行政文員崗位說(shuō)明書(shū)
行政文員崗位說(shuō)明書(shū)1
一、日常工作：
1.接待接洽工作
公司來(lái)訪(fǎng)人員接待;
公司總機電話(huà)接聽(tīng)、轉接、留言、記錄工作;
公司傳真收發(fā)的管理，打印機、復印機的管理;
公司票務(wù)、酒店等的預定。
2.辦公管理工作
公司辦公用品的采購、保管、登記和發(fā)放工作;
公司每日報紙、信件的收發(fā)、領(lǐng)取登記、管理;
公司圖書(shū)庫的管理;
負責每月辦公用品、快遞費用申付及各部門(mén)成本登記錄入;
3.行政事務(wù)
考勤系統的管理、考勤統計(每日/月之考勤報表/請假、加班、出差等手續跟進(jìn)辦理/平時(shí)查卡、監卡等)員工工卡制作發(fā)放、通訊錄制作及更新
公司物業(yè)管理等費用處理(房租、水電、停車(chē)、安檢、盆景租用等)
4.負責部門(mén)會(huì )議記錄;
二、協(xié)助工作
1.協(xié)助招聘工作(面試人員通知、接待)
2.協(xié)助行政事務(wù)(辦事處注冊等資料準備、行政報表錄入等)
3.協(xié)助公司固定資產(chǎn)出入庫登記，總帳統計。
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1、接待工作：訪(fǎng)客進(jìn)入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問(wèn)找誰(shuí)?”,并請訪(fǎng)客入坐，請示后引入相關(guān)區域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸;
2、衛生清潔工作：煙缸不得超過(guò)五個(gè)煙蒂，訪(fǎng)客離去后，三分鐘內清洗好煙缸、茶杯;
3、總機服務(wù)工作：鈴響三聲內必須接聽(tīng)，“您好，‘XX公司‘�！�;若自動(dòng)轉撥，三分鐘內必須轉為人工;來(lái)電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類(lèi)，不應直接轉入，應問(wèn)清何事后轉接相關(guān)部門(mén);
4、傳真信息必須在五分鐘內送達相關(guān)人員;
5、負責收發(fā)管理報紙、信函;
6、安全工作：下班前檢查復印機關(guān)機，關(guān)閉所有電源，負責關(guān)好門(mén)窗;
7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。
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1.協(xié)助主管對人員的招聘。(按招聘流程)
2.新進(jìn)人員的入廠(chǎng)和離職人員的出廠(chǎng)手續之辦理。
3.協(xié)助主管對新進(jìn)人員的教育訓練之準備與后序工作之進(jìn)行。
4.全廠(chǎng)人員檔案的建立與管制。(電腦化)
5.對試用人員之試工與考核調查。
6.負責全廠(chǎng)人事異動(dòng)工作。(轉正/升職/調動(dòng)/降職等手續之辦理)
7.全廠(chǎng)獎懲手續之辦理。
8.對各類(lèi)資料進(jìn)行簽收，整理并分類(lèi)歸檔。(廠(chǎng)內程序文件/內部聯(lián)絡(luò )/外部聯(lián)絡(luò )/會(huì )議資料/各類(lèi)培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動(dòng)資料等分類(lèi)整理)
9.每日/月對全廠(chǎng)職員工的考勤工作。(每日/月之考勤日報表/每月人力流動(dòng)統計表/請假、放假手續辦理/平時(shí)查卡、監卡/加班申請手續等)
10.月底對相關(guān)報表的整理并交于財務(wù)。
11.月底新工卡及飯卡的發(fā)放，月初對全廠(chǎng)職員工上月的工卡查核并及時(shí)交于財務(wù)室。
12.對全廠(chǎng)鑰匙之管理。
13.配合舍監對宿舍名單的修改和月底水電之統計。
14.職員工勞動(dòng)合同/暫住證及各類(lèi)保險之辦理。
15.完成主管臨時(shí)交付的任務(wù)
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1、負責接聽(tīng)前臺電話(huà)，做好重要記錄和傳達信息給相關(guān)人員。
2、負責來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)的接待，做好接待與引見(jiàn)工作。
3、訂水，訂票，快遞收發(fā)等工作，辦公用品的采購與管理。
4、負責公司的檔案管理及各類(lèi)文件的整理管理工作。
5、負責公司會(huì )議記錄，協(xié)助公司領(lǐng)導安排會(huì )議事務(wù)。
6、每日完成工作日志，完成本部門(mén)分配的工作和任務(wù)。
7、完成上級交辦的其它事務(wù)性工作。
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一、日常工作：
