物業(yè)公司合同管理制度
隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編為大家收集的物業(yè)公司合同管理制度，希望能夠幫助到大家。
物業(yè)公司合同管理制度1
根據國家法律、法規及省市相關(guān)規定,按照學(xué)校合同管理辦法,結合公司實(shí)際,特制定本辦法。
一、合同管理原則
(一)各類(lèi)合同的制定、實(shí)施和管理必須嚴格遵守國家法律、法規,認真履行合同法以及省市有關(guān)規定,依法辦事。
(二)合同是對外經(jīng)濟活動(dòng)的重要依據,凡參與合同訂立、實(shí)施和管理的部門(mén)及個(gè)人必須堅持原則,從嚴把關(guān),堅決維護學(xué)校、公司利益。
(三)合同管理實(shí)行的原則是:歸口管理、分類(lèi)實(shí)施。合同管理歸口部門(mén)是行政辦公室。各部門(mén)要指定專(zhuān)人負責合同管理與實(shí)施。
(四)本辦法適用于公司各部門(mén)。
二、合同簽訂流程
(一)合同的起草:合同起草公司(單位)或個(gè)人必須嚴格遵守國家法律、法規及省市有關(guān)規定,合同文本應做到條款清晰、標的'準確、責任分明。
(二)合同的審核:合同由要約事件的責任部門(mén)委派專(zhuān)人初審,并經(jīng)責任部門(mén)負責人審核簽字蓋章后,報送學(xué)校資產(chǎn)管理處合同管理科或公司法律顧問(wèn),申請法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。合同要約責任部門(mén)負責協(xié)調相關(guān)單位按照學(xué)校法律顧問(wèn)意見(jiàn)修改合同,并將修訂稿報送行政辦公室,由行政辦公室報送合同管理科或法律顧問(wèn)進(jìn)行復審,經(jīng)復審通過(guò)后,履行會(huì )簽程序。
(三)合同的會(huì )簽:合同提交領(lǐng)導審批前,必須實(shí)行嚴格的會(huì )簽制度,未經(jīng)會(huì )簽的合同文件不得提交校領(lǐng)導審批和對外發(fā)送。
1.會(huì )簽程序:合同文件首先由合同要約責任部門(mén)進(jìn)行初審會(huì )簽,部門(mén)負責人確認簽字蓋章后,報送行政辦公室;其次,由行政辦公室按照公司領(lǐng)導指示確定應會(huì )簽的相關(guān)部門(mén),由相關(guān)部門(mén)負責人簽字蓋章;最后,會(huì )簽單返回行政辦公室,辦公室負責人簽字蓋章后,提交公司領(lǐng)導。
2.合同會(huì )簽制度是合同管理的重要程序,會(huì )簽部門(mén)應認真審閱合同文本,確保合同的合法性、可行性。合同要約責任部門(mén)在收到不同會(huì )簽意見(jiàn),認真研究后將研究結果通知會(huì )簽部門(mén),取得一致意見(jiàn)后報送至行政辦公室,由行政辦公室將合同報送至合同管理科,進(jìn)入送審批準程序。
3.部門(mén)會(huì )簽時(shí)間一般情況下在三個(gè)工作日內完成。
(四)合同的簽訂:行政辦公室負責將公司合同審批單、合同正本(一式四份)、合同會(huì )簽單提交公司領(lǐng)導,公司領(lǐng)導簽字、蓋章后,行政辦公室將合同審批單、合同正本原件(一份)備案,必要時(shí)還需交資產(chǎn)管理處合同管理科備案。
(五)合同發(fā)送:合同是公司重要的機密文件,必須嚴格遵守公司保密規定,控制發(fā)送,
非責任部門(mén)不得持有合同文本。對外因工作需要發(fā)送合同文本時(shí),必須經(jīng)主管總經(jīng)理批準后方可辦理。
物業(yè)公司合同管理制度2
一、公司對外簽訂的各類(lèi)合同一律適用本制度。
二、合同管理是公司管理的一項重要內容,做好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。公司干部職工必須嚴格遵守、切實(shí)執行本制度。各有關(guān)部門(mén)必須互相配合,共同努力,做好合同管理工作。
三、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門(mén)負責人共同參加,不得一個(gè)人直接與對方談判合同。
四、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負責。
五、簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的`情況。
六、簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和“價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
七、合同對各方當事人權利、義務(wù)的規定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
八、雙方都必須使用合同專(zhuān)用章,原則上不使用公章,嚴禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章,注明合同有效期限。
九、任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。
十、變更、解除合同,一律必需采用書(shū)面形式(包括當事人雙方的信件、函電等),口頭形式一律無(wú)效。
十一、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
十二、合同管理總經(jīng)理負總責,歸口管理部門(mén)為財務(wù)部、辦公室。
十三、公司所有合同均由辦公室統一登記編號、經(jīng)辦人簽名后,按審批權限總經(jīng)理或其他書(shū)面授權人簽署。
物業(yè)公司合同管理制度3
一、公司對外簽訂的各類(lèi)合同一律適用本制度。
二、合同管理是公司管理的一項重要內容,做好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。
公司干部職工必須嚴格遵守、切實(shí)執行本制度。
各有關(guān)部門(mén)必須互相配合,共同努力,做好合同管理工作。
三、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門(mén)負責人共同參加,不得一個(gè)人直接與對方談判合同。
