一、崗位概況

　　崗位名稱(chēng) 行政文員 所屬部門(mén) 行政人事部

　　直接上級 行政人事部經(jīng)理

　　直接下屬 無(wú) 管轄人數 0人

　　崗位定員

　　1人

　　崗位概述

　　在行政人事部經(jīng)理的帶領(lǐng)下，完成各項行政工作，監督公司制度的實(shí)行，為公司以及全體員工提供行政服務(wù)。

　　二、崗位職責及工作內容

　　崗位職責

　　工作內容

　　1.前臺接待

　�、俳哟�客戶(hù)、賓客和面試人員等來(lái)訪(fǎng)人員

　�、诠�司快遞、信函、資料的收發(fā)、登記及匯總統計 ③維護前臺秩序及環(huán)境

　　2.修訂公司制度與實(shí)行監督

　�、賲f(xié)助行政人事部經(jīng)理制定、修訂相關(guān)行政制度，適時(shí)提出調整完善建議

　�、诒O督其他部門(mén)執行公司的相關(guān)制度與規定

　　3.考勤管理 ①記錄、整理每月員工考勤相關(guān)數據并匯總統計

　　4.草擬公司文件

　�、俑鶕�行政人事部經(jīng)理的指示，草擬信函、表格等公司相關(guān)文件

　　5.管理辦公用品

　�、偃粘＾k公用品的保管、發(fā)放和登記

　�、谪撠煿�共辦公設備的保管與日常維護

　　6.會(huì )議相關(guān)

　�、僮龊貌块T(mén)會(huì )議記錄，并在會(huì )后及時(shí)整理成會(huì )議紀要

　�、谪撠煿�司各級會(huì )議的會(huì )務(wù)工作

　　7保密工作 ①對所保管以及所處理的文件資料做好相應的保密工作 8.其他工作 ①完成行政人事部經(jīng)理交辦的其他行政工作

　　三、任職資格

　　學(xué) 歷 大專(zhuān)或大專(zhuān)以上學(xué)歷

　　專(zhuān) 業(yè) 行政管理、人力資源、法律、文學(xué)、管理等相關(guān)專(zhuān)業(yè) 經(jīng) 驗 一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，優(yōu)秀應屆畢業(yè)生亦可

　　身體條件

　　健康，無(wú)傳染病史

　　能力要求

　　1.親和力好，具有良好的溝通技巧

　　2.敏銳的分析、判斷能力，良好的團隊、服務(wù)意識

　　3.良好的創(chuàng )新思維和較強的學(xué)習能力，并具有較強的文字寫(xiě)作功底

　　4.熟練使用OFFICE辦公軟件

　　四、工作環(huán)境與勞動(dòng)條件

　　工作場(chǎng)所 公司前臺處 環(huán)境狀況 舒適

　　危險性 基本無(wú)危險，無(wú)職業(yè)病危險

　　辦公設備

　　電腦、電話(huà)、打印機、傳真機等相關(guān)辦公設備

　　五、工作規范

　　1. 必須認真遵守公司各項相關(guān)的規定與制度。

　　2. 對待來(lái)訪(fǎng)客人，必須禮貌接待，認真聆聽(tīng)其來(lái)意，有必要時(shí)做好記錄，如遇無(wú)法處

　　理的事情時(shí)，則請客人稍等，請求上級出面解決。

　　3. 對所收取的快遞、信函、資料要做好登記，并保證記錄信息的完整和準確。 4. 要保證前臺環(huán)境整潔干凈，前臺秩序有條不紊。

　　5. 要保證草擬的'信函、文書(shū)、表格和統計資料等相關(guān)文件數據準確，無(wú)錯字別字。 6. 在執行監督的職能時(shí)，應保證遵循公平公正的原則按照一定的標準對待所有部門(mén)及

　　員工，盡職做好監督工作，不得弄虛作假、。

　　7. 做好日常辦公用品的保管和發(fā)放工作，保證日常辦公用品庫存充足，發(fā)放合理有序。 8. 做好公共辦公設備的保管與維護工作，保證各公共辦公設備使用順暢。

