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商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的簡(jiǎn)潔原則
隨著(zhù)全球經(jīng)濟一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內的經(jīng)濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿易伙伴一一親自會(huì )面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì )的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿易伙伴的每一封信都代表著(zhù)自己所在公司的形象，顯示著(zhù)公司的水平和實(shí)力。“一封好的商務(wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶(hù)的關(guān)系，在促進(jìn)達成新的業(yè)務(wù)方面起著(zhù)積極的作用。”（摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷(xiāo)信創(chuàng )造的奇跡》）所以在寫(xiě)作時(shí)我們應該嚴格遵守并且靈活運用“7C”原則：Completeness（完整） Concreteness（具體）
Correctness（正確） Conciseness（簡(jiǎn)潔）
Clearness（明晰） Courtesy（禮貌）
Conscientiousness（誠意）
這七個(gè)原則是商務(wù)信函寫(xiě)作的最基本的指導原則，對于寫(xiě)好一封商務(wù)信函起著(zhù)很重要的作用。
我們知道，在商務(wù)活動(dòng)中，時(shí)間和效率對于每一個(gè)商務(wù)人士來(lái)說(shuō)都是非常重要的。在和自己的貿易伙伴合作和交流的每一個(gè)環(huán)節上，我們都要盡可能地減少給對方造成時(shí)間浪費，以便對方能夠在同我們的商務(wù)交往中提高效率。寫(xiě)作商務(wù)信函最直接的目的就是進(jìn)行有效的溝通和交流，簡(jiǎn)潔的表達與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務(wù)信函的寫(xiě)作重點(diǎn)應始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點(diǎn)。簡(jiǎn)潔就是用最簡(jiǎn)單的話(huà)語(yǔ)準確地表達自己的意思。而無(wú)需以犧牲完整、具體、禮貌為代價(jià)。一般不需要禮節性地寒暄，最好是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直入主題；語(yǔ)言精練，言簡(jiǎn)意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細事項整理后，簡(jiǎn)潔地向對方陳述，要盡可能地避免毫無(wú)重點(diǎn)而羅嗦冗長(cháng)地寫(xiě)上好幾張的情形。讓對方很清楚地了解你想說(shuō)什么，非常輕易地領(lǐng)會(huì )你的意圖，從而快捷迅速地做出反應。
在商務(wù)寫(xiě)作過(guò)程中，筆者認為簡(jiǎn)潔是最重要的一個(gè)環(huán)節，同時(shí)也是最難做到的。所以下面我將對簡(jiǎn)潔原則從全文組織結構、段落、句子和詞匯這四個(gè)方面作一些研究和探討。
一、 壓縮篇幅，刪繁就簡(jiǎn)。
�。ㄒ唬� 3W式結構。
一封商務(wù)信函的全文結構可以用3W 來(lái)表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們在上文中已經(jīng)提到過(guò)，商務(wù)信函寫(xiě)作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長(cháng)、拖沓、空洞、開(kāi)頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì )讓人感到厭煩，從而對寫(xiě)信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一開(kāi)頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫(xiě)這封信，如：
例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開(kāi)頭直接告訴對方寫(xiě)信是為了回復對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來(lái)信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫(xiě)信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問(wèn)題的重點(diǎn)上。不會(huì )因為一些無(wú)關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問(wèn)候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開(kāi)頭不僅羅嗦、冗長(cháng)，而且會(huì )給收信人一種錯覺(jué)：這是一封朋友之間相互問(wèn)候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會(huì )因為延遲閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可彌補的損失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由來(lái)支持信里的第一句。會(huì )顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn)，在不影響清楚準確的基礎上越簡(jiǎn)潔越好。如：