四、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規定。
對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負責。
五、簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。
六、簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和“價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
七、合同對各方當事人權利、義務(wù)的.規定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
八、雙方都必須使用合同專(zhuān)用章,原則上不使用公章,嚴禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章,注明合同有效期限。
九、任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。
十、變更、解除合同,一律必需采用書(shū)面形式(包括當事人雙方的信件、函電等),口頭形式一律無(wú)效。
十一、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行。
但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
十二、合同管理總經(jīng)理負總責,歸口管理部門(mén)為財務(wù)部、辦公室。
十三、公司所有合同均由辦公室統一登記編號、經(jīng)辦人簽名后,按審批權限總經(jīng)理或其他書(shū)面授權人簽署。
物業(yè)公司合同管理制度4
為加強合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟效益,根據《合同法》及其他有關(guān)法規的規定,結合公司的實(shí)際情況,制訂本辦法。
第一條公司對外簽訂的各類(lèi)合同一律適用本辦法。
第二條合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容,搞好合同管理,對于公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的取得,都有重要的作用,公司法人委托人以及其他有關(guān)人員,都必須嚴格遵守、認真執行本辦法。
第三條合同談判須由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或區域經(jīng)理與相關(guān)部門(mén)負責人共同參加,不得一個(gè)人直接與對方談判合同。
第四條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負責。
第五條簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。
第六條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和“價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
第七條合同一律采用書(shū)面格式,并必須采用規范和法律認可的統一合同文本。
第八條合同對各方當事人權利、義務(wù)的規定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
第九條簽訂合同:除合同履行地在我方所在地外,簽約時(shí)應力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。
第十條合同在正式簽訂前,必須按規定上報總經(jīng)理審查批準后,方能正式簽訂。
第十一條合同審批權限如下:
一般情況下合同由董事會(huì )授權總經(jīng)理審批。
標的超過(guò)50萬(wàn)元以上(含50萬(wàn)元)的合同由董事會(huì )審批,并由法人代表直接簽訂或授權總經(jīng)理簽訂合同。
第十二條合同原則上由綜合辦公室具體經(jīng)辦,擬訂初稿后經(jīng)各級主管審查并按合同審批權限審批。合同審查的要點(diǎn)是:
1、合同的合法性。包括:當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
2、合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤。
3、合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險;合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。
第十三條根據法律規定或實(shí)際需要,合同可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準,或報工商行政管理部門(mén)鑒證,或請公證處公證。
第十四條合同依法成立,既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門(mén)、人員都必須本著(zhù)“重合同、守信譽(yù)”的原則,嚴格執行合同所規定的義務(wù),確保合同的實(shí)際履行或全面履行。
第十五條合同履行完畢的標準,應以合同條款或法律規定為準。沒(méi)有合同條款或法律規定的,一般應以物資交清,工程竣工并驗收合格、價(jià)款結清、無(wú)遺留交涉手續為準。
第十六條總經(jīng)理、副總經(jīng)理、區域經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門(mén)負責人應隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理或匯報。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關(guān)人員的責任。
第十七條在合同履行過(guò)程中,碰到困難的,首先應盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更,解除合同時(shí),應在法律規定或合理期限內與對方當事人進(jìn)行協(xié)商。
