”;當問(wèn)題記錄結果為無(wú)問(wèn)題，填寫(xiě)“無(wú)”;
四、技術(shù)性安全記錄數據不變，須重新抄上，管理性安全記錄豎向整格內容相同，可用“同上”或“〃”表示;
五、從某行開(kāi)始以下全空，在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符號填滿(mǎn);
六、安全記錄不能隨便更改，若確因筆誤需更改時(shí)，用“—”(文字可用“0”)符號注銷(xiāo)，在符號上方由本人更正重新記錄。對外發(fā)送的文件內容更改除用上述規定的符號更改外，還需有更改人的簽名與更改日期。
10 安全記錄的'收集與歸檔
10.1 各單位負責對本單位主管的(自己編號的)安全記錄和所有安全記錄列出總的“安全記錄清單”。
10.2 每年12月份各單位安全記錄人員負責收集主管范圍內各“安全記錄清單”中自己主管的部分與主管部門(mén)進(jìn)行核對，主管部門(mén)將年度核對清單報安全管理部備案。
10.3 各單位將使用完的安全記錄按“安全記錄清單”上的保存地點(diǎn)、保存期限按編號、時(shí)間順序進(jìn)行裝訂、編目、歸檔。
10.4 保衛部依據各部門(mén)上報的“安全記錄清單”編制酒店年度“安全記錄總覽表”，以便各單位部門(mén)查詢(xún)。
11 安全記錄的保存
11.1 各單位應按照相關(guān)檔案管理要求，指定專(zhuān)人管理，保存環(huán)境符合要求，防止因日曬、雨淋、受潮、霉變、鼠咬、蟲(chóng)蛀、火災而損壞。
11.2 所有安全記錄的保存應便于存取和檢查。
11.3 電子媒體安全記錄由使用單位自行妥善保存。
11.4 記錄的保存時(shí)間在記錄清單中逐個(gè)注明。
12 安全記錄的借閱
12.1 借閱安全記錄須辦理借閱手續，各單位在借閱安全記錄時(shí)應填寫(xiě)“記錄借閱登記表”，并要求借閱人簽名。
12.2 若需外借，需經(jīng)歸檔單位領(lǐng)導批準。保密安全記錄外借必須經(jīng)文件主管部門(mén)領(lǐng)導同意。
12.3 合同有要求時(shí)，在商定期內安全記錄可提供給顧客或其代表評價(jià)時(shí)查閱。
13 安全記錄的銷(xiāo)毀
根據安全記錄的保存期限，各歸檔單位對到期安全記錄由保管人員填寫(xiě)“安全記錄銷(xiāo)毀登記表”由主管領(lǐng)導批準進(jìn)行銷(xiāo)毀。
5 附則
1 本辦法由標準辦公室起草，并負責解釋。
2 本辦法自發(fā)布之日起施行。
記錄管理制度2
1、質(zhì)量檢驗室負責的樣品分析檢驗的全過(guò)程必須填寫(xiě)相應的原始記錄，記錄應準確、完整、及時(shí)；
2、記錄應字跡清晰、工整，當有筆誤發(fā)生時(shí)，不得隨意涂改，不允許使用修正液，應在寫(xiě)錯處劃一條橫線(xiàn)，橫線(xiàn)劃過(guò)后，原筆誤依然清晰可辨，在橫線(xiàn)上方填寫(xiě)正確的數據或字跡，然后簽上更正人姓名和更正日期；
3、檢驗原始記錄應包括樣品名稱(chēng)、批號，檢驗項目、質(zhì)量標準依據、樣品外觀(guān)現象、計算公式，化學(xué)結果、現象（如果采用標準品應注明其重量、純度和其它必要信息）、化驗員的結論和簽名，計算審核人的簽名；
4、各種數據的準確度的確定
4.1 樣品重量的有效數字應與稱(chēng)量時(shí)使用的天平的精度保持一致；
4.2 滴定液消耗的毫升數讀到0.01ml；
4.3 在數據處理過(guò)程中，對有效位數之后的數字的修約采用“四舍六入五留雙”的規則，詳見(jiàn)《有效數字的修約管理制度》；
4.4 最后報告檢測結果的'有效位數應與方法要求相一致。在運算過(guò)程中，其有效位數可適當保留，而在運算結束后根據有效數字的修約規則對結果進(jìn)行修約。
5、含量分析的相對偏差的要求
5.1 平行樣的取樣量相對偏差不超過(guò)5%
5.2 取樣量不超過(guò)規定量±10%
5.3 儀器分析法不超過(guò)3%
6、記錄復核
檢驗記錄完成后，應由化測室負責人對記錄內容、計算結果進(jìn)行復核并簽字；復核后的記錄，如屬于內容和計算錯誤，復核人要負責，如屬于檢驗錯誤，則復核人沒(méi)有責任；
7、檢驗原始記錄應整理成批檢驗記錄，至少要保存至成品有效期后一年，無(wú)有效期的產(chǎn)品應保存三年；批檢驗記錄的保存由質(zhì)量部質(zhì)量保證室負責；
8、需將檢驗報告單從檔案中取走，取走人需經(jīng)質(zhì)量保證室主管同意并在記錄保管人處簽字，寫(xiě)明取走和歸還的日期。
記錄管理制度3
為進(jìn)一步加強對生產(chǎn)、交通、消防、社會(huì )治安等方面事故與傷害的監測和統計分析，及時(shí)準確掌握社區內事故與傷害情況，積極落實(shí)預防和干預措施，持續改進(jìn)的實(shí)現社區安全，特制定社區事故與傷害記錄管理制度如下：
1、各安全促進(jìn)項目小組應及時(shí)掌握事故與傷害發(fā)生的.情況，做好記錄和統計。
2、事故與傷害記錄應內容清晰具體，便于查詢(xún)和分析。
3、事故與傷害記錄應真實(shí)有效，不得隨意篡改或銷(xiāo)毀。
4、各類(lèi)事故與傷害記錄應由專(zhuān)人或專(zhuān)門(mén)部門(mén)負責管理。
5、在記錄管理中發(fā)生問(wèn)題及時(shí)與街道安全社區創(chuàng )建辦公室聯(lián)系。
記錄管理制度4
為規范食品采購索證索票、進(jìn)貨查驗和采購記錄行為，保障公眾餐飲安全，依據相關(guān)法律、法規及規章，制定本管理制度。
一、指定經(jīng)培訓合格的專(zhuān)(兼)職人員負責食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)采購索證索票、進(jìn)貨查驗和采購記錄。專(zhuān)(兼)職人員應當掌握餐飲服務(wù)食品安全法律知識、餐飲服務(wù)食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。
