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合同管理辦法實(shí)施細則
隨著(zhù)人們對法律的了解日益加深，能夠利用到合同的場(chǎng)合越來(lái)越多，在達成意見(jiàn)一致時(shí)，制定合同可以享有一定的自由。那么大家知道正規的合同書(shū)怎么寫(xiě)嗎？下面是小編精心整理的合同管理辦法實(shí)施細則，歡迎閱讀與收藏。
一、合同管理機構與職責：
合同管理工作實(shí)行“綜合管理、專(zhuān)項分工、全面評審、分級管控、授權訂立”的管理模式。
合同管理重點(diǎn)環(huán)節應遵循的總體要求：合同管理部門(mén)工作流程環(huán)節實(shí)行先專(zhuān)項、后綜合；合同相對方選用環(huán)節實(shí)行先調查、后選擇；合同文本起草環(huán)節實(shí)行先范本、后自擬；合同簽署環(huán)節實(shí)行先評審、后批準；合同履行環(huán)節實(shí)行先簽訂、后履行；合同支付環(huán)節實(shí)行先結算、后付款。
財務(wù)合同部為本單位的綜合管理部門(mén)，所涉及合同業(yè)務(wù)的部門(mén)為本單位合同專(zhuān)項管理部門(mén)。
�。ㄒ唬�、合同綜合管理部門(mén)職責：
1、依據合同管理辦法開(kāi)展本單位的合同管理工作，落實(shí)本單位合同管理的要求；
2、制訂合同管理辦法實(shí)施細則或操作指引；
3、組織或參與本單位合同的洽談、資信調查、合同起草、簽訂、變更、履行、終止等管理工作；
4、組織或參與本單位的合同評審及交底工作；
5、建立合同管理綜合臺帳，實(shí)行統一編號管理，上報合同統計半年報、年報以及年度合同管理工作總結；
6、負責本單位合同資料檔案的收集、整理、歸檔、保存工作；
7、掌握合同履行狀態(tài)，分析合同變化情況，判斷合同風(fēng)險因素，及時(shí)報告主管領(lǐng)導；
8、參與本單位合同糾紛的調解、訴訟及仲裁。
�。ǘ�、合同專(zhuān)項管理部門(mén)及職責
合同專(zhuān)項管理部門(mén)應有專(zhuān)人負責本部門(mén)合同管理工作。
1、依據合同管理的要求，制定主責業(yè)務(wù)范圍內專(zhuān)項合同的具體管理制度，確定合同管理人員；
2、負責對合同主體資格的審查，起草合同文本，組織合同的可行性調研及條款的業(yè)務(wù)洽談；
3、負責組織本部門(mén)主責合同的評審，協(xié)調、落實(shí)參與評審部門(mén)對合同提出的意見(jiàn)和建議；
4、負責組織合同的交底。負責合同的履行、變更、移交事項，掌握合同的履行狀態(tài)，判斷合同變化可能引起的風(fēng)險因素，適時(shí)與合同綜合管理部門(mén)進(jìn)行溝通，向主管領(lǐng)導提出處理意見(jiàn)或建議；
5、負責本部門(mén)合同管理臺帳的建立，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止狀態(tài)；
6、負責本部門(mén)合同資料檔案的管理，達到資料完整、簽章齊全、記錄準確，存放安全，查閱方便的管理要求；
7、按規定對相應合同進(jìn)行評審和審核；
8、負責對本部門(mén)主責合同糾紛情況的調查，參與處理合同糾紛的調解、訴訟及仲裁；
9、負責向合同綜合管理部門(mén)傳遞合同原件備案；
10、負責收集各單位備案合同資料，并按照規定逐級對口上報。
�。ㄈ�、合同專(zhuān)項管理部門(mén)的合同管理種類(lèi)分工
1、物機部為物資設備采購、租賃合同的主責部門(mén)；
2、運輸技術(shù)部為機車(chē)車(chē)輛租賃、維修合同的主責部門(mén)；
3、綜合辦公室為臨時(shí)用地、租車(chē)、租房合同的主責部門(mén)；
4、人力資源部為勞務(wù)派遣合同的主責部門(mén)；
未列明主責管理部門(mén)的其它合同，依據合同類(lèi)型和主要內容，由業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性最密切的職能部門(mén)主責管理。二、合同調查與起草
�。ㄒ唬�、簽訂合同前，合同專(zhuān)項管理部門(mén)應當對合同標的進(jìn)行市場(chǎng)調查，并對潛在合作對象進(jìn)行資信調查，掌握對方主體資格是否真實(shí)、合法，履約能力是否滿(mǎn)足要求等。