　　9. 認真、及時(shí)完成行政人事部經(jīng)理所交辦的各項行政工作。

　　六、相關(guān)工作流程

　　1.快遞、信函、資料代收及轉交流程

　　快遞接收人 行政文員

　　所需表格

　　《公司往來(lái)快遞、信函、資料收發(fā)登記表》

　　《公司往來(lái)快遞、信函、資料收發(fā)登記表》

　　2.快遞郵遞流程

　　行政文員

　　員工

　　所需表格

　　《快遞詳情單》

　　《快遞詳情單》

　　快遞到達前臺，簽收并登記相關(guān)信息。

　　通過(guò)工作QQ聯(lián)系快遞接收人。

　　快遞接收人到前臺簽領(lǐng)。

　　填好快遞表單，并與郵寄物品交付行政文員。

　　聯(lián)系快遞收發(fā)員郵寄快遞。

　　3.面試人員來(lái)訪(fǎng)接待流程

　　面試人員

　　行政文員

　　所需表格

　　《面試登記表》

　　《面試登記表》

　　到達公司前臺。

　　詢(xún)問(wèn)其相關(guān)信息、引

　　導就座、倒水并請其填寫(xiě)面試登記表，同時(shí)做好面試記錄。

　　填寫(xiě)面試登記表。

　　聯(lián)系相應面試官，確定面試地點(diǎn)并帶領(lǐng)面試人員到面試地點(diǎn)等候。

行政文員崗位說(shuō)明書(shū)5

　　1基本信息

　　1.1崗位名稱(chēng)：前臺文員

　　1.2崗位編號：RL*Z004

　　1.3所屬部門(mén)：人力行政部

　　1.4直接上級：人力行政經(jīng)理

　　1.5崗位編制：1人

　　1.6直接下級：

　　2崗位概要

　　配合人力行政經(jīng)理做好前臺接待工作，負責客戶(hù)接待與日常電話(huà)的轉接，各部門(mén)傳真的轉發(fā)，樹(shù)立公司對外形象，接待日�？腿�，日常用品的保管等。

　　3工作職責

　　3.1協(xié)助人力行政經(jīng)理做好日常輔助工作;

　　3.2接待回復、來(lái)放客戶(hù)、搞清楚來(lái)訪(fǎng)目的，引導其至相應地點(diǎn)，回答問(wèn)題并提供相關(guān)信息;

　　3.3負責電話(huà)、傳真、信件和報刊的`登記、分發(fā)服務(wù)工作;

　　3.4復印、分發(fā)各部門(mén)交代的各種文件和管理表格;

　　3.5公司人員通訊錄的編制與更新經(jīng)審核后轉發(fā)至各相關(guān)部門(mén);

　　3.6快遞公司的聯(lián)絡(luò )，信件包裹的手法和登記轉發(fā);

　　3.7協(xié)助人力行政組織和安排公司大型活動(dòng)和各種會(huì )議;

　　3.8完成公司安排的其它工作;

　　4關(guān)鍵績(jì)效指標

　　4.1各項信件、傳真、報刊等轉發(fā)的及時(shí)性;

　　4.2所服務(wù)的滿(mǎn)意度;

　　4.3公司員工對其服務(wù)的滿(mǎn)意度;

　　5任職資格

　　5.1學(xué)歷：文秘、行政管理及相關(guān)專(zhuān)業(yè)，中專(zhuān)以上學(xué)歷，一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗;

　　5.2證書(shū)：文秘、禮儀類(lèi)相關(guān)證書(shū);

　　5.3知識：受過(guò)文書(shū)寫(xiě)作、檔案管理、社交禮儀等相關(guān)培訓;

　　5.4能力：具有良好的應變能力、語(yǔ)言表達能力、執行能力與判斷力;

　　5.5素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德與職業(yè)修養、工作細致、謹慎、工作態(tài)度端正積極樂(lè )觀(guān);

　　5.6性別：女性;

　　5.7年齡：18歲以上;

　　5.8其他：形象好、氣質(zhì)佳、普通話(huà)標準、親和力強并具有良好的服務(wù)意識;

　　6權責說(shuō)明

　　6.1權利

　　本部門(mén)錄用員工的建議權;

　　有權拒絕非法進(jìn)入者或者未經(jīng)公司領(lǐng)導批準司機攜帶公司物品外出者;

　　6.2責任

　　對所保存的各項資料的完整性、準確性、上報資料的及時(shí)性負責;

　　對員工當日考勤的真實(shí)性負責;

　　對所負責的各項工作質(zhì)量及工作結果負責;

　　對公司公共區域財務(wù)的安全負責;

　　7工作關(guān)系

　　7.1內部：協(xié)調公司各個(gè)部門(mén);

　　7.2外部：招聘、客戶(hù)、快遞、物業(yè)等

　　8職業(yè)渠道

　　8.1晉升：辦公室主任、人力行政經(jīng)理、總經(jīng)辦助理、副總、總經(jīng)理

　　8.2轉崗：人事主管、行政主管、家裝顧問(wèn)