二、采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品，應當到證照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位或批發(fā)市場(chǎng)采購，并應當索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應當包括供應者名稱(chēng)、供應日期和產(chǎn)品名稱(chēng)、數量、送貨購買(mǎi)日期等內容。長(cháng)期定點(diǎn)采購的，與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。
三、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時(shí)，應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營(yíng)業(yè)執照和產(chǎn)品合格證明文件復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從流通經(jīng)營(yíng)單位(商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等)批量或長(cháng)期采購時(shí)，應當查驗并留存加蓋有公章的營(yíng)業(yè)執照和食品流通許可證等復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從流通經(jīng)營(yíng)單位(商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等)少量或臨時(shí)采購時(shí)，應當確認其是否有營(yíng)業(yè)執照和食品流通許可證，留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農貿市場(chǎng)采購的，應當索取并留存市場(chǎng)管理部門(mén)或經(jīng)營(yíng)戶(hù)出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個(gè)體工商戶(hù)采購的，應當查驗并留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營(yíng)業(yè)執照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。
七、從食品流通經(jīng)營(yíng)單位(商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等)和農貿市場(chǎng)采購畜禽肉類(lèi)的，應當查驗動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購的，應當索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的'許可證、營(yíng)業(yè)執照復印件和動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
八、采購乳制品的，應當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營(yíng)業(yè)執照、產(chǎn)品合格證明文件復印件。
九、實(shí)行統一配送的，由企業(yè)總部統一查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營(yíng)業(yè)執照、產(chǎn)品合格證明文件，建立采購記錄;各門(mén)店應當建立并留存日常采購記錄;門(mén)店自行采購的產(chǎn)品，應當嚴格落實(shí)索證索票、進(jìn)貨查驗和采購記錄制度。
十、批量采購進(jìn)口食品、食品添加劑的，應當索取口岸進(jìn)口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的復印件。
十一、采購集中消毒企業(yè)供應的餐飲具的，應當查驗、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章(或簽字)的營(yíng)業(yè)執照復印件、蓋章的批次出廠(chǎng)檢驗報告(或復印件)。
十二、食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購入庫前，餐飲服務(wù)提供者應當查驗所購產(chǎn)品外包裝、包裝標識是否符合規定，與購物憑證是否相符，并建立采購記錄。采購記錄應當如實(shí)記錄產(chǎn)品的名稱(chēng)、規格、數量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供應單位名稱(chēng)及聯(lián)系方式、進(jìn)貨日期等。
十三、按產(chǎn)品類(lèi)別或供應商、進(jìn)貨時(shí)間順序整理、妥善保管索取的相關(guān)證照、產(chǎn)品合格證明文件和進(jìn)貨記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于2年。
十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規定禁止生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的食品和《農產(chǎn)品質(zhì)量安全法》第三十三條規定不得銷(xiāo)售的食用農產(chǎn)品。
記錄管理制度5
為規范食品采購索證索票、進(jìn)貨查驗和采購記錄行為，保障公眾餐飲安全，根據《食品安全法》、《食品安全法實(shí)施條例》、《浙江省食品經(jīng)營(yíng)許可實(shí)施細則（實(shí)行）》等法律、法規及規章，制定本管理制度。
