Excel輕松入門(mén)基礎知識

　　用圖解的方式從開(kāi)始介紹Excel的基礎的知識、功能和操作，即使是完全沒(méi)有接觸過(guò)Excel的讀者，也可以輕松學(xué)習掌握。后面我們會(huì )通過(guò)大量的實(shí)際運用實(shí)例來(lái)引導學(xué)習，用操作學(xué)習過(guò)渡到實(shí)例學(xué)習，這樣循序漸進(jìn)的學(xué)習方式過(guò)程將充滿(mǎn)樂(lè )趣，同時(shí)更容易獲得解決實(shí)際問(wèn)題的能力。期待你的關(guān)注!

　　一、Excel可以做什么?

　　作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強大。它的基本職能是對數據進(jìn)行記錄、計算與分析。在實(shí)際應用中，它小到可以充當一般的計算器，或者記算個(gè)人收支情況，計算貸款或儲蓄等等;大到可以進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的科學(xué)統計運算，以及通過(guò)對大量數據的計算分析，為公司財政政策的制定，提供有效的參考。

　　在實(shí)際的行業(yè)運用中，教師、企業(yè)辦公文秘人員、政府審計部門(mén)、統計部門(mén)和一般的工作人員等等那個(gè)都會(huì )或多或少的用到Excel。大量的實(shí)際應用經(jīng)驗表明，如果能夠熟練地使用Excel，將會(huì )大大提高我們的學(xué)習和工作的效率，運用于商業(yè)管理中，直接帶來(lái)的就是經(jīng)濟效益的提高，還是那句話(huà)，花些時(shí)間學(xué)習Excel是值得的。

　　二、基本概念

　　進(jìn)入具體的操作性學(xué)習之前，這里先說(shuō)明幾個(gè)基本的概念，理解這個(gè)幾個(gè)概念是進(jìn)一步學(xué)習的基礎。

　　(一)文件

　　用術(shù)語(yǔ)說(shuō)，文件就是存儲在磁盤(pán)上的信息實(shí)體。用電腦，可以說(shuō)我們幾乎天天都在和文件打交道。對我們初學(xué)者來(lái)說(shuō)，要明白文件是有不同的類(lèi)型的，我們可以通過(guò)它的后綴名來(lái)區分。就拿微軟Office家族來(lái)講，Word創(chuàng )建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創(chuàng )建的工作薄文件后綴名為XLS，PowerPoint創(chuàng )建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。

　　不過(guò)類(lèi)型的文件，需要不同的應用程序才能打開(kāi)它，有的初學(xué)者從別的電腦上復制了一個(gè)用Excel創(chuàng )建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無(wú)論如何也打不開(kāi)它，后來(lái)才明白原因是自己的電腦上沒(méi)有安裝Excel應用程序。

　　所以，要順利地進(jìn)行后面的學(xué)習，請現在你的電腦上安裝Excel2003，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于本系列課程都是以Excel2003為藍本的，因此建議讀者朋友盡量使用Excel2003進(jìn)行學(xué)習。

　　(二)工作薄和工作表

　　學(xué)習和使用Excel，肯定要和兩個(gè)概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經(jīng)說(shuō)過(guò)，工作薄是一種由Excel創(chuàng )建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分�？梢赃@樣形象的理解，工作薄是一個(gè)筆記本，而工作表是這個(gè)筆記本里的每頁(yè)紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進(jìn)行的。

　　三、Excel的工作環(huán)境和基本操作

　　(一)啟動(dòng)Excel

　　啟動(dòng)Excel2003之前，先要確定你的電腦上已經(jīng)安裝過(guò)它。

　　我們可以通過(guò)三種方式啟動(dòng)Excel。

　　1、通過(guò)開(kāi)始菜單

　　操作步驟：依次單擊桌面上的"開(kāi)始→所有程序→MircosoftOffice→MicrosoftOfficeExcel2003"命令，一會(huì )出現Excel2003的閃屏，隨即可啟動(dòng)Excel2003。

　　2、通過(guò)桌面快捷方式

　　操作步驟：如果在桌面上建立過(guò)Excel2003的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標即可啟動(dòng)。

　　3、通過(guò)Excel工作薄文件

　　操作步驟：如果你的電腦中存儲有由Excel創(chuàng )建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動(dòng)Excel。