1、負責公司日常接待工作：及時(shí)倒好茶水并引入接待室或高層辦公室;
2、負責文件打印復印、傳真收發(fā);
3、前臺快遞簽收及公司快件的寄出;
二、行政事務(wù)：
1、配合綜合管理部進(jìn)行會(huì )議室安排準備：采購水果(有固定商家，送貨上門(mén));放好會(huì )議人員茶杯、紙張、鉛筆;與信息部協(xié)調準別好投影儀;會(huì )后及時(shí)鎖好會(huì )議室門(mén);
2、公司辦公用品的采購、統計、發(fā)放，以及新員工入離職辦公用品的發(fā)放與回收工作;
3、員工生日福利統計并發(fā)放;
每月考勤系統及時(shí)錄入，更新及人員的考勤、外出記錄核對，并及時(shí)提交。
三.后勤工作：
辦公室飲用水訂購;
辦公室綠植養護、更換;
1、來(lái)公司上門(mén)維修的顧客先將顧客的維修機做一個(gè)初步檢查方可將機器交到維修員手中并告知此機器的'詳細故障后維修員再進(jìn)行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時(shí)可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關(guān)新產(chǎn)品。
2、在接待上門(mén)下載客戶(hù)時(shí)做好客戶(hù)下載登記，多詢(xún)問(wèn)顧客的使用情況及周?chē)笥延袩o(wú)在使用同類(lèi)產(chǎn)品，留下客戶(hù)的重要信息資料。
3、來(lái)公司洽談業(yè)務(wù)的客戶(hù)先讓客戶(hù)做下喝杯水再來(lái)通知此項目的相關(guān)負責人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。
4、一次性接待顧客三個(gè)以上時(shí)可以叫維修員幫忙接待上門(mén)維修客戶(hù)。
5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。
三、及時(shí)處理與打印公司相關(guān)文檔資料
1、商場(chǎng)在辦理相關(guān)事項需要公司出示相關(guān)證明時(shí)及時(shí)打印。
2、公司有相關(guān)新品訂價(jià)與貨品調價(jià)時(shí)出示相關(guān)貨品價(jià)格通知。
3、公司有員工調動(dòng)是及時(shí)出示調動(dòng)通并及時(shí)更改公司的通訊錄。
4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場(chǎng)部的電子報表與批條按照合理的格式通過(guò)打印機打印出來(lái)交給財務(wù)。
5、及時(shí)整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。
四、考勤的制作
1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關(guān)。
2、每月月初將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來(lái)，在制作過(guò)程中注意請假、轉正人員及已滿(mǎn)周年人員的詳細標注。
五、人事處理
1、新員工在入職時(shí)一定要將入職書(shū)、個(gè)人擔保書(shū)及擔保人的身份證復印件一起存檔放入檔案庫中。
2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書(shū)并及時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門(mén)同事。
4、員工離職后均有一份離職書(shū)保存在公司檔案資料。
六、后勤處理
1、為公司所有員工名片制定的確定與核實(shí)。
2、及時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的采購。
5、報銷(xiāo)公司相關(guān)開(kāi)支費用及公司的郵寄費用。
6、及時(shí)處理好客戶(hù)的投訴問(wèn)題。
七、與維修部的緊密合作，及時(shí)收取維修費用并將維修費用上交到公司財務(wù)。
八、業(yè)務(wù)部客戶(hù)資料的入檔
1、每天早上到公司提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)整理昨天的工作日記，在業(yè)務(wù)員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶(hù)電子檔案兩份資料進(jìn)行輸入。
2、業(yè)務(wù)員沒(méi)有及時(shí)填寫(xiě)的要向他的上級反應要求及時(shí)補加功課。
九、協(xié)助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。
十、熟悉公司每一個(gè)品牌、每一個(gè)型號的下載工作。
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