第十八條對方當事人提出變更、解除合同的,應從維護本公司合法權益出發(fā),從嚴控制。
第十九條變更、解除合同,必須符合《合同法》的規定,并應在公司內辦理有關(guān)的手續。
第二十條變更、解除合同的手續,應按本辦法規定的`審批權限和程序執行。
第二十一條變更、解除合同,一律必須采用書(shū)面形式,口頭形式一律無(wú)效。
第二十二條變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
第二十三條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免責任的以外,均應承擔相應的責任,并在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中明確規定。
第二十四條合同在履行過(guò)程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的,應按《合同法》等有關(guān)法規和本辦法規定妥善處理。
第二十五條合同糾紛應由分管副總經(jīng)理負責處理,經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
第二十六條處理合同糾紛的原則是:
1、堅持以事實(shí)為依據、以法律為準繩,法律未作規定的,以國家相關(guān)政策或合同條款為準。
2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,分管部門(mén)的副總經(jīng)理及相關(guān)部門(mén)負責人應及時(shí)與對方當事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權益,又不侵犯對方合法權益的基礎上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
3、因對方責任引起的糾紛,應堅持原則,保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應尊重對方的合法權益,主動(dòng)承擔責任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應實(shí)事求是,分清主次,合情合理解決。
第二十七條在處理糾紛時(shí),分管副總經(jīng)理及相關(guān)部門(mén)負責人應加強聯(lián)系,及時(shí)溝通,積極主動(dòng)地做好應做的工作,不互相推諉,統一意見(jiàn),統一行動(dòng)。
第二十八條合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間,應在法律規定的時(shí)效內進(jìn)行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。
第二十九條凡由法律顧問(wèn)處理的合同糾紛,有關(guān)部門(mén)必須主動(dòng)提供有關(guān)證據材料。
第三十條對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見(jiàn)的,應簽訂書(shū)面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專(zhuān)用章。
第三十一條對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū),上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調解書(shū)、仲裁書(shū),在正式生效后,應復印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門(mén)收執,各部門(mén)應由專(zhuān)人負責該文書(shū)執行的了解或履行。
第三十二條對于當事人在規定的期限屆滿(mǎn)時(shí)沒(méi)有執行上述文書(shū)中有關(guān)規定的,承辦人應及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報。
第三十三條對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的,可向人民法院申請執行。
第三十四條在向人民法院提交申請執行書(shū)之前,有關(guān)部門(mén)應認真檢查對方的執行情況,防止差錯。執行中若達成和解協(xié)議的,應制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規定辦理。
第三十五條合同糾紛處理或執行完畢的,應及時(shí)通知有關(guān)單位,并將有關(guān)資料匯總、歸檔,以備考。
第三十六條本公司合同管理具體是:
由總經(jīng)理總負責,歸口管理部門(mén)為綜合辦公室、財務(wù)部。副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理可以根據工作需要查閱相關(guān)合同,合同借閱須
經(jīng)總經(jīng)理批準,并保證合同內容不外泄。
第三十七條公司所有合同均由綜合辦公室統一登記編號,按審批權限分別由董事長(cháng)、總經(jīng)理或其他書(shū)面授權人簽署。
第三十八條綜合辦公室會(huì )同有關(guān)部門(mén)認真做好合同管理的基礎工作。具體如下:
1、建立合同檔案;
2、建立合同管理臺帳;
3、填寫(xiě)“合同情況月報”。
第三十九條其他
本辦法經(jīng)公司董事會(huì )審議通過(guò)后執行。
物業(yè)公司合同管理制度5
1.0目的
規范合同的評審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2人事行政部負責本項目合同審核、監管及歸檔(包括員工勞動(dòng)合同)。
3.3各部門(mén)負責人負責合同的履約執行。
4.0程序要點(diǎn)
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。
4.1.1對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類(lèi):