　　(二)認識Excel的工作環(huán)境

　　啟動(dòng)Excel2003后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個(gè)新手，那么可能會(huì )這個(gè)工作環(huán)境感覺(jué)有點(diǎn)復雜。如有你有使用Office家族中如Word等應用程序的經(jīng)驗，那么應該有點(diǎn)似曾相識的感覺(jué)。因為它們的菜單、工具欄、任務(wù)窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。

　　下面我們來(lái)介紹一下這個(gè)工作環(huán)境的情況。了解各部分的稱(chēng)呼(名稱(chēng))，如菜單、工具欄、任務(wù)窗格等等都是必要的，因為我們后面的操作將使用這些稱(chēng)呼。

　　(1)標題欄這里顯示程序的名稱(chēng)，以及當前工作薄文件的名稱(chēng)。

　　(2)菜單欄可以通過(guò)選擇相應的菜單命令來(lái)向Excel發(fā)出命令。Excel為了用戶(hù)便于記憶，將類(lèi)似的命令分門(mén)別類(lèi)地放到同一菜單項目中，菜單可以根據自己的習慣定制。

　　(3)工具欄可以通過(guò)單擊相應的按鈕來(lái)向Excel發(fā)出相應的命令。工具欄可以根據自己的習慣定制。

　　(4)公式欄在單元格中輸入數據或公式后，將在這里顯示輸入的內容。對輸入數據或公式的編輯在這里進(jìn)行相當方便。

　　(5)列標題從A到IV的256個(gè)字母。每個(gè)字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開(kāi)始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類(lèi)推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類(lèi)推到BZ，最后一列是IV。單擊列標題可以選中整列。

　　(6)活動(dòng)單元格指示器這個(gè)黑色邊框的指示器代表當前活動(dòng)的單元格，所謂活動(dòng)，即當前被選中的單元格。

　　(7)行標題從1到65536的數字，每個(gè)數字代表工作表的一行。單擊行標題可選中整行的單元格。同時(shí)，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數為256×65536=16777216個(gè)，我們用列標題和行標題就可以確定一個(gè)單元格，如A4，代表第A(yíng)列，第4行那個(gè)單元格，其余依次類(lèi)推。

　　(8)任務(wù)窗格這是2002版本開(kāi)始出現的新特性，方便快速選擇相關(guān)的任務(wù)，例如新建工作薄、使用剪貼板等。

　　(9)垂直滾動(dòng)條使用該滾動(dòng)條可以垂直滾動(dòng)工作表。

　　(10)水平滾動(dòng)條使用該滾動(dòng)條可以水平滾動(dòng)工作表。

　　(11)工作表標簽每個(gè)標簽代表工作薄中不同的工作表，每個(gè)工作表的名稱(chēng)都顯示在標簽上，選擇單擊標簽即可切換到相應工作表。一個(gè)工作薄可以包含任意數量的工作表，但是為了方便管理，工作表數量最好不要太多。

　　(三)使用Excel的菜單和工具欄

　　要想熟練地使用Excel完成自己的任務(wù)，菜單和工具欄是必須掌握的。

　　我們要讓Excel做事，必須向它發(fā)出命令。發(fā)出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。

　　下面通過(guò)一個(gè)具體任務(wù)的操作進(jìn)行說(shuō)明。

　　任務(wù)：在A(yíng)1單元格中輸入字符"語(yǔ)文"，并把該內容復制到A5單元格。

　　1使用菜單

　　操作步驟：

　　(1)選中A1單元格在其中輸入"語(yǔ)文"，可以看到單元格中的插入點(diǎn)光標還處于閃動(dòng)狀態(tài)，Excel等待我們輸入其它的內容，因為確認輸入完畢，則按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵，可以看到活動(dòng)單元格指示器跳到B1單元格。

　　(2)現在用鼠標單擊A1單元格，可以看到活動(dòng)單元格指示器重新回到A1單元格，這時(shí)單擊菜單"編輯"，在展開(kāi)的菜單選項中選擇"復制"命令，可以看到A1單元格周?chē)�出現黑白相間的滾動(dòng)條，表示復制命令已被執行。

