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職場(chǎng)商務(wù)禮儀【六】
26.電話(huà)鈴聲不應超過(guò)三聲——
當電話(huà)鈴響了好幾聲，卻不見(jiàn)對方來(lái)接聽(tīng)時(shí)，一般打電話(huà)者會(huì )覺(jué)得煩躁，相信你也有過(guò)這種經(jīng)驗。終于，有人接聽(tīng)了，但傳來(lái)的卻是一聲很沒(méi)精神的“喂……”。
接電話(huà)應在電話(huà)鈴響第三聲之前。如果此時(shí)沒(méi)空，過(guò)了許久才接電話(huà)，也應該說(shuō)聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節。
無(wú)論是什么原因千萬(wàn)別讓電話(huà)響太久，才不會(huì )遲遲沒(méi)人接電話(huà)，而使對方焦躁不安。
27.應確認對方的留言——
當你從對方那里聽(tīng)到留言后，說(shuō)聲“請讓我復述一遍”，并把聽(tīng)到的內容重復一次。此時(shí)，對于容易弄錯的數字與人名，應采用特別一點(diǎn)的記錄方式。
例如，將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類(lèi)，并且有必要確認一下約會(huì )的時(shí)間是上午還是下午。復述之后，還應附加一句“我叫○○，我將會(huì )把您交代的事情轉告給當事人”，以使對方放心。
此外，如果是自己留言，當對方?jīng)]有復述時(shí)，應將事情很快地重復一遍，并補充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。
28.無(wú)法決定之事，應請上司前來(lái)處理——
剛剛進(jìn)入公司的佩君，無(wú)論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話(huà)時(shí)，佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想：就這樣請別人來(lái)聽(tīng)，很沒(méi)面子。因此，她只是含含糊糊地回答�？墒�，后來(lái)卻發(fā)生嚴重的問(wèn)題，佩君受到了上司嚴厲的斥責。
雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時(shí)她應當及早地說(shuō)一句：“我請負責人來(lái)接”或“對于這個(gè)問(wèn)題，我不太清楚……”，然后換成上司或資深同事來(lái)接聽(tīng)。
在弄不清能不能讓其他人來(lái)接聽(tīng)的時(shí)刻，只要以能讓上司或資深同事聽(tīng)見(jiàn)的宏亮嗓音，將到目前為止事情的原委復述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說(shuō)些什么。
因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來(lái)應付，而要尋求周?chē)说膸椭?br />
29.當不人不在，應盡早告知——
當電話(huà)打給不在的人時(shí)，不能證據隨便地問(wèn)“您有什么事?”因為打電話(huà)的對方并非找你，而只想請你盡快地轉給當事人接聽(tīng)。
如果讓對方詳細地說(shuō)明事由之后，再對他說(shuō)“真不湊巧，當事人已外出”，你就可以想像對方的心情變得多么糟糕。
所以，最好在一開(kāi)始就告訴對方當事人不在，才是恰當的行為。否則，盡管你想依此顯示出自己的精明能干，卻相反地增加了對方的麻煩。
30.當事人外出，應告知回來(lái)時(shí)間——
當對方打電話(huà)來(lái)找的人不在時(shí)，應該告訴對方“此人現在外出，預計○點(diǎn)回來(lái)”，如此一來(lái)他就能變更時(shí)間，訂出到那個(gè)時(shí)刻為止的日程表。因此，當事人不在時(shí)接到電話(huà)，就一定要告訴對方前者返回公司的時(shí)間。
有時(shí)對方或許會(huì )說(shuō)“我待會(huì )兒再打電話(huà)來(lái)”，如果只簡(jiǎn)單地說(shuō)聲“知道了”，然后將電話(huà)掛斷，是不太恰當的。雖然是對方打來(lái)的電話(huà)，還是應當說(shuō)“他回來(lái)后我會(huì )請他回您電話(huà)，好嗎?”這樣才合乎禮儀。
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