資信調查可通過(guò)國家工商行政管理總局《全國企業(yè)信用信息公示系統》等行業(yè)主管網(wǎng)站查詢(xún)企業(yè)基本情況。留存企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照、企業(yè)年度報告通知書(shū)、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、安全生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書(shū)、法定代表人身份證明書(shū)、法定代表人授權委托書(shū)、法定代表人和委托代理人身份證復印件以及其它從業(yè)資格要求的相關(guān)證書(shū)等資料。
企業(yè)所在地實(shí)行營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證三證合一的，只需留存加載統一代碼的營(yíng)業(yè)執照。
法定代表人身份證明書(shū)和授權委托書(shū)留存原件，其它資料需與原件核對無(wú)誤，并要求對方在復印件上加蓋單位公章后留存。個(gè)人的身份證復印件，需由本人在復印件上簽名。需進(jìn)行年檢的證照對年檢記錄的有效性進(jìn)行查驗。
�。ǘ�、不得與法人單位簽訂與其履約能力明顯不符的合同；與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，須要求對方提供其上級法人單位授權。一般不得與自然人簽訂合同，必須簽訂的，應經(jīng)公司合同專(zhuān)項管理部門(mén)同意。工程專(zhuān)業(yè)分包和勞務(wù)分包、工程用物資設備采購一律不得與自然人簽訂合同。
�。ㄈ�、合同洽談應有兩人以上共同參與。在合同洽談過(guò)程中，對往來(lái)的電報、傳真、信函、圖表、電子郵件、電文數據等作為合同資料妥善保存。
�。ㄋ模�、起草合同文本時(shí)，應使用公司發(fā)布的合同示范文本；無(wú)合同示范文本的，參照國家管理機關(guān)發(fā)布的示范文本；無(wú)相關(guān)范本可供參考的，應當按照《合同法》第十二條規定擬定合同條款。（五）、工程專(zhuān)業(yè)或勞務(wù)分包、物資設備采購及租賃等我方占主導地位的合同，原則上必須使用我方合同文本。
�。�、合同應當做到主體適格、內容合法、條款齊全、手續完備、權利義務(wù)明確、責任清楚、文字表述準確無(wú)歧義，合同文本需使用打印格式。
三、合同評審
合同評審是指由主責管理部門(mén)組織相關(guān)職能部門(mén)審查、預判合同是否滿(mǎn)足合法合規性、經(jīng)濟性及技術(shù)可行性要求，提出具體修訂或糾錯意見(jiàn)并督促落實(shí)、評估合同風(fēng)險并提示防范的管理過(guò)程。合同評審應成立合同評審小組，經(jīng)理任組長(cháng)，班子其他成員任副組長(cháng)，各部門(mén)負責人及經(jīng)辦人員任組員。
合同評審按照專(zhuān)項把關(guān)、分工負責的原則進(jìn)行。評審由各級合同專(zhuān)項管理部門(mén)組織完成，并對合同及相關(guān)資料的真實(shí)性負責。
合同評審內容包括但不限于經(jīng)濟商務(wù)評審、專(zhuān)業(yè)技術(shù)評審及法律評審。
經(jīng)濟商務(wù)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)等方面內容評審由相關(guān)職能部門(mén)對照各自職責和管控范圍各司其職、共同配合完成。主要考察合同內容的經(jīng)濟性、可行性及嚴密性。
法律評審由專(zhuān)職或兼職合同管理員完成，主要審查合同主體、內容及其形式的合法性，并對合同內容的嚴密性提出建議。
合同內容出現交叉，難以劃分界限或明確定性的相關(guān)條款，各評審部門(mén)均應提出評審意見(jiàn)。
合同評審主要圍繞以下重點(diǎn)進(jìn)行：
�。ㄒ唬┙�(jīng)濟性。審查合同內容及合同目的是否完整體現和維護公司利益，有無(wú)漏項或導致公司利益受損的條款等。
�。ǘ┛尚行�。審查相對方技術(shù)條件是否滿(mǎn)足需求，資信狀況是否真實(shí)，履約能力是否有保障，履行方式是否可行，相關(guān)風(fēng)險是否受控等。
�。ㄈ﹪烂苄�。審查條款是否完整齊備；違約責任是否清晰可執行；文字用語(yǔ)是否清楚準確；是否存在歧義性條款；是否存在合同陷阱；雙方權利和義務(wù)是否具體、確切；相關(guān)手續是否完備；附加條件是否適當合法等。