　　(3)然后選中A5單元格，再單擊菜單"編輯"，在展開(kāi)菜單選項的中選擇"粘貼"命令�？梢钥吹紸1單元格中的內容被復制到了A5單元格中，按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵完成操作。

　　說(shuō)明：在第1步中，為什么輸入"語(yǔ)文"后，要按下回車(chē)，再重新選擇A1單元格呢?這是因為，當輸入"語(yǔ)文"后，插入點(diǎn)光標在單元格中閃動(dòng)，這時(shí)如果直接通過(guò)菜單執行復制命令，那么該命令是針對單元格中的插入點(diǎn)光標的，由于該光標什么也沒(méi)選中，因此相當于沒(méi)有復制任何內容。而按下回車(chē)后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒(méi)有插入點(diǎn)光標，所以這時(shí)通過(guò)菜單執行復制命令，就是復制A1單元格中的內容"語(yǔ)文"。

　　值得注意的一個(gè)區別是：?jiǎn)螕鬉1單元格是激活它，讓它成為活動(dòng)單元格，可以直接輸入數據或公式，執行復制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內部修改數據或公式。其它單元格依此類(lèi)推。

　　2使用快捷鍵

　　如果你認為展開(kāi)層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過(guò)快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如復制的快捷鍵為"Ctrl+C"，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對應命令的右邊。

　　操作步驟：

　　(1)先刪去A5單元格中的"語(yǔ)文"，然后用鼠標單擊一下A1單元格，按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+C"，和前面一樣，A1單元格周?chē)�出現黑白相間的滾動(dòng)條，表示復制命令已被執行。

　　(2)選中A5單元格，按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+V"，可以看到"語(yǔ)文"已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵完成操作。

　　3使用快捷菜單

　　操作步驟：

　　(1)先刪除A5單元格中的"語(yǔ)文"，然后選中A1單元格，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單選項中選擇"復制"命令。

　　(2)然后選中A5單元中，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令，按下鍵盤(pán)回車(chē)完成操作。

　　4使用工具欄

　　操作步驟：

　　(1)先刪除A5單元格中的"語(yǔ)文"，然后選中A1單元格，單擊工具欄"復制"圖標。

　　(2)選中A5單元格，單擊工具欄的"粘貼"圖標，按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵即可完成操作。

　　上面通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)，初步介紹了一下向Excel發(fā)出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學(xué)習，以后完成更復雜的任務(wù)，都要靠它們哦。

　　(四)了解對話(huà)框

　　如果你夠仔細，應該會(huì )發(fā)現有的菜單選項中的命令后帶有省略號(三個(gè)小黑點(diǎn))，當你單擊這種命令時(shí)，將會(huì )顯示一個(gè)對話(huà)框。

　　對話(huà)框的用途是，Excel可以通過(guò)它獲得更多的信息，以便能夠完成更為復雜的命令。比如我們選擇"文件→頁(yè)面設置"命令，顯示"頁(yè)面設置"對話(huà)框，在這里可以設置頁(yè)面的方向、縮放的比例、頁(yè)面的大小等等參數，Excel通過(guò)這個(gè)對話(huà)框接受這些信息后，才能準確執行我們的命令。通過(guò)對話(huà)框操作是相當方便的。

　　關(guān)于使用對話(huà)框的細節，會(huì )在后面的具體任務(wù)中詳細介紹，在實(shí)踐中掌握對話(huà)框的操作方法是非常好的途徑。

　　(五)創(chuàng )建新的工作薄

　　用Excel工作，首先要創(chuàng )建一個(gè)工作薄，啟動(dòng)Excel后，它會(huì )自動(dòng)創(chuàng )建創(chuàng )建一個(gè)工作薄，名稱(chēng)為Book1。默認情況下，它包含三個(gè)工作表，名稱(chēng)分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我們要開(kāi)始一個(gè)新的項目，可以通過(guò)下面的三種方法創(chuàng )建新的工作薄。

　　方法一：使用菜單

　　操作方法：選擇菜單"文件→新建"命令，Excel將在窗口的右邊打開(kāi)"新建工作薄"任務(wù)窗格，單擊其中的相應選項即可。

　　方法二：使用工具欄

　　操作方法：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系?quot;新建"按鈕，即可新建一個(gè)工作薄。

