秘書(shū)是公司和當店樹(shù)立于客戶(hù)面前的形象窗口，是一個(gè)樞紐起著(zhù)承上啟下的作用，是店長(cháng)的左右手。下面是yjbys小編為您搜集整理的文秘崗位職責說(shuō)明書(shū)，歡迎閱讀借鑒。

　　(一)客戶(hù)資料管理

　　總客戶(hù)登記冊用于登記當天值班接待的上門(mén)客人和經(jīng)紀人當天獲取的除上門(mén)外的客人，秘書(shū)負責提醒督促經(jīng)紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶(hù)登記冊上。及時(shí)更換收藏已登記滿(mǎn)的總客戶(hù)登記冊，存檔一年后作廢銷(xiāo)毀。

　　登報客戶(hù)登記表用于登記登報來(lái)電問(wèn)詢(xún)的客戶(hù)，編號并與當天下午下班前統一分配給經(jīng)紀人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷(xiāo)毀。

　　(二)房源資料管理

　　原始資料

　　(1) 原始房源編號：按年份+當店的代表字母和順序如(05E0001)05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內的第一套房源

　　(2) 當天新房源應存夾在新房源夾中，寫(xiě)上編號。

　　資料詳細明確的當天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經(jīng)紀人落實(shí)清楚，第二天發(fā)送給總部。

　　(3) 當周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔。

　　(4) 原始房源資料根據當店實(shí)際情況進(jìn)行分類(lèi)存管，作好標識目錄便于查詢(xún)。

　　(5) 定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀人精耕房源。根據經(jīng)紀人反饋的信息(已售、暫不售、價(jià)格異常等)及時(shí)更新房源信息，確保房源信準確有效

　　(6) 已售原始房源資料作好標識存檔保管一年后作廢銷(xiāo)毀。

　　供客戶(hù)查找的房源資料(簡(jiǎn)稱(chēng)對外房源)

　　每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶(hù)查閱。一個(gè)星期整理一次，確保房源信息準確有效。

　　網(wǎng)絡(luò )房源、新報房源當天錄入網(wǎng)站及時(shí)根據經(jīng)紀人反饋信息更改更新。

　　(三)考勤管理：秘書(shū)應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內容，嚴格監督打卡情況。中國房地產(chǎn)中介聯(lián)盟網(wǎng)--聯(lián)盟吧-

　　(四)值班管理：秘書(shū)于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長(cháng)確認簽字生效，于晚會(huì )告知傳閱并張貼告示當店同仁，以便于經(jīng)紀人提前做計劃。

　　(五)衛生管理：當天衛生由值班人員打掃，秘書(shū)應監督當店衛生及辦公設備的整潔度。發(fā)現值班人員沒(méi)做衛生或馬虎對待的，告知店長(cháng)，由店長(cháng)處罰。每月負責組織至少一次的衛生大掃除。

　　(六)表格表單管理

　　普通表單格：經(jīng)紀人用和秘書(shū)用的表單格分類(lèi)存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類(lèi)表單格齊全供經(jīng)紀人使用。

　　特殊表單格：租賃合同和收據要在租賃專(zhuān)員提出申請時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內收回租賃傭金，收據本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務(wù)部

　　(七)當店辦公用品和基金的管理

　　辦公用品的領(lǐng)用制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監督領(lǐng)用登記，月底統計，供數據分析用。對當店辦公設備進(jìn)行維護，如出現故障先尋找原因，在能力范圍內的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時(shí)與廠(chǎng)家或其他服務(wù)機構聯(lián)系。

　　當店基金的管理：根據當店具體情況于月初或月末將當店基金收支明細表張貼告示

　　(八)數據匯總

　　每周：周考勤匯總，客戶(hù)和房源統計，帶看量、簽單數匯總。