�。ㄋ模┖戏ㄐ�。主體合法，審查簽約各方是否具有相應的民事權利能力和民事責任能力，簽約人是否取得相關(guān)授權；內容合法，簽約各方意思表示是否真實(shí)有效，是否違反國家的法律法規、政策計劃，是否存在規避法律或顯失公平情形；形式合法，合同文本格式、文字無(wú)誤、簽約程序是否合法合規等。
合同評審采用公司內網(wǎng)平臺合同評審業(yè)務(wù)流程進(jìn)行，由組織評審部門(mén)經(jīng)辦人在內網(wǎng)平臺合同評審業(yè)務(wù)流程發(fā)起，填寫(xiě)電子版合同評審表，上傳合同電子文本進(jìn)行評審。凡重大、疑難、復雜的合同，必須采取會(huì )議方式評審，評審后再行發(fā)起網(wǎng)上流程。
合同評審流程結束后，組織評審部門(mén)具體經(jīng)辦人應采用截圖或照片形式將電子版合同評審表整理歸檔。
所有對外簽訂的合同，必須經(jīng)過(guò)合同評審后方可簽訂。合同評審，應給予評審部門(mén)合理的工作期限，一般合同為2個(gè)工作日，重大、復雜合同為3個(gè)工作日。評審部門(mén)在不遲于上述期限內提出書(shū)面評審意見(jiàn)。
四、合同分級管理
以公司名義簽訂的各類(lèi)合同，由公司主責該項業(yè)務(wù)的合同專(zhuān)項管理部門(mén)組織評審后，按照合同審批流程辦理簽字用印手續。若該合同業(yè)務(wù)由公司所屬單位主責發(fā)起，該單位應先行組織評審，評審后報公司相應合同專(zhuān)項管理部門(mén)，合同專(zhuān)項管理部門(mén)按公司合同審批流程辦理簽字用印手續。
公司名義簽訂的合同，由各單位組織評審后，將本單位電子版合同評審表、待評審合同文本及相對方資信資料一并進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照公司合同專(zhuān)用章使用流程辦理用印手續。根據公司相關(guān)管理要求，應當進(jìn)行合同審批但因各種原因暫時(shí)未能進(jìn)入系統的單位，所有合同必須上報公司合同專(zhuān)項管理部門(mén)，合同專(zhuān)項管理部門(mén)按照系統的審核要求組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行公司層面的合同評審。進(jìn)入系統后，在上傳已簽訂的合同時(shí)，應將本單位及公司評審表一并上傳系統。
五、合同訂立
合同簽訂一律采用書(shū)面形式，由公司法定代表人或授權委托的代理人簽訂，其他任何人無(wú)權簽訂；禁止代理人再轉委托他人簽訂合同。
委托代理人簽訂合同，必須在授權范圍的事項、權限和期限內行使代理權。禁止沒(méi)有代理權、超越代理權、代理權終止后以公司名義簽訂任何合同。
委托代理人需持有法定代表人簽發(fā)的“授權委托書(shū)”。委托書(shū)中應明確委托代理的事項、權限、期限以及代理人的姓名、職務(wù)等身份信息，加蓋公司的公章。
公司合同簽訂實(shí)行授權委托管理制度。授權委托書(shū)的申請辦理，按照公司《法人授權委托管理辦法》執行。
各單位均不得為其它單位、個(gè)人提供合同擔保。
采用格式合同時(shí)，應對條款中空白處認真填寫(xiě)，空白處無(wú)內容時(shí)，使用橫線(xiàn)劃除或填寫(xiě)無(wú)內容字樣。
合同期限一般不得超過(guò)三年，期限確需超過(guò)三年時(shí)，須經(jīng)公司法定代表人特別批準。
對一批采購價(jià)值大于2萬(wàn)元以上或交貨時(shí)間大于3個(gè)月的物資采購，須簽訂物資采購合同。
合同訂立，經(jīng)辦人員須在合同末頁(yè)簽字署名。對無(wú)法簽署經(jīng)辦人的合同，由合同管理部門(mén)在臺帳中注明，使合同具有可追溯性。
任何情況下嚴禁未簽合同先進(jìn)場(chǎng)、先實(shí)施。
各單位主責簽訂的合同，由本單位合同專(zhuān)項管理部門(mén)在內網(wǎng)平臺發(fā)起合同評審流程前，向本單位合同綜合管理部門(mén)申請合同編號；按照年度劃分進(jìn)行連續編號。合同對方已有編號的我方仍需進(jìn)行編號管理。
所有簽訂后的合同需向法律部備案一份原件。以下合同還需由公司相應合同專(zhuān)項管理部門(mén)報集團公司主管部門(mén)備案：