(1)開(kāi)發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會(huì )委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同;
(2)投標書(shū);
(3)對外租賃合同;
(4)公司承諾提供的常規服務(wù)和管理合同;
(5)顧客(業(yè)主、住戶(hù)或其他委托方)委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同;
(6)公司車(chē)庫、車(chē)棚、車(chē)位使用或泊車(chē)合同;
(7)其他對外提供服務(wù)的合同。
4.1.2對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類(lèi):
(1)采購合同;
(2)招標合同;
(3)勞動(dòng)合同;
(4)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運等合同;
(5)其他須進(jìn)行對外委托服務(wù)的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書(shū)面的和非書(shū)面的。
4.2.2協(xié)議或其他法規性文件的規定和要求。
4.2.3規范合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標書(shū)。
4.3合同的制定。
4.3.1一般情況下由合同的執行部門(mén)負責制定,其內容包括以下條款:
(1)標的;
(2)數量和質(zhì)量(或工作內容);
(3)價(jià)款或酬金;
(4)履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件;
(5)合同終止條件;
(6)違約責任;
(7)專(zhuān)用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫(xiě)或修改各項條款。
4.4合同的評審。
4.4.1評審權限:
(1)標的在10萬(wàn)元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執行部門(mén)及人事行政部經(jīng)理進(jìn)行評審;
(2)標的在10萬(wàn)~50萬(wàn)元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評審;
(3)標的在50萬(wàn)元以上的合同,由董事會(huì )進(jìn)行評審。
4.4.2評審內容。
(1)對外提供服務(wù)合同的評審內容:
公司的履約能力;
顧客提供的價(jià)格;
合同的風(fēng)險;
合同的條款是否明確;
合同是否合法;
合同的社會(huì )效益;
其他需要評審的內容。
(2)對外委托服務(wù)合同的'評審內容:
分供方的履約能力;
分供方提供的價(jià)格;
分供方的信譽(yù);
分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
合同的條款是否明確;
合同是否違法;
合同的風(fēng)險;
合同履約監控能力;
其他需要評審的內容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書(shū)面的合同除外。
4.5.2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規定辦理蓋章審批手續。
4.5.3所有書(shū)面合同均須加蓋公司印章,合同頁(yè)數在一頁(yè)以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5公司承諾提供常規服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的須報公證機關(guān)一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1書(shū)面合同統一進(jìn)行編號,編號的方法按檔案管理的規定辦理。
4.6.2一般情況下書(shū)面合同由公司人事行政部統一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門(mén)保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關(guān)規定辦理。
4.6.3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門(mén)需按合同條款監督顧客履約的,按檔案管理的有關(guān)規定辦理復印審批程序后,由部門(mén)負責人保管一份復印件。合同執行完畢后,須將合同返還公司歸檔。
4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門(mén)均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門(mén)負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監督履約。
4.7.2對外委托服務(wù)的合同,由合同執行部門(mén)監督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監督履約。
4.7.3合同執行部門(mén)須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書(shū)面形式匯報。
4.7.4公司監控所有書(shū)面合同(員工勞動(dòng)合同除外)的履約進(jìn)度,對違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報。
4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執行效果再次進(jìn)行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí),由合同執行部門(mén)向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進(jìn)評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續約。