例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡(jiǎn)明地告訴對方未按時(shí)付款的原因是因為會(huì )計生病了，沒(méi)有一句多余的話(huà)，既解釋了未按時(shí)付款的原因，又道了歉。沒(méi)有讓人感覺(jué)既討厭又煩人的羅嗦。要記�。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見(jiàn)，接受你的要求。所以，寫(xiě)商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫(xiě)的簡(jiǎn)潔明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：結尾是提出要求或者提請注意。不要有任何多余的話(huà)，因為那樣可能會(huì )使寫(xiě)信人的要求不夠明確突出，簡(jiǎn)潔的表達更能突出重點(diǎn)，以便對方對你的來(lái)信及信中提到的內容做出及時(shí)迅速的處理。如：
例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句話(huà)就告訴了對方兩層意思：①隨信附上了100萬(wàn)美元的支票；②受到支票后請通知寫(xiě)信人。
以上例（１）、（３）、（４）構成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白的商務(wù)回復信。簡(jiǎn)明扼要，沒(méi)有一句冗言、廢話(huà)，也沒(méi)有一句虛禮客套。套用一句稱(chēng)贊美女的話(huà)說(shuō)就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少。”，可謂商務(wù)英文信函中的上佳之作。
當然，我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報一樣，沒(méi)有一個(gè)多余的詞。有時(shí)為了給書(shū)信增添幾分人情味，加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書(shū)信寫(xiě)作的一種策略和技巧。問(wèn)題是寫(xiě)作者如何把握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無(wú)實(shí)際意義的、重復和累贅的字、詞、短語(yǔ)和句子。
�。ǘ┍苊饪吞琢_嗦、語(yǔ)義重復。
如果可以用40個(gè)字寫(xiě)完一封信,卻花了100個(gè)字作長(cháng)篇累牘的敘述,這樣的寫(xiě)作者實(shí)在是最令人討厭的時(shí)間殺手。不僅浪費了自己的時(shí)間，也給別人帶來(lái)了不必要的麻煩。所以在寫(xiě)作商務(wù)信函時(shí)要盡可能地使用通俗易懂的語(yǔ)言作簡(jiǎn)明扼要的陳述，避免用陳舊的套話(huà)（ cliché ）和沒(méi)有什么實(shí)際意義的詞語(yǔ)。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：
例（５）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
�。ㄎ覀兒芟胫滥欠裨试S我們將交貨時(shí)間延期二十天，如果你方友好地容許我方延期二十天交貨，請速電復無(wú)誤。）
本句由４２個(gè)單詞組成，要求將交貨日期延遲二十天。表達上的過(guò)分客氣使得句子冗長(cháng)而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”這一表達在意義上也很含糊，為了更好的表達主要意思，這句可以改寫(xiě)為：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
(如果統一我方將交貨時(shí)間延期至四月二十一日，請速電復。)
例（６）: With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.
這段話(huà)只有一個(gè)重點(diǎn)，那就是寫(xiě)信者很樂(lè )意多給讀信者90天的時(shí)間來(lái)支付3月20日到期的貨款�？删驮谶@段話(huà)中有兩句多余的話(huà)。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”純屬多余，因為這是給對方的回信，只要寫(xiě)信者提到同意放寬付款期限，讀信者就一定知道是關(guān)于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放寬付款期限在一項商業(yè)貿易中是一件很重要的大事，任何人都會(huì )慎重考慮的，對方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過(guò)深思熟慮之后才做的決定。在這里寫(xiě)出來(lái)不僅顯得多此一舉，而且會(huì )使讀信人覺(jué)得寫(xiě)信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據以上分析，原稿可以修改為：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
你會(huì )發(fā)現原稿（英文）一共用了46個(gè)字，而修改后的只用了17個(gè)字。如你所見(jiàn)，刪除多余的字詞并無(wú)損語(yǔ)意的清晰程度，這次的文字手術(shù)反而更加突出了所要傳遞的信息。
二、給“臃腫”的段落“瘦身”。
在商務(wù)英文信函寫(xiě)作中，我們要小心避免寫(xiě)出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神的“臃腫”段落。整塊整塊密實(shí)的文字，在每天要讀十幾封甚至幾十封信的讀信人看來(lái)，就像一座座的大山屹立于眼前，成為閱讀的最大障礙。會(huì )讓人由于細心理上的原因感覺(jué)你在羅嗦寫(xiě)廢話(huà)。因此，寫(xiě)作者應該想盡一切辦法給它們“瘦身”。把較長(cháng)的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個(gè)段落只表達一個(gè)意思（A paragraph for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英語(yǔ)應用文大典》第７６頁(yè)）如：
例（７）：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上這封信只有一段，共有兩句話(huà)。第一句39字，第二句66句。 讀后雖然能基本了解其內容，但讀起來(lái)很不舒服。而且看起來(lái)臃腫，信的內容大體有三點(diǎn)：
�。保� 伊朗中央銀行因外匯原因，通知個(gè)商業(yè)銀行從五月三日起停止開(kāi)立信用證；
�。玻� 這臨時(shí)措施，新的進(jìn)口政策一訂，這個(gè)措施可能取消；
�。常� 希望對方隨時(shí)告知有關(guān)情況。
按照這三點(diǎn)，適當地劃分段落，把信重新改寫(xiě)如下：
It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.
Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.
We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.
修改過(guò)后的段落并沒(méi)有增加或者減少任何一個(gè)詞語(yǔ)，也沒(méi)有改變原來(lái)句子的意思或者表達方式，只是按照意思將其恰當地劃分了段落。較之原文，修改后的信函讀起來(lái)比較清楚易懂，看起來(lái)也很簡(jiǎn)練，更加容易讓人接受。
三、 句子精練，避長(cháng)就短。
句子是寫(xiě)作的基礎，沒(méi)有句子就沒(méi)有段落，也就沒(méi)有作品。清楚、簡(jiǎn)潔的寫(xiě)作容易啟發(fā)和說(shuō)服他人。這些寫(xiě)作是以結構合理、有說(shuō)服力的句子為基礎的。（摘自檀文茹《實(shí)用商務(wù)英文寫(xiě)作》第９頁(yè)。）
一位深受美國人愛(ài)戴，一項主張不寫(xiě)長(cháng)句，不羅嗦的美國參議員Stephen Young 每次受到邀請參加會(huì )議、宴會(huì )、演講時(shí)，他的回信只有四個(gè)字：I will be there (我會(huì )到).簡(jiǎn)單明了。也曾經(jīng)有人打趣說(shuō)“商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的句子，就應該像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。
通常商務(wù)人士每天都有大量的商務(wù)信函要讀，對開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、長(cháng)話(huà)短說(shuō)、直接切題的信函特別歡迎。而且“簡(jiǎn)單的語(yǔ)言并不意味著(zhù)思想過(guò)分簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的語(yǔ)言也可以蘊藏著(zhù)潛在的豐富的思想。長(cháng)和復雜的句子有時(shí)會(huì )更容易引起不必要的理解障礙。”因此，寫(xiě)信要求長(cháng)話(huà)短說(shuō)，在不影響意思表達清楚準確的前提下，句子越短越好，一句話(huà)能用兩個(gè)詞表達清楚的，據對不再增加任何一個(gè)單詞。想要做到句子的簡(jiǎn)潔，必須作到以下幾種情況：
由于以前存在盤(pán)里的丟失，只能自己從新打一份出來(lái)。今天上午就打出這么多。先貼出來(lái)看看大家的反應，不管有沒(méi)有人看，自己費心費力寫(xiě)出來(lái)的東西，我會(huì )堅持發(fā)完��！
�。ㄒ唬� 按照意思拆分復合句。
長(cháng)的復合句也能表達清楚所要表達的意思，但是會(huì )讓人看起也比較吃力。如果我們按照意思或者邏輯關(guān)系將它們拆分為一些簡(jiǎn)單的單句，就能使閱讀變得更為簡(jiǎn)單明了，使讀信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
例（８）：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
這是一個(gè)專(zhuān)與過(guò)長(cháng)的從句，我們可以按一下方法將其改寫(xiě)為簡(jiǎn)單的句子：
�。�、添加標志性詞語(yǔ)。如first, second等這些序數詞。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
�。�、用項目符號來(lái)劃分。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:
● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or
●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
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