公司招了新人，有個(gè)新助理是經(jīng)過(guò)多次面試后，我親自招回來(lái)的。她是名牌大學(xué)本科畢業(yè)，聰明，性格活潑。
從工作流程到待人接物，我手把手地教，她也學(xué)得快，很多工作一教就上手。我開(kāi)始逐漸給她一些協(xié)調性的工作，各部門(mén)之間以及各分公司之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系和溝通也讓她嘗試著(zhù)去處理。
沒(méi)想到，沒(méi)多久她就有困惑了：“為什么總是讓我做這些瑣碎的事情?”
聽(tīng)了她的問(wèn)題，我問(wèn)：“什么叫做不瑣碎的工作呢?”
她想了半天，說(shuō)：“我總覺(jué)得，我的能力不僅僅能做這些，我還能做一些更加重要的事情。”她跟我直言，本科4年，她功課優(yōu)秀，沒(méi)想到畢業(yè)后找到了工作，卻每天處理的都是些瑣碎的事情，沒(méi)有一點(diǎn)兒成就感。
我又問(wèn)她：“你覺(jué)得，在你現在所有的工作中，最沒(méi)有意義、最浪費你時(shí)間和精力的工作是什么?”
她馬上回答我：“幫您貼發(fā)票，然后報銷(xiāo)，再到財務(wù)去走流程，最后把現金拿回來(lái)給您。”
我笑著(zhù)問(wèn)她：“你幫我貼發(fā)票報銷(xiāo)有半年時(shí)間了吧?通過(guò)這件事，你能總結出哪些信息?”
她呆了半天，回答我：“貼發(fā)票就是貼發(fā)票，只要財務(wù)上不出錯，不就行了嗎，能有什么信息?”
我笑了一下，給這個(gè)助理講了我當年的做法。
1998年的時(shí)候，我從財務(wù)部被調到總經(jīng)理辦公室，擔任總經(jīng)理助理的工作。其中有一項工作，跟這個(gè)新助理現在做的一樣，就是幫總經(jīng)理報銷(xiāo)所有的票據。本來(lái)這個(gè)工作就像她所說(shuō)的那樣，把票據貼好，然后完成財務(wù)上的流程，就可以了。
但后來(lái)我發(fā)現，其實(shí)票據是一種數據記錄，它記錄了和總經(jīng)理乃至整個(gè)公司營(yíng)運有關(guān)的費用情況�？雌饋�(lái)沒(méi)有意義的一堆數據，其實(shí)涉及到公司各方面的經(jīng)營(yíng)和運作。于是，我建立了一個(gè)表格，將總經(jīng)理在我這里報銷(xiāo)的所有票據按照時(shí)間、數額、消費場(chǎng)所、聯(lián)系人、電話(huà)等等分類(lèi)記錄下來(lái)。
我起初建立這個(gè)表格的目的很簡(jiǎn)單，我想在財務(wù)上有據可循，而且萬(wàn)一我的上司有問(wèn)題來(lái)詢(xún)問(wèn)我的時(shí)候，我會(huì )有準確的數據告訴他。過(guò)了一段時(shí)間，通過(guò)這份數據統計，我發(fā)現了一些商務(wù)活動(dòng)中的規律，比如，哪一類(lèi)的商務(wù)活動(dòng)經(jīng)常在什么樣的場(chǎng)合，費用預算大概是多少;總經(jīng)理對公共關(guān)系常規和非常規的處理方式等等。這些信息都是這份數據告訴我的。