合同期滿(mǎn)且需辦理續約的,由合同執行部門(mén)按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進(jìn)評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.10合同的統計。
每年12月31日前,由人事行政部對書(shū)面合同進(jìn)行清查統計,寫(xiě)出專(zhuān)題報告。專(zhuān)題報告內容
包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進(jìn)的問(wèn)題等報總經(jīng)理審閱�？偨�(jīng)理給出批示意見(jiàn),由人事行政部按總經(jīng)理批示意見(jiàn)辦理。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《合同臺帳》文件編碼:cd/jy/qr/006
5.1《合同評審表》文件編碼:cd/jy/qr/007
6.0相關(guān)支持性文件
物業(yè)公司合同管理制度6
合同管理是物業(yè)管理企業(yè)管理的一項重要內容,搞好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。各級管理人員及其他有關(guān)人員,都必須嚴格遵守、切實(shí)執行本制度。各有關(guān)部門(mén)必須互相配合,共同努力,搞好公司以'重合同、守信譽(yù)'為核心的合同管理工作。
1.目的:為規范公司合同的管理,防范與控制合同風(fēng)險,有效維護公司的合法權益,根據《合同法》及其它有關(guān)法規的規定,結合公司的實(shí)際情況,制訂本制度。
2.適用范圍:公司對外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、約定、等合同類(lèi)文書(shū)均適用本制度。補充協(xié)議、補充約定、合同附件等原合同的補充類(lèi)文書(shū)是原合同的必要組成部分,從屬于原合同,同樣適用本制度。
3.職責
3.1董事長(cháng)負責標的3萬(wàn)以上合同的審批簽署;
3.2公司總經(jīng)理受董事長(cháng)委托負責標的3萬(wàn)以下合同的審批簽署;
3.3公司總經(jīng)辦負責公司各類(lèi)合同的管理工作,具體職責是:
3.3.1負責在有需要情況下介入各類(lèi)合同的談判工作。
3.3.2負責制定銷(xiāo)售、采購合同統一文本;
3.3.3負責對合同專(zhuān)用章、合同統一文本、法人授權委托書(shū)的發(fā)放和管理;
3.3.4負責各職能部門(mén)/項目提交的各類(lèi)合同的合法性、可行性、有利性審查;
3.3.5負責合同糾紛的處理;
3.3.6負責合同的檔案日常管理;
3.3.7負責本制度的監督執行。
3.4 職能部門(mén)/項目負責各類(lèi)相關(guān)業(yè)務(wù)的合同談判。
4.合同的簽訂
4.1所有合同必須由公司簽訂,任何職能部門(mén)、項目、分公司等不得擅自簽訂合同。
4.2簽訂合同前須審查的資料:
4.2.1必須審查對方當事人的主體資格,如營(yíng)業(yè)執照、法人機構代碼證、身份證明文件等。
4.2.2資信能力、履約能力,如資產(chǎn)證明、信譽(yù)紀錄、企業(yè)規模和狀況、相關(guān)的資質(zhì)證明等。
4.3合同的審批
公司簽訂的合同,必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
4.3.1具體權限如下:
4.3.1.1一般情況下合同由董事長(cháng)授權總經(jīng)理審批。
4.3.1.2 標的超過(guò)3萬(wàn)元的由董事長(cháng)審批。
4.3.1.3標的超過(guò)公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會(huì )審批。
4.3.2合同原則上由經(jīng)辦部門(mén)/項目負責人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)相關(guān)職責部門(mén)、品質(zhì)督導部、總辦、總經(jīng)理(董事長(cháng))審閱后按合同審批權限簽署。
合同審查的要點(diǎn)是:
4.4.1.1合同的合法性。包括:當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
4.3.2.2合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤。
4.3.2.3合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險;合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。
4.3.3根據法律規定或實(shí)際需要,合同還應當視情況是否呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準,或報工商行政管理部門(mén)鑒證,或請公證處公證。
4.4不得與沒(méi)有獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得簽訂與法人履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。
4.5公司出具授權委托書(shū)委托員工簽訂合同的,該員工為公司委托人。公司委托人,可以在公司授權范圍內代表公司簽約。公司委托人必須對本企業(yè)公司負責。若公司委托人超出委托權限簽約,造成公司損失的,公司將按照有關(guān)本制度有關(guān)規定處理。
4.6簽訂合同必須貫徹'平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償'的原則和'價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約'的原則。任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依本制度有關(guān)規定嚴懲。
4.7合同的形式:除即時(shí)結算付清款項的合同外,一律采用書(shū)面合同,并必須采用統一合同文本。