�。ㄒ唬﹦趧�(wù)分包合同總價(jià)超過(guò)xx萬(wàn)的；
�。ǘ﹦趧�(wù)分包補充合同一次性調整價(jià)值在xx萬(wàn)元以上或者進(jìn)行兩次調整的；
�。ㄈ┪镔Y采購合同價(jià)值超過(guò)xx萬(wàn)元以上的；
�。ㄋ模┪镔Y或設備租賃合同超過(guò)xx萬(wàn)元以上的。
六、合同用章
法律部負責公司合同專(zhuān)用章的管理。以公司名義對外簽訂合同需一律使用公司合同專(zhuān)用章。
合同原則上應當由合同相對方先行簽字蓋章，嚴禁將僅有我方簽字蓋章的空白合同書(shū)郵寄給合同相對方簽字蓋章，或交由相對方業(yè)務(wù)人員帶走。
合同相對方簽章完成后，各單位將合同文本按簽約份數報公司合同專(zhuān)項管理部門(mén)，同時(shí)上報《合同專(zhuān)用章使用申請表》，由合同專(zhuān)項管理部門(mén)辦理用印事宜。
上報用印的合同文本，必須所有信息填寫(xiě)完整，包括委托代理人及經(jīng)辦人簽字、電子郵箱、日期等，不得有空白項。
各單位在申請用印前，對合同評審審核意見(jiàn)與修改結果的一致性進(jìn)行復核，并在《合同專(zhuān)用章使用申請表》中進(jìn)行確認；凡合同文本無(wú)故不采納評審審核意見(jiàn)或未附《合同專(zhuān)用章使用申請表》的，公司合同專(zhuān)項管理部門(mén)不予辦理用印手續。
合同文本必須加蓋騎縫章或簽約人每頁(yè)小簽；合同末頁(yè)無(wú)條款時(shí)應標注“此頁(yè)無(wú)正文”字樣；合同附件是合同的重要組成部分，必須雙方簽字蓋章確認。
七、合同履行
�。ㄒ唬�、合同生效后具有法律效力，雙方應當全面履行。當合同中約定的生效條件尚未成就時(shí)，不得履行合同。
合同簽訂后，合同簽訂的主責部門(mén)和合同執行部門(mén)非一個(gè)部門(mén)的，必須進(jìn)行合同交底工作，辦理合同資料的移交、確認。合同交底需書(shū)面形式進(jìn)行。
建設工程施工合同交底的內容包括：合同名稱(chēng)與主體、合同投標與報價(jià)、工程數量與工期、承諾與目標、工程的特點(diǎn)與重難點(diǎn)、合同的風(fēng)險控制要點(diǎn)與因素、合同的交底與接底人、交底時(shí)間及所移交其它資料等內容。
其它合同交底包括：合同名稱(chēng)、合同主體、合同的主要內容、價(jià)格、期限、合同風(fēng)險因素及控制要點(diǎn)、合同的交接底時(shí)間、移交資料及簽認等內容。
合同履行中的書(shū)面簽證、來(lái)往信函、文件、電報、會(huì )議紀要、現場(chǎng)簽證、記錄等均為合同資料組成部分。收發(fā)合同文件要有記錄簿簽認，合同專(zhuān)項管理部門(mén)應及時(shí)收集、整理、保存，做好管理工作。
合同履行中應注意多部門(mén)的協(xié)同配合，及時(shí)溝通履行中的主要變化，保持信息暢通，步調一致。尤其對工程的調價(jià)、索賠條款，要依據合同約定及早部署，有效組織。
合同專(zhuān)項管理部門(mén)及合同執行部門(mén)應隨時(shí)掌握合同的履行情況，當發(fā)現合同履行異常時(shí)，應及時(shí)與合同綜合管理部門(mén)溝通、分析，必要時(shí)經(jīng)單位同意向合同相對方進(jìn)行書(shū)面函告。當合同履行可能出現嚴重違約或潛在糾紛時(shí)，應上報公司主管領(lǐng)導及公司合同綜合管理部門(mén)，并做好法律糾紛處理的準備工作。
當我方不能或不能完全履行或不可抗力事件致使合同無(wú)法履行時(shí)，應及時(shí)以書(shū)面形式通知合同相對方，提出變更或解除合同的要求，明確答復的限期及有關(guān)事項�？赡芤馉幾h糾紛的合同，同時(shí)報告公司主管領(lǐng)導及合同綜合管理部門(mén)，并注意收集、保全有關(guān)證據資料。
各單位要按公司綜合管理部門(mén)要求，報送合同管理有關(guān)資料。
項目結束時(shí)，項目經(jīng)理應組織各合同管理部門(mén)認真清理項目合同。對部分仍在執行或存在遺留問(wèn)題的合同，要重點(diǎn)保存給予說(shuō)明。人員撤離時(shí)將合同資料進(jìn)行歸集、整理、交接，妥善保管。
任何個(gè)人不得隨意在未經(jīng)落實(shí)、溝通、批準的情況下，在對方的資料上簽字、蓋章。
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