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如何用Office2010保護文檔安全
Office 2007/2010為人們提供了若干種保護Office文檔安全的方法。如果不希望辛苦完成的文檔被其它人隨意閱讀、抄襲、篡改，可以根據具體情況選用Office提供的安全保護功能保護文檔。
在Office2007中，可以點(diǎn)擊“Office按鈕”，選擇“準備”;在Office2010中，我們可以點(diǎn)擊“文件”標簽，選擇“信息”-“權限”-“保護文檔”，可以看到Office提供的幾種安全保護功能：標記為最終狀態(tài)、用密碼進(jìn)行加密、限制編輯、按人員限制權限、添加數字簽名。
1.標記為最終狀態(tài)。
標記為最終狀態(tài)可以令Office將文檔標記為只讀模式，Office在打開(kāi)一個(gè)已經(jīng)標記為最終狀態(tài)的文檔時(shí)將自動(dòng)禁用所有編輯功能。不過(guò)標記為最終狀態(tài)并不是一個(gè)安全功能，任何人都可以以相同的方式取消文檔的最終狀態(tài)。特別是Office2010，在打開(kāi)標記為最終狀態(tài)的文檔時(shí)會(huì )在窗口頂部醒目地提示文檔已經(jīng)被標記為最終狀態(tài)并顯示“仍然編輯”按鈕。因此，標記為最終狀態(tài)只適合糊弄菜鳥(niǎo)以及防止用戶(hù)無(wú)意的按鍵對文檔進(jìn)行不經(jīng)意的修改，并不適合保護重要的文檔。而且，在Office2007/2010中標記為最終狀態(tài)的文檔，在Office2003中依然可以直接編輯，因為Office2003沒(méi)有標記為最終狀態(tài)功能。
2.用密碼進(jìn)行加密。
用密碼進(jìn)行加密就是對Office文檔設置密碼保護，這是一個(gè)在早期版本Office中便已流行的保護功能。但密碼保護功能最大的問(wèn)題就是用戶(hù)自己也容易忘記密碼。一旦忘記密碼，只能使用Advanced Office Password Recovery等第三方工具進(jìn)行密碼破解，有可能會(huì )損壞文檔。
3.限制編輯。
限制編輯功能提供了三個(gè)選項：格式設置限制、編輯限制、啟動(dòng)強制保護。格式設置限制可以有選擇地限制格式編輯選項，我們可以點(diǎn)擊其下方的“設置”進(jìn)行格式選項自定義;編輯限制可以有選擇地限制文檔編輯類(lèi)型，包括“修訂”、“批注”、“填寫(xiě)窗體”以及“不允許任何更改(只讀)“，假如我們制作一份表格，只希望對方填寫(xiě)指定的項目、不希望對方修改問(wèn)題，就需要用到此功能，我們可以點(diǎn)擊其下方的“例外項(可選)”及“更多用戶(hù)”進(jìn)行受限用戶(hù)自定義;啟動(dòng)強制保護可以通過(guò)密碼保護或用戶(hù)身份驗證的方式保護文檔，此功能需要信息權限管理(IRM)的支持。
4.按人員限制權限。
按人員限制權限可以通過(guò)WindowsLiveID或Windows用戶(hù)帳戶(hù)限制Office文檔的權限。我們可以選擇使用一組由企業(yè)頒發(fā)的管理憑據或手動(dòng)設置“限制訪(fǎng)問(wèn)”對Office文檔進(jìn)行保護。此功能同樣需要信息權限管理(IRM)的支持。如需使用信息權限管理(IRM)，我們必須首先配置Windows Rights Management Services客戶(hù)端程序。此程序已經(jīng)包含于Windows7/Vista系統，WindowsXP系統需要單獨下載安裝 。
5.添加數字簽名。
添加數字簽名也是一項流行的安全保護功能。數字簽名以加密技術(shù)做為基礎，幫助減輕商業(yè)交易及文檔安全相關(guān)的風(fēng)險。如需新建自己的數字簽名，我們必須首先獲取數字證書(shū)，這個(gè)證書(shū)將用于證明個(gè)人的身份，通常會(huì )從一個(gè)受信任的證書(shū)頒發(fā)機構(CA)獲得。如果我們沒(méi)有自己的數字證書(shū)，可以通過(guò)微軟合作伙伴OfficeMarketplace處獲取，或者直接在Office中插入簽名行或圖章簽名行。
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