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使用日程表讓你的工作變得更有效率
如何讓你的工作變的有效率，對于那些總是覺(jué)得自己工作時(shí)間不夠的人�；蛘哂X(jué)得自己工作效率比較低的人總是希望能夠找到一個(gè)良好的方法讓自己的工作效率變的高昂�？墒强偸遣坏闷浞�。提高工作量最終自己身體變得太疲憊。如何提高自己的工作效率呢？
使用一個(gè)詳細的日程表
更好地管理你的時(shí)間的首要任務(wù)是找出你現在支配時(shí)間的方式。使用一個(gè)日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會(huì )立即對你的時(shí)間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測量的舉動(dòng)通常足以把你的無(wú)意識習慣提升到意識層面，如此你才有機會(huì )仔細檢視并改變它們。
此處是使用日程表的方法。一整天當你開(kāi)始或完成某個(gè)活動(dòng)時(shí)都把時(shí)間紀錄下來(lái)，可考慮使用秒表來(lái)記錄每個(gè)活動(dòng)的時(shí)間間隔。你可以?xún)H在工作時(shí)間使用這個(gè)方法，或是一整天都用。一天結束時(shí)，把這些時(shí)間段分類(lèi)記錄到綜合類(lèi)別中，然后找出你在每類(lèi)活動(dòng)中耗費時(shí)間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續做上一周，再計算你在每類(lèi)活動(dòng)中耗費的時(shí)間占總時(shí)間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發(fā)電子郵件、閱讀新聞組、網(wǎng)上沖浪、打電話(huà)、就餐、洗澡等等事情上分別花費了多少時(shí)間。當你從椅子上站起來(lái)的時(shí)候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結束時(shí)會(huì )有50—100個(gè)日程記錄。
你可能會(huì )驚訝地發(fā)現，你花在那些自認為是實(shí)質(zhì)性工作的活動(dòng)上只占了工作總時(shí)間的一小部分。有研究發(fā)現上班族每天在實(shí)質(zhì)性工作上平均花費的時(shí)間為1.5小時(shí)。其余時(shí)間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無(wú)關(guān)的交流、把文件挪來(lái)挪去，及其它許多與工作無(wú)關(guān)的事情上。全職上班族平均開(kāi)始工作的時(shí)間是上午11點(diǎn)，而下午3點(diǎn)半左右就開(kāi)始懈怠了。
分析你的結果
我第一次使用日程表時(shí)，我一周在辦公室花費了約60個(gè)小時(shí)，卻只完成了15個(gè)小時(shí)的實(shí)質(zhì)性工作。即使在技術(shù)上看來(lái)我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個(gè)結果懊惱。另外45小時(shí)到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時(shí)間在我無(wú)意識的狀態(tài)中流失——過(guò)分頻繁地檢查郵件、在那些實(shí)際上沒(méi)有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時(shí)間過(guò)長(cháng)、被其實(shí)可預防的干擾打斷等等。
計算你的個(gè)人效率比
當我察覺(jué)自己在辦公室里耗了60個(gè)小時(shí)，卻只完成了15個(gè)小時(shí)的實(shí)質(zhì)性工作時(shí)，我開(kāi)始自問(wèn)一些有趣的問(wèn)題。我的收入和成就感僅僅來(lái)自那15個(gè)小時(shí)，而不是我在辦公室耗費的所有時(shí)間。因此我決定開(kāi)始記錄我的每日效率比，也即我在實(shí)質(zhì)性工作上耗費的時(shí)間除以我在辦公室耗費的總時(shí)間。當我發(fā)現自己僅利用了25％的時(shí)間時(shí)這確實(shí)令我感覺(jué)糟透了。我同時(shí)認識到，僅僅延長(cháng)工作時(shí)間是極其愚蠢的。
效率比＝實(shí)際工作時(shí)間/總的“工作時(shí)間”
用減少總時(shí)間推動(dòng)效率提升
假如你曾經(jīng)嘗試過(guò)約束自己去做那些你并不真正有動(dòng)力去做的事情，你失敗的機率很大。這是當我試著(zhù)約束自己去更努力地工作時(shí)的自然而然的結果。事實(shí)上，試圖更努力只會(huì )降低我的動(dòng)力并讓我的“效率比”更低。因此我很不情愿地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個(gè)小時(shí)，而那天剩下的時(shí)間我不準自己再工作。哈，有趣的事情發(fā)生了，我肯定你能想象得到。我的大腦把工作時(shí)間當成了稀罕物，因為我持續工作了幾乎整整5個(gè)小時(shí)且效率比超過(guò)了90％。我在一周接下來(lái)的幾天里繼續這個(gè)實(shí)驗，于是這周在辦公室度過(guò)的30個(gè)小時(shí)當中，我完成了25小時(shí)的工作，效率比超過(guò)80％。因此我在把每周工作時(shí)間減少到30小時(shí)的同時(shí)還多出了10小時(shí)來(lái)做實(shí)質(zhì)性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著(zhù)在一天中嚴格限制你的工作總時(shí)間，看看成果如何。一旦你的大腦認識到工作時(shí)間很緊迫，你突然間就會(huì )變得極有效率，因為你必須如此。當你有緊迫的時(shí)間限制時(shí)，你通�？偰苷页鐾瓿晒ぷ鞯霓k法。而當你有充裕時(shí)間時(shí)，很容易就變得效率低下。
保持最高效率的同時(shí)逐漸增加工作總時(shí)間
在幾周的時(shí)間里，我能在保持自己的效率超過(guò) 80％的同時(shí)逐漸增加我的每周工作時(shí)間。迄今為止我保持這個(gè)習慣已有多年，一般每周約有40小時(shí)用來(lái)干實(shí)質(zhì)性工作，同時(shí)只需在辦公室待上45小時(shí)。我覺(jué)得這對我來(lái)說(shuō)太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長(cháng)時(shí)間，我的生產(chǎn)率就會(huì )飛速下降。最妙的是這個(gè)方法能讓我在最優(yōu)化自己的工作效率的同時(shí)，也讓我在生活的其它領(lǐng)域得到極大的平衡。我使用這個(gè)方法使事業(yè)成效提升了三倍，并且仍有大量時(shí)間來(lái)追求個(gè)人愛(ài)好。
使用日程表是確保生產(chǎn)率最佳而不必增加工作時(shí)間的明智選擇。不過(guò)，日程表必須定期使用，才能產(chǎn)生這些優(yōu)勢。我每3—6個(gè)月用一次日程表，多年來(lái)它讓我有了巨大的改變，總是讓我有新的杰出表現。假如太長(cháng)時(shí)間不用日程表，我的生產(chǎn)率就會(huì )逐漸下降——因為我又恢復了那些無(wú)意識的浪費時(shí)間的習慣。你將如我一樣，發(fā)覺(jué)你對生產(chǎn)率的感受與你完成了多少實(shí)質(zhì)性工作密切相關(guān)。當你感到自己的生產(chǎn)率低于想達到的目標，就利用日程表來(lái)提升你的意識和測量你的“效率比”，而后優(yōu)化你的效率，直至生產(chǎn)率恢復如初。
記錄日程是一種高效且無(wú)需什么努力就能做到的方法，而它的長(cháng)期回報是驚人的。
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