一、指定經(jīng)培訓合格的專(zhuān)（兼）職人員負責食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購索證索票、進(jìn)貨查驗和采購記錄。專(zhuān)（兼）職人員應當掌握餐飲服務(wù)食品安全法律知識、餐飲服務(wù)食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。
二、采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品，應當到證照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位或批發(fā)市場(chǎng)采購，并應當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的購物憑證。購物憑證應當包括供貨方名稱(chēng)、產(chǎn)品名稱(chēng)、產(chǎn)品數量、送貨或購買(mǎi)日期等內容。長(cháng)期定點(diǎn)采購的，與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。鼓勵餐飲單位到建立電子監管一票通的食品批發(fā)企業(yè)采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品。
三、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時(shí)，應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營(yíng)業(yè)執照和產(chǎn)品合格證明文件復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從食品經(jīng)營(yíng)單位（商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等）批量或長(cháng)期采購時(shí)，應當查驗并留存加蓋有公章的營(yíng)業(yè)執照和食品經(jīng)營(yíng)許可證等復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從食品經(jīng)營(yíng)單位（商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等）少量或臨時(shí)采購時(shí)，應當確認其是否有營(yíng)業(yè)執照和食品經(jīng)營(yíng)許可證，留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農貿市場(chǎng)采購的，應當索取并留存市場(chǎng)管理部門(mén)或經(jīng)營(yíng)戶(hù)出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證；從個(gè)體工商戶(hù)采購的，應當查驗并留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營(yíng)業(yè)執照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。
七、從食品經(jīng)營(yíng)單位（商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等）和農貿市場(chǎng)采購畜禽肉類(lèi)的，應當查驗動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件；從屠宰企業(yè)直接采購的，應當索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營(yíng)業(yè)執照復印件和動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
八、采購乳制品的，應當查驗、索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營(yíng)業(yè)執照、產(chǎn)品合格證明文件復印件。
九、批量采購進(jìn)口食品、食品添加劑的，應當索取口岸進(jìn)口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的`食品檢驗合格證明的復印件。
十、采購集中消毒企業(yè)供應的餐飲具的，應當查驗、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章（或簽字）的營(yíng)業(yè)執照復印件、蓋章的批次出廠(chǎng)檢驗報告（或復印件）。
十一、食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購入庫前，餐飲服務(wù)提供者應當查驗所購產(chǎn)品外包裝、包裝標識是否符合規定，與購物憑證是否相符，并建立采購記錄。采購記錄應當如實(shí)記錄產(chǎn)品的名稱(chēng)、規格、數量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供應單位名稱(chēng)及聯(lián)系方式、進(jìn)貨日期等。
十二、按產(chǎn)品類(lèi)別或供應商、進(jìn)貨時(shí)間順序整理、妥善保管索取的相關(guān)證照、產(chǎn)品合格證明文件和進(jìn)貨記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于2年。
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