　　方法三：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+N"即可新建一個(gè)工作薄。

　　(六)打開(kāi)已有的工作薄

　　在實(shí)際工作中，我們肯定會(huì )常常打開(kāi)已有的工作薄，進(jìn)行修改、添加等操作，因此學(xué)會(huì )打開(kāi)已有工作薄是必須的。

　　打開(kāi)已有的工作薄，可以通過(guò)下面的五種方法。

　　方法一：使用任務(wù)窗格

　　操作方法：在"開(kāi)始工作"任務(wù)窗格面板上的"打開(kāi)"區單擊要打開(kāi)的工作薄。

　　方法二：使用文件菜單列表

　　操作方法：?jiǎn)螕?quot;文件"菜單，在下面的列表中選擇需要打開(kāi)的工作薄。

　　說(shuō)明：以上兩種方法適用于打開(kāi)最近幾次使用過(guò)的工作薄的情形。

　　方法三：使用文件菜單打開(kāi)命令

　　操作方法：?jiǎn)螕舨藛?quot;文件→打開(kāi)"命令，彈出"打開(kāi)"對話(huà)框，通過(guò)該對話(huà)框定位到工作薄文件的存儲位置，選中要打開(kāi)的工作薄文件，單擊"打開(kāi)"按鈕即可。

　　方法四：使用工具欄按鈕

　　操作方法：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系?quot;打開(kāi)"按鈕，彈出"打開(kāi)"對話(huà)框，其余操作和方法三相同。

　　方法五：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+O"，彈出"打開(kāi)"對話(huà)框，其余操作和方法三相同。

　　(七)保存工作薄

　　從學(xué)習的開(kāi)始就要重視保存工作薄的重要性，不管是人為的疏忽還是碰到意外的情況而沒(méi)有保存工作薄，那么花費巨大心血的勞動(dòng)成果就可能付諸東流。

　　保存工作薄的操作非常簡(jiǎn)單，可以通過(guò)下面三種方法。

　　方法一：使用菜單"文件→保存"命令。

　　方法二：?jiǎn)螕舫Ｒ幑ぞ邫谏系谋４姘粹o。

　　方法三：按鈕鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+S"。

　　如果是第一次保存，三種方法都將打開(kāi)"另存為"對話(huà)框，先選擇文件要保存的位置，然后在文件名欄內輸入文件的名稱(chēng)，單擊"保存"按鈕即可。

　　(八)關(guān)閉工作薄和退出Excel

　　當工作全部完畢后，我們應該關(guān)閉工作薄，以釋放內存。

　　關(guān)閉工作薄可以使用以下二種方法：

　　方法一：使用菜單"文件→關(guān)閉"命令。

　　方法二：?jiǎn)螕艄ぷ鞅�標題欄上的"關(guān)閉窗口"按鈕。

　　說(shuō)明：以上方法只是關(guān)閉了工作薄，并沒(méi)有退出Excel程序，如果還要進(jìn)行新的項目，可以根據前面介紹的新建工作薄的方法創(chuàng )建新的工作薄進(jìn)行新的工作。

　　下面介紹兩種退出Excel程序的方法。

　　方法一：選擇菜單"文件→退出"命令。

　　方法二：按下鍵盤(pán)組合鍵"Alt+F4"。

　　四、小結

　　介紹了學(xué)習和使用Excel必須的最基本知識，即使是完全沒(méi)有接觸過(guò)Excel的讀者來(lái)說(shuō)，也是可以輕松學(xué)習的。不過(guò)本節的缺點(diǎn)是沒(méi)有介紹具有實(shí)際意義的任務(wù)，難免讓學(xué)習的過(guò)程有點(diǎn)枯燥。

　　Excel基礎知識

　　一、創(chuàng )建圖表連接符

　　首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用的連接符類(lèi)型。鼠標指針將變成帶有4條放射線(xiàn)的方形，當鼠標停留在某個(gè)形狀上，形狀上預先定義的連接點(diǎn)將變成邊界上彩色的點(diǎn)，單擊希望連接符連接的點(diǎn)。然后在另一形狀的連接點(diǎn)上重復這個(gè)過(guò)程。