4.8合同的內容應符合以下要求:
4.8.1當事人的情況:記載清楚合同當事人的名稱(chēng)(個(gè)人的要寫(xiě)姓名和身份證號)、地址、聯(lián)系方式,合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱(chēng)、住所應保持一致。
4.8.2合同標的:合同標的應具有唯一性、準確性,買(mǎi)賣(mài)合同應詳細約定規格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內容;服務(wù)合同應約定詳細的服務(wù)內容及要求;對合同標的無(wú)法以文字描述的應將說(shuō)明材料如圖紙等作為合同的附件。
4.8.3數量:合同應采用國家標準的計量單位,約定標的物數量,無(wú)法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等)。
4.8.4質(zhì)量:有國家標準,部門(mén)行業(yè)標準或企業(yè)標準的,應約定所采用標準的代號;化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。
4.8.5價(jià)款或報酬:價(jià)款或者報酬應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實(shí)際價(jià)款;價(jià)款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現金等應予以明確;價(jià)款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
4.8.6履行期限、地點(diǎn)和方式
履行期限應具體明確定,無(wú)法約定具體時(shí)間的,應在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點(diǎn)應力爭作對本方有利的約定,如買(mǎi)賣(mài)合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;
買(mǎi)賣(mài)合同在合同中應約定交付的手續,即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等。
4.8.7合同的擔保
合同中對方事人要求提供擔�；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁⿹５�,應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關(guān)手續。
4.8.8合同的解釋
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專(zhuān)用詞語(yǔ)應在合同中進(jìn)行解釋。
4.8.9保密條款
對技術(shù)類(lèi)合同和其他涉及經(jīng)營(yíng)信息、技術(shù)信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責任。
4.8.10違約責任
根據《合同法》作適當約定,注意合同的公平性。
4.8.11合同糾紛解決的約定:為了方便公司控制訴訟成本,合同糾紛統一約定由公司所在地的法院、仲裁委員會(huì )處理。
4.9 簽訂合同的工作程序:
4.9.1簽訂合同前,經(jīng)辦人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.2條對對方當事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查,并復印對方當事人所有的相關(guān)資料如法人營(yíng)業(yè)執照及專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)等留存。
4.9.2銷(xiāo)售、采購合同,由主辦業(yè)務(wù)人員與對方當事人商談后擬好合同條款,附合同會(huì )簽表報審批,由總經(jīng)公編寫(xiě)合同編號并加蓋合同專(zhuān)用章,必要時(shí),由總經(jīng)理指定責任人員對合同進(jìn)行合法性審查。
4.10
.3除銷(xiāo)售、采購合同以外的合同由總經(jīng)理指定責任人員會(huì )同相關(guān)部門(mén)與對方當事人進(jìn)行商談,擬好合同條款,附合同會(huì )簽表報批,審批程序按照本制度4.3規定執行,合同審批通過(guò)后再經(jīng)公司簽章生效。
4.10.4若合同要經(jīng)過(guò)政府有關(guān)部門(mén)登記才生效的,或者法律、行政法規規定應當辦理批準登記手續的合同,合同成立后由總經(jīng)辦依法及時(shí)辦理。
4.10.5合同正式簽訂后,合同文本及有關(guān)材料復印件除經(jīng)辦人自行保管外,應當隨合同及相關(guān)資料的原件和會(huì )審表交存公司總經(jīng)辦備案。
5.合同的履行
5.1公司及所屬分公司應當按照合同約定全面履行自己的義務(wù),并隨時(shí)督促對方當事人及時(shí)履行其義務(wù)。合同的經(jīng)辦員工應當負責公司依約履行合同,因工作疏忽導致公司違約的,公司將按照本制度有關(guān)規定追究經(jīng)辦人的'責任。
5.2在合同履行過(guò)程中,對本公司的履行情況應及時(shí)做好記錄并經(jīng)必須做好對方確認工作。
其中,履行銷(xiāo)售合同交付貨物時(shí)應由對方當事人簽署一式二份的收貨單,一份留存對方,一份交銷(xiāo)售部門(mén)備查。向對方當事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應由對方當事人出具收條。
履行采購合同付款時(shí)應由對方當事人出具收款收據或收條,公司原則上只開(kāi)具限制性抬頭的轉賬支票,不允許以現金形式支付。
5.3在履行合同過(guò)程中,經(jīng)辦人員若發(fā)現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的,應立即中止履行,同時(shí)及時(shí)書(shū)面上報總經(jīng)辦處理,并報總經(jīng)理。
5.3.1經(jīng)營(yíng)狀況嚴重惡化;
5.3.2轉移財產(chǎn),抽逃資金,以逃避債務(wù);
