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會(huì )計電算化下有效內部控制的構建經(jīng)濟論文
為了確保會(huì )計信息處理和存儲的準確與完整,提高系統的安全可靠性,企業(yè)必須結合會(huì )計電算化系統的特點(diǎn),建立起一套更為完整、更為嚴格的內部控制制度,以提高會(huì )計電算化工作的真實(shí)有效性。
一、加強會(huì )計電算化內部控制的必要性
內部控制作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)自我調節和自我約束的內在機制,存在于公司治理結構和企業(yè)各個(gè)管理組織中,與企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程結合緊密,其建立、健全及實(shí)施是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成敗的關(guān)鍵。具體說(shuō)來(lái),企業(yè)內部控制的重要作用在于:
一是避免資產(chǎn)流失,維護資產(chǎn)安全和完整。健全的內部控制,可有效監督、約束財產(chǎn)物資計量、驗收、采購各環(huán)節,保障財產(chǎn)物資的完整安全,控制企業(yè)各種資源使用及現金流動(dòng),進(jìn)而有效避免資產(chǎn)流失。
二是保證業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息和財務(wù)會(huì )計資料真實(shí)完整。完善的內部控制,可以規范會(huì )計信息行為和過(guò)程,適時(shí)發(fā)現并改正錯弊,保證會(huì )計信息和資料的真實(shí)完整,確保各項財務(wù)活動(dòng)與國家法律和統一會(huì )計制度規定相符。
三是保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序進(jìn)行。內部控制系統為保證其經(jīng)營(yíng)目標的實(shí)現,通過(guò)明確制度、審批程序、手續和監督檢查手段等,使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠有序進(jìn)行,避免偏差。內部控制是任何企業(yè)進(jìn)行有效管理和經(jīng)營(yíng)的基礎,無(wú)論企業(yè)的會(huì )計資料是手工處理或是計算機處理,內部控制都必不可少。
不過(guò)企業(yè)在建立了電算化會(huì )計系統后,會(huì )計核算與管理環(huán)境發(fā)生了很大變化,致使電算化會(huì )計內部控制與手工會(huì )計具有很大區別。為了適應這些新的情況,亟需建立新的內部控制。只有建立一套適合電算化會(huì )計系統的內部控制,才能保證會(huì )計信息的收集、傳遞和處理能夠及時(shí)、準確,不出差錯,管理決策部門(mén)才能據此合理安排各項經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。
二、會(huì )計電算化下有效內部控制的構建
(1)提高企業(yè)領(lǐng)導和會(huì )計人員的內部控制意識。要真正加強管理,健全內部控制,企業(yè)領(lǐng)導者必須樹(shù)立現代管理理念,增強內部控制意識。各級財政部門(mén)、業(yè)務(wù)主管部門(mén)要大力宣傳會(huì )計電算化發(fā)展的必然趨勢和會(huì )計電算化條件下強化內部控制的重要性,促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導和會(huì )計人員樹(shù)立正確的認識,從而加強管理與控制意識。并通過(guò)多種方式加強電算化系統知識教育,特別是會(huì )計部門(mén)領(lǐng)導必須了解電算化系統及其特點(diǎn)、風(fēng)險與應有的控制,為加強內部控制打下知識基礎。
(2)組織管理控制。信息技術(shù)的引入使管理幅度增大、層次減少,高聳型的組織結構逐漸趨于扁平。同時(shí),網(wǎng)絡(luò )使內、外部人員進(jìn)行更多的溝通,內部控制由命令與控制向集中與協(xié)調轉變。因此,必須進(jìn)行組織結構調整才能更好地進(jìn)行內部控制。企業(yè)應根據會(huì )計電算化系統的業(yè)務(wù)要求,通過(guò)組織結構調整,建立恰當的組織機構和職責分工制度,并通過(guò)部門(mén)設置、人員分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進(jìn)行控制,從而達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。
(3)系統安全控制。會(huì )計電算化環(huán)境下加強系統安全控制、確保會(huì )計信息系統的安全是內部控制的重點(diǎn)。主要措施包括:人員接觸控制,即未經(jīng)批準和授權的人員不得隨便接觸、動(dòng)用系統的各種資源,以確保資源的正確性;環(huán)境保護控制,即為了保證計算機正常運行,防止外界因素導致計算機故障,應對計算機運行環(huán)境加以切實(shí)保護;網(wǎng)絡(luò )安全控制,可通過(guò)采用數據加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)、數字簽名技術(shù)等安全技術(shù),加強網(wǎng)絡(luò )安全方面的控制,同時(shí)健全病毒防控制度,強化安全教育,有效提高病毒防范能力。
(4)會(huì )計檔案管理控制。一是具備極好兼容性的財務(wù)軟件,對每個(gè)檔案進(jìn)行順序編號,便于查閱也能防止數據流失;二是指定專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行檔案管理,不允許非管理人員接觸檔案,且資料借閱人與系統操作員不得兼任,嚴格控制檔案的權限設置;三是認真記錄操作日志,任何人都必須進(jìn)行操作登記,有助于檔案管理員監督與控制,也有助于及時(shí)發(fā)現錯誤,以便采取相應措施
。(5)會(huì )計電算化內部控制審計。內部審計既是內部控制系統的組成部分,也是強化內部會(huì )計監督的制度安排。會(huì )計電算化采用了“人機對話(huà)”的特殊形式,因此對內部審計的要求也更高、更嚴。內部審計人員應給予處理數據的系統和數據本身更多的關(guān)注,重視檢查組織結構、職權和責任的分配與分工情況,以確定職責分離能夠提供有力的內部控制,并加強安全控制措施方面的檢查。
同時(shí)加強數據審計,用計算機審計程序對數據進(jìn)行真實(shí)性、合法性、合理性的審核。要大力開(kāi)展計算機輔助審計技術(shù)的培訓,如數據模擬檢測法、整體檢測法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法等,培養一批既懂財會(huì )、審計業(yè)務(wù)、又精通計算機應用技術(shù)的有經(jīng)驗的復合型專(zhuān)業(yè)內部審計人員。
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