　　二、將Excel單元格轉換成圖片形式插入到Word中

　　選中要進(jìn)行轉換的單元格區域，然后按住Shift鍵，單擊“編輯→復制圖片”命令，在彈出的“復制圖片”對話(huà)框中，選擇“如屏幕所示”，這里可以進(jìn)一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。選擇“如屏幕所示”和“圖片”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。然后進(jìn)入Word中，單擊“編輯→粘貼”命令，即可。

　　三、給圖表增加新數據系列

　　使用“數據源”對話(huà)框激活圖表，單擊“圖表→源數據→系列”，單擊“添加”按鈕，在“名稱(chēng)”欄中指定數據系列的名稱(chēng)，在“值”欄中指定新的數據系列，單擊“確定”按鈕即可。

　　四、快速修改圖表元素的格式

　　雙擊圖表元素，將會(huì )調出此圖表元素的格式對話(huà)框。根據選擇的圖表元素不同，此對話(huà)框會(huì )有所不同。

　　五、旋轉三維圖表

　　使用“設置三維視圖格式”對話(huà)框激活三維圖表，單擊“圖表→設置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或數據來(lái)旋轉和進(jìn)行透視改變。

　　六、拖動(dòng)圖表數據點(diǎn)改變工作表中的數值

　　選擇圖表數據系列中的一個(gè)數據點(diǎn)，然后按照數值增大或減少的方向拖動(dòng)數據點(diǎn)，工作表中的相應數值就會(huì )隨著(zhù)圖中數據點(diǎn)的新位置改變而改變。

　　Excel中的快捷鍵操作：

　　一、選定單元格、行和列以及對象

　　Ctrl+空格鍵　　選定整列。

　　Shift+空格鍵　　選定整行。

　　Ctrl+A　　選定整張工作表。

　　Shift+Backspace　　在選定了多個(gè)單元格的情況下，只選定活動(dòng)單元格。

　　Ctrl+Shift+空格鍵　　在選定了一個(gè)對象的情況下，選定工作表上的所有對象。

　　Ctrl+6　　在隱藏對象、顯示對象和顯示對象占位符之間切換。

　　二、輸入數據

　　Enter　　完成單元格輸入并選取下一個(gè)單元格。

　　Alt+Enter　　在單元格中換行。

　　Ctrl+Enter　　用當前輸入項填充選定的單元格區域。

　　Shift+Enter　　完成單元格輸入并向上選取上一個(gè)單元格。

　　Tab　　完成單元格輸入并向右選取下一個(gè)單元格。

　　Shift+Tab　　完成單元格輸入并向左選取上一個(gè)單元格。

　　ESC　　取消單元格輸入。

　　箭頭鍵　　向上、下、左或右移動(dòng)一個(gè)字符。

　　Home　　移到行首。

　　F4或Ctrl+Y　　重復上一次操作。

　　Ctrl+D　　向下填充。

　　Ctrl+R　　向右填充。

　　Ctrl+F3　 定義名稱(chēng)。

　　Ctrl+K　　插入超鏈接。

　　Ctrl+;(分號)　　輸入日期。

　　Ctrl+Shift+:(冒號)　　輸入時(shí)間。

　　Alt+向下鍵　　顯示區域當前列中的數值下拉列表。

　　Ctrl+Z　　撤消上一次操作。

　　三、輸入并計算公式

　　F2　　關(guān)閉了單元格的編輯狀態(tài)后，將插入點(diǎn)移動(dòng)到編輯欄內。

　　Ctrl+Shift+Enter　　將公式作為數組公式輸入。

　　Esc　　取消單元格或編輯欄中的輸入。

　　Shift+F3　　在公式中，顯示“插入函數”對話(huà)框。

　　Ctrl+A　　當插入點(diǎn)位于公式中公式名稱(chēng)的右側時(shí)，顯示“函數參數”對話(huà)框。

　　Ctrl+Shift+A　　當插入點(diǎn)位于公式中函數名稱(chēng)的右側時(shí)，插入參數名和括號。

　　F3　　將定義的名稱(chēng)粘貼到公式中。

　　Alt+=(等號)　　用 SUM 函數插入“自動(dòng)求和”公式。

　　Ctrl+Shift+"(雙引號)　　將活動(dòng)單元格上方單元格中的數值復制到當前單元格或編輯欄

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