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2013二級秘書(shū)檔案管理工作：檔案工作錯誤案例
1.案例情景
某公司實(shí)習秘書(shū)肖揚在整理公司文書(shū)準備歸檔，她把文書(shū)按照不同文種加以分類(lèi)，在每類(lèi)中按時(shí)間排列。還把文件后的附件一一分離出來(lái)，單獨裝訂。在每份文件上標上頁(yè)號，文件左側統一用訂書(shū)機裝訂。最后把這些文件按照時(shí)間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。結果檔案室管理員陸言看了后直搖頭。
2.任務(wù)要求
根據上述案例，請判斷實(shí)習秘書(shū)肖揚在文書(shū)歸檔整理過(guò)程中有哪些不妥之處。
3.案例分析
(1) 無(wú)需對文書(shū)進(jìn)行文種的區分，因為文件在排列時(shí)只考慮事由、時(shí)間和重要程度等因素。
(2) 文書(shū)整理中公文附件一般不單獨成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件歸檔不需要再編頁(yè)號。
(4) 文件采用何種方式裝訂要考慮是否會(huì )破壞檔案的原貌或能否長(cháng)期保存，訂書(shū)針對永久或長(cháng)期保存的檔案不太合適，因為容易銹蝕。
(5) 文件排列時(shí)，首先要考慮事由因素，同一事由的應排在一起，同一事由內部按時(shí)間順序或重要程度排列，不同事由間按時(shí)間順序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加蓋歸檔章。
(7) 文件裝盒前要考慮檔案的分類(lèi)方案，不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。
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