　　8.3降職：

　　8.4辭退

行政文員崗位說(shuō)明書(shū)6

　　崗位名稱(chēng)：行政部文員所屬部門(mén)：行政部

　　職務(wù)等級：直接主管：行政部主管

　　職責：

　　1、每日對辦公室員工考勤

　　2、各部門(mén)文件文書(shū)處理及文檔打印

　　3、事務(wù)通知，會(huì )議通知

　　4、文件轉發(fā)，代收

　　6、物業(yè)公司資料檔案存檔及書(shū)籍借閱工作

　　7、每月辦公室人員排班

　　8、物業(yè)公司新員工入職手續的辦理

　　9、辦公用品購買(mǎi)及發(fā)放

　　10、每月底龍湖大家庭寄發(fā)工作

　　11、大型辦公設備的維護

　　12、每月初繳納上月電話(huà)費

　　職權：

　　資格要求：

　　8、教育要求：

　　9、技能要求：

　　10、工作經(jīng)驗要求：

　　11、健康要求：(這個(gè)要求可以根據自己情況寫(xiě))

　　實(shí)施者簽字： 日期：

行政文員崗位說(shuō)明書(shū)7

　　一、日常工作：

　　1、負責公司日常接待工作：及時(shí)倒好茶水并引入接待室或高層辦公室;

　　2、負責文件打印復印、傳真收發(fā);

　　3、前臺快遞簽收及公司快件的'寄出;

　　二、行政事務(wù)：

　　1、配合綜合管理部進(jìn)行會(huì )議室安排準備：采購水果(有固定商家，送貨上門(mén));放好會(huì )議人員茶杯、紙張、鉛筆;與信息部協(xié)調準別好投影儀;會(huì )后及時(shí)鎖好會(huì )議室門(mén);

　　2、公司辦公用品的采購、統計、發(fā)放，以及新員工入離職辦公用品的發(fā)放與回收工作;

　　3、員工生日福利統計并發(fā)放;

　　每月考勤系統及時(shí)錄入，更新及人員的考勤、外出記錄核對，并及時(shí)提交。

　　三.后勤工作：

　　辦公室飲用水訂購;

　　辦公室綠植養護、更換;

行政文員崗位說(shuō)明書(shū)8

　　1、接待工作：訪(fǎng)客進(jìn)入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問(wèn)找誰(shuí)?”,并請訪(fǎng)客入坐，請示后引入相關(guān)區域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸;

　　2、衛生清潔工作：煙缸不得超過(guò)五個(gè)煙蒂，訪(fǎng)客離去后，三分鐘內清洗好煙缸、茶杯;

　　3、總機服務(wù)工作：鈴響三聲內必須接聽(tīng)“您好‘XX公司‘�！�;若自動(dòng)轉撥，三分鐘內必須轉為人工;來(lái)電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類(lèi)，不應直接轉入，應問(wèn)清何事后轉接相關(guān)部門(mén);

　　4、傳真信息必須在五分鐘內送達相關(guān)人員;

　　5、負責收發(fā)管理報紙、信函;

　　6、安全工作：下班前檢查復印機關(guān)機，關(guān)閉所有電源，負責關(guān)好門(mén)窗;

　　7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。

行政文員崗位說(shuō)明書(shū)9

　　一、日常工作：

　　1.接待接洽工作

　　公司來(lái)訪(fǎng)人員接待;

　　公司總機電話(huà)接聽(tīng)、轉接、留言、記錄工作;

　　公司傳真收發(fā)的管理，打印機、復印機的管理;

　　公司票務(wù)、酒店等的預定。

　　2.辦公管理工作

　　公司辦公用品的采購、保管、登記和發(fā)放工作;

　　公司每日報紙、信件的收發(fā)、領(lǐng)取登記、管理;

　　公司圖書(shū)庫的.管理;

　　負責每月辦公用品、快遞費用申付及各部門(mén)成本登記錄入;

　　3.行政事務(wù)

　　考勤系統的管理、考勤統計(每日/月之考勤報表/請假、加班、出差等手續跟進(jìn)辦理/平時(shí)查卡、監卡等)員工工卡制作發(fā)放、通訊錄制作及更新

　　公司物業(yè)管理等費用處理(房租、水電、停車(chē)、安檢、盆景租用等)

　　4.負責部門(mén)會(huì )議記錄;

　　二、協(xié)助工作

　　1.協(xié)助招聘工作(面試人員通知、接待)

　　2.協(xié)助行政事務(wù)(辦事處注冊等資料準備、行政報表錄入等)

　　3.協(xié)助公司固定資產(chǎn)出入庫登記，總帳統計。

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