一、背景與意義
文秘是一種綜合性極強，涉及領(lǐng)域甚廣的職業(yè)，大到國家機關(guān)、事業(yè)單位，小到地方私營(yíng)企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生數量也呈不斷上升之勢，并且對秘書(shū)人才素質(zhì)的需求越來(lái)越高，但是文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生專(zhuān)業(yè)知識不扎實(shí);個(gè)人能力水平低，動(dòng)手實(shí)踐能力不強;綜合素質(zhì)不高，難以勝任機關(guān)、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學(xué)生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿(mǎn)意文秘的工作崗位。對自己的工作崗位沒(méi)有清晰的規劃，不知道該做什么，該怎么做。
近年來(lái)，企業(yè)、機關(guān)對新近畢業(yè)的文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生的專(zhuān)業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養、綜合素質(zhì)等不盡滿(mǎn)意，文秘專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴峻的“就業(yè)寒冬”。文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。
所以文秘專(zhuān)業(yè)的大學(xué)生應該要提高自己的專(zhuān)業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養、綜合素質(zhì)等方面的才能，樹(shù)立先就業(yè)，再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個(gè)腳印在激烈競爭的社會(huì )占有一席之地。
二、內容
文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會(huì )開(kāi)展工作的。對文書(shū)信函，新聞稿撰寫(xiě)，有需要的文字材料的準備和起草工作，對文書(shū)、文件的辦理處理，文書(shū)、文件的打印、制作、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。
從事文秘工作的人的終極目標是高級秘書(shū)，也就是通常所說(shuō)的辦公室主任或秘書(shū)長(cháng)、其次是秘書(shū)、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。
文秘人員應該要有多角化才能，懂得一國甚至兩國以上的語(yǔ)言，具有一定的語(yǔ)言處理能力和計算機技能。組織能力，文秘不僅一個(gè)職位，更是一個(gè)組織者，要為各種會(huì )議和活動(dòng)作計劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶(hù)打交道，要善于協(xié)調企業(yè)內外部的關(guān)系。獲取新知識的能力，文秘人員必須通過(guò)繼續深造來(lái)不斷增長(cháng)知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐。團隊合作能力，文秘人員要參加到許多實(shí)際項目中去，要收集信息，要督促團隊努力工作。
作為文秘人員還應該在實(shí)際工作中不斷吸取經(jīng)驗，學(xué)習更多的知識和技能。
三、方案
沒(méi)有人一蹴而就，都需要自己一步一個(gè)腳印，文秘工作猶如是。
一、初次擇業(yè)崗位
初級文秘--辦公室文員、主管助理
工作任務(wù)：擬寫(xiě)，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會(huì )議前籌劃、會(huì )議中服務(wù)和會(huì )議后落實(shí)，辦公室日常接待，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。
職業(yè)技能：
1、擬寫(xiě)事項性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信以及各類(lèi)型的啟事。
2、對文書(shū)進(jìn)行立卷歸檔;
4、按要求發(fā)送會(huì )議通知，制作會(huì )議證件和指示標識，預定會(huì )議室，預定并確認會(huì )議住宿，確定最終參會(huì )人員;
5、按要求接站，完成簽到工作，引導與會(huì )人員就座;
6、安排與會(huì )人員返程，清退會(huì )議文件資料，整理會(huì )議室;按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書(shū);
7、確定歸檔范圍
8、按外企的職業(yè)要求著(zhù)裝，接打電話(huà)，迎送來(lái)訪(fǎng)者，招待來(lái)訪(fǎng)者設計、填寫(xiě)接待記錄與電話(huà)記錄表;
9、安排會(huì )議室，安排用車(chē)，處理郵件;
10、發(fā)放辦公用品，使用打印機打印文檔，使用傳真機收、發(fā)文件并對結果進(jìn)行確認，使用復印機復印文件，碎紙機銷(xiāo)毀文件;
11、維護接待室、會(huì )議室等相關(guān)公共區域的環(huán)境，維護上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境
要有優(yōu)良的組織、溝通能力，流利的英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力，熟練的計算機操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質(zhì)。作為文秘專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，在大學(xué)教室上聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)的專(zhuān)業(yè)訓練和實(shí)際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點(diǎn)：
1、取得CET4、6級證書(shū)，作為文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生不僅要掌握文秘專(zhuān)業(yè)的技能還要在此基礎要學(xué)習英語(yǔ)。因為隨著(zhù)國際化，機關(guān)企業(yè)少不了與國際接軌，懂得英語(yǔ)，會(huì )應用英語(yǔ)成為文秘專(zhuān)業(yè)的一項技能要求，會(huì )英語(yǔ)、懂英語(yǔ)、會(huì )用英語(yǔ)，取得CET4、6級證書(shū)會(huì )成為文員的閃光點(diǎn)。
2、取得計算機辦公軟件中級證書(shū);
2、多閱讀，作為文員怎樣才能增加自己聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)的能力，那無(wú)疑就是讓自己多閱讀，多看書(shū)，并且多看應用文寫(xiě)作的書(shū)，這對文員的工作很有幫助。
3、熟悉地圖和交通，作為文員會(huì )經(jīng)常有需要的采買(mǎi)、預定、接送，熟悉路線(xiàn)和交通會(huì )很有用處。
4、多參加機關(guān)企業(yè)組織的各種活動(dòng)，讓自己在實(shí)踐中學(xué)習到為人處世的知識和經(jīng)驗。
5、與周?chē)赂愫藐P(guān)系，會(huì )讓工作事半功倍。
二、再次擇業(yè)崗位
中級文秘--經(jīng)理助理、秘書(shū)
工作任務(wù)：商務(wù)文書(shū)擬寫(xiě)、文檔管理、會(huì )議前籌劃、會(huì )議中服務(wù)和會(huì )議后落實(shí)、辦公室日常事務(wù)管理、辦公環(huán)境管理、商務(wù)活動(dòng)實(shí)施、信息管理。
職業(yè)技能：
1、擬寫(xiě)會(huì )議紀要、意見(jiàn)、合同、可行性研究報告;
2、制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式;
3、擬訂會(huì )議策劃方案，審核會(huì )議的籌劃方案，組織與培訓會(huì )議工作人員;
4、主持會(huì )議，督查會(huì )議決議的落實(shí);
5、管理團隊，陪同協(xié)助上司工作，擬訂調研方案并組織實(shí)施;
6、實(shí)施并監管組織的安全運營(yíng)，評估辦公環(huán)境管理狀況
7、安排參觀(guān)活動(dòng)、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動(dòng)、商務(wù)談判、招商活動(dòng);
8、利用信息輔助決策，制訂信息工作制度。
中級秘書(shū)，作為機關(guān)企業(yè)領(lǐng)導的助手，只有單單的專(zhuān)業(yè)技能是不能勝任的，在這個(gè)階段也恰恰是作為文秘人員的發(fā)張階段。知識，以及各方素養也應該增長(cháng)。作為中級秘書(shū)是為上級分擔工作的，除了秘書(shū)必須具備的聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力外
還要學(xué)習和增長(cháng)一下幾方面的知識和能力：