5.3.3喪失商業(yè)信譽(yù);
5.3.4有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形;
5.4債權債務(wù)的定期確認和發(fā)生重大變動(dòng)時(shí)的確認;
5.4.1在常年合同特別是常年銷(xiāo)售、采購合同履行過(guò)程中,經(jīng)辦人員應定期對帳,確認雙方債權債務(wù);
5.4.2在對方當事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),應及時(shí)對帳,確認合同效力及雙方債權債務(wù)。
6.合同糾紛的處理
6.1合同雙方在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí),應首先根據法律和公司規定,按照實(shí)事求是的原則,由經(jīng)辦人、有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)與法律顧問(wèn),與對方當事人平等協(xié)商解決;經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
6.2合同雙方在一定期限(一般為一個(gè)月)內無(wú)法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無(wú)意協(xié)商解決的,經(jīng)辦人員應及時(shí)書(shū)面報告總經(jīng)辦和總經(jīng)理,并擬定處理意見(jiàn),報總經(jīng)理決定。
對方當事人涉嫌合同詐騙的,應立即報告總經(jīng)辦和總經(jīng)理。
6.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當事人起訴的,相關(guān)部門(mén)應及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書(shū)面材料連同有關(guān)證據報總經(jīng)辦。
6.4處理合同糾紛的原則:
6.4.1堅持以事實(shí)為依據、以法律為準繩,法律沒(méi)規定的,以國家政策或合同條款為準。
6.4.2以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,應及時(shí)與對方當事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權益,又不侵犯對方合法權益的基礎上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
6.4.3因對方責任引起的糾紛,應堅持原則,保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應尊重對方的合法權益,主動(dòng)承擔責任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應實(shí)事求是,分清主次,合情合理解決。
6.4.4合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間,應在法律規定的時(shí)效內進(jìn)行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。
6.5凡由總辦處理的合同糾紛,所有相關(guān)職能部門(mén)及項目必須主動(dòng)提供下列證據材料:
6.5.1合同的文本(包括變更、補充、解除合同的協(xié)議),以及與合同有關(guān)的附件、文書(shū)、傳真、圖表等;
6.5.2送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;
6.5.3貨款的承付、托收憑證,有關(guān)財務(wù)帳目;
6.5.4產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
6.5.5有關(guān)方違約的證據材料;
6.5.6其他與處理糾紛有關(guān)的材料。
6.6對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)、上級主管機關(guān)的處理意見(jiàn)、仲裁書(shū)、判決書(shū)、裁定書(shū)、調解書(shū)等,在正式生效后,應復印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門(mén)收執,各職能部門(mén)/項目應由專(zhuān)人負責該文書(shū)執行的了解或履行。
6.7對于當事人在規定的期限屆滿(mǎn)時(shí)沒(méi)有執行上述文書(shū)中有關(guān)規定的,承辦人應及時(shí)向主管負責人匯報。
6.8對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的,可向人民法院申請執行。申請執行統一由總經(jīng)辦處理。在向人民法院提交申請執行書(shū)之前,有關(guān)部門(mén)應認真檢查對方的執行情況,防止差錯,并把有關(guān)情況及時(shí)報告總經(jīng)辦。執行中若達成和解協(xié)議的,應制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規定辦理。
6.9合同糾紛處理或執行完畢的,應及時(shí)通知有關(guān)職能部門(mén)/項目,并將有關(guān)資料匯總歸檔以備考。
7.合同的變更、解除
7.1 公司的合同變更、解除,按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準登記等手續的,應依法及時(shí)辦理。
7.2變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行,經(jīng)雙方一致同意停止履行的除外。
7.3合同的變更、解除的有關(guān)規定:
7.3.1在合同履行期間由于客觀(guān)原因需要變更或者解除合同的,須經(jīng)雙方協(xié)商,重新達成書(shū)面協(xié)議,新協(xié)議未達成前,原合同仍然有效,必須繼續履行。公司收到對方當事人要求解除或變更的通知書(shū)后,應當在規定的期限內作出書(shū)面答復。
