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工作要與時(shí)代接軌 電子郵件助力職場(chǎng)新軍規
在上個(gè)世紀九十年代，“伊妹兒”可以說(shuō)是時(shí)髦的代名詞，很容易想見(jiàn)一個(gè)人說(shuō)著(zhù)有事兒給我發(fā)伊妹兒時(shí)臉上的那種驕傲的神態(tài)，不過(guò)隨著(zhù)計算機技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展，電子郵件早已揭去的它神秘的面紗，成為人們日常應用極為廣泛的一種方式，無(wú)論是工作信息的上傳下達還是家人朋友的日常溝通，抑或是注冊用戶(hù)名等等，都會(huì )用到電子郵箱地址，可以說(shuō)，電子郵件在人們的生活中起到越來(lái)越重要的作用，成為當前和未來(lái)網(wǎng)絡(luò )使用者的重要溝通方式。
由于電子郵件使用簡(jiǎn)易、傳遞迅速，而且可以跨時(shí)區跨地區，還易于保存，因此電子郵件已經(jīng)成為辦公必備工具，很多企業(yè)更是開(kāi)設有企業(yè)郵箱，便于同事們的日常工作交流，相信不少朋友都和小編一樣，每天到公司的第一件事便是打開(kāi)郵箱，收取郵件，同時(shí)，刪除大量垃圾郵件……我們完全可以這樣說(shuō)，電子郵件改變了人們的工作方式，而職場(chǎng)如戰場(chǎng)，要想獲勝就必須適應新的規則，下面我們就結合這些職場(chǎng)新軍規來(lái)看看電子郵件的影響力。
NO.1 合作是新的生產(chǎn)力
對于每一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，團隊合作能力都是員工所必須具備的，而電子郵件可以幫助合作順利完成，因為同一個(gè)信件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )極快地發(fā)送給網(wǎng)上指定的一個(gè)或多個(gè)成員，從而共享想法、論點(diǎn)和問(wèn)題，有助于集思廣益，而且形式更加多樣，除普通文字內容外，還可以是軟件、數據，甚至是錄音、動(dòng)畫(huà)、電視或各類(lèi)多媒體信息。
NO.2 沒(méi)必要非得待在辦公室
現在移動(dòng)辦公的條件已經(jīng)完全具備，用戶(hù)再也不必局限在狹小的辦公桌前，而可以在廣闊的天地里大有作為了，更何況有的人喜歡更加自由、快樂(lè )的工作方式，而電子郵件的好處便是收發(fā)更為方便，由于它采用了異步工作方式，在高速傳輸的同時(shí)允許收信人自由決定在什么時(shí)候、什么地點(diǎn)接收和回復，發(fā)送電子郵件時(shí)不會(huì )因“占線(xiàn)”或接收方不在而耽誤時(shí)間，收件人無(wú)需固定守候在線(xiàn)路另一端，可以在用戶(hù)方便的任意時(shí)間、任意地點(diǎn)，甚至是在旅途中收取E-mail，從而跨越了時(shí)間和空間的限制。
MO.3 開(kāi)會(huì )糟透了
傳統的工作方式包括沒(méi)完沒(méi)了的會(huì )議，一般需要一小時(shí)或更多。這些會(huì )議能花掉你半天甚至更多的時(shí)間。加上那些單獨會(huì )議——在午餐時(shí)或喝點(diǎn)東西的時(shí)候，在辦公室，開(kāi)會(huì )時(shí)間甚至多過(guò)工作時(shí)間。
很多時(shí)候，這些會(huì )議是無(wú)聊的，實(shí)際上僅需要一封電子郵件便可以解決問(wèn)題，而且速度更快，通常在數秒鐘內即可送達至全球任意位置的收件人信箱中，其速度比電話(huà)通信更為高效快捷。如果接收者在收到電子郵件后的短時(shí)間內作出回復，往往發(fā)送者仍在計算機旁工作的時(shí)候就可以收到回復的電子郵件，接收雙方交換一系列簡(jiǎn)短的電子郵件就像一次次簡(jiǎn)短的會(huì )話(huà)，有助于提升工作效率。
NO.4 有條有理
如今信息量龐雜，以前人們會(huì )選擇拿一個(gè)小本本，把要做的或者重要的事情記在上面，防止忘記，而電子郵件大多都有標注功能，把最重要的事情做上標記，優(yōu)先處理，并把其余的存檔，這樣可以幫助用戶(hù)有條不紊的進(jìn)行工作，避免手忙腳亂。
NO.5 要保留證據
現在是一個(gè)比以往任何時(shí)候都認識到“空口無(wú)憑”的時(shí)代，在工作上尤其如此，如果你沒(méi)有證據證明你做過(guò)這項工作，那么白做沒(méi)有什么稀奇，而電子郵件恰恰扮演了“證人”這個(gè)重要的角色，對于電子郵件，外企有一個(gè)不成文的原則，那就是，你可以讓它傳播，不可以讓它消失。像一位朋友便遇到過(guò)這種情況，有一天，當一個(gè)項目由于某個(gè)環(huán)節而無(wú)法繼續下去時(shí)，其他同事都能夠提供自己當時(shí)在電子郵件中溝通的細節，以及自己已經(jīng)完成了屬于自己的工作。而他卻因為釋放郵箱空間刪除了自己的發(fā)件，沒(méi)有任何證據證明他做了自己應該做的一個(gè)部分的工作，所以說(shuō)，電子郵件可以記錄人們的工作內容，作為憑證。
當然任何一種事物都有兩面性，電子郵件在給用戶(hù)帶來(lái)諸多便利的同時(shí)也產(chǎn)生了一些不利于工作的影響：
即使對于一個(gè)普通電子郵件用戶(hù)而言，一天中都要花費一定的時(shí)間去編寫(xiě)郵件、組織郵件、讀信和回信。這導致信息超載，從而妨礙集體的生產(chǎn)力和競爭優(yōu)勢，像小編一個(gè)朋友，每天大概要回復70封英文郵件，以一封五分鐘計，還要花費350分鐘在回復郵件上面，耗時(shí)耗力。
而垃圾郵件是另外一個(gè)問(wèn)題。如果沒(méi)有合適的保護措施，垃圾郵件會(huì )占到公司所有郵件數量的20%，常常是一開(kāi)郵箱，常常便會(huì )有數十封垃圾郵件滾滾而來(lái)，既占用資源又影響心情。雖然垃圾郵件不需要花很多時(shí)間去處理，普通用戶(hù)每天要花大約10分鐘時(shí)間去閱讀或者刪除這些垃圾郵件，對于公司來(lái)說(shuō)也是一個(gè)不小的損失。
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