7.3.2存在下列情形之一的,公司可以單方解除合同,經(jīng)辦人應當及時(shí)向公司合同的審批程序原審批人員報告情況。
7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的;
7.3.2.2在履行期限屆滿(mǎn)之前,對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù);
7.3.2.3對方遲延履行主要債務(wù),經(jīng)催告后在合理期限內仍未履行;
7.3.2.4對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現合同目的;
7.3.2.5法律規定的其他情形。
7.4變更或解除合同的,應當采用書(shū)面形式(包括書(shū)信、電報)。
8.合同檔案的日常管理
8.1本公司實(shí)行二級合同管理,公司總經(jīng)理辦公室全面負責公司的合同原件管理,相關(guān)職能部門(mén)/項目留存合同的復印件�？偨�(jīng)理辦公室會(huì )同有關(guān)職能部門(mén)/項目認真做好合同管理的基礎工作。具體如下:
8.1.2.1建立合同檔案;
8.1.2.2建立合同管理臺帳;
8.1.2.3填寫(xiě)'合同情況月報表'。
8.2公司的公章專(zhuān)人管理,公司的空白合同、授權委托書(shū)也由專(zhuān)人管理,公司所有合同、授權委托書(shū)均由總辦統一登記編號、經(jīng)辦人簽名,并記錄領(lǐng)取情況,業(yè)務(wù)人員不得隨身攜帶合同專(zhuān)用章或已蓋章的空白授權委托書(shū)、空白合同出外,特殊情況由總經(jīng)理批準的除外。
合同專(zhuān)用章、蓋章的空白合同、授權委托書(shū)、已簽訂的合同有遺失的,應及時(shí)向當地公安機關(guān)報案,并登報聲明。
8.3合同有關(guān)的送貨回單,增值稅發(fā)票收據以及業(yè)務(wù)往來(lái)傳真、信函、對帳單等資料,職能部門(mén)/項目應自行保管好;重要資料應將原件交總經(jīng)辦隨合同保管。
8.4合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書(shū)移交完畢,經(jīng)總經(jīng)辦和有關(guān)部門(mén)確認后方可辦理有關(guān)手續。
合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的,總經(jīng)辦應在情況發(fā)生當日二周內書(shū)面告知各有關(guān)單位。
9.考核與獎懲
9.1公司、所屬各項目全體職員應當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實(shí)維護公司的整體利益�？偨�(jīng)辦負責本制度執行情況的監督考核。
9.2對在合同簽訂、::履行過(guò)程中發(fā)現重大問(wèn)題,積極采取補救措施,使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過(guò)程中,避免或挽回重大經(jīng)濟損失的,予以獎勵。
9.3合同經(jīng)辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責任人員追償損失:
9.3.1未經(jīng)授權批準或超越職權簽訂合同;
9.3.2擅自為他人提供合同專(zhuān)用章或蓋章的空白合同,授權委托書(shū);
9.3.3應當簽訂書(shū)面合同而未簽訂書(shū)面合同;
9.3.4工作疏忽導致公司違約造成損失的。
9.4合同經(jīng)辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關(guān)人員追償損失:
9.4.1因工作過(guò)失致使公司被詐騙;
9.4.2公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認;
9.4.3遺失重要證據;
9.4.4發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕,事發(fā)后沒(méi)有立即報告公司的按隱瞞不報處理;
9.4.5合同專(zhuān)用章、蓋章的空白合同、授權委托書(shū)遺失未及時(shí)報案和報告;
9.4.6其他違反公司相關(guān)制度的。
9.5公司職員在簽訂、履行合同過(guò)程中觸犯刑法,構成犯罪的,將依法移交司法機關(guān)處理。
9. 6 以上未明晰獎罰的行為均通過(guò)年度績(jì)效考核體現。
10、附則
10.1 本制度由廣州xx物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負責解釋。
10.2 本制度由總經(jīng)理批準后生效,自頒布之日起執行
物業(yè)公司合同管理制度7
一、合同的簽訂按照質(zhì)量管理程序文件辦理。
二、對外簽訂的各類(lèi)經(jīng)濟合同,按以下程序辦理:
(一)對外簽訂的經(jīng)濟合同必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意,才可辦理加蓋合同專(zhuān)用章手續。
(二)各部門(mén)保存合同復印件,監管合同條款執行情況。
(三)財務(wù)會(huì )計保存合同復印件,監管應收應付款項。
三、合同章由行政人事部管理,并由主管負責保管和使用。
四、印章保管人在使用合同章時(shí)要進(jìn)行登記,登記內容包括:日期、合同名稱(chēng)、蓋印份數、承辦人、批準人等。
五、未經(jīng)批準,印章保管人不得將合同章交予其他人員攜帶和使用;不得在空白的'合同文本上加蓋合同章。如有特殊情況需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
六、行政人事部對所有經(jīng)濟合同文本進(jìn)行分類(lèi)、編號、建檔。
七、因工作需要使用合同文本時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準,辦理借閱手續,并在一周內歸還。如因特殊情況須延長(cháng)使用期限,須經(jīng)重新辦理申請。
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